Uw kenmerk Uw brief Zaaknummer Documentnummer U Raadsbrief 2017, nr april 2017

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad van Tubbergen Uw kenmerk Uw brief Zaaknummer Documentnummer U Inlichtingen bij De raadsgriffier Mevrouw H.J.M.J van Limbeek-ter Haar Bijlagen 1 Onderwerp Datum Raadsbrief 2017, nr april 2017 Geachte raadsleden, Waarover gaat deze brief? In de vergadering van 12 december jl. hebt u kennisgenomen van het proces met betrekking tot de heroriëntatie van de bibliotheken in Tubbergen. In aansluiting hierop brengen wij u graag op de hoogte van de geboekte resultaten van de in Albergen en Geesteren gevormde werkgroepen met betrekking tot het behoud van de functie van de bibliotheek. Toelichting In de loop van 2016 werd duidelijk dat de Stichting Bibliotheken Tubbergen (SBT) de bibliotheekvestiging in Geesteren en Albergen ging sluiten. Op verzoek van de beide dorpen volgde een onderzoek, uitgevoerd door Arcon, naar het aantal leden per vestiging, de leeftijdsopbouw en het leengedrag. De cijfers staafden het besluit van de SBT om de vestigingen te sluiten en de hoofdvestiging in Tubbergen te behouden voor de dorpen in de gemeente Tubbergen. Op 2 en 3 november 2016 presenteerde Arcon de onderzoeksresultaten in Geesteren en Albergen. Tijdens de presentatie stonden een aantal betrokken inwoners op. Zij gingen in op de uitdaging om de bibliotheekfunctie voor het dorp te behouden en het pand een maatschappelijke invulling te geven. De werkgroepen worden begeleid door adviesbureau Arcon dat met de nodige expertise als kwartiermaker optreedt. De kernen zijn hiervoor zelf opdrachtgever. Het volgende tijdspad is/wordt gehanteerd: - Vorming werkgroepen tot en met 10 november Gezamenlijk bepalen vragen en werkgroepen en kaders tot 1 januari Uitwerken vragen en kaders tot 1 april Deadline voor een go no go tot 1 juli Het proces heeft duidelijke raakvlakken met Mijn Dorp Voor draagvlak is het van belang dat alle partijen zich gehoord voelen en betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van dit proces. Inmiddels zijn we vier en een halve maand verder. Inmiddels hebben wij van beide werkgroepen de plannen ontvangen en zijn wij daarover met hen in gesprek. Proces tot nu toe Geesteren Vooruitlopend op de mogelijke overname van het pand in juli 2017 zorgde de werkgroep voor een doorstart van de bibliotheekfunctie op 9 januari Met de school en de SBT voerden leden van de werkgroep gesprekken over de invulling van het concept de Bibliotheek op school (dbos). Een groep van ca. 15 enthousiaste vrijwilligers bemensen de dorpsbibliotheek tijdens de openingsuren en dragen zorg voor het haal- en brengpunt in de bibliotheek. De dorpsbibliotheek is toegankelijk voor alle inwoners zonder dat er een lidmaatschap aan te pas komt. Inwoners brengen boeken die thuis in de kast staan en lenen vervolgens andere boeken. De SBT heeft een haal- en brengpunt ingericht waar leden van de SBT actuele boeken uit de collectie kunnen afhalen en

2 inleveren. De vrijwilligers helpen inwoners die dit nodig hebben met het digitaal bestellen van de boeken. Voor de jeugd zijn boeken beschikbaar in de dorpsbibliotheek en in de Bibliotheek op School (dbos). De school en de SBT gebruikten de eerste weken van het jaar voor de afstemming omtrent de realisering van dbos. De leesconsulent van de SBT, Yvonne Keizers, zocht de boeken uit en de afgeschreven jeugdboeken gingen over naar de dorpsbibliotheek. De werkgroep dacht vervolgens na over de maatschappelijke invulling van het pand en de exploitatie. Zonder een sluitende begroting kan het pand niet over genomen worden. Met inzet van interne deskundigheid, hulp van de gemeente en de constructieve samenwerking met de SBT ontwikkelde Geesteren een inhoudelijk plan voor de maatschappelijke invulling van het pand. Tegelijkertijd trof de werkgroep de voorbereidingen voor een sluitende begroting. De eerste commerciële huurder nam, onder voorbehoud van een definitieve overname, zijn intrek in het pand. Daarmee is in een groot deel van de benodigde inkomsten voorzien. Op dit moment werkt de werkgroep aan de inrichting van een projectorganisatie en bijbehorend projectplan, waarin de activiteiten zijn uitgewerkt. Een stuurgroep vanuit de werkgroep behoudt het overzicht en bewaakt de voortgang. De exploitatie- en liquiditeitsbegroting is bijna rond. Terugblikkend zien we een dorp dat voortvarend aan de slag ging en de kans met beide handen aangreep. De ideeën voor de invulling van het pand van de bibliotheek bieden de inwoners van het dorp: - een toegankelijke en neutrale ontmoetingsplek. - waar ruimte is voor het bieden van werkervaringsplaatsen aan werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt. - een plek van waaruit inwoners nieuwe activiteiten kunnen ontwikkelen en uitvoeren: een huis van ideeën. Kortom een plek die de leefbaarheid en de onderlinge verbinding tussen diverse doelgroepen versterkt. En daarmee past de invulling en exploitatie van het voormalige bibliotheekpand in de visie van mijn dorp Albergen In Albergen is een enthousiaste groep van 11 vrijwilligers opgestaan om het huidige bibliotheekpand in Albergen een nieuwe invulling te geven. Deze werkgroep is zich aan het beraden op de mogelijkheden om een bibliotheekfunctie in het dorp te behouden en een hernieuwde invulling te geven aan het huidige bibliotheekpand. Verschillende ideeën zijn al in de werkgroep voorbijgekomen. Enquête Naast de eigen ideeën die de werkgroep heeft wilde men ook van andere inwoners weten welke ideeën er leven. Om deze ideeën te verzamelen én draagvlak voor de ideeën te peilen, is er een enquête uitgezet. Deze vragenlijst is via verschillende media verspreid en kon van 17 januari tot en met 5 februari ingevuld worden. De enquête is door 220 mensen ingevuld. Hierin is duidelijk geworden dat de inwoners zowel de bibliotheekfunctie als een ontmoetingsruimte erg belangrijk vinden voor het dorp. 2

3 Ook kwamen er verschillende ideeën naar voren hoe het gebouw ingevuld kan worden, hieronder volgt een aantal vaker genoemde voorbeelden: - Een plaats om boeken te halen en rustig lezen - Bestaande activiteiten uitbreiden en nieuwe activiteiten toevoegen. - Combinatie met wereldwinkel, Heemkunde, kunst en ander winkelaanbod, - Activiteiten en cursussen. - Koffietafel, waar je ook een krantje kunt lezen met wat lekkers. - (Flex)Plek voor startende bedrijfjes en ZZP ers - Exploitatie in de vorm van dagbesteding voor mensen met bijvoorbeeld een beperking Opvallend was dat: - Regelmatig benoemd wordt dat er veel eenzaamheid is in Albergen. - Mensen de samenhang in Albergen willen versterken en daarom een sociale ontmoetingsplek belangrijk vinden. 24 mensen hebben zich via de enquête aangemeld om mee te willen helpen als vrijwilliger. Bij de planvorming en planuitvoering wordt samenwerking gezocht met verschillende organisaties in Albergen waaronder het Cultuurhoes, De Wereldwinkel, Stichting Heemkunde, de Danne, MFC, Mijndorp 2030 en wellicht andere interessante samenwerkingspartners. De SBT heeft inmiddels een haal- en brengpunt ingericht waar leden van de SBT actuele boeken uit de collectie kunnen afhalen en inleveren. De vrijwilligers helpen inwoners die dit nodig hebben met het digitaal bestellen van de boeken. De werkgroep is druk bezig om de bibliotheek in Albergen opnieuw open te stellen voor volwassenen en kinderen die van lezen houden. Medio april hopen zij de bibliotheek, die vanaf dan Buurtbibliotheek zal heten te openen. Planning besluitvorming Conform planning is de deadline voor een go no go 1 juli De basis hiervoor is een door de werkgroepen uitgewerkt plan inclusief exploitatie. Deze plannen zijn in concept gereed en zullen wij met u delen zodra deze in definitieve vorm worden opgeleverd: - Uitwerken vragen werkgroepen en kaders tot 1 april Deadline voor een go no go tot 1 juli Commissievergadering Raadsvergadering

4 Nieuwe organisatiestructuur SBT Eind 2015 was de personeelsformatie 182 uren per week, dat is ruim 5 FTE. In 2016 is de arbeidsverhouding met 3 medewerkers geheel of gedeeltelijk beëindigd. Dit leidde tot een besparing in de personele lasten van ruim ,-. De formatie voor Directeur-Bestuurder worden ingevuld op basis van inhuur (16 uur). De huidige formatie wordt daarmee teruggebracht van 182 tot 108 formatie-uren. Tenslotte hebben wij de brief van de Raad van Toezicht van de SBT toegevoegd, waarin zij haar keuze en overweging met betrekking tot de nieuwe invulling van de directie van de SBT toelicht. Bijlage Brief d.d Raad van Toezicht SBT Heeft u nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met de raadsgriffier, mevrouw H.J.M.J. van Limbeek - ter Haar. Zij zal uw vragen dan aan ons college kenbaar maken. Het telefoonnummer van de griffier is (0546) en haar adres is HJMJ.van.Limbeek@tubbergen.nl Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Tubbergen, de secretaris, de burgemeester, drs. ing. G.B.J. Mensink drs. ing. W.A.M. Haverkamp - Wenker Kopie: Griffie Bijlage: I

5 College van Burgemeester en Wethouders Postbus 30 Tubbergen 7650 AA Tubbergen Tubbergen, 7 februari 2017 Betreft: Invulling directie Stichting Bibliotheken Tubbergen Geacht College, Graag informeren wij u, naar aanleiding van uw verzoek, over onze keuze en overweging met betrekking tot de nieuwe invulling van de directie van Stichting Bibliotheken Tubbergen. Door de opgelegde taakstellende korting vanuit de gemeente zijn wij genoodzaakt geweest, naast de sluiting van twee vestigingen, ook fors te snijden in de overige personele kosten. Dit heeft geresulteerd in het feit dat voor de directievoering een andere oplossing is gevonden, met u gedeeld in het reorganisatieplan. De keuzes in onze bedrijfsvoering en daarmee ook de invulling van het management is geheel aan het bestuur en Raad van Toezicht van de SBT. In het kader van transparantie delen wij de feiten uit onze overweging, welke doorslag hebben gegeven voor deze keuze, graag met u. Allereerst is het beleid van de Rijnbrink gevolgd, waarin opschaling van de kleinere bibliotheken wordt gestimuleerd, zodat er efficiëntie in bedrijfsvoering en symbiose over het vakgebied zal ontstaan. Om ons concept verder uit te bouwen, passend in de lijn van de ontwikkelingen in Tubbergen en daarmee functies te kunnen toevoegen aan onze bibliotheek zijn we tot de conclusie gekomen dat we wilden samenwerken met een bibliotheek van vergelijkbare omvang en ontwikkeling. We zochten dus een bibliotheek met ervaring, bijvoorbeeld een bibliotheek in een Kulturhus omgeving. Borne en Dinkelland waren voor ons van begin af aan bibliotheken die goed zouden passen bij Tubbergen gezien de overeenkomsten in werkzaamheden en omvang. Er is een weloverwogen keuze gemaakt voor Borne omdat; Borne al verder is in de Kulturhus ontwikkeling en het aanbieden van de third place Borne al een meer vraag gestuurd model blijkt te hebben en als bibliotheek maatschappelijke en educatieve verbindingen kan laten zien meer Borne al een aantal jaren ervaring heeft met de Bibliotheek op School en het Taalpunt, uitdagingen waar we in Tubbergen nu voorstaan en die cruciaal zijn voor onze toekomst Ook heeft meegewogen dat het management, Frank Droste en Kris Pais, zeer goed op de hoogte is van de ontwikkelingen en de cultuur in Tubbergen waardoor de nodige netwerken makkelijker zijn op te bouwen en wij sneller resultaat verwachten STICHTING BIBLIOTHEKEN TUBBERGEN m RAADHUISPLEIN 4» 7651 CV TUBBERGEN T »

6 Het management wordt nu ingevuld op basis van 16 uren door Frank Droste voor financiëleen beleidszaken en Kris Pais voor de Bibliotheek zaken. Dezelfde taakverdeling die zij hanteren in Borne voor het Kulturhus ( Bibliotheek, Muziekonderwijs, Welzijnswerk, VVV en Theater). Netto is dit een besparing van 20 uur. In het vertrouwen u van voldoende informatie te hebben voorzien verblijven wij, metyriendelijke groet, namens Raad van Toezicht Stichting Bibliotheken Tubbergen, STXCHTĨNG BIBLIOTHEKEN TUBBERGEN» RAADHUISPLEIN CV TUBBERGEN T *