Sectoraal comité van het Rijksregister

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 09/2009 van 18 februari 2009 Betreft: aanvraag van de Katholieke Universiteit Leuven, Centrum voor Politicologie, om mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op een onderzoek naar de sociale cohesie indicatoren in Vlaanderen (RN/MA/2008/070) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Katholieke Universiteit Leuven, Centrum voor Politicologie, ontvangen op 03/12/2008; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 20/01/2009; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 18/02/2009, na beraadslaging, als volgt:

2 Ber RR 09/2009-2/9 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel om de Katholieke Universiteit Leuven, Centrum voor Politicologie, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om, onder de vorm van een toevalssteekproef de mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats) 4 en 5, WRR met het oog op een onderzoek naar de sociale cohesie-indicatoren in Vlaanderen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2, WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR, verleend door het Comité aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. Bij decreet van 23 januari 1991 betreffende de oprichting van een Instituut voor de aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen, werd een openbare instelling met rechtspersoonlijk opgericht bij de Vlaamse Regering die tot doel heeft de technologische innovatie in het Vlaamse Gewest aan te moedigen en bij te dragen tot de voorbereiding en de uitvoering van het beleid van de Vlaamse Regering ter zake, namelijk het Instituut voor de aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen, IWT (artikelen 2 4). Ingevolge het besluit van de Vlaamse Regering van 3 oktober 2003 houdende de instelling van een financieringskanaal voor strategisch basisonderzoek in Vlaanderen, kan het Vlaams Agentschap voor Basisonderzoek financiële steun verlenen voor strategisch basisonderzoek, dit is: "kwalitatief hoogwaardig op langere termijn gericht onderzoek dat het opbouwen van wetenschappelijke of technologische capaciteit beoogt die de basis vormt voor economische en/of maatschappelijke toepassingen waarbij op het moment dat het onderzoek start deze nog niet duidelijk gedefinieerd zijn en om deze te ontwikkelen nog vervolgonderzoek nodig is" (artikel 2). In afwachting van de oprichting van dit agentschap worden zijn taken uitgeoefend door het IWT.

3 Ber RR 09/2009-3/9 Een interuniversitair consortium waarvan naast de aanvrager ook de Universiteit Antwerpen, de Vrije Universiteit Brussel en de Universiteit Gent deel uitmaken, dienden in 2006 bij het IWT een financieringsverzoek in voor een onderzoeksproject "Social cohesion indcators in the Flemish region: the development of comprehensive social cohesion indicators at the local level in Flanders", waaraan gunstig gevolg werd gegeven. Dit onderzoek kadert in de zending van de betrokken universiteiten. Krachtens artikel 10 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger onderwijs in Vlaanderen, zijn de universiteiten niet alleen werkzaam op het gebied van het hoger onderwijs maar ook op het gebied van het wetenschappelijk onderzoek, de maatschappelijke en wetenschappelijke dienstverlening. Het doel van het beoogde onderzoek bestaat erin om een kader voor de ontwikkeling van betrouwbare en correcte indicatoren voor sociale cohesie in Vlaanderen te scheppen. De informatie waarover de Vlaamse beleidsinstanties in verband met deze problematiek momenteel beschikken, is geaggregeerd op het niveau van de Vlaamse regio en bijgevolg beschikken ze over geen indicaties m.b.t. eventuele variaties binnen Vlaanderen. Er zal tevens bijzondere aandacht besteed worden aan tot op heden onderbelichte elementen van de sociale cohesie zoals fenomenen van welbevinden, onveiligheidsgevoel,. De resultaten van dit wetenschappelijk onderzoek bieden de Vlaamse beleidsinstanties een instrument om hun beleid ter zake te evalueren en bij te sturen. Bijgevolg kan gesteld worden dat het onderzoek als een taak van algemeen belang kan gekwalificeerd worden. Hieruit kan besloten worden dat de aanvrager, een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid 1, ten behoeve van het samenwerkingsverband, op grond van artikel 5, eerste lid, 2, WRR in aanmerking komt om gemachtigd te worden mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister. 1 Artikel 1, 2 van de wet van 12 augustus 1911 tot toekenning van rechtspersoonlijkheid aan de Katholieke Universiteit te Leuven Université catholique de Louvain, aan de Vrije universiteit Brussel, aan de Université libre de Bruxelles en waarbij aan de Katholieke Universiteit te Leuven Université catholique de Louvain machtiging wordt verleend om een Franstalige en een Nederlandstalige universiteit op te richten.

4 Ber RR 09/2009-4/9 A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT In het kader van het onderzoek worden in een eerste fase gegevens uit bestaande databanken houdende o.a. sociale, economische, demografische en criminologische informatie samengevoegd op het niveau van de gemeente. De sociale cohesie kan niet in kaart worden gebracht door uitsluitend op het niveau van de gemeente alle relevante sociale en economische informatie samen te brengen. Individuele houdingen en percepties zoals bijvoorbeeld het welbevinden, het onveiligheidsgevoel, zijn ook facetten van de sociale cohesie. Om deze facetten in te schatten zal informatie verzameld worden door middel van een face-to-face enquête die dan naderhand wordt teruggekoppeld naar de informatie beschikbaar op gemeentelijk niveau. Het nagestreefde doeleinde is welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd in de zin van artikelen 4, 1, 2, WVP en 5, tweede lid WRR. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de gegevens C.1.1. De aanvrager wenst met betrekking tot Belgen tussen 18 en 75 jaar oud en woonachtig in het Vlaamse Gewest die door een toevalssteekproef uitgeloot worden, de eenmalige mededeling te bekomen van een aantal informatiegegevens, namelijk deze die vermeld zijn in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet geboorteplaats) 4 en 5, WRR, zijnde: de naam en voornamen; de geboortedatum (niet de geboorteplaats); de nationaliteit; de hoofdverblijfplaats.

5 Ber RR 09/2009-5/9 Het Comité stelt vast: De gegevens naam en voornamen en hoofdverblijfplaats zijn noodzakelijk om op een correcte manier contact op te nemen met de potentiële deelnemers aan het onderzoek. Het element postcode van de hoofdverblijfplaats zal de aanvrager daarenboven toelaten om naderhand verbanden te leggen met de informatie die in de eerste fase op het gemeentelijk niveau werd samengebracht. Het gegeven geboortedatum laat toe een representatief staal te trekken en naderhand de representativiteit van de respons te beoordelen. De aanvrager wenst zijn onderzoek te beperken tot personen die de Belgische nationaliteit hebben. Dit betekent dat het gegeven "nationaliteit" een pertinent criterium is met het oog op het trekken van de gewenste steekproef. De mededeling van dat gegeven is echter niet nodig daar de uitgelote personen per definitie aan dit criterium zullen beantwoorden. Samenvattend: de mededeling van de gegevens de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats) en 5, WRR, is in het licht van de opgegeven doeleinde, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. C.1.2. Het onderzoek zal gebeuren aan de hand van een mondelinge enquête. Uit de aanvraag en de bijlagen blijkt dat deze aanpak is ingegeven door het feit dat: de antwoorden rechtstreeks op een computer worden ingebracht; de respondent het antwoord op gevoelige vragen zelf kan inbrengen zonder dat de interviewer dit kan nagaan; in functie van de verstrekte antwoorden de niet langer relevante vragen door het programma onderdrukt worden (filters); deze werkwijze garandeert dat wel degelijk de geselecteerde persoon de vragenlijst invult; de interviewer toelichting kan geven bij vragen, wat de kwaliteit van de antwoorden verhoogt; er complexere vragen kunnen gesteld worden dan dit bij een schriftelijke enquête het geval is. laaggeschoolden en personen van hogere leeftijd meestal moeilijkheden hebben bij het invullen van complexe schriftelijke vragenlijsten.

6 Ber RR 09/2009-6/9 Rekening houdend met deze argumenten is het Comité van oordeel dat een gegevensverzameling aan de hand van een face-to-face interview aanvaardbaar is. C.1.3. Op 21 mei 2008 keurde de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer een "Code waartoe de verkrijgers van Rijksregistergegevens zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht" goed. Deze werd geformaliseerd in haar advies nr. 27/2008 van 3 september Daarin wordt, ingeval van een onderzoek aan de hand van een mondelinge bevraging, bepaald onder welke voorwaarden de onderzoekers de gegevens uit het Rijksregister mogen ontvangen. Het Comité stelt vast dat uit de door de aanvrager voorgelegde stukken blijkt dat hij zal werken conform de vereisten van de code m.b.t. het verkrijgen van de instemming van de betrokkene, de training van de interviewers; de beveiliging van de persoonsgegevens; de rapportering; zodat hem de hogervermelde gegevens mogen overgemaakt worden. C.2. De frequentie van de mededeling en de duur van de machtiging C.2.1. De aanvrager wenst een eenmalige mededeling van de gegevens. Het is wel zo dat de door hem gewenste steekproef eigenlijk maar personen viseert (= de netto respons die hij wenst te bekomen). Omdat lang niet iedere uitgelote persoon zijn medewerking zal verlenen, wenst hij dan ook voor iedere uitgelote persoon over 4 reservepersonen te beschikken van hetzelfde geslacht, met een vergelijkbare leeftijd en wonende in dezelfde gemeente zodat de steekproef in het totaal personen zal omvatten. Het Comité is van oordeel dat deze werkwijze - dus eenmalige mededeling - die de aanvrager ingeval van een weigering om mee te werken toelaat om onmiddellijk beroep te doen op de reserve van de betrokkene aanvaardbaar is, met het oog op het bereiken van het doeleinde (artikel 4, 1, 3 WVP). C.2.2. De aanvrager stelt een machtigingsduur voorop die verstrijkt nadat de datacontrole werd afgerond. Dit is uiterlijk op 30 december 2009.

7 Ber RR 09/2009-7/9 Het Comité stelt vast dat de bevraging van de respondenten normaal gebeurt in april mei De controles van de respons kunnen pas na het einde van de laatste bevraging gebeuren en bijgevolg oordeelt het Comité dat de voorgestelde machtigingsduur aanvaardbaar is (artikel 4, 1, 3 WVP). C.3. Ten overstaan van de bewaringstermijn De aanvrager meldt dat het bestand met de gegevens van het Rijksregister wordt vernietigd zodra de datacontrole is gebeurd. Gelet op het feit dat het veldwerk gepland is voor april mei 2009 zal dit uiterlijk tot 30 december 2009 zijn. Het geboortejaar en de gemeente zullen wel permanent in een geanonimiseerd gegevensbestand bewaard worden. In de mate dat dit bestand beantwoord aan de vereiste van aan artikel 1, 5, van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, dat anonieme gegevens definieert als: "gegevens die niet met een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon in verband kunnen worden gebracht en derhalve geen persoonsgegevens zijn", vormt dit geen probleem. Rekening houdend met het feit dat het veldwerk in april mei 2009 van start gaat en de gegevens uiterlijk op 30 december 2009 zullen vernietigd worden stelt het Comité vast dat het voorstel inzake bewaring aanvaardbaar is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. Deze tijdsvork biedt de aanvrager de nodige ruimte voor data-cleaning en controles. Het Comité benadrukt dat daarna de gegevens, verstrekt door het Rijksregister, moeten worden vernietigd. C.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden De persoonsgegevens van alle uitgelote personen zijn tijdelijk uitsluitend toegankelijk voor de projectcoördinator en de veldwerkcoördinator van de aanvrager en één persoon van het veldwerkbureau (dat als onderaannemer van de aanvrager zorgt voor het afnemen van de interviews). De medewerkers van het veldwerkbureau leggen de huisbezoeken af en vullen de vragenlijst in. Dit betekent dat aan die medewerkers uitsluitend die persoonsgegevens worden verstrekt die zij nodig hebben om de enquête te kunnen verrichten. In dit verband vestigt het Comité de aandacht op de noodzaak van:

8 Ber RR 09/2009-8/9 een contract tussen de aanvrager en het veldwerkbureau waarin de punten voorzien in artikel 16 WVP evenals deze bepaald in de gedragscode van 21 mei 2008 worden geregeld, met bijzondere aandacht voor de verplichtingen van de medewerkers van het veldwerkbureau; een schriftelijke verbintenis van de medewerkers van het veldwerkbureau om de vertrouwelijkheid van de meegedeelde informatie te bewaren evenals de gedragscode van 21 mei 2008 te respecteren; een goede beveiliging van de gegevens die aan de hand van een laptop verzameld worden, zodat ingeval van diefstal van deze laatste, de gegevens niet kunnen gelezen worden door een derde (cryptering) of minstens niet kunnen gelinkt worden met een welbepaalde persoon. D. AANGIFTEPLICHT Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager erop dat hij, vooraleer met de enquête aan te vangen, moet waken over de naleving van artikel 17 (aangifte) WVP en de bepalingen van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP. E. BEVEILIGING E.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. De betrokkene werd reeds door het Comité als veiligheidsconsulent aanvaard in het kader van de beraadslaging RR nr.18/2004. E.2. Veiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt, evenals over een plan in toepassing ervan. Het Comité heeft er akte van genomen. E.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen Volgens de aanvraag zullen de meegedeelde gegevens benut worden door de projectcoördinator en de veldwerkcoördinator van de aanvrager en één persoon van het veldwerkbureau van de aanvrager

9 Ber RR 09/2009-9/9 en één persoon van het veldwerkbureau (dat als onderaannemer van de aanvrager zal zorgen voor het afnemen van de interviews). De interviewers zullen toegang hebben tot de gegevens die zijn nodig hebben om ter plaatse te gaan. De aanvrager en zijn onderaannemer moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de meegedeelde informatiegegevens van het Rijksregister. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN, Het Comité machtigt de Katholieke Universiteit Leuven, Centrum voor Politicologie om, onder de voorwaarden uiteengezet in de beraadslaging en onder de vorm van een toevalssteekproef die Belgen tussen 18 en 75 jaar oud woonachtig in het Vlaamse Gewest omvat, de mededeling te krijgen van de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats) en 5, WRR. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon