Functieomschrijving Clusterverantwoordelijke Wonen Zwalm

Transcriptie

1 Functieomschrijving Clusterverantwoordelijke Wonen Zwalm 1. Hoofddoel van de functie: Leidinggeven aan en coördineren van twee clusters en de nachtdienst en een bijdrage leveren aan het beleid teneinde een kwaliteitsvolle dienstverlening te bieden aan cliënten en de dienstverlening verder uit te bouwen. De clusterverantwoordelijke brengt daarbij de uitgangspunten van het charter leidinggeven in de praktijk. 2. Plaats in het organogram: De leidinggevende van de clusterverantwoordelijke is de directeur Zorg en Agogiek. De clusterverantwoordelijke geeft zelf leiding aan teamverantwoordelijken en aan de nachtdienst. 3. Functie-inhoud Resultaatgebied 1 COACHEND LEIDINGGEVEN AAN MEDEWERKERS EN TEAMS Medewerkers en teams worden geleid, ondersteund en aangemoedigd Medewerkers Voor de meeste onderstaande activiteiten, doet de clusterverantwoordelijke beroep op de teamverantwoordelijke en/of gaat hij/zij met de teamverantwoordelijke of met begeleiders in overleg. - beslissingen en processen zo dicht mogelijk bij medewerkers en teams leggen. - inzetten op talenten van medewerkers. Medewerkers aanmoedigen om nieuwe dingen uit te proberen, ruimte geven voor initiatief en ontplooiing - instaan voor de aanwerving van nieuwe collega s en zorgen voor een goede inwerking - instaan voor gespreksvoering, (inclusief evaluatie- en afstemmingsgesprekken) met de eigen directe medewerkers - feedback geven. - informele contacten en gesprekken - contact houden met wegens ziekte afwezige medewerkers en hun terugkomst begeleiden - oog hebben voor teamdynamieken en hierop inspelen - noden op vlak van vorming concreet maken en bijeenbrengen in een vormingsplan - stageaanvragen en stagebegeleiding ter harte nemen en faciliteren - loopbaanvragen van medewerkers opnemen en gesprek aangaan - - de verwachtingen t.a.v. medewerkers en teams zijn duidelijk - medewerkers en teams krijgen de nodige ondersteuning - er wordt actief in gesprek gegaan met medewerkers en teams en zij krijgen feedback - de vormingsnoden van medewerkers en teams zijn opgenomen - het behandelen van stage-aanvragen en de stagebegeleiding verloopt vlot - loopbaanvragen worden opgenomen.

2 Resultaatgebied 2 Resultaatgebied 3 OPMAKEN EN OPVOLGEN VAN DOELSTELLINGEN medewerkers hebben een duidelijke richting en houvast in verband met de werking van hun dienst of cluster. Medewerkers - samen met teamverantwoordelijken het algemene beleidsplan van de voorziening toelichten en verduidelijken waar nodig het beleidsplan vertalen naar doelstellingen voor de eigen dienst/cluster in overleg met teams en begeleidingsteams opstellen van een door de dienst/cluster gedragen jaarlijks doelstellingenplan -medewerkers en teams stimuleren om medeverantwoordelijkheid op te nemen voor doelstellingen. opvolgen van de doelstellingen en waar nodig initiatief nemen en/of bijsturen. - medewerkers zijn op de hoogte van het beleidsplan van de voorziening en krijgen verduidelijking indien nodig - er gebeurt een doorvertaling van het beleidsplan van de voorziening naar de doelstellingen van de clusters en nachtdienst - medewerkers hebben een eigen inbreng in de doelstellingen van hun team en cluster/dienst - medewerkers zijn betrokken bij en mee verantwoordelijk voor het realiseren van doelstellingen zowel binnen het eigen team of dienst als binnen de cluster. - de realisatie van doelstellingen binnen de cluster/dienst is opgevolgd en bijgestuurd indien nodig. PLANNING EN ORGANISATIE De efficiënte en effectieve werking van de clusters en nachtdienst verzekeren Medewerkers, cliënten, directie - bewaken dat de concrete organisatie van de werking van teams en clusters overeenstemmen met kwalitatief optimale ondersteuning van cliënten volgens de visie van de voorziening en clusters. Dit aankaarten, voorstellen doen en over in overleg gaan indien nodig. - teamverantwoordelijken en teams ondersteunen bij het bespreken en opmaken van uurroosters en verlofplanning - de organisatie van teams en clusters op langere termijn bekijken, mogelijke alternatieven zoeken en voorstellen terzake doen. - eventueel planning en organisatie van complexere gebeurtenissen op zich nemen (bv verhuis, verbouwing, evenement, ) - - de opmaak van uurroosters en verlofplanning is ondersteund en gerealiseerd - de organisatie van teams en clusters en nachtdienst, stemt overeen met de visie rond optimale ondersteuning van cliënten. - organisatie en planning van complexe gebeurtenissen worden opgenomen en gerealiseerd.

3 Resultaatgebied 4 Resultaatgebied 5 BIJDRAGE AAN ALGEMEEN BELEID VAN DE ORGANISATIE Er is een onderbouwde bijdrage aan het algemeen beleid van VZW De Bolster Directie opvolgen van tendensen in het werkveld en van hieruit voorstellen leveren vanuit eigen ervaring en deskundigheid inhoudelijke input geven naar algemeen beleid nieuwe ideeën, concepten en verbeteringen voorstellen -actief deelnemen aan de beleidsplanning en de beleidsopvolging binnen VZW De Bolster binnen de beleidsadviesgroep (BAG) in overleg opnemen van eigenaarschap van elementen van het beleidsplan -het algemeen beleid van VZW De Bolster uitdragen binnen de eigen clusters en nachtdienst -waar nodig elementen uit het meerjarenbeleidsplan opnemen binnen de eigen cluster en vertalen naar doelstellingen op clusterniveau in overleg met de medewerkers - de directie vangt via de clusterverantwoordelijke signalen op met betrekking tot het beleid van de organisatie - de clusterverantwoordelijke heeft een actieve rol met betrekking tot het opmaken van het beleidsplan van de organisatie - de clusterverantwoordelijke neemt eigenaarschap op ivm het beleidsplan - elementen uit het beleidsplan zijn opnemen binnen de eigen cluster MIDDELENBEHEER De toegekende middelen (budgetten, materiaal en personeelsmiddelen) worden opgevolgd en goed besteed. De invulling van het investeringsbudget is vanuit de cluster geadviseerd. Medewerkers, cliënten, directie - beheren van de toegekende budgetten op niveau van de cluster en opvolgen van de gedelegeerde budgetten - goedkeuren van aankopen < 250 euro - advies geven t.a.v. directie m.b.t. de jaarlijkse opmaak van het investeringsbudget - infrastructuur van de cluster beheren in overleg met de dienst infrastructuur - opvolgen van de inzet van personeelsmiddelen en hier de nodige acties aan koppelen - samenwerken met administratieve diensten - - de budgetten zijn correct opgevolgd - de directie krijgt een onderbouwd advies ivm het jaarlijkse investeringsbudget - de personeelsmiddelen zijn optimaal beheerd - administratieve regelingen zijn opgevolgd en waar nodig doorgegeven aan de betrokken administratieve dienst.

4 Resultaatgebied 6 INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE EN CONTACTEN De interne en externe communicatie en contacten verlopen op een open en deskundige manier. Medewerkers, cliënten, directie - verzekeren van een vlotte doorstroming van informatie binnen de clusters en nachtdienst - de clusteroverleggen in goede banen leiden met oog voor maximale inbreng van medewerkers - instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de eigen cluster en nachtdienst op diverse interne overleggen (o.a. dienstenoverleg) - actief contact nemen met omringende diensten in functie van een goede en multidisciplinaire samenwerking - relevante contacten leggen binnen en buiten de sector en deze actief onderhouden (bv scholen, collega-voorzieningen, psychiatrie, justitie, enz.) - de clusteroverleggen verlopen op een correcte en constructieve manier - er is inbreng vanuit de betrokken clusters en nachtdienst via de clusterverantwoordelijke op diverse fora - er is overleg met de relevantie omringende diensten in functie van multidisciplinair werken. - de clusterverantwoordelijke heeft een netwerk binnen en buiten de organisatie met voor de eigen job en doelgroepen relevante contacten

5 Competentieprofiel SAMENWERKEN : Een actieve bijdrage leveren aan het formuleren en uitwerken van de team- en organisatiedoelstellingen, aansluitend bij het beleidsplan Instapniveau : stimuleert de samenwerking binnen de eigen dienst Moedigt anderen aan om samen te werken, ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen Geeft opbouwende kritiek en feedback Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden Doorgroeiniveau : Samenwerken in bredere verbanden Stelt het gezamenlijk resultaat boven het eigen resultaat Zorgt voor een correcte informatiedoorstroming in alle richtingen Neemt initiatief om te overleggen met andere betrokken diensten Toont solidariteit met andere omringende diensten Brengt vanuit de eigen specialisatie of deskundigheid ideeën aan om het gezamenlijk resultaat te bevorderen Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere diensten VERANTWOORDELIJKHEID NEMEN : Weloverwogen en doordacht handelen in functie van het welzijn van alle betrokkenen. Verantwoordelijkheden opnemen en zich aangesproken voelen om de missie van de organisatie gestalte te geven Verantwoordelijkheid opnemen ten opzichte van anderen en de organisatie Geeft informatie correct door Maakt duidelijke afspraken en checkt het begrip en de aanvaarding ervan Spreekt anderen aan om mee verantwoordelijkheid op te nemen Neemt eenzelfde standpunt in ongeacht de gesprekspartners; spreekt niet met twee monden Houdt zich aan loyaal aan afspraken en gemaakte keuzes, ook in moeilijke situaties Neemt mee verantwoordelijkheid op voor het realiseren van de visie en missie van de organisatie en het beleidsplan van de organisatie OPEN, EERLIJKE EN HARTELIJKE HOUDING : zich open en eerlijk opstellen, delen van informatie en meningen. Instapniveau : zich open, eerlijk en hartelijk opstellen als grondhouding Stelt zich vriendelijk, gastvrij en aanspreekbaar op Beluistert gesprekspartners actief Behandelt vertrouwelijke informatie discreet Kan en durft zichzelf zijn Staat open voor overleg Brengt problemen ter sprake bij de betrokkenen en in de gepaste context Doorgroeiniveau : zich open, eerlijk en hartelijk opstellen binnen de brede organisatie Heeft oog voor noden en behoeften van medewerkers en teams Behandelt iedereen op basis van gelijkwaardigheid en toont geen willekeur Geeft anderen de ruimte om te participeren Neemt initiatief om in dialoog te treden rond interpersoonlijke zaken Werkt actief aan een veilig en sereen leef- en werkklimaat DENKVAARDIGHEID : een probleem of situatie ontleden in facetten, duiden in verbanden en komen tot een oordeel en een beslissing. Feiten in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Instapniveau : analyseren en tot een goed onderbouwd oordeel komen Benadert een probleem vanuit verscheidene gezichtspunten Legt verbanden tussen verscheidene soorten informatie Geeft gegevens gestructureerd weer Toont een gezond-kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegenover elkaar af Redeneert logisch

6 Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties Neemt in overleg beslissingen Doorgroeiniveau : beleidsmatig denken Kan discipline-overschrijdend denken Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken Heeft voeling met en kennis van relevante trends en evoluties binnen en buiten de organisatie Kadert beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext FLEXIBILITEIT : Effectief en doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderende omgevingen, taken, verantwoordelijkheden of mensen. Instapniveau : mentale flexibiliteit Merkt signalen over een minder geslaagde (ook eigen) handelswijze op en brengt deze ter sprake Stelt de gekozen aanpak ter discussie als die ineffectief lijkt Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties en weerstand Blijft effectief wanneer taken en situaties onverwacht veranderen Is bereid over te schakelen op een andere aanpak Toont zich wendbaar in overleg en onderhandelingen Doorgroeiniveau : flexibiliteit van de eigen rol in een breder organisatieverband Weet persoonlijke weerstand om te buigen in kansen Schakelt op een integere manier van de ene rol of positie naar de andere Bekijkt de eigen functie en rol als een evoluerend gegeven PLANNEN EN ORGANISEREN : op effectieve wijze prioriteiten stellen en de nodige acties, tijd en middelen plannen om gestelde doelen te bereiken Instapniveau : werkplanning pakt het werk efficiënt aan splitst een opdracht op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk plant uurroosters en gaat hierover in overleg delegeert uurroosterplanning en ondersteunt dit waar nodig Doorgroeiniveau : organiseert omvangrijke opdrachten Brengt structuur aan in een opdracht Maakt in overleg een actieplan of traject op, rekening houdend met timing en beschikbare middelen Betrekt medewerkers en collega s en maakt met hen afspraken Heeft oog voor opvolging van de gemaakte afspraken en de voortgang van het proces Onderneemt actie wanneer een actieplan of traject dreigt vast te lopen PERSOONLIJKE KRACHT, VEERKRACHT : werken aan zelfzorg om van hieruit energie, kracht en motivatie te vinden voor het opnemen van de eigen functie en het benutten van de eigen mogelijkheden en competenties. Persoonlijke kracht stimuleren bij anderen. Instapniveau : zorg dragen voor de eigen (veer)kracht Zoekt naar een juist evenwicht tussen empathie en afstand houden Is zich bewust van de eigen draagkracht en durft van hieruit grenzen stellen Erkent signalen en anticipeert op situaties die het persoonlijk evenwicht kunnen verstoren Kan zich onafhankelijk opstellen, los van wat anderen verwachten Gaat in gesprek over persoonlijke kracht en factoren die dit beïnvloeden Onderneemt stappen om de eigen veerkracht te behouden of te versterken Neemt zelf initiatief, zoekt kansen eerder dan af te wachten Doorgroeiniveau : anderen ondersteunen in hun persoonlijke groei Stelt zich sensitief op en kan dank/waardering ten gepaste tijde laten blijken Werkt aan een klimaat waarin zelfredzaamheid, leren en zelfsturing van anderen ruimte krijgt Gaat in gesprek met medewerkers rond persoonlijke groei en ondersteunt hen daarin

7 GROEPSPROCESSEN HANTEREN : streven naar een evenwicht tussen individuele noden en een harmonieus samenwerkingsverband anderzijds. Coachend leidinggeven aan individuele medewerkers Informeert medewerkers maximaal Moedigt medewerkers aan nieuwe taken te leren of verder te evolueren in hun taken Geeft duidelijke en constructieve feedback Stemt af met medewerkers rond welbevinden, functioneren en stuurt bij waar nodig Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te zoeken Coachend leidinggeven aan teams Geeft ruimte aan teams om een eigen inbreng te hebben Stimuleert teams bij het kijken naar de eigen werking Stimuleert samenwerking tussen teams Verduidelijkt rollen, verantwoordelijkheden en opdrachten Benoemt groepsprocessen en ondersteunt teams in hun evolutie Ondersteunt teams in hun samenwerking met omringende disciplines en diensten PARTICIPATIEF LEIDINGGEVEN : taken en verantwoordelijkheden op duidelijke wijze doorgeven aan de juiste medewerkers, rekening houdend met de interesse, ambities en mogelijkheden van de betrokkenen. Participatie van teams in de organisatie stimuleren. Instapniveau : taken doorgeven Spreekt de geschikte mensen aan om taken op te nemen en maakt duidelijke afspraken Toont vertrouwen in degenen die taken opnemen Staat open voor initiatieven van medewerker Laat medewerkers en teams ruimte bij de manier waarop ze een opdracht uitvoeren Maakt medewerkers en teams mee verantwoordelijk voor het eindresultaat Doorgroeiniveau : participatie van teams stimuleren Geeft waar mogelijk verantwoordelijkheid aan teams Ondersteunt teams bij het opnemen van deze verantwoordelijkheden Vraagt aan teams om rond hun verantwoordelijkheden verslag uit te brengen Stimuleert teams in hun open overleg met omringende en ondersteunende diensten