Stof je zakelijke af. Kiezel Communicatie

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Stof je zakelijke af. Kiezel Communicatie"

Christa van Dam
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Stof je zakelijke af Kiezel Communicatie

2 TIEN TIPS VOOR STOFVRIJE S Spel- en stijlfouten in je zakelijke brief of maken je boodschap minder geloofwaardig. Dat wist je natuurlijk al. Maar zelfs als je je keurig aan alle spellingsregels houdt, betekent dat nog niet automatisch dat je brief of doeltreffend is en klantgericht. Bovendien zijn er nogal wat conventies waaraan je je misschien wilt of moet houden. En die zien er heel anders uit dan de correspondentievoorschriften van de vorige eeuw. De aanleiding voor dit e-boek was een artikel in NRC met tips waarvan wij de meeste absoluut niet konden onderschrijven. Laat die twintigste eeuw nou eens achter je, zouden wij willen zeggen. Correct is niet hetzelfde als stoffig en oubollig! Daarom vind je hier 10 tips om je zakelijke mail fris op de virtuele bus te doen. Veel succes! Carola Janssen, Maria Neele

3 Tip 1: Aanhef Begin een eerste mail altijd met een aanhef. Je kunt beginnen met Geachte (als je iemand helemaal niet kent), en daarna ga je verder met heer of mevrouw gevolgd door de achternaam. Afhankelijk van hoe oud je bent, kun je ook leven met Geachte meneer Janssen. Geachte Bert, onmogelijk. Beste heer Janssen: no go, net als alleen Geachte, of alleen Beste. Als je iemand kent, schrijf je Beste met de voornaam. Ken je iemand echt goed (ook zakelijk) dan mag je van ons ook wel eens Ha Agnes schrijven, of Goedemorgen Bianca. De (sociale) afstand is hier bepalend kwestie van gevoel. Plaats hoe dan ook altijd een komma achter de aanhef en voeg daarna een witregel in. Bij superkorte mailtjes, waarbij je communicatie meer op chatten lijkt, kun je de aanhef weglaten. Achternamen van vrouwen NRC schreef als tip: Als een vrouw een dubbele naam voert (naam van de echtgenoot + meisjesnaam ), dan gebruik je alleen de eerste. Lastige aanbeveling. De regels voor dubbele namen bij een huwelijk zijn veranderd, sommige mannen voeren nu ook de naam van hun vrouw, de volgorde staat niet vast en hoe zit dat bij homostellen? We hebben geen idee. En dan zijn er ook nog mensen van wie de geboortenaam dubbel of driedubbel is. Bij twijfel: gebruik uitsluitend de eerste naam en ga er niet van uit dat iemand met een dubbele naam automatisch een vrouw is.

4 Tip 2: Onderwerpregel Benoem waar je mail over gaat. Zet in het onderwerpveld de kern van je boodschap, vraag of verzoek. Simpeler gezegd dan gedaan wellicht, maar dit is één van de dingen waarmee je de lezer werkelijk van dienst bent: een onderwerpregel die niet liegt over waar de mail over gaat. De deur van de trein gaat al dicht en je kunt nog één ding roepen dat is de kern. Onderwerp veranderen? De meningen hierover zijn verdeeld, maar wij hebben er geen moeite mee het onderwerp na één of meer mails te veranderen. Bijvoorbeeld als het onderwerp slecht gekozen is of in de loop van de mailwisseling wijzigt. Het argument dat je de mail dan minder goed terug kunt vinden is met alle nieuw-beter-beste zoekmogelijkheden achterhaald.

5 Tip 3: Opening Je begint met de aanleiding, maar zonder dat woord te gebruiken. NRC gaf als voorbeeld: Naar aanleiding van ons telefoongesprek stuur ik u hierbij de uitleg over de conventies voor het schrijven van een zakelijke . Zo n soort zin zou geschreven kunnen zijn in Behalve dan dat ze toen geen hadden. Niet doen, dus. Schrijf liever: We hebben elkaar vanochtend gesproken over de conventies voor zakelijke s. Dat dat telefonisch was, is van geen enkel belang. Schrappen, die handel. In de tweede zin zeg je iets over het doel van je mail, bijvoorbeeld dat je iets opstuurt. In de bijlage vindt u de uitleg daarover. Overigens: niet ik stuur, maar u vindt was het je opgevallen? Zie daarvoor tip 9. Je eindigt de eerste alinea met een vooruitblik op de rest: Hieronder leest u de samenvatting. Als je het zo aanpakt, schrijf je vanzelf kortere zinnen en ben je ook meteen die afschuwelijke, formele naamwoordstijl kwijt.

6 Tip 4: Cc Wees selectief met de cc. Mensen ontvangen al genoeg mail en er zijn er die alles wat als cc binnenkomt, simpelweg negeren. Cc wil zeggen: dit bericht is ter kennisgeving. Moet iemand er iets mee? Zet 'm dan in het Aan-veld. Je hoeft mensen in de cc niet uit beleefdheid in de te vermelden zoals NRC aanraadt, vinden wij, behalve als je wilt uitleggen waarom deze persoon in de cc staat.

7 Tip 5: Inhoud Kom na de aanhef direct ter zake. Behandel niet meer dan één onderwerp per mail, en als dat toch moet, wees daar dan duidelijk in: Ik heb drie vragen. Geef die vragen in zo n geval elk een eigen alinea. Indelen in alinea s is sowieso een goed idee. Een alinea heeft hooguit vier tot vijf (korte) zinnen die achter elkaar doorlopen. Elke zin op een nieuwe regel beginnen maakt je mail niet duidelijker: een alinea is een samenhangend geheel. Nieuw onderwerp? Nieuwe alinea. Maak je mail scanbaar, dat helpt bij tekst die je op een beeldscherm leest. Zet boven elke alinea een tussenkopje, gebruik opsommingen, maak belangrijke woorden vet.

8 Tip 6: Afsluiting Hopelijk heb ik u hiermee voldoende geïnformeerd. Of nog erger 'Hopende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben, verblijf ik met vriendelijke groet...' Laat zo n slotformule weg. En schrap al helemaal het woord hopen uit je repertoire, want hoop ligt naast vrees en je zegt in feite dat je bang bent dat je het niet goed hebt gedaan. Weg ermee! Sluit af met een korte samenvatting (als het een lange mail was) en maak duidelijk wat je van de lezer verwacht. Wat staat er te gebeuren, wat moet die doen? Bijvoorbeeld: Graag hoor ik van je welke van de twee opties je kiest. Geef de ander ruimte om te reageren: Heb je (hebt u) vragen? Mail me of bel me op [nummer]. Zet hier je telefoonnummer, liever dan dat je verwijst naar je handtekening onderaan. Je schrijft om het de lezer makkelijk te maken, toch?

9 Tip 7: Groet Met vriendelijke groet is altijd goed (Met vriendelijke groeten niet), de hartelijke groet bewaren we voor degenen die het toekomt en hoogachtend vinden we echt niet meer kunnen, behalve als je diepe minachting of een volledig gebrek aan belangstelling voor de geadresseerde voelt. Groetjes? Nee, dank je beleefd. Onderteken een altijd met je voornaam, achternaam, functie, bedrijf, url, adres, telefoon. Je adres hoeft dan weer niet, want dat heeft de ontvanger al.

10 Tip 8: PS Schrijf geen PS en, want die leest niemand, zegt NRC. Bovendien zou een PS lui en slordig zijn. Niet mee eens. Juist in een PS (mits slim geformuleerd) kun je iemand nog eens fijntjes ergens aan herinneren of een laatste duwtje te geven. Ken jij één direct mail van een goededoelenloterij of postorderbedrijf zonder PS? Geloof ons: verkoopbrieven zijn uit en te na onderzocht en PS en werken. Anders stonden ze er al lang niet meer onder.

11 Tip 9: Klantgericht maken What s in it for me Vraag je bij elke zin af: wat heeft mijn lieve lezer hier aan? 'Het is onze missie de samenwerking tussen medewerker en leidinggevende te verbeteren.' Goh, fijn voor je! 'Als je wilt dat je medewerkers en leidinggevenden beter samenwerken, zet dan onze tool in.' Creëer betrokkenheid Een vraag stellen helpt om je lezer het verhaal in te trekken. Een oprechte vraag hè, niet een voor de vorm. En maak het een intrigerende vraag. Zo vragen vertegenwoordigers van energiebedrijven ons geregeld of we wel eens nagedacht heb over hoe wij onze zakelijke energiekosten kunnen verlagen. Slechte vraag. Wij willen daar helemaal niet over nadenken. Horen jullie ons, telemarketeers? Verleg het perspectief Kijk naar de tekst die je geschreven hebt. Kun je ik en wij vervangen door jij of u? Ik stuur je wordt dan bijvoorbeeld Je ontvangt. We garanderen geweldige service wordt Je mag ons afrekenen op onze service. Elke keer dat het je lukt het perspectief te verleggen, wordt je tekst meer lezersgericht.

12 Tip 10: Toon en stijl Zowel te moeilijke als te eenvoudige tekst stoot af. Houd scherp in de gaten of jouw jargon ook gesneden koek is voor je lezer. Wordt die afkorting onmiddellijk herkend of was jij alleen maar te lui om iets voluit te schrijven? Probeer ook niet te mooi te schrijven. Veel mensen schrijven de meest ouderwetsche woorden met als reden dat die zo mooi zijn. Bewaar ze voor je roman. Je prioriteit als mailschrijver ligt bij de functionaliteit. Soms gaan mooi en functioneel samen, inderdaad, maar een zakelijk doel heiligt niet alle stijlmiddelen. Stijve formules hanteren is in ieder geval niet de oplossing. We gaan nu eenmaal anders met elkaar om dan pakweg zestig jaar geleden. Houd daarom de vuistregel aan: Als je het niet zo zegt, dan moet je het ook niet zo schrijven. Zelfs niet in een zakelijke brief of .

13 Leer het in de praktijk Door te lezen kun je alle kennis op doen die je wilt. Vaardigheid ontwikkel je pas als je in de praktijk, jouw eigen dagelijkse praktijk, aan de slag gaat met die kennis. Een training of workshop van Kiezel Communicatie zet je aan het werk. Met plezier, vaart en kennis van zaken. Lees meer Lees meer

Vergelijkbare documenten

EEN E MAIL STUREN NAAR EEN DOCENT

Monitoraat op maat Academisch Nederlands 1 EEN E MAIL STUREN NAAR EEN DOCENT De communicatie tussen een student en een docent verloopt vaak per e mail. Een groot voordeel van het medium is namelijk de