Gelet op de aanvraag van de Vrije Universiteit Brussel, Brussels Informatie-, Documentatie- en Onderzoekscentrum, ontvangen op 08/02/2013;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 27/2013 van 17 april 2013 Betreft: aanvraag van VUB Brio om mededeling te krijgen van een aantal informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op een onderzoek naar taalverwerving en taalverschuiving in de Vlaamse Rand (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Vrije Universiteit Brussel, Brussels Informatie-, Documentatie- en Onderzoekscentrum, ontvangen op 08/02/2013; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 07/03/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 27 /2013-2/9 Beslist op 17 april 2013, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag van de Vrije Universiteit Brussel, Brussels Informatie-, Documentatie- en Onderzoekscentrum, hierna de aanvrager, strekt ertoe om mededeling te krijgen van een aantal informatiegegevens van het Rijksregister, namelijk deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (alleen geboortejaar), 3 tot 5, WRR met het oog op een onderzoek naar het taalbeeld van de Vlaamse Rand.. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De aanvrager werd reeds een aantal keren gemachtigd om mededeling te krijgen van informatiegegevens uit het Rijksregister met het oog op het verrichten van onderzoek op naar het taalgebruik in Brussel 1. Deze onderzoeken werden telkens verricht in opdracht van de Vlaamse overheid of in opdracht van door de Vlaamse overheid erkende instellingen. 3. Het onderzoek van het Comité kan zich er bijgevolg toe beperken na te gaan of: het nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP; de gegevens waarvan de mededeling wordt gevraagd niet overmatig zijn, rekening houdend met het doeleinde. A. DOELEINDE 4. Bij ministerieel besluit van 23 augustus 2012 van de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand werd de opdracht Analyse van de taalsituatie in de Vlaamse Rand met het oog op het uittekenen van een taalbeleid door de Vlaamse Regering, gegund aan de aanvrager 5. Dit onderzoek ligt in het verlengde van de onderzoeken-taalbarometer vermits dezelfde objectieven worden nagestreefd: het schetsen van een accuraat taalbeeld van de huidige bevolking van de Vlaamse Rand; het ontwikkelen van een meetinstrument dat toekomstige vergelijking moet mogelijk maken; 1 Zie beraadslaging RR nr. 14/2005 van 4 mei 2005 en beraadslaging 21/2011 van 20 april 2011.

3 Beraadslaging RR 27 /2013-3/9 de taalverschuivingen in de tijd in kaart brengen; beleidseffecten toetsen; vergelijken met evoluties in andere meertalige steden en regio s. 6. Deze eerste bevraging zal als nulmeting fungeren en zich toespitsen op het meten van volgende indicatoren: persoonlijke achtergrond variabelen: gezinssituatie, onderwijsachtergrond, verhuis/migratieachtergrond; taalvariabelen: thuistaal van het gezin van oorsprong, huidige thuistaal, taalkennis, taalgebruik in specifieke domeinen (arbeid, onderwijs, winkels, ), taaldominantie bij taalconfrontatie; netwerk- en gemeenschapsvorming: cultuurconsumptie, mediaconsumptie, verenigingsleven, engagement in lokale netwerken; culturele en politieke variabelen: houding t.o.v. randbeleid, politieke aspecten relatie Bussel- Rand. 7. Het Comité stelt vast dat het hierboven omschreven en nagestreefde doeleinde welbepaald en uitdrukkelijk omschreven is. Het leidt tot verwerkingen die gesteund zijn op artikel 5, eerste lid, a) en f), WVP. Het doeleinde is bijgevolg ook gerechtvaardigd in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens 8. De aanvrager wenst reacties te verzamelen van personen, uitgeloot door een steekproef, die woonachtig zijn in de Vlaamse gemeenten rond Brussel 2 en die van 18 tot en met 80 jaar oud zijn. Daartoe wenst hij de mededeling te bekomen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 5 (niet geboorteplaats), WRR, namelijk: de naam en de voornamen; het geslacht; de geboortejaar (niet de geboortedatum); 2 Er wordt met 5 clusters van gemeenten gewerkt: cluster 1 Wemmel, Drogenbos, Linkebeek, St-Genesius-Rode, Kraainem en Wezenbeek-Oppem; cluster 2: Zaventem, Machelen en Vilvoorde; cluster 3: Tervuren, Overijse en Hoeilaart; cluster 4: Asse, Merchtem, Meise en Grimbergen; cluster 5: Dilbeek, Sint-Pieters-Leeuw en Beersel.

4 Beraadslaging RR 27 /2013-4/9 de nationaliteit; de hoofdverblijfplaats. 9. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat de mededeling van bovenvermelde gegevens, gelet op de nagestreefde doeleinden, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). 10. Het onderzoek zal gebeuren aan de hand van een uitgebreide mondelinge face-to-face enquête. Uit de aanvraag en de bijlagen blijkt dat deze aanpak is ingegeven door het feit dat: het taalgebruik en taaldiversiteit in het onderzoek centraal staat maar het onmogelijk is om vooraf uit te maken welke taal of talen de respondent beheerst; een bevraging door middel van een postenquête vergeleken met een mondelingen bevraging veel beperkter is naar het aantal talen toe waarin deze kan gebeuren; de respons op een vrij lange vragenlijst hoger is wanneer de interviewer toelichting kan geven bij de vragen die vaak complex zijn, wat de kwaliteit van de antwoorden verhoogt; de antwoorden rechtstreeks op een computer worden ingebracht waardoor de verwerkingstijd van de gegevens vermindert. 11. Rekening houdend met deze argumenten is het Comité van oordeel dat een gegevensverzameling aan de hand van een face-to-face interview aanvaardbaar is. 12. Op 3 september 2008 bracht de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer een advies (nr. 27/2008) uit eigen beweging uit met betrekking tot de "Code waartoe de verkrijgers van Rijksregistergegevens zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht". Daarin wordt, ingeval van een onderzoek aan de hand van een mondelinge bevraging, bepaald onder welke voorwaarden de onderzoekers de gegevens uit het Rijksregister mogen ontvangen. 13. Het Comité stelt vast dat uit de bij de aanvraag gevoegde stukken blijkt dat de aanvrager zal werken conform de vereisten die in de code worden gesteld m.b.t.: het verkrijgen van de instemming van de betrokkene; de training van de interviewers; de beveiliging van de persoonsgegevens; de rapportering;

5 Beraadslaging RR 27 /2013-5/9 zodat de mededeling van de gegevens die voorzien is in punten 8 en 9 ook daadwerkelijk mag gebeuren. B.2. Ten overstaan van de frequentie van de mededeling en de duur van de machtiging 14. De aanvrager wenst in beginsel een eenmalige mededeling van de gegevens. 15. Zoals reeds werd aangestipt wenst de aanvrager in het totaal reacties te verzamelen. Gelet op enerzijds de hoge verhuisfrequentie en anderzijds de eerder lage responsgraad voor dit soort van onderzoek, wenst de aanvrager een steekproef van effectieven met voor elke persoon 3 reserves met dezelfde eigenschappen zodat de steekproef in het totaal personen zal omvatten. Mocht deze steekproef niet volstaan om de vereiste reacties te verzamelen, wenst de aanvrager de mogelijkheid te hebben om een bijkomende steekproef te vragen. 16. Het Comité is van oordeel dat deze werkwijze een eenmalige mededeling maar met de mogelijkheid om een bijkomende steekproef te vragen voor zover het aantal reacties onder de drempel van blijft - die de aanvrager ingeval van een weigering om mee te werken toelaat om onmiddellijk beroep te doen op de reserves van de betrokkene, aanvaardbaar is met het oog op het bereiken van het doeleinde (artikel 4, 1, 3 WVP). 17. De dataverzameling is volgens de aanvraag gepland voor de periode februari juni Deze timing zal - gelet op het tijdstip waarop deze beraadslaging wordt uitgebracht - vermoedelijk moeten worden bijgestuurd. In de gegeven omstandigheden oordeelt het Comité dat een machtiging tot 31/12/2013 de aanvrager de nodige ruimte laat om het doeleinde te realiseren (artikel 4, 1, 3 WVP). B.3. Ten overstaan van de bewaringstermijn 18. Volgens de aanvraag worden de persoonsgegevens bewaard zolang de bevragingscyclus loopt (ca. 6 maanden), waarna alle persoonsgegevens afkomstig van het Rijksregister zullen worden vernietigd. Daarna zal de aanvrager verder werken met anonieme gegevens. 19. Het Comité stelt vast dat een dergelijke beperkte retentieduur in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5, WVP. Voor zover het onderzoek wordt stopgezet zodra reacties zijn verzameld, dan moeten onmiddellijk daarop alle reeds gebruikte en nog niet gebruikte persoonsgegevens die uit het Rijksregister werden verkregen, worden vernietigd.

6 Beraadslaging RR 27 /2013-6/9 20. Het Comité vestigt er de aandacht op dat de aanvrager er conform artikel 16 WVP moet op toezien dat de onderaannemer de gegevens die hij ontving eveneens daadwerkelijk vernietigt. B.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 21. De persoonsgegevens worden voor de duur van de bevraging door de aanvrager ter beschikking gesteld van de onderaannemer, namelijk Significant GfK, aan wie dit aspect van de opdracht werd gegund ingevolge een openbare aanbesteding door de Vlaamse Overheid 3. De onderaannemer zal zijn opdracht echter uitvoeren onder leiding van de aanvrager. 22. De medewerkers van de onderaannemer leggen de huisbezoeken af en bij die gelegenheid wordt de vragenlijst ingevuld. Dit betekent dat aan die medewerkers slechts die persoonsgegevens worden verstrekt die zij nodig hebben om de huisbezoeken te kunnen verrichten. Slechts wanneer de adressen opgebruikt zijn ingevolge weigeringen of niet-bereikbaarheid, worden nieuwe adressen geleverd. 23. In dit verband vestigt het Comité de aandacht op de noodzaak van: een contract tussen de aanvrager en de onderaannemer waarin de punten voorzien in artikel 16 WVP evenals deze bepaald in de gedragscode van 21 mei 2008 worden geregeld, met bijzondere aandacht voor de verplichtingen van de medewerkers van het veldwerkbureau. de nadruk te leggen op het feit dat de onderaannemer niet van de gelegenheid gebruik mag maken om zijn medewerkers n.a.v. de huisbezoeken ook andere vragen te laten stellen dat deze opgegeven door de aanvrager; een schriftelijk verbintenis van de medewerkers van de onderaannemer om de vertrouwelijkheid van de meegedeelde informatie te bewaren evenals de gedragscode van 21 mei 2008 te respecteren. een goede beveiliging van de gegevens die aan de hand van een laptop verzameld worden, zodat ingeval van diefstal of verlies van deze laatste, de gegevens niet kunnen gelezen worden door een derde (cryptering) of minstens niet kunnen gelinkt worden met een welbepaalde persoon. Het argument van de aanvrager dat encrypteren een vrij belangrijke investering vergt, gaat niet op daar er gratis degelijke encrypteringsprogramma s ter beschikking worden gesteld. 3 Zie ministerieel besluit van 23 augustus 2012 de Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand.

7 Beraadslaging RR 27 /2013-7/9 24. De verzamelde onderzoeksgegevens worden nadien door de onderaannemer ter beschikking gesteld van de wetenschappelijke medewerkers van de aanvrager. Deze laatsten gebruiken voor hun analyse uitsluitend de gegevens die door de bevraging werden gekregen die trouwens op geen enkele wijze kunnen worden gelinkt met de persoonsgegevens van het Rijksregister die vernietigd worden. Onderzoeksgegevens die volledig geanonimiseerd werden, kunnen onbeperkt bewaard en doorgegeven worden. 25. De rapporten en publicaties die worden opgesteld op basis van de onderzoeksgegevens verkregen met behulp van rijksregistergegevens, zullen enkel strikt anonieme gegevens bevatten. Dit betekent dat de categorieën van alle statistieken en tabellen voldoende algemeen zullen zijn zodat niemand in staat is er het antwoord van een bepaalde persoon uit af te leiden. C. AANGIFTEPLICHT 26. Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager erop dat hij, vooraleer met de enquêtes aan te vangen, moet waken over de naleving van artikel 17 WVP (aangifte) en de bepalingen van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 27. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. De betrokkene werd door het Comité reeds n.a.v. een vergelijkbaar onderzoek aanvaard als consulent 4. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 28. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een beveiligingsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. 29. Het Comité neemt hiervan akte. 4 Zie dossier dat leidde tot de beraadslaging RR nr. 21/2011.

8 Beraadslaging RR 27 /2013-8/9 D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en lijst van deze personen 30. Uit de aanvraag blijkt dat alleen het hoofd van het onderzoeksteam van de aanvrager evenals de onderaannemer en zijn enquêteurs toegang zullen hebben tot de meegedeelde gegevens. 31. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de uit het Rijksregister meegedeelde gegevens. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. 32. Ook de onderaannemer moet deze vereisten in acht nemen. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de Vrije Universiteit Brussel (Brussels Informatie-, Documentatie- en Onderzoekscentrum - BRIO) om tot 31 december 2013 onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging en met het oog op het doeleinde vermeld in punt A, onder de vorm van een toevalssteekproef een eenmalige mededeling te krijgen van de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 5 WRR (alleen geboortejaar) van personen die woonachtig zijn in de Vlaamse gemeenten rond Brussel en die van 18 tot en met 80 jaar oud zijn, met voor elke persoon 3 reserves met dezelfde eigenschappen ( personen in het totaal). Indien deze steekproef niet volstaat om reacties te verzamelen, zal de aanvrager een aanvullende steekproef kunnen vragen zodat hij vooralsnog het vooropgestelde quotum kan bereiken. 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid), de Vrije Universiteit Brussel (Brussels Informatie-, Documentatie- en Onderzoekscentrum - BRIO) een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het

9 Beraadslaging RR 27 /2013-9/9 Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het aan de Vrije Universiteit Brussel (Brussels Informatie-, Documentatieen Onderzoekscentrum - BRIO) een vragenlijst met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon