*U * *U *

Transcriptie

1 *U * *U * De leden van de Gemeenteraad Postbus AA BERKEL EN RODENRIJS Afdeling Bestuurszaken Postbus AA Berkel en Rodenrijs Nadere informatie Marianne Luesken Telefoon info@lansingerland.nl Verzenddatum 5 maart 2014 Ons kenmerk U Uw brief van Fax (010) Onderwerp De handleiding tot opstellen van vragen voor het Digitaal Burgerpanel Lansingerland Geachte heer, mevrouw, Geachte raadsleden, Het college heeft op 8 oktober 2013 ingestemd met de ontwikkeling van een digitale participatietool PANEL, staat voor Participatie, Afstemming, Navraag en Evaluatie, dat de gemeente in staat stelt periodiek inwoners te raadplegen in het kader van beleidsontwikkeling en evaluaties. Eerste peiling De fracties zijn voor de eerste peiling in de gelegenheid gesteld om gezamenlijk drie onderwerpen aan te leveren. De accountmanager Burgerparticipatie heeft enkele vragen over burgerparticipatie in Lansingerland hieraan toegevoegd. De eerste peiling heeft online gestaan van 4 ² 18 december In de Commissie AB van 6 februari jl. zijn de resultaten van de eerste peiling burgerpanel 2013/januari 2014 met de commissieleden gedeeld. Wij hebben een handleiding opgesteld waarin de procedure staat beschreven hoe de vragen voor het Digitaal Burgerpanel totstandkomen. Deze handleiding doen wij u hierbij toekomen. Voor nadere informatie kunt u terecht bij de teamleider Communicatie. pagina 1/2

2 Ons kenmerk U Met een vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Lansingerland drs. ing. Ad Eijkenaar Secretaris b.a. Coos Rijsdijk Burgemeester Bijlage(n): Handleiding (T ) pagina 2/2

3 Handleiding tot opstellen van vragen voor het Digitaal Burgerpanel Lansingerland Auteur: Marianne Luesken Afdeling: Team Communicatie Versienummer: 1.1 Datum: 20 februari 2014 Corsanummer: T

4 Weeknr Acties Wie Voorbereiding 0 Selectie onderwerp coördinator Voorbereiden conceptvragenlijst intern opdrachtgever en coördinator Voorleggen onderwerp en vragenlijst Teamleider communicatie, betreffende portefeuillehouder Bij meerdere onderwerpen en peilingen Teamleider communicatie, portefeuillehouder communicatie 1 Aanleveren conceptvragenlijst aan I&O Coördinator Feedback op vragenlijst I&O Research Aanpassen en aanleveren definitieve vragenlijst Coördinator 2 Vragenlijst programmeren I&O Research Testen en evt. aanpassen vragenlijst I&O Research, intern opdrachtgever en coördinator Uitvoering 3 Vragenlijst online I&O Research 3 Verzenden uitnodigingen I&O Research 4 Verzenden rappel I&O Research 5 Vragenlijst offline I&O Research Resultaten 5 Analyse en rapportage I&O Research 6 Opleveren concept-factsheet I&O Research Feedback op factsheet en akkoord gemeente intern opdrachtgever en coördinator 7 Versturen factsheet aan deelnemers en gemeente I&O Research Borging 7+ Zorgdragen voor verwerking van de resultaten in het Intern Opdrachtgever beleid Toezicht houden op verwerking van de resultaten Intern Opdrachtgever Communicatie-activiteiten over de peiling naar de gemeente intern en extern zijn niet opgenomen in dit overzicht. Afhankelijk van type peiling en doelstelling, doelgroep voert communicatie met de intern opdrachtgever communicatie-activiteiten uit. functie Organisatie Naam Gegevens Teamleider communicatie Coördinatie panel ICT Communicatie Panelbeheer Gemeente Lansingerland, Afdeling Bestuurszaken, Team Communicatie. Gemeente Lansingerland, Afdeling Bestuurszaken, Team Communicatie. I&O Research Villawal 19 Postbus 691, 3430 AR Nieuwegein Marianne Luesken 4379 Marianne.Luesken@lansingerland.nl Xandra Selier 4358 Xandra.Selier@lansingerland.nl Anika van Dam 4353 Anika.van.Dam@lansingerland.nl Corinne van den Heuvel Peter Damen Thijs Lenderink (evt. directeur, Rob van de Peppel) t.lenderink@ioresearch.nl 2

5 Voorbereiding Selectie onderwerp Vakafdelingen leggen contact met de coördinator van het panel op het moment dat zij bezig zijn met het nadenken over een mogelijke raadpleging. Panelcoördinator en medewerker bespreken de mogelijkheden, het proces, de noodzaak en of een raadpleging de meest aangewezen werkvorm is voor de vraag die de medewerker heeft. De vakafdeling legt de onderwerpen en de vragen voor aan de betreffende portefeuillehouder en de teamleider communicatie informeert de portefeuillehouder communicatie. Als er meer onderwerpen dan peilingen zijn, kan de coördinator er voor kiezen om 2 onderwerpen in 1 peiling onder te brengen. Als er binnen een tijdsbestek van 2 maanden vanwege de planning van de projecten meerdere peilingen moeten plaatsvinden, is het ook mogelijk het panel te splitsen en 2 peilingen parallel te laten plaatsvinden. Dit legt de teamleider communicatie voor aan de portefeuillehouder communicatie. Mocht er geen overeenstemming komen over meerdere peilingen, dan leggen we dit neer bij B&W via de portefeuillehouder communicatie. De coördinator neemt contact op met I&O om de precieze planning van de eerstvolgende peiling door te nemen en geeft het geselecteerde onderwerp door. I&O heeft veel ervaring met vragenlijsten van gemeenten, en kan wellicht voorbeeldvragenlijsten aanleveren over het onderwerp. Vragenlijst maken Peilingen betreffen per keer een onderwerp waarover gemiddeld 15 vragen worden voorgelegd. Er zijn verschillende soorten vragen mogelijk: open, gesloten, meerkeuze, rapportcijfers, stellingen enz. Het is mogelijk om illustratieve en/of interactieve afbeeldingen op te nemen in de enquêtes. De vragen worden in eerste instantie opgesteld door de intern opdrachtgever van de vakafdeling, eventueel geïnspireerd door een voorbeeldvragenlijst van I&O. Deze bespreekt de vragen met de coördinator en samen maken zij de conceptvragenlijst af. De coördinator stuurt de vragenlijst naar I&O. Zij lopen de vragen door en doen voorstellen voor aanpassingen. Deze voorstellen worden teruggekoppeld en coördinator maakt de vragenlijst definitief, na overleg met de intern opdrachtgever. Het is mogelijk dat er een vragenlijst ontwikkeld wordt voor een apart, beperkt deel van de inwoners, bijvoorbeeld bewoners van één wijk. Uiteraard is het dan noodzakelijk om hier een aparte werving voor uit te voeren, bijvoorbeeld middels een huis-aan-huis brief. Vragenlijst programmeren I&O programmeert de vragenlijst en stuurt een testlink naar de coördinator, die hem weer doorstuurt naar de intern opdrachtgever. Deze lopen de gehele vragenlijst door om te controleren of de vragen goed geprogrammeerd zijn en de lijst goed functioneert. Na een seintje van de coördinator, zet I&O de vragenlijst online en nodigt de panelleden via een mail uit tot deelname aan de peiling. Uitvoering Meekijken tijdens de peiling Tijdens een peiling heeft de gemeente toegang tot het bestand van antwoorden middels de Online Reporter. Daarvoor heeft de gemeente van de panelbeheerder een inlogcode en bijbehorende instructies ontvangen. Je gaat hiervoor naar en logt in met: GemLansngrlnd_mk Password: GemLansngrlnd_mkn. Resultaten I&O levert de resultaten aan op een factsheet of in een wat uitgebreidere nieuwsbrief. Binnen een week na de peiling wordt het concept hiervan naar de coördinator gestuurd. Deze overlegt met de intern opdrachtgever of ze akkoord kunnen geven op de tekst. Zij leveren zelf enkele regels tekst over wat er met de resultaten gedaan wordt, waar de resultaten voor gebruikt zullen worden. Dit is een belangrijk onderdeel van de factsheet. 3