Voortgang deregulering

Transcriptie

1 ^^^^ groningen S 5 Aan Provinciale Staten II \s:xhymxms^j!sssji;ysm ttrgi^^giritirjt^oignfligiihid Datum Briefnummer Zaaknummer Behandeld door Telefoonnummer Antwoord op Bijlage -UUNI /23/A. 14, BJC Coerts H. (050) harrycoerts@provinciegroningen.nl Onderwerp Voortgang deregulering LU 1/) O tt Geachte dames en heren, Inleiding In het in 2011 opgestelde collegeprogramma is het onderwerp deregulering als een belangrijk aandachtspunt opgenomen. In het addendum op het collegeprogramma van 8 april Jl. is dit herbevestigd. Tevens is in het addendum nadrukkelijk een attitude neergelegd die bepalend zou moeten zijn voor de manier van werken van de provincie Groningen en de wijze van omgaan met andere organisaties en de burger. Daarbij wordt een koppeling gelegd met het rapport Grenzeloos gunnen van de commissie Jansen. In dit rapport wordt een kritische zelfreflectie op ons eigen functioneren aanbevolen. In het addendum wordt aangegeven, dat wij dat ook in willen vullen. Wij geven aan interactie met organisaties en inwoners hoog in het vaandel te hebben staan. Iedereen doet mee en we willen samen met de gemeenten in de provincie de toekomst gaan definiëren. Deze elementen, kritische reflectie op hoe wij zelf functioneren, interactie met organisaties en inwoners en samenwerking zijn ook de basis voor onze aanpak van het onderwerp deregulering. Wij hebben u op 11 september vorig jaar geïnformeerd over de stand van zaken deregulering en het Plan van Aanpak, getiteld 'deregulering en alles wat er bij komt kijken'. We hebben u ook aangegeven, dat we een en ander programmatisch wilden oppakken, in een programma deregulering met tevens een accent op verbetering van de dienstveriening. Sinds september hebben wij niet stil gezeten. Wij willen u dan ook graag op de hoogte stellen van wat we sinds vorig jaar in het veriengde van deze doelstelling en het Plan van Aanpak hebben onderzocht, in gang gezet en naar welke resultaten wij streven. Onderzoek eigen regelgeving Er is een eerste screening gedaan naar het regelingenbestand van de provincie Groningen. In vergelijking met enkele andere provincies heeft de provincie Groningen het minste aantal regelingen en verordeningen. Groningen komt uit op 62, Zuid-Holland 88 en Noord-Brabant zelfs op 143. Fryslan heeft er 101 en Drenthe 153. O Vervolgens is bezien of de aanwezige regelingen en verordeningen actueel en bijgewerkt zijn, of alle wijzigingen in de oorspronkelijke tekst zijn ingevoegd tot een 06-HB-SG-001 De provincie Groningen Dit handvest vindt y op rkt voigens normen x}i& zijn vastgelegd in een handvest voor dtenstv-srleohig. e website of!<unt u opvragen bij de afdeling Communicatie en Kaümm. Publieks

2 dooriopende tekst en of deze tekst digitaal beschikbaar is. Ook is bezien of er een systeem van borging binnen de provinciale organisatie is, zodat nieuwe wijzigingen tijdig worden doorgevoerd en intern en extern beschikbaar zijn. Regels kunnen nuftig en nodig zijn. Snoeien en vereenvoudigen is geen doel op zich. Het is zaak om te streven naar eenvoudige, duidelijke en toegankelijke regelgeving. Burger, bedrijf, uitvoerder, bestuurder en rechter: iedereen moet kunnen begrijpen wat de regeling inhoudt. Daarom worden de regelingen ook gecheckt op leesbaarheid en begrijpelijkheid. Daarnaast achten wij het van belang dat regelingen geen overbodige of complexe regels bevatten en dat administratieve verplichtingen tot een minimum worden beperkt. Regelingen die relatief veel toestemmingen (vergunningen, ontheffingen of vrijstellingen) bevatten veroorzaken doorgaans veel administratieve lasten. Ale regelingen worden daarom gecheckt op het volgende: Is een stelsel van toestemmingen (vergunningen, ontheffingen, etc.) noodzakelijk? Kunnen toestemmingen worden verieend voor onbepaalde tijd? Kunnen de indieningsvereisten worden geminimaliseerd? Alleen strikt noodzakelijke gegevens aan de indiener vragen. Bezien of vergunningstelsels vervangen kunnen worden door algemene regels, eventueel in combinatie met een melding. De voorkeursvolgorde is: algemene regels, algemene regels met melding, vergunningplicht. Waar mogelijk bundelen van stelsels, zodat eigenstandige stelsels vervallen. Waar mogelijk het vrijstellingenregiem verruimen. Waar mogelijk het principe lex silencio positivo (de van rechtswege verieende vergunning) toepassen. Over de resultaten van bovenstaande doorlichting verwachten wij u in september 2013 te kunnen informeren. Er is inmiddels opdracht gegeven tot verbetering van de provinciale website. Daarbij gaat het om het actualiseren van informatie - ook op het vlak van regelingen - en het verhogen van de vindbaarheid, maar ook om het leggen van digitale koppelingen (bv tussen het Provinciaal Blad en de website). MKB-onderzoek Om de mening van ondernemers in de provincie Groningen te vernemen over provinciale regelgeving is een aantal vragen over (lastige) provinciale regelgeving toegevoegd aan het periodieke landelijke MKB-onderzoel< onder 752 ondernemers uit de provincie Groningen (evenredig verdeeld over alle 23 Groningse gemeenten). Over de resultaten van dit onderzoek verwijzen wij u naar onze separate brief van 4JuniJI. (zaaknr ). Naar aanleiding van de onderzoeksresultaten wordt in Juni 2013 een overieg gepland met een selectie van ondernemers - verspreid over verschillende sectoren - die regelmatig contact heeft met de provincie en ervaring hebben met lastige regelgeving en vergunningprocedures. Tijdens deze gespreksronden worden de belangrijkste knelpunten met de ondernemers besproken en gekoppeld aan mogelijke oplossingen of oplossingsrichtingen. Hierover kunnen wij in de periode september-oktober 2013 nader rapporteren.

3 Implementatie Rijkssubsidiekader Het Rijkssubsidiekader is opgesteld om een effectiever en efficiënter subsidiesysteem c.q. proces te kunnen bewerkstelligen. Door uniformering en vereenvoudiging van subsidieregels wordt de controledruk verminderd en zal er sprake zijn van een slimmere verantwoording. Dit moet leiden tot minder bureaucratie en veriaging van de lasten. Om deze veriaging te realiseren heeft het kabinet besloten een uniform bindend kader in te voeren voor een eenvoudiger uitvoering en financieel beheer van rijkssubsidies. In navolging van het IPO heeft de provincie Groningen besloten om de uitgangspunten van het Rijkssubsidiekader over te nemen. De invoering heeft in januari 2013 plaats gevonden. Dereguleringstoets In diverse organisaties is in de loop der tijd een zogenaamde dereguleringstoets ingevoerd. Hiermee wordt beoogd te voorkomen dat nieuwe regelgeving wordt ingevoerd, zonder dat bezinning heeft plaatsgevonden over de wenselijkheid daarvan. Die wenselijkheid wordt beoordeeld tegen de achtergrond van reeds aanwezige regelgeving of mogelijkheden om zaken te regelen en te organiseren anders dan met regelgeving. Wij denken aan een eenvoudige en weinig tijd in beslag nemende variant van zo'n toets. Hierbij dient iedere opsteller van een GS-advies vooraf een aantal vragen te beantwoorden: 1. Behelst je voorstel aan GS de invoering van nieuwe regels? 2. Ben je er zeker van dat wat je beoogt te regelen niet al via een andere regeling is afgedekt? 3. Heb je in je voorstel aan GS uitgelegd waarom deze regeling noodzakelijk is? 4. Heb Je getoetst of de door Jou voorgestelde regeling helder en duidelijk is? Naast praktische waarde heeft beantwoording van deze vragen ook het uitstralingseffect dat wij als organisatie kritisch zijn ten opzichte van de mogelijke introductie van extra regels. Verkenning mogelijkheden informele aanpak bij de behandeling van bezwaarschriften Door het ministerie van Binnenlandse Zaken is in 2011 de brochure "Prettig contact met de overheid" uitgebracht. Dit is een juridische handreiking voor een informele aanpak. Met deze aanpak is door de dienst Regelingen van het ministerie van EZ in Assen al enige Jaren ervaring opgedaan bij de behandeling van bezwaarschriften. Deze aanpak houdt in dat indieners van bezwaarschriften binnen vijf dagen na indiening van hun bezwaarschrift worden gebeld. Er wordt dan in de eerste plaats naar de bezwaarmaker geluisterd en verder wordt de achtergrond van het besluit toegelicht. Het doel is dat de bezwaarmaker zich gehoord voelt. De ervaring leert dat veel bezwaarden na een dergelijk gesprek afzien van een hoorzitting en dat een aanzienlijk percentage van de bezwaarmakers het bezwaarschrift intrekt. Bij de dienst Regelingen heeft dat binnen enkele jaren geleid tot een gemiddelde van intrekking van een derde van het aantal bezwaarschriften. Met de afdeling BJC wordt verder nagedacht over invoering van de informele aanpak of van elementen daaruit. Onderzoek bij gemeenten Met een kopgroep van gemeenten zijn de mogelijkheden onderzocht voor toepassing van minder regels en verbetering van dienstveriening. Dit heeft geleid tot een breed scala aan suggesties. Vervolgens zijn de suggesties tot verbetering met de betrokken provinciale afdelingen en vertegenwoordigers van gemeenten doorgesproken. Dit heeft geresulteerd in de volgende verbetersuggesties:

4 De mogelijkheden worden bezien om de behandelingstijd van ruimtelijke procedures te verkorten door bijvoorbeeld de interne en externe 'leverantietermijnen' aan te scherpen of op onderdelen te gaan werken met een snelloket. Bij de afweging van provinciale ruimtelijke belangen zijn medewerkers van verschillende interne afdelingen betrokken en diverse externe partijen. Om deze ruimtelijke procedures nog vlotter en gestroomlijnder te laten verlopen worden met deze 'leveranciers' afspraken gemaakt. De toekomstige werkwijze van de RUD verdient hierbij ook aandacht. Door deze afspraken wordt tevens ingespeeld op de komst van de nieuwe Omgevingswet. Ook past deze werkwijze uitstekend binnen het landelijk programma 'Nu al Eenvoudig Beter', dat inspireert om nu al op weg te gaan naar de Omgevingswet. De provincie Groningen is doende met een actie die gericht is op het ontsluiten en snel toegankelijk maken van diverse (geo)data voor ruimtelijke afwegingen. Binnen de provincie zijn vele gegevens beschikbaar die benodigd zijn bij ruimtelijke afwegingen. Snelle beschikbaarheid van deze gegevens levert een bijdrage aan kwalitatief goede en snelle procedures. Indien bij de totstandkoming van plannen gebruik wordt gemaakt van de advisering van Libau hoeft niet nogmaals beoordeling door het provinciaal bouwheerschap plaats te vinden. De uitwerking van de diverse acties zullen in goed overieg met gemeenten worden uitgevoerd voor eind Subsidieproces Subsidieveriening is een vorm van dienstveriening die zowel voor de aanvrager als de organisatie vaak nogal wat voeten in de aarde heeft Dat hangt samen met de veelheid aan vaak complexe regelgeving op dit gebied, maar ook met de complexiteit van het verstrekkingsproces. In overieg met provinciale ambtenaren en organisaties in het veld zijn de knelpunten in het subsidieproces in beeld gebracht. Daartoe is een interne analyse gemaakt en zijn er twee bijeenkomsten in de provincie gehouden, in Zuidwolde en Winschoten, waarbij organisaties die regelmatig subsidies aanvragen in de gelegenheid zijn gesteld om aan te geven welke verbeterpunten zij zien. De analyse en themabijeenkomsten maken duidelijk dat er behoefte is aan meer afstemming tussen subsidieregelingen en in de uitvoering daarvan. De dienstveriening zou in de ogen van de aanvragers onder meer verbeterd kunnen worden door een betere stroomlijning van het aanvraagen behandelingstraject van subsidies. Op basis van de gedane suggesties wordt een verbeterplan gemaakt. Verbetering bereikbaarheid via front office Er is een analyse uitgevoerd van de dienstveriening van de provincie. Deze analyse richt zich in het bijzonder op de klantcontacten en de bereikbaarheid van de provincie. Al met al is de bereikbaarheid (de afhandeling van het eerste klantencontact) van de provincie Groningen voor verbetering vatbaar. Er zijn diverse ontwikkelvarianten denkbaar om hier verbetering op aan te brengen. Aan de directie is voorgesteld om in eerste instantie te kiezen voor een front office 'light'. In vergelijking met de huidige situatie krijgen balie en afdelingssecretariaten meer taken in het beantwoorden van eenvoudige vragen en vooral in het beheren van vragen als doorverbinden niet is gelukt. De taakverdeling tussen balie en afdelingssecretariaten moet nader worden vastgesteld. Tezamen vormen ze een front office die volgens vaste procedures een deel van het klantencontact beheert. Deze verbetering van de bereikbaarheid zal worden uitgewerkt in een project.

5 Tenslotte In de inleiding hebben wij aangegeven dat deregulering nauw samenhangt met attitude en cultuur, daarbij ook refererend aan het rapport van de commissie Jansen "Grenzeloos gunnen" en het addendum bij het collegeprogramma. Onderdeel van die attitude moet ook het openstaan voor verandering en vernieuwing zijn. Met alleen uitgebreide nota's schrijven komen we er niet. Op het moment dat ze klaar zijn en er is voldoende draagvlak gecreëerd is de energie vaak al weggegleden. Juist een houding van "laten we het gewoon maar eens doen" is belangrijk om veranderingen te bewerkstelligen. Wij moeten ook een lerende organisatie willen zijn; een organisatie die permanent nadenkt over en inspeelt op de snel veranderende samenleving. Dit speelt op alle terreinen, maar is het meest duidelijk op het terrein van de communicatie en ICT. Skype en social media zullen op termijn niet meer weg te denken zijn bij inspraakprocedures. Skype zou ook toegepast kunnen worden bij de intake van subsidieaanvragen. In het kader van het programma stimuleren wij bovenstaande middels themabijeenkomsten voor medewerkers en leidinggevenden die gericht zijn op nieuwe werkwijzen en het leveren van een constructieve bijdrage aan klantgericht handelen. In het kader van het programma zijn wij overigens ook bezig met de optimalisatie van de digitale dienstveriening: het sturen op een toename van het gebruik van E-herkenning en DigiD en het verkennen van de invoering van Webcare. Tenslotte kunnen wij u berichten dat via een digitaal meldpunt regeldruk een ieder de mogelijkheid gaat worden geboden om ervaringen te delen over lastige, overbodige of te complexe regelgeving. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Groningen: voorzitter. secretaris.