DOCTOREREN AAN DE FACULTEIT LETTEREN EN WIJSBEGEERTE

Transcriptie

1 DOCTOREREN AAN DE FACULTEIT LETTEREN EN WIJSBEGEERTE

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave 2 1 Algemene introductie Waarom doctoreren Letteren en Wijsbegeerte als onthaalinstelling Mogelijke doctoraten Doctoraatsverloop Promotoren Doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) Examencommissie Welzijn op het werk 7 2 Registratie en inschrijving Belangrijke data Eerste inschrijving Jaarlijkse herinschrijving Laatste inschrijving Wijzigingen aanbrengen aan je inschrijving 9 3 Neerlegging en beoordeling Belangrijke data Neerleggen van het doctoraatsproefschrift Eerste beoordeling van het proefschrift Openbare verdediging van het proefschrift (tweede examengedeelte) 12 4 Specifieke aandachtspunten Doctoraatsopleiding Taal van het doctoraat Bijkomende publicatievoorwaarde Doctoraat op artikels Doctoraat in de kunsten Interdisciplinair doctoraat Gezamenlijk doctoraat / joint PhD 15 5 Rollen Mijn rol als doctoraatsstudent Mijn rol als administratief verantwoordelijk promotor Mijn rol als medepromotor Mijn rol als lid van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) Mijn rol als expert in de examencommissie Mijn rol als vertegenwoordiger van de opleiding in de examencommissie Mijn rol als voorzitter van de examencommissie 23 6 Praktisch en financieel 24 7 Reglementen, formulieren, meer info 25 [Disclaimer: deze brochure is bedoeld voor informatieve doeleinden. Bij tegenstrijdigheden gelden enkel de desbetreffende reglementen.] 2/25

3 Online versie? English version? 3/25

4 1 ALGEMENE INTRODUCTIE 1.1 Waarom doctoreren Een doctoraat vormt een mijlpaal in de carrière van de doctoraatsstudent. De titel van doctor is immers een belangrijke voorwaarde voor wie op langere termijn een academische carrière aan een universiteit ambieert en een bijzondere troef voor wie in een andere wetenschappelijke of nietwetenschappelijke omgeving aan de slag wil. Doctoraten zijn ook buiten de academische wereld van belang: met een doctoraat op zak heb je je kritische reflexen leren aanscherpen, leren presenteren, (in meerdere talen) schriftelijk en mondeling leren rapporteren, wetenschappelijke informatie leren verwerken, problemen leren definiëren en ze oplossen, zelfstandig maar ook in (internationale) groep leren werken, allemaal troeven die ook buiten de academische wereld heel relevant zijn. Voor de universiteit, de faculteit, haar opleidingen, haar vakgroepen en haar onderzoeksgroepen zijn doctoraten een bijzondere vorm van onderzoeksvalorisatie. Dit wordt ook erkend door de Vlaamse overheid, die het aantal afgeleverde doctoraten laat meespelen in de financiering van de Vlaamse universiteiten. 1.2 Letteren en Wijsbegeerte als onthaalinstelling De faculteit treedt op als onthaalinstelling voor jonge onderzoekers die op zoek zijn naar een promotor of begeleider voor een doctoraat in het brede vakgebied van de humane wetenschappen. De professoren van de faculteit hebben heel wat ervaring in het begeleiden van doctoraatsonderzoek. Voor interdisciplinaire projecten, kunnen geschikte medepromotoren worden gevonden, zowel binnen als buiten de eigen faculteit. Ook collega s van andere binnen- of buitenlandse universiteiten kunnen als medepromotor optreden. Doctoral Schools omkaderen de studenten tijdens het doctoraatsproces en zorgen voor een uitgebreid vormingsaanbod dat de doctoraatsstudent voorbereidt op een verdere carrière die zich zowel binnen als buiten de academische wereld kan afspelen. 1.3 Mogelijke doctoraten De faculteit reikt enkel doctoraatsdiploma s uit na het neerleggen en het succesvol verdedigen van een proefschrift, waarin je bewijst dat je een wetenschappelijke vraagstelling binnen één of meerdere van onderstaande disciplines adequaat kan beantwoorden. Het proefschrift kan origineel zijn of gebaseerd zijn op gepubliceerde (of deels te verschijnen) artikels van jouw hand in wetenschappelijke tijdschriften. De faculteit reikt volgende doctoraatsdiploma s uit: doctor in de wijsbegeerte doctor in de moraalwetenschappen doctor in de taalkunde doctor in de letterkunde doctor in de taal- en letterkunde 4/25

5 doctor in de vertaalwetenschap doctor in de geschiedenis doctor in de kunstwetenschappen doctor in de archeologie doctor in de vergelijkende cultuurwetenschap doctor in de Oosterse talen en culturen doctor in de Oost-Europese talen en culturen doctor in de Afrikaanse talen en culturen doctor in de kunsten: beeldende kunsten doctor in de kunsten: audiovisuele kunsten doctor in de kunsten: muziek doctor in de kunsten: drama doctor in de Amerikanistiek doctor in de gender- en diversiteitsstudies Interdisciplinaire doctoraten. Sinds kunnen doctoraatsstudenten ook opteren voor een interdisciplinair doctoraat. Het gaat dan om een combinatie van twee of meer aan de UGent bestaande doctorstitels. De gecombineerde doctorstitel gebeurt onder de gezamenlijke supervisie van twee of meer tot verschillende disciplines behorende UGent-promotoren. Gezamenlijke doctoraten / Joint PhD. Doctoraatsstudenten kunnen ook een deel van hun onderzoek aan de Universiteit Gent verrichten en een ander deel aan een andere universiteit. De Universiteit Gent laat immers toe om samen met andere universiteiten doctoraten uit te reiken. Dit kan onder de vorm van een gezamenlijk doctoraat of van een dubbel doctoraat (joint degree of double degree). 1.4 Doctoraatsverloop Je kan maar doctoreren als je een administratief verantwoordelijk promotor en een onderzoeksthema hebt en als je van de faculteit de toestemming tot doctoreren hebt gekregen. De aanvraag om te doctoreren gebeurt via de faculteitsraad. De aanvraag heeft betrekking op het vakgebied waarin het doctoraat wordt beoogd, de taal van het proefschrift, het thema, de promotor(en), de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC), de Doctoral School (DS), de verplichting of niet (en in voorkomend geval de inhoud) van een doctoraatsopleiding, etc. Nadat je de toestemming van de faculteitsraad hebt, moet je je officieel inschrijven voor het doctoraat en voor de doctoraatsopleiding. Deze inschrijving moet je jaarlijks vernieuwen. Daarna volgt het eigenlijke onderzoekswerk. Je wordt begeleid door je promotor(en) en je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). Je kan ook bijscholing en vorming volgen. Promotor Doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) Als doctoraatsstudent schrijf je jaarlijks een voortgangsrapport Doctoraatsopleiding Om je proefschrift te kunnen neerleggen, moet je proefschrift uiteraard klaar zijn, moet je voldoen aan de bijkomende publicatievoorwaarde en moet je het advies van je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) hebben gekregen. Proefschrift klaar Bijkomende publicatievoorwaarde 5/25

6 Advies doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) Hierna kan je het proefschrift officieel 'neerleggen' bij de faculteitsraad. Hiermee geef je te kennen klaar te zijn voor de beoordeling van je proefschrift. Bij de neerlegging stelt de faculteitsraad een examencommissie samen en legt hij de datum van de eerste beoordeling vast. Het eerste gedeelte van het examen is een eerste beoordeling in gesloten zitting voor de examencommissie. Het tweede gedeelte van het examen is een openbare verdediging. Voorafgaand moet je het proefschrift in Biblio (de academische bibliografie van de UGent) registreren en opladen. Na de succesvolle openbare verdediging van je doctoraat, krijg je de titel en het diploma van doctor. Wie een volledige doctoraatsopleiding heeft gevolgd, krijgt daarvan een getuigschrift. 1.5 Promotoren Elke doctoraatsstudent heeft één administratief verantwoordelijk promotor. De promotor is je belangrijkste aanspreekpunt tijdens de periode van je doctoraat en begeleidt je bij je doctorale werkzaamheden. Je promotor is verbonden is aan de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte of, indien afdoende gemotiveerd, aan een andere faculteit van de UGent. Deze promotor dient te behoren tot het Zelfstandig Academisch Personeel (ZAP). Ook gastprofessoren met een onderzoeksopdracht aan de UGent of gepensioneerde ZAP-leden die de toelating hebben gekregen om onderwijsactiviteiten aan de UGent bezoldigd voort te zetten, komen in aanmerking. Naast de administratief verantwoordelijk promotor kunnen er één of meerdere andere promotoren worden aangeduid van binnen of buiten de UGent (bv. emeriti, postdoctorale onderzoekers). Doctoraat in de Kunsten. In dit geval heb je één promotor van de UGent en één promotor van de School of Arts van de HoGent. De promotor van de UGent treedt op als administratief verantwoordelijk promotor. Voor het aanduiden van de promotoren is een positief advies van de School of Arts van de HoGent vereist alvorens de faculteitsraad zijn goedkeuring kan verlenen. 1.6 Doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) Elke doctoraatsstudent heeft ook een doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). Deze commissie beoordeelt en evalueert je niet, maar begeleidt en ondersteunt je tijdens je doctorale werkzaamheden. De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) telt drie tot vijf leden, inclusief de promotor(en). Minstens één lid is een expert van buiten de vakgroep van je promotoren, bij voorkeur van buiten de UGent. Indien geen enkele promotor lid is van de opleiding waarin een doctoraat wordt beoogd, zetelt er minstens één lid van deze opleiding in de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). Doctoraat in de Kunsten. Indien de promotor van de UGent geen lid is van de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte, zetelt er minstens één lid van de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte in de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). De commissie bevat daarnaast ook een extern kunstenaar met specifieke expertise op het domein waarin het doctoraat wordt beoogd. Voor het aanduiden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) is een positief advies van de School of Arts van de HoGent vereist alvorens de faculteitsraad zijn goedkeuring kan verlenen. 6/25

7 De administratief verantwoordelijk promotor roept de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) minstens één keer per jaar samen. Dat kan ook via elektronische weg. Ook als doctoraatsstudent kan je de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) samenroepen. 1.7 Examencommissie Op het einde van het doctoraatsproces beoordeelt een examencommissie de kwaliteit van je doctoraatproefschrift. De examencommissie wordt samengesteld door de faculteitsraad bij de neerlegging van je proefschrift. De commissie telt ten minste vijf en ten hoogste acht stemgerechtigde leden, met inbegrip van de voorzitter en de secretaris. Drie tot vijf stemgerechtigde leden vormen de zgn. leescommissie. Deze leden worden aangesteld op basis van hun bijzondere expertise met betrekking tot het proefschrift. Eén of twee stemgerechtigde leden fungeren als rapporteurs en worden voorgedragen door de opleiding waarop het doctoraat betrekking heeft. De promotoren kunnen deel uitmaken van de examencommissie, maar zijn nooit stemgerechtigd. 1.8 Welzijn op het werk Ben je een nieuw personeelslid op de faculteit, dan krijg je door je vakgroep een peter of meter toegewezen die je wegwijs maakt in de werking van de faculteit en je vakgroep. Spreek zeker ook je collega s aan indien je problemen ervaart of ergens hulp bij nodig hebt. In de faculteit zijn er ook drie vertrouwenscontacten bij wie je in vertrouwen terecht kan wanneer je bepaalde problemen ervaart. De vertrouwenscontacten zijn het eerste aanspreekpunt van de faculteit voor alle personeelsleden die psychosociale risico s ervaren zoals stress, burn-out, samenwerkings- of communicatieproblemen, conflicten en ongewenst gedrag op het werk. Ze bieden een luisterend oor en informeren over mogelijke oplossingswegen. Doctoraatsstudenten kunnen bij geschillen tijdens het doctoraatsproces terecht bij twee facultaire ombudspersonen voor doctoraatsstudenten. Lukt of kan dat niet, dan kan men bij de institutionele ombudspersoon van de UGent aankloppen voor verdere bemiddeling. Een goede samenwerking tussen promotoren en doctoraatsstudenten is belangrijk. In het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren staan de goede praktijken beschreven die de doctoraatstudenten en de promotoren van elkaar kunnen verwachten. Meer info en contactgegevens op de website van de faculteit. 2 REGISTRATIE EN INSCHRIJVING 2.1 Belangrijke data Aanvraag indienen om te een doctoraat te mogen starten: 10 kalenderdagen vóór de faculteitsraad waarop over de aanvraag wordt beslist; Herinschrijven en laatste inschrijving: binnen de jaarlijkse inschrijvingsperiode; 7/25

8 Aanvraag tot wijziging van je inschrijving: 10 kalenderdagen vóór de faculteitsraad waarop over de aanvraag tot wijziging wordt beslist. 2.2 Eerste inschrijving De eerste stap bij een doctoraat is het bekomen van de facultaire toelating tot inschrijving. Studenten die een Belgisch of een internationaal masterdiploma behaalden volgen dezelfde procedure. Je administratief verantwoordelijk promotor (of proxy) start de procedure via Oasis ( ) op. Je ontvangt een mail nadat je promotor alle noodzakelijke gegevens met betrekking tot het doctoraat invulde (onderwerp, begeleiders, type financiering enz). Je controleert deze gegevens en voegt verdere informatie toe. Nadat alle gegevens en documenten toegevoegd zijn in Oasis dient je promotor de elektronische aanvraag in bij de faculteit. De facultaire studentenadministratie (FSA) brengt je aanvraag voor op de faculteitsraad en deelt je naderhand de beslissing mee. Indien je je voor een joint PhD wil inschrijven, moet je een aantal bijkomende richtlijnen volgen. De volledige procedure kan je hier nalezen. Indien je je voor een interdisciplinair doctoraat wil inschrijven, moet je een aantal bijkomende richtlijnen volgen. De volledige procedure hiervoor kan je hier nalezen. De deadline voor het voltooien van je aanvraag in Oasis is ten laatste 10 kalenderdagen vóór de faculteitsraad. De vergaderdata van de faculteitsraad vind je op de website van de faculteit. Op basis van de documenten geeft de faculteitsraad een positief of negatief advies over je aanvraag tot doctoreren. Doctoraat in de Kunsten. Bemerk dat de faculteitsraad bij dit type doctoraat enkel over een aanvraag tot eerste inschrijving kan beslissen indien er een advies is van de School of Arts van de HoGent. Meld in je mail aan de facultaire studentenadministratie (FSA) ook duidelijk wie binnen de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) als kunstenaar optreedt. Na de faculteitsraad ontvang je bij positief advies een mail met gegevens om je inschrijving te voltooien. Indien je het academiejaar voorafgaand aan je inschrijving op de doctoraatsrol niet ingeschreven was aan de UGent dan zal je persoonlijk moeten langsgaan bij de centrale studentenadministratie (CSA, Ufo-gebouw, Sint-Pietersnieuwstraat 33, 9000 Gent). Studenten met een internationaal diploma ontvangen bij positief advies een Letter of Admission met gegevens om je inschrijving te voltooien. Bij een negatief advies kan je de nodige aanpassingen doorvoeren. In voorkomend geval wordt je aanvraag opnieuw behandeld op een volgende faculteitsraad. Het advies van de faculteitsraad kan gekoppeld zijn aan de verplichting om een doctoraatsopleiding te volgen. Bij de eerste inschrijving betaal je de helft van het reguliere inschrijvingsgeld. 8/25

9 2.3 Jaarlijkse herinschrijving Elk academiejaar moet je je opnieuw inschrijven en dit tot je doctoraatsproefschrift met succes is verdedigd. Deze verplichting geldt voor alle doctoraatsstudenten, ongeacht de aanstellingsvorm en de financieringsbron. Belangrijk: je administratief verantwoordelijk promotor moet op basis van een uitspraak van de leden van je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) een gunstig advies bij je voortgangsrapport registreren alvorens je kan herinschrijven. Bij een ongunstig advies beslist de decaan binnen de 90 kalenderdagen of de doctoraatsstudent zich wel of niet kan herinschrijven voor het volgende academiejaar, na consultatie van de Bijzondere Commissie Doctoraten. Indien een promotor niet langer voor de begeleiding van het doctoraat wenst in te staan en indien blijkt dat het doctoraatsonderzoek toch binnen een redelijke termijn kan worden afgewerkt, brengt de administratief verantwoordelijk promotor een ongunstig advies uit. In dit geval vraagt de Bijzondere Commissie Doctoraten informatie op bij de leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en formuleert zij een advies aan de faculteitsraad, die kan beslissen om een nieuwe promotor aan te stellen. Een jaarlijkse herinschrijving is gratis en dient te gebeuren binnen de klassieke inschrijvingsperiode (jaarlijks vanaf 15 juni en vóór 1 oktober). Buiten deze periode ben je gebonden aan de regels van laattijdig inschrijven. 2.4 Laatste inschrijving Ook in het jaar waarin je je proefschrift zal verdedigen, moet je herinschrijven. Een inschrijving voor het doctoraatsexamen is immers enkel mogelijk indien je op dat ogenblik bent ingeschreven als doctoraatsstudent. Tijdens de laatste inschrijvingsperiode ben je het resterende inschrijvingsgeld verschuldigd. Je krijgt een uitnodiging tot betaling nadat je de toelating hebt gekregen om je proefschrift openbaar te verdedigen. Zorg voor een snelle betaling: dit verhoogt de kans dat je je doctoraatsdiploma meteen meekrijgt na de succesvolle openbare verdediging van je proefschrift. 2.5 Wijzigingen aanbrengen aan je inschrijving Het kan soms nodig zijn om wijzigingen aan je inschrijving aan te brengen (de beoogde doctorstitel verandert, je promotor wordt vervangen, de taal van het proefschrift wijzigt, etc.). Elke wijziging aan de gegevens van je inschrijving moet officieel worden geregistreerd. Wijziging van de beoogde doctorstitel of van de faculteit waar je doctoreert. In dit geval doorloop je opnieuw de procedure 'eerste inschrijving. In Oasis geeft je administratief verantwoordelijk promotor aan dat je reeds als doctoraatsstudent was ingeschreven. Wijziging van een promotor, de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC), de taal van het proefschrift, het onderwerp of onderzoeksthema. Je vult hiervoor het aanvraagformulier wijziging in. Je bezorgt dit formulier (minstens 10 kalenderdagen voor de faculteitsraad) via fsa.lw@ugent.be aan de facultaire studentenadministratie (FSA) die de wijziging aan de faculteitsraad voorlegt. 9/25

10 Een aanvraag tot wijziging kan op elk moment worden ingediend. Uitzonderingen hierop zijn: Een aanvraag tot wijziging van doctorstitel met het oog een interdisciplinair doctoraat, die ten laatste twee jaar na de eerste inschrijving moet worden ingediend. Een aanvraag tot wijziging van het onderzoeksthema, die ten laatste twee maanden voor het neerleggen van het proefschrift moet worden ingediend. Na de beslissing van de faculteitsraad ontvang je hierover een mail van de facultaire studentenadministratie (FSA). Doctoraat in de Kunsten. Bemerk dat de faculteitsraad enkel kan beslissen over een aanvraag tot wijziging van je inschrijving indien er een advies is van de School of Arts van de HoGent. 3 NEERLEGGING EN BEOORDELING 3.1 Belangrijke data Neerleggen van het doctoraat: 10 kalenderdagen vóór de faculteitsraad waarop over de aanvaarding en de samenstelling van de examencommissie wordt beslist Schriftelijke beoordelingen: min. 7 werkdagen vóór het eerste gedeelte van de verdediging sturen de experten in de examencommissie hun schriftelijke beoordeling naar de facultaire studentenadministratie (FSA), die deze verslagen min. 4 werkdagen vóór de eerste zitting aan de doctoraatsstudent bezorgt Eerste gedeelte van de verdediging: min. 30 kalenderdagen en max. 90 kalenderdagen na de faculteitsraad (opgelet: indien binnen deze termijnen een kerst-, paas- of zomerreces valt, kunnen deze termijnen worden verlengd met de duur van het reces) Openbare verdediging: min. 5 kalenderdagen en in principe binnen de 60 kalenderdagen na het eerste gedeelte 3.2 Neerleggen van het doctoraatsproefschrift Alvorens het proefschrift kan worden beoordeeld, moet het officieel worden neergelegd op de faculteitsraad. De faculteitsraad beslist over de aanvaarding van de neerlegging en stelt dan een examencommissie samen, die je proefschrift zal beoordelen. De neerlegging wordt voorafgegaan door een advies van de leden van je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en je moet voldoen aan de bijkomende publicatievoorwaarde. Verdere info voor de doctoraatsstudent Verdere info voor de administratief verantwoordelijk promotor Joint PhD. In het geval van een joint PhD geldt de regelgeving van de universiteit waar het proefschrift wordt verdedigd. Opgelet: ook wanneer de verdediging niet aan de UGent plaatsvindt, moet het proefschrift voor de aanvang van het doctoraatsexamen op de faculteitsraad Letteren en Wijsbegeerte worden neergelegd. 10/25

11 3.3 Eerste beoordeling van het proefschrift Met uitzondering van de voorzitter stelt elk stemgerechtigd lid van de examencommissie een schriftelijke beoordeling van het proefschrift op. De (drie, vier of vijf) leden die werden aangesteld omwille van hun bijzondere expertise met betrekking tot het proefschrift (de zgn. leescommissie ), beoordelen het volledige proefschrift en besteden daarbij extra aandacht aan de hoofdstukken die aansluiten bij hun expertise. Ook de door de opleiding overige voorgedragen (één of twee) stemgerechtigde leden (de rapporteurs ) brengen kort verslag uit, op basis van de expertenverslagen. Indien er twee stemgerechtigde leden werden voorgedragen door de opleiding, stellen zij een gezamenlijk verslag op. Deze verschillende schriftelijke beoordelingen worden minstens zeven werkdagen vóór de bijeenkomst voor de eerste beoordeling door de examencommissie naar de facultaire studentenadministratie (FSA) gestuurd. De facultaire studentenadministratie (FSA) bezorgt de schriftelijke beoordelingen van de leden van de examencommissie ten laatste vier werkdagen vóór de bijeenkomst van de examencommissie aan de doctoraatsstudent en aan alle leden van de examencommissie. Indien één of meerdere verslagen niet tijdig worden overgemaakt, kan de doctoraatsstudent vragen om de bijeenkomst voor de eerste beoordeling uit te stellen. De eerste beoordeling van het proefschrift vindt plaats ten minste 30 kalenderdagen en ten hoogste 90 kalenderdagen na de aanstelling van de examencommissie. Deze laatstgenoemde maximale termijn wordt geschorst door de recessen: indien binnen deze termijnen een kerst-, paas- of zomerreces valt, kunnen deze termijnen worden verlengd met de duur van het reces. De bijeenkomst van de examencommissie voor de eerste beoordeling van het proefschrift is niet openbaar. Tijdens deze bijeenkomst hoort de examencommissie de doctoraatsstudent over het proefschrift en beoordeelt zij het proefschrift en de waarde van het onderzoek. De bijeenkomst bestaat uit drie fases, waarbij de doctoraatsstudent enkel tijdens de tweede fase aanwezig is: De leden van de examencommissie overlopen en bespreken de opgestelde verslagen. De doctoraatsstudent wordt door de examencommissie gehoord. Dit gebeurt in het Nederlands of het Engels, tenzij anders vastgelegd door de faculteitsraad. Er vindt er een inhoudelijke discussie plaats tussen de leden van de examencommissie en de doctoraatsstudent. De stemgerechtigde leden van de examencommissie delibereren op basis van (1) de schriftelijke beoordelingen opgesteld door de stemgerechtigde leden en (2) het horen van de doctoraatsstudent. De examencommissie kan slechts geldig vergaderen indien ten minste drie vijfden van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Leden van de examencommissie dienen gedurende de ganse bijeenkomst minimaal telefonisch bereikbaar te zijn. De secretaris van de examencommissie schrijft een beknopt gemotiveerd verslag van de deliberatie. Na goedkeuring door de examencommissie wordt het deliberatieverslag aan de doctoraatsstudent en de promotoren bezorgd. De deliberatie levert één van de volgende uitspraken op: Toelating tot het tweede examengedeelte, waarna een datum voor de openbare verdediging wordt afgesproken. De examencommissie kan aan de doctoraatsstudent vragen om vooraf kleine correcties aan te brengen. 11/25

12 Toelating tot het tweede examengedeelte na het aanbrengen van correcties in het proefschrift. Deze moeten binnen een redelijke door de examencommissie opgelegde termijn kunnen worden uitgevoerd. Er wordt tegelijk een datum voor de openbare verdediging voorgesteld. Geen toelating tot het tweede gedeelte van het examen. In het tweede geval dient de doctoraatsstudent het proefschrift opnieuw in binnen de opgelegde termijn en voegt hij/zij een begeleidend toe waarin wordt geduid hoe en waar de gevraagde correcties werden aangebracht (of waarom bepaalde correcties niet werden aangebracht). Indien aan de gevraagde correcties onvoldoende gevolg werd gegeven, kan de examencommissie vooralsnog beslissen om geen toelating te geven tot het tweede examengedeelte. In het derde geval kan de doctoraatsstudent in overleg met zijn/haar promotor(en) beslissen om zijn/haar onderzoek verder te zetten en kan hij/zij een herwerkt proefschrift in een latere fase opnieuw neerleggen. 3.4 Openbare verdediging van het proefschrift (tweede examengedeelte) In het tweede examengedeelte verdedigt de doctoraatsstudent mondeling en in het openbaar het proefschrift voor de examencommissie. De openbare verdediging duurt één tot twee uren. De zitting start met een korte uiteenzetting door de doctoraatsstudent, waarna de leden van de examencommissie elk één of meerdere vragen kunnen stellen. De zitting verloopt in het Nederlands of in het Engels, tenzij door de faculteitsraad anders vastgelegd. De datum van deze openbare verdediging kan pas definitief worden vastgelegd na de deliberatiebeslissing over de eerste beoordeling door de examencommissie. De openbare verdediging vindt ten vroegste vijf kalenderdagen na deze deliberatiebeslissing plaats en in principe binnen de 60 kalenderdagen na deze beslissing. Van deze periode van 60 kalenderdagen kan worden afgeweken indien de doctoraatsstudent daarmee akkoord gaat. De examencommissie kan slechts geldig vergaderen indien ten minste drie vijfden van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Bij een positieve beslissing van de examencommissie na de openbare verdediging kan één van de promotoren een laudatio uitspreken over de doctoraatsstudent en zijn/haar proefschrift. 4 SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN 4.1 Doctoraatsopleiding Wie zich inschrijft voor het doctoraat, schrijft zich automatisch (bijkomend, maar kosteloos) in voor de doctoraatsopleiding. Doctoraatsstudenten kunnen hierdoor gebruik maken van het opleidingsaanbod van de Doctoral Schools. De UGent heeft vijf Doctoral Schools, waaronder de Doctoral School of Arts, Humanities and Law. De doctoraatsstudent die wel of niet op eigen initiatief het programma van de doctoraatsopleiding afwerkt, ontvangt bij de succesvolle verdediging van het proefschrift ook een getuigschrift van de 12/25

13 doctoraatsopleiding. De concrete invulling van het opleidingspakket gebeurt op voorstel van de doctoraatsstudent en in overleg met de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). Het opleidingsaanbod van de Doctoral Schools is bijzonder ruim en omvat zowel kennisverdiepende als kennisverbredende cursussen. Kennisverdiepende cursussen zijn bedoeld om je (verder) te specialiseren in je onderzoeksdomein. Kennisverbredende cursussen helpen je om andere vaardigheden te ontwikkelen, die je bijvoorbeeld ook buiten de academische wereld van pas kunnen komen. Je hebt een grote vrijheid bij het bepalen of en welke cursussen je wil volgen en welke vaardigheden je via de opleiding (verder) wil ontwikkelen. Het effectief volgen en afwerken van de doctoraatsopleiding is niet verplicht voor doctoraatsstudenten met een masterdiploma dat behoort tot het studiegebied waarin een doctoraat wordt beoogd. Voor andere doctoraatsstudenten kan het volgen en succesvol afwerken van een doctoraatsopleiding worden verplicht. Dit gebeurt bij de eerste inschrijving van de doctoraatsstudent. Het is aan de examencommissie van het betreffende studiegebied om over deze verplichting en eventueel de inhoud van de doctoraatsopleiding te oordelen. Doctoraatsstudenten met een masterdiploma in de kunsten die een doctoraat in de kunsten wensen te behalen, dienen een opleidingspakket af te werken alvorens zij de toelating kunnen krijgen om hun proefschrift in te dienen. Dit pakket bestaat uit 1 gespecialiseerde cursus (aanvaard door de Doctoral School, uitgezonderd taalcursussen), 1 cursus met betrekking tot transferable skills (aanvaard door de Doctoral School), 1 presentatie (mondeling of poster) op een nationaal of internationaal congres, en 1 (aanvaarde) WoS-publicatie of een publicatie die voldoet aan de VABB-voorwaarden. Cursussen die je volgt in het kader van de doctoraatsopleiding, en die worden aangeboden door de Doctoral Schools of die deel uitmaken van de reguliere UGent-opleidingen, zijn in de regel gratis. Ingeschreven doctoraatsstudenten kunnen via de Doctoral Schools ook een tegemoetkoming in de inschrijvingskosten krijgen voor maximum vier opleidingen die door derden worden georganiseerd, en dit tot een bedrag van 500 euro per opleiding. Meer informatie over de doctoraatsopleiding vind je op de website van de Doctoral Schools. 4.2 Taal van het doctoraat Het doctoraatsproefschrift wordt in het Nederlands of in het Engels opgesteld. De faculteit kan, na een gemotiveerde aanvraag van de doctoraatsstudent, het gebruik van een andere taal (of talen) toestaan. Indien een doctoraatsproefschrift geheel of gedeeltelijk een andere taal tot voorwerp heeft, kan het gebruik van deze andere taal worden opgelegd door de faculteitsraad. Indien het doctoraatsproefschrift wordt opgesteld in het Engels, kan de faculteit opleggen dat de doctoraatsstudent een bepaald kennisniveau van Engels moet bewijzen, behalve indien de doctoraatsstudent daarvan wordt vrijgesteld op basis van het algemene onderwijs- en examenreglement van de UGent (OER, art. 10). In het doctoraatsproefschrift moet in ieder geval een Nederlandstalige en een Engelstalige samenvatting worden opgenomen (2-3 pagina s). 13/25

14 Het doctoraatsexamen (eerste beoordeling en openbare verdediging) vindt plaats in het Nederlands of het Engels, tenzij de faculteit het gebruik van een andere taal toelaat of verplicht maakt. 4.3 Bijkomende publicatievoorwaarde De faculteit hanteert de regel dat een proefschrift maar kan worden neergelegd op voorwaarde dat de doctoraatsstudent minstens één aanvaarde publicatie heeft, hetzij in een tijdschrift dat opgenomen is in het Web of Science of dat voldoet aan de VABB-voorwaarden, hetzij onder de vorm van een aanvaard hoofdstuk in een boek dat voldoet aan de VABB-voorwaarden. Deze publicatie moet bij de neerlegging van het proefschrift opgeladen zijn in Biblio (de academische bibliografie van de UGent). Joint PhD. Bij een joint PhD geldt de regelgeving van de universiteit waar het proefschrift wordt verdedigd. Eigen middelen. Doctoraatsstudenten die het schrijven van hun doctoraat exclusief met eigen middelen hebben gefinancierd en dit attesteren met een verklaring op eer van de promotor en van de betrokkene zelf, zijn vrijgesteld van de bijkomende publicatievoorwaarde. 4.4 Doctoraat op artikels Een proefschrift dat is gebaseerd op artikels in wetenschappelijke tijdschriften moet aan de volgende criteria beantwoorden: er dienen minstens vier ingediende internationale publicaties (artikels of hoofdstukken uit een boek) te zijn. Twee van deze publicaties moeten gepubliceerd of formeel aanvaard zijn door tijdschriften die voorkomen in de Arts and Humanities Citation Index (A&HCI), de Social Sciences Citation Index (SSCI) of de Science Citation Index (SCI); de doctoraatsstudent moet de auteur met de grootste inbreng zijn van minstens drie van dergelijke bijdragen; de omvang van de inbreng blijkt uit een collaborative agreement dat de coauteurs hebben afgesloten (zie model); de gebundelde bijdragen moeten een duidelijke inhoudelijke coherentie vertonen; de gebundelde bijdragen moeten worden voorafgegaan door een situerende inleiding, waarin de probleemstelling en de opbouw van het proefschrift, de methodologie en het belang van het onderzoek helder en sluitend worden toegelicht; de gebundelde bijdragen moeten worden gevolgd door een conclusie, die een antwoord biedt op de coherent gepresenteerde onderzoeksvragen; de onderzoeksgegevens waarop de doctoraatsstudent zich in de bijdragen baseert, moeten tot op het moment van de promotie worden geactualiseerd. Desgevallend moeten ook de onderzoekshypotheses en -conclusies worden aangepast in het licht van deze actualisering. De vaststelling dat een neergelegd proefschrift aan elk van deze criteria beantwoordt, doet op geen enkele wijze afbreuk aan de autonome bevoegdheid van de examencommissie om te beslissen over de waarde van het proefschrift. 4.5 Doctoraat in de kunsten Een doctoraat in de kunsten bestaat uit een samenstelling van verschillende elementen. Het doctoraat bevat zowel artistiek werk als een tekst. Kunstboeken, DVD s, CD s, portfolio s, theatervoorstellingen, tentoonstellingen, etc. maken dus ook deel uit van dit type doctoraat. 14/25

15 4.6 Interdisciplinair doctoraat Het Bestuurscollege heeft in zijn vergadering van 29 april 2016 het besluit inzake het toekennen van gecombineerde doctorstitels voor interdisciplinaire doctoraten goedgekeurd. Studenten kunnen een doctoraat met een interdisciplinair karakter dat resulteert in een gecombineerde doctorstitel behalen onder de gezamenlijke supervisie van twee of meer, tot verschillende disciplines behorende UGentpromotoren. In dit geval wordt, in overleg met de betrokken promotoren en (indien van toepassing) faculteiten, een hoofdfaculteit aangeduid. In de regel primeert het doctoraatsreglement van de hoofdfaculteit. Het aftoetsen van het interdisciplinaire karakter bij de aanvraag tot inschrijving voor dit type doctoraat gebeurt aan de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte door de Commissie Wetenschappelijk Onderzoek. Om dit te toetsen hanteert de Commissie Wetenschappelijk Onderzoek drie criteria: de beide disciplines en expertises die worden samengebracht, liggen voldoende ver uit elkaar; de inbreng van expertise, kennis en methodologieën vanuit elk van beide disciplines is substantieel en strikt noodzakelijk om het onderzoeksvoorstel succesvol te kunnen uitvoeren; output: de inzichten die verkregen worden bij de uitvoering van het onderzoeksvoorstel, resulteren in nieuwe wetenschappelijke inzichten in beide disciplines of in een kennisuitbreiding in een nieuwe (ontluikende) discipline. Het aftoetsen van het interdisciplinaire karakter van het proefschrift gebeurt door de voor dit doctoraat interdisciplinair samengestelde examencommissie. Meer info / Reglement 4.7 Gezamenlijk doctoraat / joint PhD De formule van een gezamenlijk doctoraat laat toe dat meerdere universiteiten samen een doctorstitel uitreiken aan een doctoraatsstudent. Doctoraatsstudenten kunnen dan bijvoorbeeld een deel van hun onderzoek aan de Universiteit Gent uitvoeren en een ander deel aan een andere universiteit. Het kan daarbij gaan om een echt gezamenlijk doctoraat of om een dubbel doctoraat (joint degree of double degree). Bij dit type doctoraten wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen de betrokken universiteiten, met daarin alle bepalingen rond de organisatie, het gezamenlijk superviseren, het examineren, etc. Indien er bij het doctoraat een conflict bestaat tussen de onderwijs- en examenreglementen van de betrokken instellingen wat betreft de samenstelling en taken van de examencommissie, kan van de UGent-bepalingen worden afgeweken. In het geval van samenwerking met een andere Vlaamse universiteit maken de promotoren deel uit van de niet-stemgerechtigde leden van de examencommissie. Meer info 15/25

16 5 ROLLEN 5.1 Mijn rol als doctoraatsstudent Je bent in de eerste plaats verantwoordelijk voor de gedegen uitvoering van je doctoraatsonderzoek, zodat het kan resulteren in een proefschrift. Je schrijft je elk jaar (opnieuw) in als doctoraatsstudent, ook in het academiejaar waarin je je proefschrift neerlegt en desgevallend verdedigt. Je inschrijving kan worden geweigerd wanneer je een negatief advies krijgt over je jaarlijks voortgangsrapport (zie verder) of, in het geval van een gezamenlijk doctoraat, indien niet langer is voldaan aan de contractuele bepalingen van het gezamenlijk doctoraat. Enkel bij de eerste en de laatste inschrijving ben je inschrijvingsgeld verschuldigd. Eenmaal ingeschreven kan je gebruik maken van het vormingsaanbod van de Doctoral Schools. In voorkomend geval bespreek je de inhoud van je opleidingspakket met je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). Een goede samenwerking met je promotor(en) is belangrijk. Mogelijke afspraken daarvoor vind je in het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren. Je rapporteert regelmatig, op eigen initiatief of desgevraagd, over de vorderingen van het onderzoek aan de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en/of de promotor(en) en je legt jaarlijks (tussen 1 april en 30 juni) een voortgangsrapport voor aan je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) op basis waarvan je een advies krijgt over je doctorale werkzaamheden. Bij een gunstig (positief) advies word je uitgenodigd om je voor het volgend academiejaar opnieuw in te schrijven. Bij een ongunstig (negatief) advies kan je je niet of niet onmiddellijk herinschrijven en wordt eerst bijkomend overleg opgestart. Bij een eerste inschrijving voor het doctoraat en de doctoraatsopleiding na 31 mei word je het eerste jaar vrijgesteld van dit voortgangsrapport en kan je je zonder bijkomende voorwaarden opnieuw inschrijven voor het komende academiejaar. Je eerste voortgangsrapport omvat minstens een werkplan voor je doctoraatsonderzoek. Zorg ervoor dat je tijdig voldoet aan de bijkomende publicatievoorwaarde. Als je proefschrift afgewerkt is en je je proefschrift wil neerleggen op de faculteitsraad, heb je een advies nodig van je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). Je promotor neemt hiervoor het initiatief. Als je een getuigschrift van een succesvol afgelegde doctoraatsopleiding wil, werk je in Oasis je curriculum af door er het opleidingsonderdeel doctoraatsverdediging (code: X000003) aan toe te voegen. Hierdoor weet de Doctoral School dat je je proefschrift neerlegt en kan zij nagaan of je in aanmerking komt voor het getuigschrift. Doe dit 20 werkdagen voor de vergadering van de faculteitsraad waarop je je proefschrift neerlegt. Je legt je proefschrift neer op een faculteitsraad: Ten laatste 10 kalenderdagen voor de faculteitsraad stuur je een mail via fsa.lw@ugent.be naar de facultaire studentenadministratie met daarin: (1) de datum van de faculteitsraad waarop je je proefschrift neerlegt, de titel van je proefschrift, de naam van de (administratief verantwoordelijk) promotor en het vakgebied van je doctoraat; (2) een lijst van je publicaties en lezingen (export uit Biblio, de academische bibliografie van de UGent). Wanneer je proefschrift is gebaseerd op artikels duid je in deze publicatielijst aan welke artikels zijn opgenomen in het proefschrift. Bemerk dat al je publicaties moeten zijn opgeladen in Biblio. Indien deze nog niet zichtbaar zijn, voeg je ook een printscreen uit Biblio toe waaruit blijkt dat je deze publicaties hebt opgeladen. 16/25

17 Je legt de laatste hand aan je proefschrift, voegt in je proefschrift een Nederlandstalige en Engelstalige samenvatting toe en laat het nodige aantal exemplaren van je proefschrift afdrukken. Het aantal exemplaren wordt je door de facultaire studentenadministratie (FSA) meegedeeld. Indien je wenst dat de facultaire studentenadministratie (FSA) het exemplaar voor de promotor(en) verstuurt, dien je ook deze extra exemplaren in. Ten laatste op de dag van de faculteitsraad vóór 12 uur bezorg je de facultaire studentenadministratie (FSA) zowel de elektronische versie (via filesender) als het nodige aantal papieren versies. Joint PhD. Ook bij een proefschrift dat je verdedigt aan een partnerinstelling in het kader van een Joint PhD, dien je het proefschrift vooraf neer te leggen op een vergadering van de faculteitsraad Letteren en Wijsbegeerte van de UGent, en dit voor de start van het doctoraatsexamen. Indien je je proefschrift verdedigt aan de UGent, geldt de volledige regelgeving van de UGent, en wordt er rekening gehouden met de bepalingen vermeld in de samenwerkingsovereenkomst. Wanneer de faculteitsraad je proefschrift ontvankelijk verklaart, zal de raad ook je examencommissie en de datum van de eerste beoordeling bevestigen. Datum, uur en locatie van de eerste beoordeling worden je door de facultaire studentenadministratie (FSA) bezorgd. Je bereidt je voor en bent aanwezig op de eerste beoordeling van je proefschrift. Voor de voorbereiding kan je gebruik maken van de schriftelijke beoordelingen door de leden van de examencommissie, die je minstens vier werkdagen vooraf door de facultaire studentenadministratie (FSA) worden bezorgd. Tijdens de eerste (niet-openbare) beoordeling vindt er een inhoudelijke discussie plaats tussen jou en de leden van de examencommissie. Afhankelijk van het resultaat van de eerste beoordeling door de examencommissie, werk je je proefschrift bij en/of bereid je je voor op de openbare verdediging van je proefschrift. Datum, uur en locatie van de openbare verdediging worden samen met jou bepaald, aansluitend op de eerste beoordeling. In het geval dat je wordt gevraagd om correcties aan te brengen aan je proefschrift, dien je het proefschrift opnieuw in binnen de opgelegde termijn en voeg je een begeleidend schrijven toe waarin je duidt hoe en waar de gevraagde correcties werden aangebracht (of waarom bepaalde correcties niet werden aangebracht). Samen met je promotor sta je in voor de praktische organisatie van de eerste beoordeling en de openbare verdediging. Nadat je de toelating hebt gekregen tot de openbare verdediging van je proefschrift, word je uitgenodigd om het resterende inschrijvingsgeld te betalen. Zorg voor een snelle betaling: dit verhoogt de kans dat je je doctoraatsdiploma meteen meekrijgt na de succesvolle openbare verdediging van je proefschrift. Minimum twee kalenderdagen vóór de openbare verdediging laad je de definitieve versie van je proefschrift op in Biblio (de academische bibliografie van de UGent). Op de dag van je openbare verdediging overhandig je een ingebonden definitieve versie van je proefschrift aan de voorzitter van de doctoraatsexamencommissie. Indien je dat wil, kan je ook aan alle leden van de examencommissie een exemplaar bezorgen. Tijdens de openbare verdediging geef je eerst een korte presentatie van je doctoraatsonderzoek, gedurende maximum 20 minuten. Hierna zullen de leden van de examencommissie je één of meerdere vragen stellen. Aansluitend op de openbare verdediging wordt het resultaat van de beoordeling publiek bekendgemaakt. Aan de UGent worden er in het kader van een doctoraat geen graden van verdienste toegekend of felicitaties geproclameerd. Je slaagt of je slaagt niet. 17/25

18 5.2 Mijn rol als administratief verantwoordelijk promotor Als promotor ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning, opvolging en beoordeling van de doctoraatsstudent doorheen de gehele studie- en onderzoeksperiode. Mogelijke afspraken voor een goede samenwerking vind je in het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren. Je maakt deel uit van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) is samen met de doctoraatsstudent verantwoordelijk voor de inhoudelijke invulling van het opleidingspakket in het kader van de doctoraatsopleiding. Je houdt daarbij rekening met de eventuele bepalingen met betrekking tot de verplichte doctoraatsopleiding. Als lid van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) ben je ook lid van de beoordelingscommissie die een advies uitspreekt over de volledigheid van het curriculum van de doctoraatsopleiding en het verworven hebben van alle onderdelen ervan, met uitzondering van de verdediging van het proefschrift. De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) brengt jaarlijks een advies uit over de vorderingen in het onderzoek en de doctoraatsopleiding op basis van het voortgangsrapport van de doctoraatsstudent. Als administratief verantwoordelijk promotor verzamel je de opmerkingen en suggesties van de andere leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en verwerk je deze in een globaal advies dat je via Oasis aan de Doctoral School van de doctoraatsstudent bezorgt. In het advies dient uitdrukkelijk te worden vermeld of het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt binnen een redelijke termijn. De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) draagt er zorg voor dat het advies het onderwerp uitmaakt van een gesprek met de doctoraatsstudent, waarin eventuele bijkomende argumenten van de doctoraatsstudent worden gehoord. De Doctoral School bezorgt het advies van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) aan de doctoraatsstudent. Als de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) oordeelt dat het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt, breng je als administratief verantwoordelijk promotor schriftelijk een gunstig (positief) advies uit over het voortgangsrapport. Het gunstig advies gaat gepaard met een toelating tot herinschrijving voor het komende academiejaar en kan ook gepaard gaan met aanbevelingen of vereisten. Als de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) oordeelt dat het onderzoek onvoldoende doctoraatskansen biedt, breng je als administratief verantwoordelijk promotor schriftelijk een ongunstig (negatief) advies uit over het voortgangsrapport. Je motiveert dit ongunstig advies in een verslag waaruit blijkt dat de doctoraatsstudent werd gehoord en voldoende mogelijkheden heeft gekregen om voortgang te boeken in het onderzoek. Het is vervolgens de decaan die na consultatie van de Bijzondere Commissie Doctoraten beslist of de doctoraatsstudent zich wel of niet kan herinschrijven. Als een promotor bij de beoordeling van het voortgangsrapport aangeeft niet langer voor de begeleiding van het doctoraat te willen instaan terwijl de overige leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) oordelen dat het onderzoek binnen een redelijke termijn voldoende doctoraatskansen biedt, breng je als administratief verantwoordelijk promotor schriftelijk een ongunstig advies uit over het voortgangsrapport waaruit wel blijkt dat het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt. Op voordracht van de Bijzondere Commissie Doctoraten stelt de faculteitsraad dan een nieuwe promotor aan. De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) geeft een advies over het neerleggen van het proefschrift bij de faculteitsraad. Vraag aan de leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) om hun advies aan jou én via ook aan de facultaire studentenadministratie (FSA) over te maken. 18/25

19 Als het proefschrift klaar is voor de neerlegging, stuur je ten laatste 10 kalenderdagen voor de faculteitsraad waarop het proefschrift wordt neergelegd, een mail via aan de facultaire studentenadministratie (FSA) met daarin als bijlage het ingevulde formulier neerleggen doctoraat. Op de facultaire website vind je ook de lijst van vaste voorzitters van de doctoraatsexamencommissie. Samen met je doctoraatstudent en in samenspraak met de voorzitter en de leden van de examencommissie stel je de datum voor de eerste beoordeling voor. Je houdt daarbij rekening met de beschikbaarheid van alle betrokkenen en met de vereiste dat de experten in de examencommissie (de zgn. leescommissie ) hun schriftelijk verslag minstens zeven werkdagen voor de eerste zitting via fsa.lw@ugent.be aan de facultaire studentenadministratie (FSA) moeten kunnen bezorgen. Samen met de doctoraatsstudent sta je in voor de praktische organisatie van de eerste beoordeling en de openbare verdediging (zie ook deel 6). Je maakt geen deel uit van de stemgerechtigde leden van de examencommissie. De faculteitsraad kan je echter de toestemming geven om op te treden als niet-stemgerechtigd lid van de examencommissie. In dit geval kan je ook de deliberaties naar aanleiding van de eerste beoordeling en de openbare verdediging als waarnemer bijwonen. Laudatio. Bij een positieve beslissing van de examencommissie na de openbare verdediging kan één van de promotoren een laudatio uitspreken over de doctoraatsstudent en zijn/haar proefschrift. Doctoraatstoelage. Vergeet achteraf je doctoraatstoelage niet aan te vragen. Meer info. 5.3 Mijn rol als medepromotor Als medepromotor ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning, opvolging en beoordeling van de doctoraatsstudent doorheen de gehele studie- en onderzoeksperiode. Mogelijke afspraken voor een goede samenwerking vind je in het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren. Je maakt deel uit van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) is samen met de doctoraatsstudent verantwoordelijk voor de inhoudelijke invulling van het opleidingspakket in het kader van de doctoraatsopleiding. Je houdt daarbij rekening met de eventuele bepalingen met betrekking tot de verplichte doctoraatsopleiding. De leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) zijn ook lid van de beoordelingscommissie die een advies uitspreekt over de volledigheid van het curriculum van de doctoraatsopleiding en het verworven hebben van alle onderdelen ervan, met uitzondering van de verdediging van het proefschrift. De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) brengt jaarlijks een advies uit over de vorderingen in het onderzoek en de doctoraatsopleiding op basis van het voortgangsrapport van de doctoraatsstudent: als medepromotor bezorg je jouw opmerkingen en suggesties aan de administratief verantwoordelijk promotor die deze in een globaal advies verwerkt en dit advies aan de Doctoral School van de doctoraatsstudent bezorgt. Het advies wordt door de Doctoral School overgemaakt aan de doctoraatsstudent. In het advies dient uitdrukkelijk te worden vermeld of het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt binnen een redelijke termijn. De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) draagt er zorg voor dat het advies het onderwerp uitmaakt van een gesprek met de doctoraatsstudent, waarin eventuele bijkomende argumenten van de doctoraatsstudent worden gehoord. De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) geeft een advies over het neerleggen van het proefschrift bij de faculteitsraad. Je bezorgt jouw advies aan de administratief verantwoordelijk promotor én via fsa.lw@ugent.be aan de facultaire studentenadministratie (FSA). 19/25