Brussel. Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR );

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE KONINKRIJK BELGIE Brussel, Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/ commission@privacycommission.be Adres : Fax.: Hoogstraat, +32(0)2/ , B Brussel Tel.: +32(0)2/ commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE COMMISSIE VOOR DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER Sectoraal Comité van het Rijksregister BERAADSLAGING RN Nr 22 / 2007 VAN 18 JULI 2007 O. Ref. : SA2 / RN / MA/2007 / 021/007berdef BETREFT : Aanvraag van de Vrije Universiteit Brussel Vakgroep Sociologie om mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op de afname van een jeugdmonitor Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna het comité ); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR ); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP ), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het Koninklijk Besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; 2007; Gelet op de aanvraag van de Vrije Universiteit Brussel, Vakgroep Sociologie, ontvangen op 14 juni Gelet op de aanvraag van het juridisch en technisch advies op 20 juni 2007; Gelet op het verslag van de wnd voorzitter; Beslist op 18 juli 2007, na beraadslaging, als volgt: Ber RR 22 / / 6

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel om de Vrije Universiteit Brussel, Vakgroep Sociologie, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (alleen het element geboortejaar) en 5, WRR met het oog op een nieuwe afname, aan de hand van een postenquête, van een jeugdmonitor. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) De toegang tot of de mededeling van de informatiegegevens uit het Rijksregister is o.a. voorbehouden aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het comité (art. 5, eerste lid, 2 WRR). De Vlaamse Overheid, Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media vervult een taak van algemeen belang in die zin dat ze instaat voor het jeugdbeleid. Artikel 4 van het decreet van 29 maart 2002 op het Vlaams Jeugdbeleid, zegt: Uiterlijk anderhalf jaar na het begin van elke legislatuur legt de Vlaamse regering een Vlaams jeugdbeleidsplan voor aan het Vlaams Parlement. Dat jeugdbeleidsplan legt het geïntegreerd jeugdbeleid van de Vlaamse regering vast en besteedt bijzondere aandacht aan het jeugdwerkbeleid. Het geeft binnen een globale visie op de jeugd en het jeugdbeleid, de doelstellingen van de Vlaamse regering aan in alle bevoegdheidsdomeinen en bepaalt de resultaatsindicatoren.. In het eerste jeugdbeleidsplan dat in 2002 werd goedgekeurd, werd de aandacht gevestigd op de zwakke wetenschappelijke fundering van het beleidsplan. Om die reden werd in de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap in 2003 voor het eerst een krediet gereserveerd voor de wetenschappelijke ondersteuning van het jeugdbeleid. De Vlaamse minister van jeugd besliste op 6 februari 2003 en 19 januari 2004 om deze middelen aan te wenden voor de ondersteuning van drie universiteiten, waaronder de aanvrager, die gezamenlijk het project Interuniversitair Platform Jeugdonderzoek voorstelden. Dit platform verrichtte jeugdonderzoek ten behoeve van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, Administratie Cultuur, Afdeling Jeugd en Sport. Tegen deze achtergrond nam dit platform, waarvan de aanvrager deel uitmaakt, in 2005 een eerste maal een jeugdmonitor af (zie beraadslaging RR nr. 50/2005 van 21 december 2005). Het Vlaams Jeugdbeleidsplan voorziet o.a. uitdrukkelijk dat: voor wat beleidsinformatie betreft de jeugdmonitor decretaal zal verankerd worden (blz. 29); het jaarverslag jeugdbeleid en kinderrechten wordt, voor wat de planning en de monitoring van het jeugdbeleid betreft, versterkt door de nieuwe bevindingen van de jeugdmonitor en het syntheseverslag dat het Jeugdonderzoeksplatform aflevert, (blz. 31). Ber RR 22 / / 6

3 Ondertussen werd een reglementaire omkadering van de steunpunten voor beleidsrelevant onderzoek op punt gesteld (cfr. het besluit van de Vlaamse regering van 15 september 2006 betreffende de steunpunten voor beleidsrelevant onderzoek). Op basis van dit besluit werd op 4 december 2006 een beheersovereenkomst afgesloten tussen de Vlaamse overheid en het Steunpunt Cultuur, Jeugd en Sport waarin het jeugdonderzoeksplatform - en dus ook de aanvrager - geïntegreerd is. De opdrachten van dit steunpunt zijn (artikel 7): 1. het verzamelen, analyseren en ontsluiten van beleidsrelevante gegevens; 2. het uitvoeren van beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek, en dit zowel op lange als op korte termijn; 3. het verlenen van wetenschappelijke dienstverlening. Het onderzoek dat de aanvrager zal uitvoeren kadert dus zowel in het Vlaams Jeugdbeleidsplan als in de beheersovereenkomst die met de Vlaamse overheid werd afgesloten. De aanvrager die over rechtspersoonlijkheid 1 beschikt komt bijgevolg op grond van artikel 5, eerste lid, 2 WRR in aanmerking om de mededeling te bekomen van informatiegegevens uit het Rijksregister. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT De aanvrager ontwikkelde in 2005 een jeugdmonitor. Dit is een geheel van basisindicatoren die belangrijke veranderingen in de ontwikkeling, de levensomstandigheden, de leefwereld en de activiteiten van jongeren documenteert. Daarop aansluitend werd deze uitgetest door middel van een postenquête op een onderzoekspopulatie van 14- tot 25-jarigen. Thans wenst de aanvrager weerom aan de hand van een postenquête over te gaan tot een nieuwe afname die zich zal toespitsen op de thema s school, armoede, welbevinden, delinquentie, participatie en levensloop. De onderzoekspopulatie wordt verruimd en strekt zich uit van 12- tot 30 jarigen. Het hierboven omschreven en nagestreefde doeleinde is welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. 1 Artikel 1, 2 van de wet van 12 augustus 1911 tot toekenning van rechtspersoonlijkheid aan de Katholieke Universiteit te Leuven Université catholique de Louvain, aan de Vrije universiteit Brussel, aan de Université libre de Bruxelles en waarbij aan de Katholieke Universiteit te Leuven Université catholique de Louvain machtiging wordt verleend om een Franstalige en een Nederlandstalige universiteit op te richten Ber RR 22 / / 6

4 C. PROPORTIONALITEIT Ten overstaan van de gegevens C.1. De aanvrager wenst met betrekking tot personen die woonachtig zijn in het Vlaamse Gewest, en die op het ogenblik van de uitloting tussen de 12 en 30 jaar oud zullen zijn, de mededeling te bekomen van een aantal informatiegegevens, namelijk deze die vermeld zijn in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (alleen het element geboortejaar) en 5, WRR, zijnde: - de naam en de voornamen; - het geboortejaar (niet de geboorteplaats en datum); - de hoofdverblijfplaats. De gegevens naam en voornamen en hoofdverblijfplaats zijn noodzakelijk om op een correcte manier contact op te nemen met de potentiële deelnemers aan het onderzoek. Het geboortejaar is noodzakelijk om een representatieve steekproef te kunnen trekken. De Commissie stelt vast dat de aanvraag voor wat de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (enkel het element geboortejaar) en 5, WRR betreft, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.2. Teneinde evenwel de persoonlijke levenssfeer maximaal te vrijwaren beslist de Commissie dat de informatiegegevens van het Rijksregister van de uitgelote personen niet zullen meegedeeld worden aan de aanvrager. Voor wat het geboortejaar betreft zal het Rijksregister aan de aanvrager wel meedelen hoeveel personen er per geboortejaar daadwerkelijk werden uitgeloot zodat de aanvrager eventueel conclusies kan trekken m.b.t. de non-respons in functie van de leeftijd. De diensten van het Rijksregister zullen instaan voor het verzenden van de contactbrief en het enquêteformulier, met verzoek dit terug te bezorgen aan de aanvrager, evenals eventuele herinneringsbrieven. Aldus wordt de anonimiteit van de respondenten verzekerd. Dit laatste is essentieel gelet op het feit dat een aantal vragen die in de enquête zijn opgenomen, leiden tot het verzamelen van gegevens die o.a. betrekking hebben op godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, dus op gevoelige persoonsgegevens. De verwerking van deze gevoelige persoonsgegevens is in beginsel verboden (artikel 6 WVP). Daarnaast worden een aantal vragen gesteld met betrekking tot eventueel gepleegde strafbare feiten en het eventueel opgesteld proces-verbaal. Ook de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot o.a. verdenkingen en vervolgingen is in beginsel verboden (artikel 8 WVP). Indien deze gevoelige gegevens zodanig worden verzameld dat ze anoniem zijn, verliezen ze hun karakter van persoonsgegevens en stelt er zich ten opzichte van de WVP, niet langer een probleem. C.3. Het gevolg van deze werkwijze zal er in dit geval en rekening houdend met het enquêteformulier zoals dat door de aanvrager aan de Commissie werd bezorgd, toe leiden dat: - de aanvrager concreet geen identificatiegegevens uit het Rijksregister ontvangt; - de gegevens die aan de hand van de enquête verzameld worden, als anonieme gegevens moeten bestempeld worden in de zin van artikel 1, 5, van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; Ber RR 22 / / 6

5 Aan deze vaststellingen zijn een aantal gevolgen verbonden, namelijk: - dat de aanvrager inzake geen consulent inzake informatieveiligheid, zoals voorgeschreven door artikel 10 WRR moet aanstellen vermits hem noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks informatiegegevens uit het Rijksregister worden meegedeeld; - dat de Commissie inzake geen veiligheidsplan eist; - dat de aanvrager geen lijst, zoals voorgeschreven door artikel 12, 2, WRR moet bijhouden van de personen die mededeling van de informatiegegevens uit het Rijksregister zullen krijgen; - dat anonieme gegevens, zoals artikel 1, 5 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 stelt, geen persoonsgegevens zijn en bijgevolg de WVP op dergelijke gegevens niet van toepassing is, wat o.a. met zich meebrengt dat er geen aangifte zoals voorgeschreven door artikel 17 WVP noodzakelijk is. C.4. Zoals uit punt C.3. blijkt, heeft het anoniem karakter van de gegevens tot gevolg dat de aanvrager ontslagen wordt van een hele reeks formaliteiten. Het is dan ook van essentieel belang dat dit anoniem karakter niet doorbroken wordt. De aanvrager bezorgde het ontwerp van het contactschrijven dat inzake zal verstuurd worden. De Commissie stelt vast dat het contactschrijven de betrokkene in heldere taal informeert en: - uitlegt wat de bedoeling is van het onderzoek; - erop wijst dat men niet verplicht is de enquête in te vullen; - vermeldt dat men niet verplicht is op alle vragen te antwoorden. - vermeldt dat het schrijven niet door de onderzoekers werd verstuurd maar door de diensten van het Rijksregister omdat de namen en adressen van de uitgelote personen niet werden meegedeeld aan de onderzoekers ten einde de privacy van diegenen die aan het onderzoek meewerken, te verzekeren; - vermeldt dat de enquête moet teruggestuurd worden aan de onderzoekers zonder vermelding van de naam en adres op het enquêteformulier en zonder vermelding van de afzender op de briefomslag. Wanneer de aanvrager de diensten van het Rijksregister verzoekt om herinneringsbrieven te versturen, moet daarin uitdrukkelijk vermeld worden dat als de betrokkene reeds gereageerd heeft, hij het schrijven als onbestaande mag beschouwen en dus verder niets moet doen. Ten behoeve van diegenen die nog niet reageerden moet de uitnodiging zoals geformuleerd in het contactschrijven herhaald worden. OM DEZE REDENEN, machtigt het comité de Vrije Universiteit Brussel, Vakgroep Sociologie, om - onder de vorm van een toevalssteekproef die personen woonachtig in het Vlaamse Gewest omvat en die op het ogenblik van de steekproeftrekking tussen de 12 en 30 jaar oud zullen zijn - de mededeling te krijgen van de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (enkel het element geboortejaar) en 5, WRR. Het comité bepaalt echter dat: - gelet op het feit dat het onderzoek aan de hand van een postenquête geschiedt, met het oog op het vrijwaren van het anoniem karakter van de via de enquête verstrekte gegevens deze informatiegegevens van het Rijksregister niet effectief aan de aanvrager zullen overgemaakt worden maar door de diensten van het Rijksregister zullen gebruikt worden om ten behoeve van de aanvrager de contactbrief, het enquêteformulier en eventuele herinneringsbrieven te verzenden; Ber RR 22 / / 6

6 - wanneer de aanvrager de diensten van het Rijksregister verzoekt om herinneringsbrieven te versturen, moet daarin uitdrukkelijk vermeld worden dat als de betrokkene reeds gereageerd heeft, hij het schrijven als onbestaande mag beschouwen en dus verder niets moet doen. Ten behoeve van diegenen die nog niet reageerden moet de uitnodiging zoals geformuleerd in het contactschrijven herhaald worden; - voor wat het geboortejaar betreft zal het Rijksregister aan de aanvrager wel meedelen hoeveel personen er per geboortejaar daadwerkelijk werden uitgeloot zodat de aanvrager eventueel conclusies kan trekken m.b.t. de non-respons in functie van de leeftijd. De administrateur, De wnd voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Frank ROBBEN Ber RR 22 / / 6