10.1 BRIEVEN. Geldig tot: september Functionaris Naam Paraaf. KNNV afdeling Delfland

Transcriptie

1 10.1 BRIEVEN Geldig tot: september 2012 Functionaris Naam Paraaf Voorzitter Geert van Poelgeest Secretaris Huub van t Hart KNNV afdeling Delfland

2 1. INLEIDING De externe correspondentie vormt het visitekaartje van de KNNV. Het is daarom van belang dat de brieven een verzorgd uiterlijk hebben en volgens een vaste stijl worden ingedeeld. Ook bij interne correspondentie kan het van belang zijn dat de brief er verzorgd uitziet. Als richtlijn kan aangehouden worden: alles wat gearchiveerd wordt, dient op 'net' papier verzonden te worden. Bij de indeling van een brief gaan we van de moderne lay-out uit dat alles links begint. Wij lezen van links naar rechts, dus geen losse tekstdelen aan de rechterkant. Dubbele onderdelen ook zo veel mogelijk vermijden. Er is een digitale versie van een lege brief. 2. LAY-OUT VAN DE BRIEF Bij het ontwerp van de lay-out gaan we uit van het officiële briefpapier. Hierop staat het volgende in de koptekst van de digitale versie. o rechts het KNNV-logo dit is 3,51 (b) x 3,3 (h), in groen, o links de naam voluit in Arial 8 punts en bold. De verdere invulling ziet er als volgt uit: o 1 x witregel, o de naam van de afdeling (Arial 8 bold) o het postbusnummer, en de postcode (Arial 8 bold) o daarna het adres en de URL van de website (Arial 8 bold) buiten de koptekst o 2 of 3 witregels De volgende tekst in Arial 12 of 10 punts. o Daaronder de datum, waarbij de maand voluit in letters wordt vermeld (geen plaatsaanduiding dit staat reeds in het adres vermeld) o Daaronder Onderwerp: o Kenmerk: afkorting 1ste drie letters achternaam, gevolgd door een nummer bijvoorbeeld de datum in omgekeerde volgorde o 1 x witregel o Daaronder de naam van de geadresseerde (als deze persoon een functionaris is van een organisatie noem dan deze organisatie en eventueel zijn functie in plaats van zijn naam) o Daaronder straat en huisnummer o Daaronder postcode en woonplaats (beide in hoofdletters; dit is TGP-regel) o 2 x witregel o Daarna Geachte (of Beste, wanneer het een informeel schrijven betreft) [naam van de geadresseerde] gevolgd door een komma o 1 x witregel Hierna volgt de tekst van de brief. Een nieuwe alinea wordt steeds aangegeven door het plaatsen van 1 witregel. Er wordt geen gebruik gemaakt van een inspring bij een nieuwe alinea, dus alle regels beginnen vooraan de kantlijn Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli /6

3 Aan het einde van de brieftekst: o 1 x witregel o Hoogachtend (of Met vriendelijke groeten) gevolgd door een komma o 3 of 4 x witregel (afhankelijk van de nog beschikbare ruimte) o Naam van de eerste ondertekenaar (dit is meestal de opsteller van de brief, en indien gewenst, zijn functie + telefoonnummer). o Op dezelfde hoogte de naam van de tweede ondertekenaar (twee handtekeningen heeft te maken met het feit dat we een vereniging zijn, dit heeft de notaris ons verteld bij het vaststellen van de statuten). Dit is uiteraard uitsluitend voor externe correspondentie. De tweede ondertekenaar wordt bepaald door de inhoudsopgave van het Organisatiehandboek, de derde kolom). In diverse gevallen kunnen uitgaande brieven door één persoon worden ondertekend (bijvoorbeeld bij de tentoonstellingen) maar dat is geregeld in de betreffende paragraaf van die activiteit. Bij het aangaan van verplichtingen of bij belangrijke stukken wordt altijd door twee personen getekend. Uitsluitend door het bestuur kunnen financiële verplichtingen worden aangegaan. Wanneer een brief langer is dan 1 bladzijde moet deze een voettekst hebben de volgorde is: Naam brief (= onderwerp), KNNV afdeling Delfland, datum paginanummer (8 punts, Times New Roman) Wanneer je een kopie van de brief ter kennisname aan iemand stuurt (Copie conform, afgekort Cc), vermeld dan diens naam of functie onderaan de brief: (minimaal) 1 x witregel Cc: [naam van degene die de kopie krijgt] Stuur altijd een afschrift aan het secretariaat. Als de brief vergezeld gaat van een of meer bijlagen, volsta je met onderaan te vermelden: (minimaal) 1 x witregel Bijlage: 1 (of, indien het meerdere bijlagen zijn) Bijlagen: [aantal, meer dan 1] Je moet op deze plaats de aard van de bijlage(n) niet vermelden. In de voetnoot van elke brief staat een pay-out: De KNNV afdeling Delfland is de natuurvereniging voor Delfland. De KNNV maakt mensen enthousiast voor de 3 N s: natuurstudie, natuureducatie en natuurbescherming. Het werkgebied omvat de gemeenten Delft, Lansingerland, Midden- Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Westland, en de gebieden Sion, Wilhelminapark, Elsenburgerbos (Rijswijk) en Ypenburg (Den Haag). In 8 punts, Times New Roman Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli /6

4 3. In deze tijd worden steeds meer verstuurd ook daar is het verstandig dat dit bericht herkenbaar is als KNNV-uiting. De volgt de opbouw van een brief. Deze is: Naam en adres bovenin Bericht Ondertekening 10.1 Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli /6

5 Een voorbeeld: Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging KNNV afdeling Delfland Postbus AC DELFT Aan de Delftse leden, Bijgaande brief is gisteren uitgegaan. Groeten, Geert van Poelgeest De KNNV afdeling Delfland, de natuurvereniging voor Delfland, is een actieve natuurvereniging. De Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging komt op voor de belangen van de natuur. Geef onze vereniging draagvlak met je lidmaatschap INFORMELE (INTERNE) MEDEDELINGEN Voor mededelingen tussen leden en bestuursleden en tussen (bestuurs)leden onderling zijn geen voorschriften. Desondanks is het prettig als in de mededeling de geadresseerde vermeld staat, de datum en de afzender, eventueel gevolgd door het telefoonnummer waar deze te bereiken is. Ook de interne communicatie is gebaat bij het vermijden van onduidelijkheid Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli /6

6 BIJLAGE I: VOORBEELD LAY-OUT VAN EEN BRIEF Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging KNNV afdeling Delfland Postbus AC DELFT Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging [datum] Onderwerp: Kenmerk: Naam geadresseerde Straat en huisnummer POSTCODE & WOONPLAATS Geachte , zoals verhaal verhaal verhaal Wij zullen in de loop verhaal verhaal Hoogachtend, [Naam afzender] [evt. functie] [evt. telefoonnummer] [naam tweede ondertekenaar] [functie tweede ondertekenaar] Bijlage: (aantal) Cc: [Na(a)m(en; stuur altijd een kopie van een brief met deze lay-out aan het secretariaat] 10.1 Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli /6