Herken je dit? Zo kan het ook: Heldere brieven schrijven

Transcriptie

1 Herken je dit? Tenslotte wijzen wij u er op, dat het ingevolge de Algemene Plaatselijke Verordening zonder vergunning van ons college niet is toegestaan om op uw woning met behulp van een opschrift, aankondiging of afbeelding in welke vorm dan ook, die vanaf de weg zichtbaar is, handelsreclame aan te brengen. Dit verbod geldt niet ten aanzien van opschriften en aankondiging betrekking hebbend op het beroep, de dienst of het bedrijf dat in de woning wordt uitgeoefend, mits deze opschriften en aankondigingen gezamenlijk geen grotere oppervlakte hebben dan 0,50 m2 en geen van alle een grotere afmeting in de richting hebben dan 1.00 meter en mits aangebracht op of aan het onroerend goed. Hoogachtend, Zo kan het ook: U mag een bord aanbrengen op uw woning. Aan het plaatsen ervan zijn enkele voorwaarden verbonden: Het bord heeft betrekking op uw praktijk; Het bord is niet langer of hoger dan een meter; Het totale oppervlak van het bord is kleiner dan 0,5 m2. U mag ook een groter bord op uw woning aanbrengen. Maar hiervoor heeft u wel een vergunning nodig. Deze kunt u aanvragen bij de afdeling xxx. Heeft u vragen? Neem gerust contact op. Mijn telefoonnummer is Veel succes met uw praktijk! Met vriendelijke groet, II karin@michielsencommunicatie.nl

2 Waarom? Heldere brieven 60% van de Nederlanders heeft een taalniveau van maximaal B2. Scheelt de lezer tijd Men is eerder geneigd goed te lezen. Levert minder vragen, klachten, onnodige terugkoppelingen, etc. (Scheelt geld!) Een brief is ook een visitekaartje. 60% van de Nederlanders heeft een taalniveau van maximaal B2. Scheelt de lezer tijd Men is eerder geneigd goed te lezen. Een brief is ook een visitekaartje. Levert minder vragen, klachten, onnodige terugkoppelingen, etc. op. (Dat scheelt geld!)

3 Een heldere opbouw: Logische tussenkoppen Korte zinnen. Maximaal 15 woorden per zin Eén boodschap per zin De kernboodschap in de eerste zin van de alinea! Maximaal 8 regels per alinea Gebruik opsommingen

4 Een heldere schrijfstijl: Schrijf zoals je in een zakelijk telefoongesprek praat. Maak actieve zinnen, vermijd hulpwerkwoorden. Er zal dan ook overleg moeten worden gevoerd over hoe we ons standpunt richting de Rechtbank kenbaar moeten maken. Zinnen zo kort mogelijk, wees concreet. Ik kan u vertellen dat u welkom bent op de informatiebijeenkomst Gebruik de positieve vorm: vermijd woorden als niet, nooit, geen, etc. Negatief: Ik kan uw vraag niet beantwoorden, omdat ik uw gegevens niet heb.

5 Een heldere schrijfstijl: Schrijf zoals je in een zakelijk telefoongesprek praat. Maak actieve zinnen, vermijd hulpwerkwoorden. Er zal dan ook overleg moeten worden gevoerd over hoe we ons standpunt richting de Rechtbank kenbaar moeten maken. Wij moeten dan ook overleggen over hoe we ons standpunt richting de Rechtbank kenbaar maken. Zinnen zo kort mogelijk, wees concreet. Ik kan u vertellen dat u welkom bent op de informatiebijeenkomst Gebruik de positieve vorm: vermijd woorden als niet, nooit, geen, etc. Negatief: Ik kan uw vraag niet beantwoorden, omdat ik uw gegevens niet heb.

6 Een heldere schrijfstijl: Schrijf zoals je in een zakelijk telefoongesprek praat. Maak actieve zinnen, vermijd hulpwerkwoorden. Er zal dan ook overleg moeten worden gevoerd over hoe we ons standpunt richting de Rechtbank kenbaar moeten maken. Wij moeten dan ook overleggen over hoe we ons standpunt richting de Rechtbank kenbaar maken. Zinnen zo kort mogelijk, wees concreet. Ik kan u vertellen dat u welkom bent op de informatiebijeenkomst. U bent welkom op de informatiebijeenkomst. Gebruik de positieve vorm: vermijd woorden als niet, nooit, geen, etc. Ik kan uw vraag niet beantwoorden, omdat ik uw gegevens niet heb.

7 Een heldere schrijfstijl: Schrijf zoals je in een zakelijk telefoongesprek praat. Maak actieve zinnen, vermijd hulpwerkwoorden. Er zal dan ook overleg moeten worden gevoerd over hoe we ons standpunt richting de Rechtbank kenbaar moeten maken. Wij moeten dan ook overleggen over hoe we ons standpunt richting de Rechtbank kenbaar maken. Zinnen zo kort mogelijk, wees concreet. Ik kan u vertellen dat u welkom bent op de informatiebijeenkomst. U bent welkom op de informatiebijeenkomst. Gebruik de positieve vorm: vermijd woorden als niet, nooit, geen, etc. Ik kan uw vraag niet beantwoorden, omdat ik uw gegevens niet heb. Als u uw gegevens opstuurt, kan ik uw vraag beantwoorden.

8 Herschrijf onderstaande zinnen. Denk aan: Positief Actief Korte zinnen Eén boodschap per zin Spreektaal 1. Als u de ontbrekende gegevens niet heeft ingeleverd binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief, moet u een nieuwe aanvraag indienen. 2. Omdat wij in verband met Pinksteren vanaf uur gesloten zijn, worden alle aanvragen, die u na uur indient, pas de volgende dag in behandeling genomen. 3. Om te kunnen vaststellen of uw bijstandsuitkering rechtmatig wordt verstrekt heb ik u op woensdag 4 september 2013 schriftelijk verzocht kopieën van alle bankafschriften over de periode van 1 maart 2013 tot en met heden aan mij te verstrekken.

9 1. Als u de ontbrekende gegevens niet heeft ingeleverd binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief, moet u een nieuwe aanvraag indienen. Levert u de ontbrekende gegevens voor 10 maart 2014 in. Dat is binnen veertien dagen na de datum van deze brief. Zo voorkomt u dat u een nieuwe aanvraag moet indienen.

10 2. Omdat wij vrijdag in verband met Pinksteren vanaf uur gesloten zijn, worden alle aanvragen, die u na uur indient, pas na het weekend in behandeling genomen. Wij zijn vrijdag vanaf uur gesloten. Dat is in verband met Pinksteren. Wij kunnen die dag alleen aanvragen behandelen die u voor indient. Wij zijn vrijdag vanaf uur gesloten. Dat is in verband met Pinksteren. Levert u uw aanvraag voor in? Dan behandelen wij hem nog die dag. Levert u uw aanvraag na in? Dan behandelen wij hem pas na het weekend.

11 3. Om te kunnen vaststellen of uw bijstandsuitkering rechtmatig wordt verstrekt heb ik u op woensdag 4 september 2013 schriftelijk verzocht kopieën van alle bankafschriften over de periode van 1 maart 2013 tot en met heden aan mij te verstrekken. Ik wil graag bekijken of u nog recht heeft op uw bijstandsuitkering. Daarom stuurde ik u op 4 september 2013 een brief. Hierin vroeg ik u om kopieën van bankafschriften naar mij op te sturen. Het gaat om de afschriften van 1 maart 2013 tot en met nu.

12

13

14 Een heldere opbouw: IKONS -formule I - Inleiding K - Kernboodschap O- Onderbouwing van de kernboodschap N - Neutralisatie (eventueel) S - Slot

15 Een heldere briefopbouw: IKONS 1. Inleiding Begin met wat de lezer al weet: 1. Het contact dat er is geweest: Op schreef u mij een brief. 2. De vraag van de lezer zelf: U wilt graag informatie over 1. De relatie: Op dit moment repareren wij de stoepranden in uw straat. 2. De situatie: Daarbij is vervuilde grond ontdekt. Vertel daarna waar de rest van de brief over gaat. In deze brief leest u wat dat voor u betekent. Hieronder leest u een toelichting op

16 2. Kernboodschappen De kernboodschap is die informatie die voor de lezer het belangrijkste is. Zet de kernboodschap meteen in de eerste zinnen van elke alinea! Helaas komt u niet in aanmerking voor een vergunning 3. Onderbouwing Een heldere briefopbouw: IKONS Onder de kernboodschap de onderbouwing van de kernboodschap: argumenten, bewijsvoering, etc. lezersvragen: waarom, hoezo dan, waar blijkt dat uit? De reden hiervoor is dat. Om in aanmerking te komen moet u namelijk aan de volgende voorwaarden voldoen:

17 Een heldere briefopbouw: IKONS

18 Een heldere briefopbouw: IKONS 4. Neutralisatie (Overtref de verwachting) Kalmeert, voorkomt weerstand. Meeleven met de lezer: Ik begrijp dat u.., Ik kan me voorstellen dat Meedenken met de lezer: Geef tips of alternatieven Geef meer informatie

19 Een heldere briefopbouw: IKONS 5. Slot Een terugblik of samenvatting In deze brief liet ik u zien waarom. Ik reken erop dat ik onze afspraken juist heb bevestigd Het contact voor de toekomst Heeft u nog vragen? Neemt u gerust contact op met Wij hebben een nieuwe afspraak gemaakt voor Een (persoonlijke) ondertekening

20 Geachte mevrouw <Naam>, U heeft een schuld aan de gemeente Ede. Helaas voldoet u niet aan de verplichting om die schuld af te betalen. Daarom sturen wij u deze brief. Wat is er aan de hand? U betaalt uw schuld af in maandelijkse termijnen van 47,09. Maar vanaf augustus 2013 heeft u niet meer afgelost. Er staat nog een restschuld open van 97,09, Wat hebben wij besloten? U moet uw restschuld ineens en volledig afbetalen. Hoe kunt u betalen? Betaalt u het bedrag van 97,09 voor 1 februari Dat is binnen twee weken na de datum van deze brief. U kunt het bedrag overmaken naar bankrekening , op naam van Educatie Welzijn & Zorg/Hoofdafdeling Werk, Inkomen en Zorg. Zet daarbij uw cliëntnummer en uw naam, mevrouw <Naam>. Vragen? Heeft u nog vragen? Neemt u dan gerust contact op met mevrouw voornaam/achternaam. Het telefoonnummer is: Met vriendelijke groet,

21

22 Geachte heer Naam, Uw cliënt de heer <Naam> heeft een schuld aan de gemeente Ede. Hierover had u op 23 september 2013 een gesprek bij de gemeente. U sprak daar met de heer <Naam>. In deze brief bevestigen wij wat in het gesprek is afgesproken. Wat hebben wij afgesproken? Uw cliënt lost vanaf oktober ,00 per maand op zijn schuld af. Wij bekijken regelmatig of wij het aflossingsbedrag moeten veranderen Wat zijn de voorwaarden? Houdt uw cliënt zich aan de afspraak? Dan hoeft hij geen rente over zijn schuld te betalen. Houdt uw cliënt zich niet aan de afspraak? Dan eisen wij het volledige schuldbedrag ineens op. Hij moet dan ook de wettelijke rente over de gehele schuld betalen. Hoe kan uw cliënt betalen? Uw cliënt kan het bedrag van 50,00 maandelijks overmaken naar bankrekening , op naam van Educatie, Hij vermeldt daarbij Met vriendelijke groet,

23 Onderwerp: spoedvraag gegevens Geachte mevrouw <Naam>, Op 28 augustus 2013 stuurde de heer <Naam> van Stichting Zorgwegenwacht ons een brief. Daarin vroeg hij ons om specificaties van uw uitkering. Het gaat om de maandspecificaties over de jaren 2010, 2011 en Op <datum> gaf u ons uw toestemming om deze gegevens naar de heer <Naam> op te sturen. Hoe gaat het verder? Wij sturen wij de gevraagde specificaties van uw uitkering op naar de heer <Naam>. Vragen? Heeft u nog vragen? Neemt u dan gerust contact op met mevrouw Voornaam Achternaam. U bereikt haar op maandag- en woensdagochtend op telefoonnummer is Met vriendelijke groet,

24 Ik heb derhalve terstond nadat ik in kennis was gesteld van het voornemen tot de verloving de Dienst Koninklijke en Diplomatieke Beveiliging (DKDKB) verzocht om op grond van zijn wettelijke opdracht onderzoek te doen naar relevante feiten of omstandigheden die een risico of bedreiging zouden kunnen vormen voor de veiligheid van de leden van het Koninklijk Huis en te rapporteren over zijn bevindingen op grond van artikel 6, tweede lid, van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (WIV) naar eventuele beletselen. Na de aankondiging van de verloving vroeg ik meteen aan de Dienst Koninklijke en Diplomatieke Beveiliging om het volgende te onderzoeken: 1. De risico s en bedreigingen voor de leden van het Koninklijk huis, 2. De mogelijke belemmeringen. Ik vroeg hen ook de resultaten te rapporteren.

25 Herschrijf: Wij verzoeken u om het bovenvermeld bedrag binnen zes weken na verzending van dit besluit te voldoen door het bedrag over te maken op het onderaan dit briefpapier vermelde rekeningnummer ten name van de gemeente Harlingen onder vermelding van het aan de kop van dit briefpapier vermelde referentienummer.