HANDBOEK EXPOSANTEN Hét netwerk evenement voor ondernemers 11 oktober 2007 Zalencentrum Torenzicht te Lienden

Transcriptie

1 HANDBOEK EXPOSANTEN 2 e BEDRIJVENBEURS Hét netwerk evenement voor ondernemers 11 oktober 2007 Zalencentrum Torenzicht te Lienden BEDRIJVENBEURS draaiboek 2007.doc 1

2 INHOUDSOPGAVE HANDBOEK EXPOSANTEN BEDRIJVENBEURS DE BETUWE ALGEMENE MEDEDELINGEN BEDRIJVENBEURS DE BETUWE Organisatie 1.2 Staf 1.3 Doel van de bedrijvenbeurs 1.4 Locatie Bedrijvenbeurs 1.5 Data en openingstijd 1.6 Toegangsprijzen 1.7 Digitaal handboek 1.8 Catering 1.81 Wie verzorgt de catering? 1.82 Catering voor exposanten 1.83 Kosten voor niet leden 1.84 Lunch exposanten 1.85 Avondeten exposanten 1.86 Eten en drinken voor bezoekers 1.9 Parkeren 1.91 Parkeerruimte 1.92 Bewaking 2 TORENZICHT ALGEMEEN EN ZAKEN M.B.T. UW STAND / KRAAM 2.1 Kramen en stands 2.11 Uitleg keuze kraam 2.12 Kraamruimte (zaal) 2.13 Standruimte (tent) 2.14 Verlichting kramen 2.15 Verlichting stands in tent 2.16 Vloerbedekking tent 2.2 Stroomvoorzieningen 2.21 Paraatheid elektricien 2.22 Stroomverdeelpunten / snoerhaspels 2.23 Draadloos internet 2.3 Schoonmaak 2.31 Wanneer wordt er schoongemaakt? 2.4 Beveiliging en E.H.B.O. 2.5 Tarieven deelname Bedrijvenbeurs 2.6 Afleveren bij Torenzicht 2.7 Opbouw 2.71 Tijden 2.72 Deadline opbouw 2.8 Afbouw 2.81 Beurseinde 2.82 Afbouwreglement 2.83 Borrelen na de beurs 3 PROMOTIONELE ACTIVITEITEN 3.1 Uitleg promotionele activiteiten 3.2 Tijdens de beurs zullen de volgende activiteiten plaatsvinden; 3.3 Relatiekaarten BEDRIJVENBEURS draaiboek 2007.doc 2

3 1 ALGEMENE MEDEDELINGEN BEDRIJVENBEURS DE BETUWE Organisatie Businessclub de Betuwe Molenstraat AV Lienden T / E mvdbroek@businessclubdebetuwe.nl W Staf Jan Bijnen ( ) is algeheel coördinator en eindverantwoordelijke functionaris van het evenement. Margreet van den Broek ( ) is verantwoordelijk voor alle secretariële werkzaamheden. Voor, tijdens en na de beurs is Margreet te bereiken bij de Businessclub de Betuwe kraam bij de ingang. Jan Pater ( ) is verantwoordelijk voor alle PR- zaken 1.3 Doel van de Bedrijvenbeurs Het bieden van een business to business evenement, waarbij de leden van Businessclub de Betuwe zich op een optimale wijze aan de overige leden en aan collega ondernemers in de ruime omgeving van de Betuwe kunnen presenteren. De beurs is dus niet open voor particulieren. 1.4 Locatie Bedrijvenbeurs Zalencentrum Torenzicht Waterstraat EC Lienden Het gehele zalencentrum staat tot onze beschikking. Daarnaast wordt op het naastgelegen parkeerterrein van het zalencentrum een tent van 20 x 30 meter opgebouwd. 1.5 Data en openingstijd Bedrijvenbeurs de Betuwe vindt plaats op donderdag 11 oktober 2007 in Zalencentrum Torenzicht. De beurs is geopend van uur tot uur. 1.6 Toegangsprijzen De entree is tijdens de gehele beurs gratis. Zowel voor leden als niet leden. 1.7 Digitaal handboek Op onze website kunt u het volledige handboek digitaal downloaden. Kies Catering 1.81 De catering wordt verzorgd door Catering Zalencentrum Torenzicht Voor zowel alle exposanten als voor de overige leden van de Businessclub de Betuwe is het eten voor, tijdens en na de beurs gratis. Voor wat betreft het drinken worden zowel voor exposanten als leden 10 munten per persoon uitgereikt. BEDRIJVENBEURS draaiboek 2007.doc 3

4 1.83 Ook voor niet leden is het eten tijdens de beurs gratis. Voor consumpties wordt echter een vaste prijs van 1,00 gerekend. De consumptie munten zijn af te halen bij het secretariaat (kraam in hal). Aangezien deze activiteit open staat voor niet leden is het voor het personeel ondoenlijk om te weten wie wel en wie niet tot de leden behoren. U behoort op deze dag daarom verplicht uw exposanten naamsticker (naamstickers zijn bijgevoegd) te dragen Voor de exposanten wordt op de beursdag tussen uur en uur een lunch geserveerd. Deze lunch bestaat uit een broodje kroket, een broodje kaas of ham en een kop soep. Natuurlijk aangevuld met melk, karnemelk, thee en koffie Om ervoor te zorgen dat de stands tijdens de beurs bezet blijven wordt het avondeten van de exposanten om uur in de stand bezorgd. Er is keuze tussen bami of nasi, aangevuld met satéstokjes, balletjes gehakt en gebakken ei De bezoekers kunnen zowel in de tent (4 tafels en 3 statafels) als in de zaal (voor de bar 3 tafels en 3 statafels en voor het podium 3 tafels en 3 statafels) plaatsnemen. In de tent wordt een mobiele bar geplaatst waar continue door één ober wordt bediend. In de zaal wordt vanaf de bar door 2 obers bediend. Daarnaast zullen 2 obers de lege glazen en borden weghalen. De gasten worden qua eten verwend door een continue aanvoer van kleine hapjes. 1.9 Parkeren 1.91 Door de aanwezigheid van de tent op de reguliere parkeerruimte is parkeren tijdens de beurs alleen in de nabijgelegen woongebieden mogelijk. Aangezien wij de bezoekers zo dicht mogelijk in de buurt van het Zalencentrum willen laten parkeren verzoeken wij uw wagen(s) zover mogelijk weg te parkeren Voor, tijdens en na de beurs zal het parkeerterrein worden bewaakt door de organisatie. 2 TORENZICHT ALGEMEEN EN ZAKEN M.B.T. UW STAND / KRAAM 2.1 Kramen en stands 2.11 De organisatie heeft zich ten doel gesteld om de kosten voor de exposanten zo laag mogelijk te houden. Om deze reden is in tegenstelling tot vele anderen beurzen gekozen om met kramen te werken. Aangezien een aantal bedrijven veel meer ruimte nodig hebben dan de kramen bieden is voor de opbouw van een tent (20 x 30 meter) op het parkeerterrein gekozen De totaal beschikbare kraamruimte bedraagt 2 x 2 meter. De kraamplank heeft een afmeting van 195cm bij 70cm. Alle kramen zijn voorzien van zowel een dak als een rok (om de ruimte onder de plank af te dekken) De afmeting van de standruimte in de tent bedraagt 6 x 5 meter (30m2) 2.14 De kramen worden allen voorzien van standaard verlichting (prikkabels). Indien u meer of andere verlichting prefereert dan dient u hier zelf zorg voor te dragen In de tent zal een algemene verlichting worden geplaatst (12 hangende kroonlampen). Indien u meer verlichting nodig hebt dan dient u hier zelf zorg voor te dragen De vloer van de tent zal worden voorzien van stalen balken met daarboven vlonders (met vloerbedekking), waardoor de vloer egaal wordt opgeleverd. De vloer is bestand tegen zware gewichten zoals bijvoorbeeld auto s. BEDRIJVENBEURS draaiboek 2007.doc 4

5 2.2 Stroomvoorzieningen en internet 2.21 Uw wensen met betrekking tot stroom heeft u al aan ons kenbaar gemaakt. Wij zorgen voor voldoende stroomcapaciteit. Mocht e.e.a. toch tot overbelasting leiden dan hebben wij tijdens de beurs altijd een elektricien paraat staan In de zaal wordt in elke rij een aantal verdeelpunten gerealiseerd. U dient zelf zorg te dragen voor verlenghaspels (25 meter snoerlengte en met meerdere stopcontacten) om dit punt te bereiken Zowel in de zaal als in de tent kunt u gebruik maken van draadloos internet. 2.3 Schoonmaak 2.31 Op de beursdag wordt tussen en uur zowel de zaal als de tent schoon gemaakt. Alle afval die u produceert tijdens opbouw en afbouw dient u zelf op te ruimen. Hiervoor treft u voor aanvang van de opbouw een vuilniszak bij uw kraam/stand aan. Wij verzoeken u, gezien de krappe tijd tussen opbouw en begin beurs, uw kraam c.q. stand zo schoon mogelijk op te leveren. Dit geldt uiteraard ook voor het vuil dat u produceert tijdens de afbouw. U dient uw ruimte weer schoon op te leveren. 2.4 Beveiliging en E.H.B.O. De organisatie heeft tot op bepaalde hoogte maatregelen getroffen voor de beveiliging van de ruimtes waar Bedrijvenbeurs de Betuwe plaatsvindt, te weten; het gehele zalencentrum, de tent en het parkeerterrein. Wij wijzen u er echter op dat deelname aan dit evenement geheel voor eigen risico van de deelnemer is. Noch de organisatie, noch Zalencentrum Torenzicht, noch de leverancier van de tent kunnen enige aansprakelijkheid aanvaarden omtrent schade of vermissing van welke zaken dan ook. Voor, tijdens en na de beurs zal een E.H.B.O.-er aanwezig zijn. 2.5 Tarieven deelname Bedrijvenbeurs De vastgestelde tarieven voor deelname aan de Bedrijvenbeurs zijn op basis van all-in en exclusief de B.T.W. Dit betekent dat alle kosten die gemaakt worden om deze beurs te organiseren in de huurprijs zijn verwerkt. Aangezien u hebt ingestemd met een éénmalige incasso zal de huur direct na afloop van de beurs worden geïncasseerd. 2.6 Afleveren bij Torenzicht Indien u leveranciers goederen laat bezorgen bij Zalencentrum Torenzicht dan is het uiterst belangrijk dat u duidelijk uw bedrijfsgegevens op de afleverbon laat vermelden. Aan de Bedrijvenbeurs nemen in totaal 80 exposanten deel en het is daarom ondoenlijk om uit te zoeken wie wat heeft besteld. Afleveren van goederen kan uitsluitend op woensdag 10 oktober van uur tot uur. Het afleveradres treft u aan bij hoofdstuk Opbouw 2.71 De kramen en de tent worden op woensdag 10 oktober vanaf uur opgebouwd. Voor alle deelnemers geldt dat zij woensdag 10 oktober tussen en uur op kunnen bouwen. Lukt dat niet dan is de opbouw op donderdag 12 oktober van BEDRIJVENBEURS draaiboek 2007.doc 5

6 08.00 uur tot Aangezien door de plaatsing van de tent het aantal beschikbare parkeerplaatsen drastisch is gereduceerd is er voor gekozen de opbouw qua laden en lossen te reguleren. Dit betekent het volgende; Kraamhouders 1 t/m uur tot uur Kraamhouders 19 t/m uur tot uur Kraamhouders 39 t/m uur tot uur Kraamhouders 56 t/m uur tot uur Alle standhouders (tent) kunnen gewoon vanaf uur terecht om op te bouwen. De beschikbare parkeerplaatsen op het parkeerterrein zijn alleen bedoeld voor laden/lossen. Daarna wordt u verzocht uw wagen direct van het parkeerterrein te verwijderen en in de nabijheid van het zalencentrum te parkeren De opbouw van alle kramen en stands dient uiterlijk om uur te zijn afgerond, zodat er tijd overblijft om de zaal en de tent schoon te maken. 2.8 Afbouw 2.81 De afbouw van beurs (de kramen en de tent) zal vrijdag 12 oktober plaatsvinden. U kunt u eigen kraam c.q. stand natuurlijk wel direct na de beurs opruimen. Het is ten strengste verboden om eerder, dan dat de organisatie de beurs officieel heeft beëindigd, uw stand c.q. kraam af te breken Om de afbouw te reguleren geldt hiervoor het volgende; Alle kraamhouders kunnen direct starten met de afbouw van hun kraam zonder hun wagens direct naar het parkeerterrein te rijden. Alle standhouders (tent) kunnen direct hun wagens naar het parkeerterrein rijden en hun stands leegruimen. Kraamhouders 1 t/m 35 kunnen nadat dit is omgeroepen hun wagens ophalen en de kra(a)m(en) leegruimen. Kraamhouders 35 t/m 70 kunnen nadat dit is omgeroepen hun wagens ophalen en de kra(a)m(en) leegruimen. Gezien het late tijdstip van afbouw vragen wij u rekening met elkaar te houden en buiten zo rustig mogelijk te werk te gaan, zodat de bewoners geen last van ons hebben Na afloop van de beurs is er gelegenheid om tot uur na te borrelen. BEDRIJVENBEURS draaiboek 2007.doc 6

7 3 PROMOTIONELE ACTIVITEITEN 3.1 Als organisator van Bedrijvenbeurs de Betuwe heeft het bestuur van Businessclub de Betuwe een PR campagne opgesteld, waarbij een breed scala aan media is gezocht en gevonden. De campagne ziet er als volgt uit; Faxmailing in de regio s Veenendaal, Kesteren, Opheusden, Betuwe, Beneden Leeuwen, Tiel, Geldermalsen en Culemborg (totaal ) Postmailing in de regio Buren mailing in alle hierboven regio s Redactionele stukken in Business Totaal Rivierenland en Nijmegen, Stad Buren, Stad Tiel, Veenendaalse krant, Rhenese Betuwe, Zakengids en De Ondernemer van Gelderlander Radiospecial bij Radio de Betuwe Kabelkrant TV Betuwe Borden langs de weg Advertentie (2 pagina s) in Stad Buren, Stad Tiel en Veenendaalse krant 3.2 Tijdens de beurs zullen de volgende activiteiten plaatsvinden; Om uur wordt onder de aanwezige bezoekers (niet leden) een gratis lidmaatschap voor 1 jaar Businessclub de Betuwe verloot. Om uur wordt nogmaals, volgens dezelfde spelregels, een gratis lidmaatschap verloot. Om uur zal dhr. Hans Kraay jr. een gratis lidmaatschap, op dezelfde voorwaarden, verloten en de beurs afsluiten. 3.3 Voor alle begunstigers zijn er relatiekaarten beschikbaar. Deze kaarten kunnen bij elke Businessclub activiteit afgehaald worden. De kaarten zijn vervaardigd en gesponsord door Colourprint Drukkers & Vormgevers. Wij wensen alle exposanten heel veel succes! Het Bestuur 5 september 2007 BEDRIJVENBEURS draaiboek 2007.doc 7