Het schrijven van stukken. Een introductie

Transcriptie

1 Het schrijven van stukken Een introductie SYSQA B.V. Almere Datum : <<datum>> Status : <<status>> Opgesteld door : <<naam>>

2 Organisatie SYSQA B.V. Pagina 2 van 6 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemeen Versiebeheer Voorbereiding (mini-communicatieplan) Ordenen/verzamelen gegevens Sneuvelversie schrijven + afstand nemen Aanpassen/wijzigen/herschrijven... 5

3 Organisatie SYSQA B.V. Pagina 3 van 6 1 Inleiding 1.1 Algemeen Stel: je wordt gevraagd om een notitie te schrijven over een bepaald onderwerp. Je kunt dan achter je PC gaan zitten en zomaar wat gedachten op papier zetten. Later lees je je tekst terug en zie je stukken die niet ter zake doen. Jammer van je tijd en energie. Bij het schrijven kun je een bepaald proces doorlopen. Daarmee ben je in staat om verschillende soorten teksten (bijvoorbeeld brieven, memo s, s en notities) gestructureerd te schrijven. Een eenduidige vaste methode voor het schrijven van teksten bestaat echter niet. Het maken van een tekst is onder meer afhankelijk van je voorkennis, ervaring, persoonlijke voorkeur en de keuze van de tekstsoort. Het schrijfproces bestaat uit een aantal vaste kernactiviteiten die allemaal aan bod moeten komen bij het maken van een tekst. Een schrijfplan kan een hulpmiddel hierbij zijn. Dit plan bestaat uit de volgende vier stappen: Voorbereiding (mini-communicatieplan); Ordenen en verzamelen van gegevens; Sneuvelversie schrijven en afstand nemen; Aanpassen, wijzigen en herschrijven. De stappen worden in de deze intro toegelicht. 1.2 Versiebeheer Versie Status Datum Auteur Opmerkingen 1.0 Definitief 11 juli 2005 SYSQA Eerste concept 2.0 Definitief SYSQA Aanpassen opmaak

4 Organisatie SYSQA B.V. Pagina 4 van 6 2 Voorbereiding (mini-communicatieplan) Stap 1. Onderwerp Waar gaat de tekst precies over? Wat betreft het (over welk onderwerp hebben we het)? Dit kun je aangeven in enkele steekwoorden/kreten. Stap 2. Doel Wat is het doel van de tekst? Wat wil je ermee bereiken? Vaak volgt uit het onderwerp het doel van de tekst: a. Informeren (feiten noemen); b. Overtuigen/argumenteren -> waarom? (goede argumenten noemen); c. Activeren/iets laten doen (idem); d. Instructies (procedure/handleiding); e. Amuseren (goed gevoel/bepaalde stijl). Stap 3. Doelgroep Op welke doelgroep is de tekst van toepassing? Man/vrouw/leeftijd; Klant/niet klant; Kennis/vakkennis (allochtonen/nederlands); Hobby s/eigenschappen etc.; Weerstand? (positief/neutraal/negatief beeld/wachten op boodschap/wel/geen belang om te lezen); Behoefte aan informatie. Weten / vinden / doen /voelen Als jij je doelgroep omschrijft, denk dan aan: wat weet de doelgroep, wat vindt de doelgroep, wat doet de doelgroep en wat voelt de doelgroep. Op deze manier kun je een doelgroep goed omschrijven. Stap 4. Randvoorwaarden/criteria (uiterlijke verschijningsvormen) Wat zijn de randvoorwaarden en criteria voor je tekst: Lengte; Opmaak; Deadline; Kosten; materiaalkeuze (bijlagen, plaatjes etc.). 3 Ordenen/verzamelen gegevens Stap 5. Verzamelen en structureren van gegevens Er zijn drie methoden om gegevens te verzamelen en te structureren: A. Vraagmethode: vragen stellen (de journalistieke vijf w s en h: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe) selecteren volgorde bepalen (logisch, tijdsontwikkeling) bouwplan

5 Organisatie SYSQA B.V. Pagina 5 van 6 B. Brainstormmethode C. Woordenspin (vrij associëren) Als je uitspraken doet bij argumentaties is het belangrijk dat je deze altijd met woorden onderbouwt. I. Causaal verband -> redeneren oorzaak naar gevolg Doet de oorzaak zich voor? Leidt de oorzaak tot een gevolg? Leidt de oorzaak niet tot een ander gevolg? II. Kenmerken naar eigenschap -> op basis van voorbeeldsituatie bewijsvoering aanleren. Doet het kenmerk zich voor? Hoort het kenmerk bij eigenschap? Hoort kenmerk niet bij een andere eigenschap? III. Vergelijking Doet het één zich voor? Is de situatie vergelijkbaar? Klopt de vergelijking wel? Stap 6. Structuur brief/ Directe opbouw inleiding kernboodschap (essentie verhaal/met de deur in huis toelichting (argumenteren/hoezo dan/waarom?) slot (vragen etc.) Indirecte opbouw inleiding toelichting kernboodschap slot Wanneer kies je voor een directe of een indirecte opbouw? Bij een directe opbouw hoort neutraal of goed nieuws. Een indirecte opbouw kies je als je klachten behandelt, als je iets van iemand wilt, bij een beleving van een klant, bij onverwacht of slecht nieuws en bij twijfel. 4 Sneuvelversie schrijven + afstand nemen Kijk goed naar inhoud, structuur, stijl, emotie en vormgeving. Sluiten zij aan bij de wensen van de lezer? Stap 7. Sneuvelversie (concept) De kenmerken van deze versie zijn: accent op schrijven; fouten mogen; afstand nemen. 5 Aanpassen/wijzigen/herschrijven Is de tekst toegankelijk en gestructureerd? Klopt je argumentatie? Is de tekst correct Nederlands? Stap 8. Aandachtspunten bij het aanpassen, wijzigen en herschrijven: alinea-indeling: -> één thema per alinea -> in eerste of laatste zin; signaalwoorden: tot slot, bijv., en, dit betekent, zogenaamde etc. Je metselt zinnen aan elkaar;

6 Organisatie SYSQA B.V. Pagina 6 van 6 kopjes: gebruik deze om structuur aan te geven; Taalgebruik: I. Verzorgde spreektaal (grammaticaal correct); II. Vaktaal onder vakgenoten; III. Afkortingen vermijden; Zinnen: 1. Zinslengte: max. 25 woorden. Zin woorden gemiddeld; 2. Vermijd lange aanloop; 3. Kijk uit met nominale stijl (bijv. voorbereiding begonnen = wij bereiden voor); 4. Gebruik actieve werkwoorden. Worden/kunnen/zullen-> niet-actieve werkwoorden; Stap 9. Tips voor het schrijven Een brief is een gesprek op papier. Het beeld dat je hierbij hebt is belangrijk. Ga tijdens het schrijven ervan uit dat een gemiddelde Nederlander de tekst kan begrijpen. Houd de boodschap zo kort mogelijk. Daarna kun je het document verder aankleden. Belangrijke journalistieke vragen zijn wie/wat/wanneer/waarom/waar/hoe. Uitspraken die je doet bij argumentaties altijd met woorden onderbouwen. Een nota heeft verschillende type lezers, namelijk: A. opdrachtgever/directie (hoofdlijnen) B. beleidsmaker C. vakidioot (details/tabellen checken) Vermijd een lange aanloop. Als je iets geschreven hebt, lees opnieuw, vraag jezelf af of het eerste deel niet geschrapt kan worden. De belangrijkste informatie vooraan in de zin of alinea zetten. Gebruik meer u dan wij bij klanten. Benoem niet jouw handeling maar het resultaat daarvan voor de klant. Wat is de deadline voor het maken van de brief? Wat is het budget voor het maken van bijv. gepersonaliseerde brieven?