Communiceren onder collega s en met de directie deel

Transcriptie

1 Communiceren onder collega s en met de directie deel Wendy Vanden Bossche

2 2

3 Inleiding Wat is Communicatie? 3

4 Inleiding DEFINITIE: Overbrengen van informatie tussen een zender en een ontvanger via hulpmiddelen 4

5 Inleiding 5

6 Inleiding Informatief Overtuigend Ontspannend Instructief 6

7 Inleiding Militanten Directie Afgevaardigden 7

8 Inleiding 8

9 Inleiding 9

10 VERSLAG

11 1. De eisen van een goed verslag Volledig Beknopt Objectief Ondubbelzinnig Gemakkelijk te lezen Overzichtelijke lay-out Correct Nederlands 11

12 2. De vorm van een goed verslag Afhankelijk van: Doel van verslag Stijl organisatie Stijl verslaggever 12

13 Standaard Titel Datum Locatie Aanwezig Afwezig Verontschuldigd Agenda 13

14 Afsprakenlijst Wat Wie Wanneer 14

15 3. Schrijven maar 1. Structuur 2. Begrijpelijk en concreet 3. Actief en eigentijds 15

16 3.1 Structuur Alinea s Tussenkopjes Signaalwoorden Kernwoorden Onderscheid besluiten en acties 16

17 Alinea 1 vraag 1 spreker 1 thema 17

18 Alinea 18

19 Tussenkopjes Kopje = Titeltje per alinea Overzichtelijker 19

20 Signaalwoorden Juiste interpretatie Juiste verbanden Prettig om lezen Makkelijker te begrijpen 20

21 Signaalwoorden Signaalwoorden van tijd eerst, vervolgens, daarna, toen, tenslotte, enz Signaalwoorden van plaats hier, daar, waar, waarin, waarop, etc. Signaalwoorden van tegenstelling echter, maar, daarentegen, hoewel, toch, tenzij, etc. Signaalwoorden van opsomming ten eerste, ten tweede, etc. 21

22 Kernwoorden Vet kernwoorden Cursief Voorbeelden verduidelijkingen 22

23 3.2 Begrijpelijk en concreet Vermijd jargon en moeilijke woorden Vermijd tangconstructies en moeilijke zinnen Voorkom vage taal en zorg dat je zinnen op één manier te interpreteren zijn 23

24 Jargon en moeilijke woorden Gevolg Irritatie Boodschap komt niet over Illusie Je scoort bij hoger opgeleiden! 24

25 Vermijd tangconstructies Tangconstructie = Ellenlange zinnen Te veel info in één zin Je ziet het bos door de bomen niet meer!! 25

26 Voorkom vage taal en zorg voor 1 interpretatie Lezer mag zich niet afvragen Hoeveel? Hoe vaak? In welke gevallen? Wanneer wel? Wanneer niet? Een soort, een beetje, een keer, een paar, een stukje Sommige, enkele, de meeste Vaak, dikwijls, binnenkort, zo spoedig mogelijk, Min of meer, tot op zeker hoogte, hoofdzakelijk, soms, zelden, vooral, nu en dan, hier en daar, wel eens, Aanzienlijk, gedeeltelijk, veelal, in het algemeen, in nogal/de meeste/vele/ menige gevallen, misschien, Later, binnenkort, zo snel mogelijk 26

27 3.3 Actief en eigentijds Vermijd de lijdende vorm Laat werkwoorden hun werk doen Schrijf in de tegenwoordige tijd Vermijd ambtelijk taalgebruik Zorg voor variatie Schrijf afkortingen voluit 27

28 Vermijd de lijdende vorm Lijdend = passief Stijf en stroef Bedrijvend = actief Vlot en levendig Worden en zijn + voltooid deelwoord Het verslag wordt gemaakt door X De les is gegeven door Y John maakt het verslag Katrien geeft de les 28

29 Trucjes om worden en zijn te vermijden Maak van doorbepalingen het onderwerp De les wordt door John gegeven John geeft de les Voeg degene toe die iets doet Gebruik wij of ik als onderwerp Probeer het in andere woorden Er is beslist actie te voeren ACLVB beslist actie te voeren Er zullen jassen besteld worden Wij bestellen jassen Het stuk wordt u zo opgestuurd Jan stuurt u dat stuk op 29

30 Laat werkwoorden hun werk doen Dooddoener Veel naamwoorden Oplossing Veel werkwoorden Saaie tekst Ambtelijk Onpersoonlijk Minder begrijpelijk Tekst krijgt vaart / actie Prettig lezen Maakt je tekst korter 30

31 Laat werkwoorden hun werk doen Een programmamanager is aangesteld om de beleidslijnen tot uitvoering te brengen. Een programmamanager is aangesteld om de beleidslijnen uit te voeren. De programmamanager voert het beleid uit. 31

32 Omzettrucjes van naamwoord naar werkwoord Zet persoonsvorm direct na het Het verzenden van brieven kost tijd brieven verzenden kost tijd Schrap uitdrukkingen met tot Kies andere woorden Besparingen leiden tot minder werk besparingen verminderen het werk Ontslag van x heeft geleid tot angst door het ontslag van x is er angst 32

33 Vermijd uitdrukkingen in naamwoordstijl In behandeling nemen Een boeking uitvoeren Gebruik maken van Een aankoop doen Ten uitvoer brengen In gereedheid houden Controle uitoefenen Een reactie geven op De keuze maken om Met weglating van 33 Behandelen Boeken Gebruiken Aankopen Uitvoeren Gereedhouden Controleren Reageren Kiezen zonder

34 Schrijf in tegenwoordige tijd Tegenwoordige tijd Actief Dichter bij spreektaal Lezer is meer betrokken Verleden tijd Passief Schept afstand Minder betrokken Het is al gebeurd! Afloop staat al vast! 34

35 Zorg voor variatie Steeds hetzelfde = SAAI Hoe? Varieer in je zinsopbouw Varieer in woordkeuze Korte zinnen afwisselen met lange 35

36 Schrijf afkortingen voluit Afkortingen Vertragen leessnelheid Wekken gehaaste indruk Onduidelijkheid T.a.v. ter attentie van / ten aanzien van T.g.v. Ten gevolge van / ten gunste van / ter gelegenheid van P.m. per maand / per missie / per meter / post meridiem / 36

37

38 Efficiënt mailen Eerst het belangrijkste: WIE? WAT? WAAROM? WAARMEE EN WANNEER? Onderwerp goed verduidelijken Houd het kort Persoonlijk aanspreken, wees zuinig met CC Pas op met afkortingen en smiley s Antwoord snel Vermijd discussie en ruzie, benadruk het positieve 38

39 Interpretatie 39

40 Hoe schrijf je een goede 1. ONDERWERP zo concreet mogelijk vermijd foute woorden 40

41 Voorbeelden Uw medewerking aan bereikbaarheidsonderzoek OF Uw medewerking aan betere bereikbaarheid van ons ziekenhuis 41

42 Formuleer het onderwerp 42

43 Hoe schrijf je een goede 2. AANSPREKING + OPENING Beleefd Voorstelling van jezelf indien nodig 43

44 Hoe schrijf je een goede 3. INTRODUCTIE Wat is de boodschap? Zorg ervoor dat de lezer onmiddellijk weet waarover het gaat 44

45 45

46 Hoe schrijf je een goede 4. TEKST Maak je mail scanbaar Tussenkopjes 46

47 Tussenkopjes 47

48 Hoe schrijf je een goede 4. TEKST Maak je mail scanbaar Opsommingen 48

49 Opsommingen 49

50 Hoe schrijf je een goede 4. TEKST Maak je mail scanbaar Signaalwoorden 50

51 Signaalwoorden Signaalwoorden van tijd eerst, vervolgens, daarna, toen, tenslotte, enz Signaalwoorden van plaats hier, daar, waar, waarin, waarop, etc. Signaalwoorden van tegenstelling echter, maar, daarentegen, hoewel, toch, tenzij, etc. Signaalwoorden van opsomming ten eerste, ten tweede, etc. 51

52 Hoe schrijf je een goede 5. AFSLUITING Beleefd maar niet te amicaal Bedank je lezer 52

53 Afsluiten Alvast bedankt voor je antwoord Hartelijke groeten Warme groeten Alvast bedankt voor je medewerking 53

54 Hoe schrijf je een goede 54

55 Geachte Mevrouw Vanden Bossche Ik ben werkzaam als juridisch adviseur bij de Liberale Mutualiteit Oost- Vlaanderen. Ik vernam dat het ACLVB een opleiding of informatieavond zou willen voorzien over de deeltijdse werkhervatting en het re-integratietraject. U gaf aan dat een samenwerking met de Liberale Mutualiteit aangewezen kan zijn om dit thema vanuit verschillende invalshoeken te benaderen. Met plezier verleen ik medewerking aan dit project. Als U eens rond de tafel zou willen zitten om hierover van gedachten te wisselen, verneem ik dat graag. In afwachting van Uw antwoord, en hopend U hiermee van dienst te zijn, Groet ik U inmiddels, 55

56 56

57 Blunders bij het mailen verzenden voor die af is Bijlage vergeten of verkeerde bijlage versturen Nutteloze s versturen Onmiddellijk antwoorden Onmiddellijk antwoord verwachten Ontvangers verwijderen bij reply all Per ongeluk reply all toepassen Digitale handtekening vergeten 57

58 Blunders bij het mailen Geen context meegeven Vertrouwelijke s forwarden en wanneer je boos bent Geen veelzeggende en beschrijvende titel in het onderwerp Elementaire beleefdheid ontbreekt Je niet houden aan de beleid (huisregels) van het bedrijf Te nonchalant 58

59 SOCIAL MEDIA

60 60