DV zaterdag 14 september 2013

Transcriptie

1 Draaiboek Mbuma verkoping DV zaterdag 14 september 2013 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 5 Hoofdstuk 6 Hoofdstuk 7 - Voorbereidingen - Kramen - Tijdsplanning - Berichtgeving / communicatie - Overstijgend - Tijdens de verkoping - Nazorg Auteur : Hans Kamerling Versie : juli 2013 Organisatieplan Mbuma verkoping Pagina 1

2 Hoofdstuk 1 - Voorbereidingen Vooraf Voorafgaande aan de verkoping zullen een aantal zaken moeten besproken worden. Om nu zo volledig mogelijk te zijn en vooral niets te vergeten en ook wie verantwoordelijk is voor een bepaalde actie, is dit draaiboek opgesteld. 1.1 Verkoop coördinator Om alles in goede banen te laten lopen zal er een verkoop coördinator moeten worden aangesteld. Hij zal als 1 ste aanspreekpunt fungeren voor alle partijen. Voor de verkoping van 2013 zal Cornelis, als Verkoop Coördinator ( VC ) optreden. 1.2 Verkooplocatie De verkoop locatie zal net als vorig jaar op de Brink nabij de Wereldbol en de Jan Wisselaan zijn. Er zal voor de verkoping GEEN gebruik worden gemaakt van lokalen in de nabij gelegen school. Wel kan hier vanuit de 230V, water de voor eigen gebruik de WC s ter beschikking staan! 1.3 Vergunning De voorzitter heeft de vergunning aangevraagd bij de Gemeente. Na het ontvangen van de vergunning met toestemming, zullen daarin ook aan de orde komen wat de gemeente voor voorwaarden en richtlijnen stelt. Mogelijke moeten er extra voorwaarden dan nog in dit plan worden beschreven en mogelijk zaken worden aangepast. 1.4 Verkeerssituatie. Mogelijk zullen er in de vergunning toewijzing richtlijnen staan omtrent verkeersmaatregelen? Na vergunning 1.5 Vuilnisbakken Minimaal 4 vuilnisbakken. Deze moeten op goed zichtbare plaatsen staan en frequent worden geleegd. Eventueel huren bij Lydison 1.6 Stoelen koffiehoek Afhankelijk van de grootte van de koffiehoek kunnen stapel en/of klapstoelen zullen deze gehuurd worden bij Lydison. Organisatieplan Mbuma verkoping Pagina 2

3 Hoofdstuk 2 - Kramen 2.1 Bepalen aantal kramen, partytenten en kleedjesmarkt Nagaan zal moeten worden hoeveel kramen er nodig zijn. ZIE doc. Indeling kramen Ook eventueel partytent(en) voor van onze eigen Mbuma achterban er nodig zijn en voor de externe standhouders. In een aparte bijlage zal t.z.t. een plattegrond met kraamnummers worden toegevoegd. Het aantal kramen wordt vastgesteld tijdens de verkoopvergadering als voorbereiding van de grote verkoping en is i.v.m. de beschikbare ruimte aan een maximum geboden. Actie: Bestuur /VC 2.2 Kramen leverancier Benodigd aantal kramen bestellen bij Addy Duifhuizen Kramen leveren en opbouwen bij voorkeur op zaterdagmorgen waarna gelijk de opbouw er van kan geschieden. Zaterdagmiddag afbouwen en zullen de kramen opgehaald worden. Hulp regelen die meehelpen de kramen voor de opbouwen en afbouw. Actie: Koos 2.3 Kraambezetting Voor de kraambezetting, zie apart document.. INDELING KRAMEN. Alle standhouders en kraambezetters ontvangen alle belangrijke informatie wat van belang is om de verkoping te laten slagen, intern>>> De externe standhouders zullen d.m.v. worden geïnformeerd 2.4 Catering Een nog te bepalen aan tal dames zal de catering verzorgen van alle kraambezetters. Kraambezetters er attent op maken, dat als ze iets willen hebben, of iets misgelopen zijn, dit moeten melden bij de mensen van de koffiehoek. Voor de eigen kraamhouders zal een lunchpakketje samengesteld worden van 2 belegde broodjes en 1 krentenbol pp,. De broodjes en beleg kunnen besteld worden bij Melkhandel Plasier. De pakketjes klaar maken en Zaterdagmorgen naar verkoping brengen. 2.5 Externe kramenhouders Aan alle externe kraamhouders wordt min. 1 week voor de verkoping een mail gestuurd met daarin de bepalingen ( op-afbouw- kleding-geldafdracht ) en verdere voorwaarden waaraan men zich aan moet houden tijdens de verkoping. 2.6 Geel karton papier voor de prijzen Voordat de verkoping begint is er voor iedere kraam gele vellen kartonpapier en stiften om de prijzen van verschillende koopwaar om aan het publiek te tonen. Spullen zijn verkrijgbaar bij de penningmeester. 2.7 Kraambekleding Over de planken van de EIGEN kramen wordt een ondoorzichtige witte papierlaag gelegd. Deze papieren rollen worden via de penningmeester geregeld. Andere kraam aankleding moeten de kraamhouders zelf regelen. Makro. 2.8 Kleedjesmarkt Omdat we geen eigen rommelmarkt meer doe, zal er dit jaar voor het eerst gestart worden met een (kinder)kleedjes markt. Het terrein met het kunstgras zal er voor vrij gehouden worden. Op vrijdagavond en zaterdagmorgen kunt men zich aanmelden en voor 5,- zal men een plaatsje worden toegewezen. Actie: Gerard Organisatieplan Mbuma verkoping Pagina 3

4 Hoofdstuk 3 - Tijdplanning 3.1 Openingstijden De openingstijden van de verkoping zijn: 9.30 uur tot 14.00uur. Actie: Bestuur 3.2 Opening De verkoping zal op zaterdagmorgen om 9.00 uur geopend worden door de Ds. en/of een ouderling en/of de vz. van 1 der kerkenraden met het lezen van een schriftlezing en gebed in de partytent of in 1der lokalen van de school? 3.3 Sluiting De sluiting om ca uur, doet de voorzitter van de stichting Mbuma. Tevens zal een indruk m.b.t. de opbrengt van deze verkoping door de penningmeester worden bekend gemaakt. Zowel bij de opening als de sluiting van de verkoping wordt getracht alle (eigen ) deelnemers uit te nodigen. / Hans 3.4 Opruimwerkzaamheden Voor het opruimen zijn in de school spullen aanwezig en vuilniszakken aanwezig. Met alle kraamhouders en kraambezetters wordt een afspraak gemaakt hen eigen rommels op te verzamelen en op te ruimen. Indien mogelijk meehelpen met het opruimen van de rest van de verkoping. / Koos 3.5 Tijdsschema Het volgende tijdschema voor deze dagen ziet er als volgt uit: Vrijdag: 19.00u / 21.00u: voorbereidende werkzaamheden. Zaterdag: 6.00u: aankomst kramen en opbouw. School open Actie: Koos 7.00u: verdere voorbereidende werkzaamheden 7.30u: kraamhouders mogen nu hun kraam inrichten 9.00u: officiële opening van de verkoping door Ds. 9.15u: HH mededelingen en gezamenlijk koffie drinken 9.30u: Start verkoping 14.00u: einde verkoping en opruimwerkzaamheden starten 15.00u: afsluiting & bekendmaking opbrengst vd verkoping 15.30u: ophalen kramen 17.00u: sluiting school NB. Ca. 1 week van te voren de sleutel van de school regelen en de plattegrond ter plaatse nagaan. / Koos Organisatieplan Mbuma verkoping Pagina 4

5 Hoofdstuk 4 - Berichtgeving / communicatie 4.1 Advertenties in verschillende bladen Om aan de verkoping vooraf bekendheid te geven worden in de volgende bladen een oproep c.q. advertentie geplaatst: - RD landelijk dagblad ( iom landelijke penningmeester ) -TD stukje in de UIT agenda -Gezinsgids schakeltje - Website RD tijdenplaats.nl - Kerkbladen van beide kerken - Mbumablad: advertentie moet in het maandblad van augustus. Kopij aanleveren bij Mouthaan Grafisch bedrijf ( Adri van de Vegt). - De Brug : op Woensdag voor de verkoping. Voor leveringsvoorwaarden van kopij, vooraf bespreken met Xebius Grafisch bedrijf, Nijverheidsweg 32, tel De Ambachter: op donderdag voor de verkoping. 4.2 Informatieblad Voor de verkoping wordt een informatieblad opgemaakt met het logo van de sponsoren die onder de Mbuma donateurs en de sponsoren zal worden verspreid. Rond 20 aug. het informatieblad opleveren aan Hans voor meegaan met de Mbuma blad bezorgers. /Cornelis De kleurplaats zal apart op de scholen worden afgeleverd. Hoofdstuk 5 - Overstijgend 5.1 Sponsors zoeken Ieder jaar worden er zo veel mogelijk sponsors gezocht. Lijst samenstellen met sponsors, telefoonnummer, soort bedrijf en het sponsorbedrag. / Leo Nadat de sponsors benaderd zijn en een bedrag toegezegd hebben, wordt er een bevestiging met daarop het bedrag en het Mbuma Bankrekeningnummer door de penningmeester verzonden. Tevens worden de sponsoren met hun gezin of relatie uitgenodigd om de verkoping te bezoeken. 5.2 Ophalen boodschappen Een steeds terugkerend actie is het ophalen van boodschappen en rommelmarktspullen bij onze achterban. Vooraf aankondiging bv in het informatieblad, wanneer de boodschappen en/of rommelmarktspullen opgehaald worden en/of wanneer ze afgeleverd kunnen worden op de verkooplocatie. 5.3 Regeling Centrale inkopen De penningmeester is de persoon die de centrale inkopen doet. 5.4 Voorzieningen zakken met oude kleding Ieder jaar brengen mensen oude kleding mee voor op het zendingsveld. Helaas mag dit alleen nog babykleding zijn. Aandachtpunt in informatieblad. 5.5 Calamiteitenplan opstellen Afhankelijk van de eisen die de gemeente in de vergunning stelt, zal er mogelijk een calamiteitenplan moeten worden opgesteld. Organisatieplan Mbuma verkoping Pagina 5

6 Hoofdstuk 6 - Tijdens de verkoping 6.1 Financiële zaken De penningmeester is tijdens de verkoping voor de hele financiële gang van zaken verantwoordelijk. Om de controle hierop zo makkelijk mogelijk te houden, heeft hij hiervoor een aantal formulieren. De penningmeester zal vooraf en tijdens de verkoping zorgen voor voldoende kleingeld. 6.2 Verkeersregeling Nagaan wat de vergunning vermeld. Maar omdat we nu op een openbare locatie de verkoping organiseren e.a. nagaan, voor mn de Antoniuslaan. Actie : Koos 6.3 EHBO Gezien de omvang van deze verkoping zou instellen van een EHBO ploeg aan de orde kunnen komen. Actie : Koos 6.4 Openbare orde De verkopingcoördinator is verantwoordelijk voor de openbare orde. Hierbij valt te denken hinderlijk gedrag van bezoekers, parkeersituatie, EHBO etc. Indien nodig zal hij de politie, ambulance en/of brandweer waarschuwen. In het uiterste geval zal de verkopingcoördinator de verkoping stilleggen. Alles waar in dit schrijven niet voorziet beslist de verkoopcoördinator. Hoofdstuk 7 - Nazorg 7.1 Ordelijk verloop opruimfase De opruimploeg gaat pas naar huis, als de VC de verkooplocatie afsluit en alles is opgeruimd en de verkooplocatie weer in de oude staat in teruggebracht. 7.2 Bedankberichten Afleesbericht kerken Er zal op zaterdagavond een briefje ( afleesbericht ) naar de scriba van de deelnemende kerken en kan afgelezen worden wat de opbrengst was Dankbrief aan sponsors Bij de verkoping worden sponsoren bij de schriftelijke bevestiging ook uitgenodigd voor de verkoping en bedankt worden voor hun bijdrage Dankbericht via kerkbladen Om alle kopers en begunstigers te bedanken voor hun bijdrage, wordt er in het eerstvolgende kerkblad na de verkoping een bericht geplaatst. Hierin wordt iedereen bedankt voor zijn of haar bijdrage in welke vorm dan ook. Organisatieplan Mbuma verkoping Pagina 6