Nieuwsbrief Samen op eigen kracht mei 2015 december 2015

Transcriptie

1 Nieuwsbrief Samen op eigen kracht mei 2015 december 2015 Deze nieuwsbrief Samen op eigen kracht is een vervolg op de nieuwsbrief van april 2015 en gaat over de periode van mei tot december. De activiteiten rondom de transitie Samen op eigen kracht worden per onderwerp beschreven. 1. Sessies door In voor Zorg 2. Coachingstrajecten 3. Diepteanalyse 4. Teamtaken 5. Kader werkgroepen Overkoepelende vraagstukken 6. Herverdeling samenstelling teams 7. Communicatie 8. Nieuwe organisatiestructuur 9. Vooruitblik 1. Sessies door In voor Zorg Alle teams zorg, welzijn en facilitair hebben minimaal 2 sessies gehad rondom het waarom van zelfsturende teams, hun dromen en kwaliteiten. Daarnaast is er een bijeenkomst geweest voor medewerkers met een solofunctie en interne- en externe behandelaars. Er is onderzocht op welke manier de teams teamtaken tot zich kunnen nemen vanuit gedeeld eigenaarschap en hoe de visie rondom zelfsturende teams gestalte kan krijgen. 2. Coachingstrajecten Verschillende medewerkers van De Strijpe en De Laantjes zijn gecoacht. Het gaat daarbij o.a. om medewerkers die hebben aangegeven extra steun te kunnen gebruiken bij de veranderingen. Zij zijn met de in-gesprekmethode aan de slag gegaan en zijn begeleid in een intervisieachtige setting. Het MT is ondersteund middels teamcoaching en individuele coaching in het nemen van de kartrekkersrol van het (deel)proces en het bevorderen van het eigenaarschap van de teams. Alle MTleden hebben een 360 graden feedback 1 rapportage ontvangen en die is met de bestuurder binnen het MT besproken. Centraal stonden daarbij de gewenste competenties: waar liggen kwaliteiten, wat heeft aandacht nodig en wat kan ik gebruiken van mijn collega s en bestuurder? 3. Diepteanalyse Om een objectief beeld te krijgen van de dagelijkse werkzaamheden en de samenwerking heeft de coach tijdens de zomermaanden 1 of 2 dagdelen meegewerkt op de afdeling. (De Strijpe en De Laantjes) 1 Middels de 360 methode inventariseer je met behulp van vragenlijsten informatie over hoe jij jezelf ziet en hoe anderen jou zien. De antwoorden leveren feedback op uit verschillende invalshoeken. Nieuwsbrief Samen op eigen kracht, december

2 De leidende vragen daarbij waren: In welke mate zijn de teams in staat om de huidige verantwoordelijkheid te nemen? Wat valt daarbij op? Wat is nodig om de (voorgenomen) teamtaken in het team te beleggen? Na de diepteanalyses zijn interventies ingezet om de teams meer in positie te brengen. Bij elk team zijn in het werkoverleg de conclusies besproken en zijn afspraken gemaakt om bepaalde zaken op te pakken en uit te werken. Dit is nog in volle gang. Bij de Strijpe is er vanaf begin november voor beide teams extra coaching-on-the-job ingezet, omdat er sprake was van overbelasting bij de medewerkers. Er wordt gericht gewerkt vanuit een Plan van Aanpak aan verbetering van de situatie (samenwerking, bezetting en werkprocessen). Deze interventie wordt voor 3 maanden ingezet en tussentijds worden de resultaten geëvalueerd met het management en wordt de vervolgaanpak vastgesteld. Het hoofd zorg en welzijn houdt daarbij vinger aan de pols middels 2-wekelijks overleg met de zorgcoördinator en de coach. Op De Laantjes worden de teams ondersteund door de teamleider en de coach. Werkoverleg is niet altijd consequent gehouden, vanaf september wordt het werkoverleg structureel gepland. De Laantjes 10 is een zelfstandig team met veel eigenaarschap. Zij hebben soms echter de neiging veel zelf op te lossen, waardoor er risico bestaat dat zaken niet naar tevredenheid kunnen worden afgerond. Dit is door het team met de teamleider opgepakt waardoor inmiddels een betere balans is ontstaan. Welzijn Ook hier is (aanvullende) coaching ingezet om handen en voeten te gaan geven aan de nieuwe visie op welzijn. Deze aanvullende coaching is mede mogelijk gemaakt door subsidie van de gemeente Roosendaal, die nieuwe initiatieven op het gebied van welzijn stimuleert. Het team gaat daarbij zich versterken op hun eigen vakgebied en er wordt gekeken naar de mogelijkheden om meer inkomsten te genereren voor St. Elisabeth. Het hoofd facilitaire dienstverlening trekt de kar en wordt daarbij gesteund door de coach. In september is binnen het team de Nieuwe visie op Welzijn besproken en zijn vervolgens 4 werkgroepen geformeerd, waarvan de resultaten 1 december zijn gepresenteerd. 1 December is er een bezoek gebracht aan een collega instelling in Ridderkerk. N.a.v. dit bezoek worden voorstellen uitgewerkt, waarbij ook wordt gekeken naar de financiële gevolgen van deze voorstellen. Na 3 maanden worden de resultaten geëvalueerd en wordt vastgesteld wat er nog nodig is. Als de zaken op orde zijn gebracht wat betreft bezetting en kwaliteiten kunnen de voorgenomen teamtaken worden ingevoerd. In de teams wordt het werkoverleg al wel zelf georganiseerd en uitgevoerd. Facilitaire teams De mate van zelfverantwoordelijkheid verschilt per team. De receptie is een goed samenwerkend team met goede resultaten. Zij roosteren zelf, houden werkoverleg en staan open voor extra taken: met name ondersteuning secretariaat en technische dienst. Bij het team van de wasserij is in de laatste teamsessie uitvoerig de samenwerking en de verschillende taken besproken. Het team gaat de taken verdelen, maakt zelf de roosters en houdt werkoverleg. Het restaurantteam is gegroeid in Nieuwsbrief Samen op eigen kracht, december

3 samenwerking mede door directe aansturing van de facilitair manager. Het rooster wordt door het team gemaakt en het werkoverleg wordt samen met de leidinggevende gehouden. De verdeling van de diverse teamtaken zijn gemaakt maar worden nog niet allemaal uitgevoerd. Het team vindt het nog moeilijk om zonder een direct leidinggevende op de werkvloer te functioneren. De huishoudelijke dienst werkt voornamelijk zelfstandig, te weten op de kamers, algemene ruimten en op de woongroepen. Een medewerker verzorgt de taak roosteren en dit gaat goed. Het daadwerkelijk invoeren van de planning in het roostersysteem en de controle op efficiënte inzet zal bij een andere functionaris belegd moeten worden. De samenwerking tussen huishoudelijke dienst en zorgdienst kan nog verder verbeterd worden. 4. Teamtaken In mei is een notitie uitgebracht, waarin de uitgangspunten zijn voorgesteld rondom de teamtaken. Op organisatieniveau moet worden vastgesteld: Welke teamtaken willen we het komende half jaar in de teams beleggen? Wat is de visie t.o.v. teamtaken, wat is het beleid en welke richtlijnen moeten er worden opgesteld? Gaan we werken met aandachtsvelders? Hierbij moet men denken aan één aandachtsvelder per teamtaak, per team van medewerkers en een vervanger. Vanuit de organisatie wordt kaders/criteria opgesteld om aan te geven wat in ieder geval teamtaken zijn. Daarnaast kan een verdere invulling gegeven worden door het team. De voorgestelde werkwijze om de teamtaken verder uit te werken is door MT en Transitiegroep goedgekeurd. In juli is een basisontwerp opgesteld met een voorstel indeling en toedeling teamtaken in 2015 en 2016 én een voorstel Teamtaken met aandachtsvelders voor het laatste kwartaal van In november 2015 is het profiel aandachtsvelder met de Transitiegroep besproken. Hieruit volgt een aanpassing en wordt een implementatieplan opgesteld wat in januari 2016 ter goedkeuring aan de Transitiegroep wordt voorgelegd. 5. Kader werkgroepen Overkoepelende vraagstukken Binnen Samen op eigen kracht zijn er 4 overkoepelende vraagstukken geformuleerd in de Transitiegroep (april 2015). Overdracht Roosteren en plannen Werkoverleg Eigen regie en familie/netwerkparticipatie In juni is door de Transitiegroep besloten dat deze vraagstukken worden uitgewerkt door 4 werkgroepen. De werkgroepen worden gebruikt om medewerkers te laten reflecteren op het onderwerp, te leren van elkaar, meer inzicht te verkrijgen en op korte termijn verbeteringen aan te brengen in de eigen werksituatie. De onderlinge verbinding wordt hierdoor verstevigd. De werkgroepen zijn in de periode juni tot september aan de slag gegaan. Mede op basis van de resultaten wordt op organisatieniveau afgewogen welke structuur er (straks) het beste past. De werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de verschillende diensten en werken onder begeleiding van een coach en een vertegenwoordiger van het MT. Er werden 4 bijeenkomsten gepland, afhankelijk van de vorderingen zijn dat meer of minder bijeenkomsten geworden. Nieuwsbrief Samen op eigen kracht, december

4 De genoemde vraagstukken werden in de maanden juni tot en met september uitgewerkt. Tussentijds werd gerapporteerd aan de Transitiegroep en MT. Resultaten oktober 2015 Werkgroep Overdracht heeft een concept richtlijn gemaakt die in de praktijk wordt getoetst. Januari/februari 2016 worden de ervaringen met de richtlijn geëvalueerd en bijgesteld. Werkgroep roosteren en plannen: heeft de financiële kaders en de kaders o.b.v. wet- en regelgeving en beleid opgesteld en voorgelegd aan het managementteam en ondernemingsraad. Sommige adviezen moeten nader worden uitgewerkt. Karina Domaszuk (adviseur PO&O) zal aansluiten bij de werkgroep. De facilitaire dienst zal vertegenwoordigd worden door Bernadette Rooze. Werkgroep werkoverleg: er is een document werkoverleg ontwikkeld, wat door het MT is goedgekeurd. Over 1 jaar wordt het document geëvalueerd. Werkgroep eigen regie/familie- netwerkparticipatie: is in september gestart, en zal medio januari/februari advies uitbrengen aan het MT. 6. Herverdeling samenstelling teams De Strijpe De medewerkers van De Strijpe zijn vanaf 15 juni werkzaam in 2 teams. De voorbereidingen zijn door een werkgroep gedaan onder begeleiding van een coach In voor zorg en het hoofd zorg en welzijn. Met de herverdeling heeft ook een wisseling van contactverzorgende plaatsgevonden, omdat in diezelfde periode ook de EVV opleiding is gestart. Dat had tot gevolg dat een aspirant EVVer soms voor 10 tot 12 cliënten de contactverzorgende was. Dit heeft veel hectiek en onrust teweeg gebracht omdat zij verantwoordelijk zijn voor o.a. het op orde brengen en houden van het zorgleefplan. In oktober is ter ondersteuning de coach van In voor zorg aangesteld. Zij heeft een diepteanalyse uitgevoerd en is tot de conclusie gekomen dat de verhouding benodigde zorg volgens de ZZP-indicatie en het aantal uren gegeven zorg niet optimaal is. Daarnaast is er winst te behalen in efficiency m.b.t. de werkprocessen. Vanaf november is coaching-on-the-job ingezet en is er ondanks de problematiek, een goede en rustige sfeer. Zelfsturende teams De Laantjes per etage De teamleider heeft de Transitiegroep haar voorstel in oktober voorgelegd en aangepast waar nodig. Vanaf 1 januari zal deze indeling ingaan. De Laantjes 10 De Laantjes De Laantjes De Laantjes De voorbereidingen zijn in gang gezet en hebben er o.a. familiebijeenkomsten en werkoverleg per etage plaatsgevonden. 7. Communicatie Het medewerkersbulletin verschijnt nu wekelijks met daarin aandacht voor de transitie en ervaringen. De pen wordt doorgegeven en mensen vertellen wat hen beweegt en er wordt persoonlijke informatie gedeeld. Alle medewerkers hebben een brief ontvangen, waarin het belang van het medewerkersbulletin wordt benadrukt, en dat wordt verwacht dat ook alle medewerkers het bulletin lezen. Onderzocht is op welke manier mensen belangrijke informatie willen ontvangen. Unaniem wordt gesteld dat informatie via de mail én op papier moet worden aangeleverd en in de teammap Nieuwsbrief Samen op eigen kracht, december

5 beschikbaar moet worden gesteld. In het werkoverleg komt deze informatie terug en kan er informatie worden uitgewisseld en beeldvorming worden ontwikkeld. Tijdens de medewerkersbijeenkomst van 3 juni hebben de teams zich geprofileerd en hun tussentijdse resultaat gepresenteerd, veelal op ludieke en soms op indringende wijze. Het perspectief van de hulpvrager werd daarbij op inspirerende wijze door Jaap Bressers voor het voetlicht gebracht. Jij maakt het verschil! Het boek van Jaap Bressers is een paar weken later aan alle medewerkers van St. Elisabeth cadeau gedaan. Het blijkt dat de verandering leeft en dat er een grote betrokkenheid is op elkaar en op het op eigen kracht verder kunnen. Duidelijk word dat er veel in de teams gebeurt, maar nog te weinig uitwisseling is met bewoners en tussen de teams. Na het optreden van Jaap Bressers kreeg de term Carlosmomentjes een vervolg. Op elke teampost hangt nu een poster voor het delen van eigen Carlosmomentjes, want effecten van sommige vormen van toegevoegde waarde zijn niet meetbaar, maar wel heel sterk merkbaar. En dat geeft energie! Deze nieuwsbrief wordt verspreid als bijlage bij het medewerkersbulletin. 8. Nieuwe organisatiestructuur Doelstelling Nieuwe organisatiestructuur, die voldoet aan de behoeften van de medewerkers enerzijds (in aansluiting op meer zelfsturing) en het bestuur anderzijds, en waardoor zij optimaal worden ondersteund in hun werk (van belang om van goed naar uitstekend te komen). Uitgangspunten: De nieuwe structuur betreft uitsluitend de leidinggevende functies (managementstructuur) De organisatie wordt platter (kortere lijnen > verbetering van de communicatie): 1 hiërarchische laag tussen bestuurder en medewerkers. De nieuwe structuur kost maximaal evenveel als de huidige structuur. Indien mogelijk wordt er een kostenbesparing gerealiseerd, maar dit is geen doelstelling > 4 managers is financieel niet haalbaar. 2 managers is te kwetsbaar (bv. 1 manager op vakantie, ander ziek > geen management beschikbaar) Onderbouwing m.b.t. de uitwerking concept: Manager 1: Bundeling van woongroepen, focus op zware zorg, met name dementie > koppeling van andere functies die hier het meest aan gerelateerd zijn: verpleegkundig specialist, kwaliteitsverpleegkundigen, praktijkopleider, externe behandelaren (Surplus, diëtiste, pedicure, tandarts) Manager 2: Bundeling van Strijpe-teams, focus op verbinding met buiten > koppeling met Laantje 10 (vanwege toenemende tijdelijke zorgfunctie), fysiotherapeut (vanwege inzet extramuraal), nachtdienst (zodat de verdeling van het aantal medewerkers over Manager 1 en 2 evenwichtig is). Manager 3: bundeling van facilitaire teams, focus op ontmoeting > koppeling met welzijnsteam Overige ondersteunende functies als staf gekoppeld aan de bestuurder, als in de huidige situatie. Nieuwsbrief Samen op eigen kracht, december

6 Daar wordt de functie van zorgbemiddelaar aan toegevoegd, gezien het belang van deze functie in de huidige transitiefase. De Cliëntenraad en Ondernemingsraad hebben inmiddels positief geadviseerd over de nieuwe structuur. Nu kan gestart worden met de werving en selectie van de managers. 9. Vooruitblik De komende periode richten we ons op: het versterken van het gewenste gedrag binnen de teamtaken. eigen regie/familie- netwerkparticipatie. het vinden van de juiste balans in eigen verantwoordelijkheid nemen en afstemmen met leidinggevende? Zelfsturing betekent namelijk niet dat iedereen zijn gang kan gaan, maar dat men binnen de kaders een eigen invulling kan geven. het verder leren verantwoordelijkheid te nemen en af te dragen in (gedeeld) eigenaarschap het reflecteren, elkaar feedback geven en het komen tot teamdoelen. Jeanette van Overveld, interne projectleider Nieuwsbrief Samen op eigen kracht, december