Draaiboek voor Rayon Rotterdam Zuid Seizoen 2015/2016

Transcriptie

1 Draaiboek voor Rotterdam Zuid Seizoen 2015/2016 Algemeen Wedstrijdleiding De wedstrijdleiding is verantwoordelijk voor de praktische uitvoering van de wedstrijd, zowel de organisatorische kant als de uitvoer op de dag zelf. Dit wordt door de organiserende vereniging geregeld. Tip: zorg voor een leidingvergadering aan het begin van de wedstrijd. Waarin je aangeeft hoe je bepaalde organisatorische zaken wil hebben. Mocht de wedstrijdleiding tijdens de wedstrijd ergens niet uitkomen, dan kan er worden teruggevallen op de wedstrijd coördinator van het. De coördinator wordt dus enkel ingezet bij onvoorziene problemen waar de organiserende vereniging niet zelf uitkomt, of bij complexere problemen. Coordinator is Sylvana Stierman-van der Hoek Loop u ergens tegen aan dan kunt u deze persoon bellen of mailen. Datum wedstrijd Deze worden gepland en vast gelegd voor de zomervakantie. De indeling van welke wedstrijd op welke data word nader bepaald na bekend making wedstrijden KNGU. Telsysteem Er is een Telsysteem en dat dient gebruikt te worden op de wedstrijden. De juryleden schrijven dan apart de D, E en N score op en het telsysteem verwerkt dit tot een eindcijfer. De verenigingen krijgen een blanco exemplaar om zelf in te vullen. Wanneer een vereniging er niet uitkomt, kunnen zij het chrono sturen naar Femke van der Beek. Dit geldt alleen voor turnen Dames (rayon, tuco dames en minituco dames.) Voor alle andere wedstrijden moet de organiserende vereniging zelf een telstaat maken. en ste. Animo Hoogvliet Mini spring. SV Thor de. E&S Turnsport Rhoon ste Heren Tuco. GVB ste Dames Tuco. VIB en GV turnlust Mini Tuco. GVL de Heren Tuco. GVB de Dames Tuco. Wik en Spartaan Individuele en groepspring. GVB Pagina 1

2 Draaiboek voor Rotterdam Zuid Seizoen 2015/2016 Het aanleveren van juryleden. Iedere vereniging is verplicht om juryleden aan te leveren. Zonder juryleden geen wedstrijd. De verenigingen weten vroeg genoeg wanneer de wedstrijden zijn en kunnen vroeg genoeg op zoek naar juryleden. Iedere vereniging levert per 10 turnsters, 1 bevoegd jurylid aan met het goede brevet! Bij de inschrijving naar Jury bureau. Voor de Tuco Dames dient u minimaal een TD 1 of 2 aan te leveren Voor de dient u minimaal een TD 2 of TD 3 aan te leveren Voor de Mini Tuco dient u minimaal een TD 1 aan te leveren Leiding overleg wedstrijd. De organiserende vereniging is verplicht om een leiding overleg te houden. Dit word gedaan voor iedere wedstrijd ronde. Tenzij er over de hele dag de zelfde verenigingen zijn Voor elke wedstrijd ronde - Inturnen (geef aantal minuten aan) - Waar moet iedereen gaan zitten - Opmarcheren - Persenteren aan de jury - Wedstrijdnummers (ja/nee) - Welke turnster begint wanneer - Geef aan bij wie er vragen gesteld kunnen worden over de wedstrijd Bijlage s Deze zijn te vinden op de website. En alle bijlagens moeten gebruikt worden. Huren accommodatie Dit word gedaan door het. Alle geplande wedstrijden vinden plaats in de Campus, aan de Campusplein 8 telefoonnummer De huur van de gymzaal bedraagt per uur 60,00. Ook de opzet en afbreek tijd word doorberekend. Wanneer de wedstrijd niet kostendekkend kan draaien in Campus Hoogvliet. Geef dit minimaal 3 weken van te voren aan. Dan kijkt het rayon naar andere mogelijkheden. Inhuren EHBO Wordt ook volledig door het geregeld, inclusief betaling. De verenigingen zijn echter wel verantwoordelijk voor de verzorging van de EHBO ers. De kosten voor de EHBO zijn 6,50 per persoon. Informeer bij je ouders of er mensen zijn die EHBO hebben. + vereniging Dus zorg dragen dat zij de hele dag door te drinken krijgen en een lunch geserveerd krijgen. Er zijn tussen de twee en de vier EHBO er aanwezig. (ze wisselen elkaar vaak af) Vraag op de dag zelf wie er blijft en of ze mee willen eten. Pagina 2

3 Draaiboek voor Rotterdam Zuid Seizoen 2015/2016 Rekening t.n.v: KNGU Rotterdam Zuid Bankrekening nummer: NL95RABO Uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd moet het inschrijf geld betaald zijn. Er worden administratiekosten in rekening gebracht wanneer er niet op tijd betaald wordt. Dit bedrag is 8,00. Regel: Na de sluiting van de inschrijfdatum moet ieder opgegeven deelnemer het inschrijfgeld betalen. Voor de sluiting van de inschrijfdatum kunnen eventuele deelnemers nog afgemeld worden, na de sluitingsdatum kan dit niet meer en worden de kosten in rekening gebracht. Activiteiten planning Uitnodiging versturen naar de vereniging Met daarin: Datum wedstrijd Plaats wedstrijd Uiterste inschrijfdatum (3 weken na versturen uitnodiging) Eventuele extra activiteiten (beweegplein) of speciale regelingen voor deze wedstrijd. Inschrijflijst. Zie bijlage 2 t/m 5 10 weken voor de wedstrijd ste. Animo Hoogvliet Mini spring. SV Thor de. E&S Turnsport Rhoon ste Heren Tuco. GVB ste Dames Tuco. VIB en GV turnlust Mini Tuco. GVL de Heren Tuco. GVB de Dames Tuco. WIK en Spartaan Individuele en groepspring. GVB Chronologisch overzicht maken Eerst ter controle naar Iris i.v.m. indeling juryleden en bij akkoord doormailen naar de verenigingen. Uiterlijk 5 weken voor de wedstrijd Bestellen prijzen bij: of een site naar keuze met een max. bedrag van 1,25 per medaille. Met uitzondering van springwedstrijden hiervoor geld max. 1,00. Medailles die over zijn na de wedstrijd gaan mee met jurybureau. Wanneer aantal deelnemers bekend zijn. 1 medaille 1-3 deelnemers 2 medailles 4-6 deelnemers 3 medailles 7-9 deelnemers enz. Organiserende vereniging is wel zelf verantwoordelijk voor het kijken of er genoeg liggen. Attenties jury Regeling: Per ronde krijgt elk jurylid een VVV-bon van 5 euro. en Tuco 8 bonnen per ronden met een max van 3 rondes. Mini tuco 4 bonnen met een max van 3 ronders spring wedstrijden per dagdeel 7,50 Extra s voor jury en wedstrijdtafel Tijdens de wedstrijd is het gebruikelijk dat de juryleden in de watten worden gelegd met snoepjes en lekkere tussendoortjes. Een persoonlijk attentie mag maar is voor eigen rekening organiserende vereniging Pagina 3

4 Draaiboek voor Rotterdam Zuid Seizoen 2015/2016 Catering: contact opnemen met sporthal. Contact persoon: John Tadee T: +31(0) M:+31 (0) Doorgeven aantal deelnemers over de hele dag. Zodat s&r inkopen kan doen voor de ouders. De Catering voor de juryleden doet de organiserende vereniging zelf beneden in een hok in de zaal. Frisdranken enz. worden ook geregeld door de organiserende vereniging. In de kantine van de sporthal worden alleen nog warme dranken gehaald. Min. 3 weken van te voren Om overzicht te houden op de uitgaven van de catering bouw een controle maatregel in. Bijvoorbeeld: Alleen na toestemming mag er drinken besteld worden. Bezetting voor de gehele dag Voor de wedstrijd vereniging Voor: Muziek/speaker Teltafel Diploma s schrijven Catering (vragen en rondbrengen van drinken en eten voor juryleden, EHBO en teltafel. Begroting vooraf opsturen naar penningmeester: Mail: penningmeesterzhz@hotmail.com Stuur ook de aantallen inschrijvingen per vereniging mee. Vul alle tab bladen in! Hierin moeten alle geschatte inkomsten en kosten in staan vermeld. Achteraf bijkomende kosten worden niet vergoed. Uiterlijk 5 weken voor de wedstrijd. vereniging Wij hebben als rayon van de KNGU de opdracht gekregen om zonder verlies te draaien. Om dit te realiseren moet er in de begroting minimaal 50 euro buffer per wedstrijd zijn ingebouwd. De inkomsten moeten dus altijd 50 euro hoger zijn dan de uitgave. Definitieve begroting opsturen naar de penningmeester Na de wedstrijd dienen de werkelijk gemaakte kosten te worden ingevuld in de begroting. Deze dient, samen met het declaratieformulier en alle bonnen, binnen twee weken per post te worden verstuurd naar het adres van de penningmeester, zoals vermeld op het formulier. Uiterlijk 2 weken na de wedstrijd Pagina 4

5 Draaiboek voor Rotterdam Zuid Seizoen 2015/2016 Uitnodigen juryleden Indelen juryleden Verzenden gegevens naar juryleden, minimaal 2 weken voor de wedstrijd en declaratie formulier reiskosten. Routebeschrijving voor de juryleden Ontvangst juryleden en juryvergadering Opbouwen gymzaal, minimaal 3 mensen van iedere deelnemende vereniging dienen aanwezig te zijn. Waaronder 1 leiding. De organiserende vereniging blijft verantwoordelijk, ook voor het afbouwen en opruimen. Toezien bij op gezamenlijke opbouw / afbouw. De organiserende vereniging dient toe te zien dat alle deelnemende verenigingen vertegenwoordigd zijn bij het op- en afbouwen. Wanneer dit niet het geval is, dient dit (achteraf) terug te worden gekoppeld aan het. Zij zullen de desbetreffende verenigingen hierop aanspreken. Volledige telstaat op usb meegeven aan jurybureau die mailt hem door naar vereniging met evaluatie Jury briefjes Deze worden meegegeven na de wedstrijd aan jurybureau voor controle. De protest briefjes worden ook meegegeven aan jurybureau bij een open jurering. Materialen Toestellen De toestellen die niet in de zaal staan dient de organiserende vereniging zelf te regelen via ander verenigingen. Zoals de crash matjes en plankoline s Geluidsinstallatie (CD + microfoon) Het heeft een geluidsinstallatie met alle toebehoren. De organiserende vereniging dient te zorgen voor de bediening ervan. De organiserende vereniging dient ook zorg te dragen voor de batterijen. De muziek installatie staat in de kast in de campus. Min 2 weken voor de wedstrijd. Min 2 week van te voren aangeven hoe laat iedereen aanwezig moet zijn. Dezelfde dag of de dag erna. Pagina 5 vereniging Organiserende vereniging stuurt alleen de juryleden naar Iris en die gaat overal achteraan wat jury betreft. Dit doet niet de organiserende vereniging. Wissel of wijzigingen van toestellen of chrono alleen in overleg met Iris. Houd bij wie er aanwezig zijn van elke vereniging. Overleg met campus hoogvliet hoelaat je kan opzetten! Tip: Verdeel het opzetten van de toestellen over de verschillende verenigingen. Geef iedere vereniging een taak. Jurybureau heeft de usb bij zich

6 Draaiboek voor Rotterdam Zuid Seizoen 2015/2016 Laptop Laptop apparatuur wordt tijdens de wedstrijd door het geleverd. Mochten jullie hier eerder gebruik van willen maken, neem dan contact op met Diana Spruijt. Natuurlijk mag je ook je eigen laptop gebruiken. Jury briefjes. Deze staan in de kast in de campus. Diploma s Deze staan in de kast in de campus. Begin seizoen Sylvana besteld ze aan het begin van het seizoen Begin seizoen Sylvana besteld ze aan het begin van het seizoen Km Declaratie formulieren juryleden Hoofd jury D score mappen voor semi open jurering. Neemt Femke mee. Bordjes aanduiding Baan A en B Kleedkamer indeling Opstellen opmars Huren tafels en stoelen Dit is niet meer nodig in de campus. Wel als er in een kleine zaal iets wordt gehouden. Voor omgeving Hoogvliet is dit Vesting Verhuur info@devestingverhuur.nl, en voor de omgeving Rotterdam is dit Dordse Bazaar Min. 5 weken van te voren. Laat de rekening sturen naar de penningmeester. Maak goede afspraken voor het afleveren en ophalen! Reken goed uit wat je nodig heb en neem dit mee in je begroting. Verplichte oefenstof muziek Zorg dat je ze allemaal op usb heb dan weet je zeker dat ze werken. Pagina 6