de Zelfplanner plan je eigen sportdag buitenspeeldag straatfeest bewonersvergadering buurtbijeenkomst

Transcriptie

1 de Zelfner je eigen cursus training burendag sportdag straatfeest bewonersvergadering buurtbijeenkomst 1

2 1 2 de Zelfner stappen nemen Van Idee naar een Plan - mensen zoeken - initiatiefgroep vormen uitwerken - maken en opschrijven wat - waarom - wanneer - waar - wie wat heb je nodig - en wie heb je nodig Budget verwerven wat gaat dat kosten? een begroting maken hoe ga je dat betalen? budget verwerven 2

3 3 4 de Zelfner stappen nemen formaliteiten : vergunning, veiligheids, plattegrond, EHBO vertellen: informeer mensen die iets voor je kunnen betekenen. vraag tips Publiciteit, publicatie materiaal Gebruik de media: websites, krant, internet. 3

4 5 6 de Zelfner stappen nemen Je organiseren: een draaiboek maken, wie doet wat wanneer, afspraken maken publiciteit: persbericht, flyers, affiches : klaarzetten, de gebeurtenis, opruimen, rapporteren 4

5 de Zelfner je eigen 5

7 de Zelfner je eigen Het Je hebt een! Leuk, een middag voor de kinderen in de straat. Je doet mee met de landelijke Buitenspeeldag in juni. Of misschien gewoon zo maar, op een ander moment 7

8 de Zelfner je eigen Wie organiseert de? * ik organiseer het zelf wel* ik zoek mensen om het samen te doen wij zijn een groep vrijwilligers we zijn een organisatie als je budget nodig hebt van de gemeente of een fonds, maak je meer kans als je samenwerkt, of het samen met anderen organiseert. 8

9 de Zelfner je eigen Ik zoek mensen om het samen te doen zoek mensen in je omgeving vraag bij organisaties in de buurt zet een bericht in de wijkkrant, of op de wijkwebsite verspreid een oproep via sociale media vraag bij organisaties in de buurt naar het adres van de wijkkrant, wijkwebsite of andere lokale media zie ook nodig 9

10 de Zelfner je eigen Ik zoek mensen om het samen te doen Heb je wat mensen gevonden die willen meewerken? Vorm een werkgroep Bespreek met elkaar het dat je hebt. Er komen wellicht ën van anderen bij. Kies met elkaar de beste ën. Zet ze op een rijtje. Schrap ën die niet zo haalbaar lijken. Kies een datum en een plek voor de dag. 10

12 de Zelfner je eigen Schrijf op wat jullie van zijn Schrijf op wat jullie nen zijn. Maak een project. Neem de volgende onderdelen op: wat ga je doen? wat is het doel? wanneer voer je het uit? met wie werk je samen? wie helpen mee? hoeveel bezoekers verwacht je? hoeveel deelnemers verwacht je? welke kosten moet je maken? 12

13 de Zelfner je eigen Wat is je doelstelling? Waarom organiseer je de activiteit? wat wil je bereiken? wat verandert er? hebben deelnemers noem aantal deelnemers, vrijwilligers, bezoekers hebben mensen elkaar leren kennen, is het veiliger, schoner,.? iets geleerd, iets samen gedaan, 13

14 de Zelfner je eigen Opdracht Schrijf op welk doel je hebt, of kiest. 14

15 de Zelfner je eigen Verzamel informatie die je van pas kan komen Zijn er andere activiteiten in de buurt? Mag je de plek gebruiken die je op het oog hebt? 15

16 de Zelfner je eigen Heb je advies of nodig? vraag bij het buurthuis de opbouwwerker de bewonersorganisatie bespreek wat je van de adviseur verwacht 16

17 de Zelfner je eigen Informeer mensen die in de buurt werken de wijkagent, de bewonersorganisatie, het buurt preventieteam het buurthuis, het stadsdeelkantoor Deze organisaties kunnen je ook tips geven en op weg helpen. 17

18 de Zelfner je eigen Het van aanpak Maak je af, schrijf het verhaal op. Als je het verhaal schrijft in de volgorde waarin je dingen moet heb je een van aanpak. Schrijf er dan ook bij wanneer je iets moet doen en wie het doet. wat wie wanneer stand v. zaken wijkagent informeren Bert 10 april werkgroep, overleg Adri 15 april agenda nog maken EHBO Ineke april Verhuurbedrijf zoeken Bert 1e helft april bewonersorganisatie vragen of ze tips hebben. 18

20 de Zelfner je eigen Heb je nodig? Om je uit te voeren heb je spullen nodig. Bedenk tijdig wat je nodig hebt. Maak een lijst van de spullen. Misschien heb je een aantal spullen zelf. Voor een speeldag in je straat kun je misschien toe met de spullen die jij en je buren zelf hebben. Heb je stroom nodig? Vraag eerst aan de buren. 20

21 de Zelfner je eigen Heb je nodig? Voor een speeldag voor de hele buurt heb je misschien meer nodig. Wil je spullen kopen, of huren? Wat gaat dat kosten? Zoek uit wat het kost om de spullen die je nodig hebt te kopen of te huren. Maak een voorlopige begroting. 21

22 de Zelfner je eigen Heb je nodig? Denk bij je begroting ook aan: De vergunning die je misschien nodig hebt. EHBO. (zie bij ) En drukwerk voor flyers en affiches om de dag aan te kondigen (zie bij ) Koffie, thee en een broodje voor de medewerkers. Let op: consumpties voor deelnemers en bezoekers krijg je niet gesubsidieerd! Verkoop die, bv. tegen kostprijs. 22

23 de Zelfner je eigen Heb je nodig? Hoe ga je dat betalen? Omdat buiten spelen voor kinderen goed en gezond is, zijn er mogelijkheden om en te krijgen. Daarvoor kun je aanvragen bij de gemeente, of een fonds. Doe dit op tijd! Tenminste 8 weken van te voren. Liever nog eerder. 23

24 de Zelfner je eigen Heb je nodig? Om de kosten te dekken kun je (subsidie) vragen aan de gemeente en aan Fonds Daarvoor moet je ze laten weten wat je is. Gelukkig heb je jullie al opgeschreven. Want dat heb je nu nodig. In het stadsdeel van de gemeente en op de website van Fonds 1818 kun je lezen voor welke doelen zij willen doneren. 24

25 de Zelfner je eigen Heb je nodig? Op de website van de gemeente Den Haag kun je het formulier vinden dat je moet invullen om subsidie aan te vragen. Je kunt het printen en opsturen, of ook digitaal aanvragen. Op de website van Fonds 1818 kun je hun formulier vinden. Ook daar kan het online. 25

26 de Zelfner je eigen Heb je nodig? zoek op denhaag.nl naar: activiteitensubsidie fonds1818.nl 26

27 de Zelfner je eigen Heb je nodig? Vraag bedrijven in de buurt uw activiteit te sponsoren. Denk bijvoorbeeld aan de woningcorporatie. Wat bied je de sponsors? Mogen bedrijven reclame maken? 27

28 de Zelfner je eigen Heb je nodig? Lees goed de voorwaarden waaraan subsidie- en fondsen mag worden besteed. Geld van subsidie en fondsen mag gewoonlijk niet besteed worden aan consumpties (eten en drinken) vrijwilligersvergoedingen 28

29 de Zelfner je eigen Heb je nodig? Gemeente en fondsen storten niet op je eigen rekening nummer. Alleen naar een stichting of een vereniging (een rechtspersoon). Zelf geen rechtspersoon? Vraag aan de bewonersorganisatie of aan het buurthuis of je hun rekening mag opgeven. 29

31 de Zelfner je eigen Reserveer alvast spullen die je nodig hebt Als je meedoet aan de in juni, hou er dan rekening mee dat meer organisaties dat doen. Reserveer daarom al vroeg spullen die je wilt huren. 31

32 de Zelfner je eigen Reserveer alvast spullen die je nodig hebt Sport- en spel materialen Kramen, stoelen, podiumdelen, verlengsnoer Dranghekken te huur bij de Sport-o-theek informeer bij Paul verhuur, of WBS kun je gratis lenen bij DSB Trekvlietplein. Bezorgen kost. Zet ze na levering wel vast met een kabelslot aan een lantaarnpaal. 32

33 de Zelfner je eigen Reserveer alvast spullen die je nodig hebt Materiaal om op te ruimen: bezems, vuilknijpers, scheppen, vuilnisbakken of containers Informeer bij een buurtbeheerbedrijf, buurtservice team of dienst Stadsbeheer. 33

35 de Zelfner je eigen Wat je beter maar goed kunt Als je iets op een plein of de straat organiseert heb je misschien een vergunning nodig. Je moet in ieder geval een melding doen aan de gemeente. 35

36 de Zelfner je eigen Wat je beter maar goed kunt Melding klein evenement of vergunning aanvragen. Een geluidsinstallatie, een grote tent, en het aantal bezoekers dat u verwacht. Dat is van invloed op het soort vergunning dat u nodig heeft. via de website LET OP: Voor evenementen op zondag voor uur (met geluidsversterkende apparatuur) moet u een ontheffing van de Zondagswet aanvragen. 36

37 de Zelfner je eigen Wat je beter maar goed kunt Maak een plattegrond van de locatie. Een indeling van de ruimte en de spullen die u wilt plaatsen. Maak een veiligheids. Wat doe je om de veiligheid te waarborgen? Denk aan afspraken met de wijkagent, het buurtpreventieteam, vrijwilligers die toezicht houden, aanwezigheid EHBO ers, e.d. Plaats niet een barbecue onder een partytent! 37

38 de Zelfner je eigen Wat je beter maar goed kunt De plattegrond van de locatie en het veiligheids moet u bij de melding of vergunningaanvraag indienen. 38

39 de Zelfner je eigen Wat je beter maar goed kunt Bij grotere activiteiten moet EHBO aanwezig zijn. Informeer in de buurt of mensen een diploma hebben. Vraag of die aanwezig willen zijn. Overleg met het buurtinterventieteam of de welzijnsorganisatie. Wellicht hebben zij mensen met een EHBO diploma. Anders via Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO, Oranje Kruis, Rode Kruis, of GGD. 39

41 de Zelfner je eigen Publiciteit om deelnemers en publiek te trekken Om anderen te laten weten dat je de organiseert moet je publicatie materiaal maken. En verspreiden. Hoe komt het bij je doelgroep terecht? En hoe vind je die mensen? Maak een -. 41

42 de Zelfner je eigen Publiciteit om deelnemers en publiek te trekken Je kunt flyers, folders en affiches laten drukken. Je kunt persberichten schrijven. Hou voor het druk werk rekening met het budget dat je daarvoor hebt aangevraagd. 42

43 de Zelfner je eigen Publiciteit om deelnemers en publiek te trekken Een flyer is een enkel blad, aan 1 of aan 2 kanten bedrukt met tekst en afbeeldingen. Formaat A4 of A5 Een folder is een blad dat tenminste 1 x gevouwen is. Formaat A4 Een affiche is wat groter, A3 of A2 meestal. Aan 1 kant bedrukt. papierformaten A5: 14,8 x 21 cm A4: 21 x 29,7 cm A3: 29,7 x 42 cm 43

44 de Zelfner je eigen Publiciteit om deelnemers en publiek te trekken Wie maakt het ontwerp? Doet iemand dat gratis of kost het? Neem de kosten op in je begroting. Plaats je order pas als je zeker weet dat je het dat je hebt gevraagd ook echt krijgt. Vermeld in al je publicaties de subsidiegevers, de fondsen en de sponsors. 44

45 de Zelfner je eigen Publiciteit om deelnemers en publiek te trekken Vraag een prijsopgave aan een printshop of drukker. Of kijk op internet op de website van een printer. Neem de kosten op in je begroting. Plaats je order pas als je zeker weet dat je het dat je hebt gevraagd ook echt krijgt. 45

46 de Zelfner je eigen Publiciteit om deelnemers en publiek te trekken Flyers en folders kun je in de buurt uitdelen. Vraag scholen ze aan de kinderen mee te geven. Vraag winkeliers of ze op de toonbank mogen liggen. Of doe ze huis aan huis in de brievenbus. Affiches kun je op dezelfde plekken kwijt. Vraag of mensen ze voor het raam willen hangen. Ook bij het buurthuis en eventueel bedrijfjes in de buurt. 46

47 de Zelfner je eigen Publiciteit om deelnemers en publiek te trekken Niet iedereen wil een affiche voor het raam. Respecteer dat. 47

48 de Zelfner je eigen Publiciteit om deelnemers en publiek te trekken Het persbericht stuur je naar de redactie van de wijkkrant, de wijkwebsite, of misschien zelfs naar de Posthoorn. Voor het plaatsen van een persbericht hoef je niet te betalen. Maar je hebt ook geen garantie dat je bericht geplaatst wordt. 48

49 de Zelfner je eigen Publiciteit om deelnemers en publiek te trekken Wil je er zeker van zijn dat je bericht in de krant komt, koop dan advertentieruimte. Maar dat kost. Neem dat dan wel in je begroting op. Vraag je wel af, of de doelgroep die je zoekt, het blad leest waar je de advertentie in wilt plaatsen 49

51 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Je hebt nu: een lijst met activiteiten een lijst met medewerkers een lijst met spullen die je nodig hebt (en deels al) gereserveerd hebt een begroting een budget Heb je inmiddels bericht ontvangen of het budget is toegekend? Nee? Ga dan eens informeren. 51

52 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Heb je inmiddels bericht ontvangen of het budget dat je hebt aangevraagd is toegekend? Nee? Ga dan eens informeren. Ja? Maak dan een definitieve begroting. En stuur je definitieve begroting aan alle partijen die je hebben toegezegd. 52

53 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer De dingen die jullie bedacht hebben moeten gerealiseerd worden. Zorg dat voor elke taak goed is afgesproken wie hem uitvoert en wanneer het klaar moet zijn. Daarvoor maak je een draaiboek. wat wie wanneer stand v. zaken 53

54 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Flyers en affiches laten drukken Flyers en affiches verspreiden Persbericht versturen wat wie wanneer Mensen vragen hun auto ergens anders te parkeren naambadges voor de medewerkers maken Consumptiebonnen maken Strippenkaart voor de spelletjes 54

55 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Denk ook aan taken als: foto s of een video maken welkom heten presenteren, aan- en afkondigen beheer van contant opruimen en schoonmaken Maak een rooster wie wanneer aanwezig is. Sommige medewerkers moeten misschien eerder weg, of komen pas later. 55

56 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Je kunt ook in een kolom de stand van zaken bijhouden. Dan zie je snel wat al klaar is en waar nog aan gewerkt moet worden. wat wie wanneer stand v. zaken spelmateriaal bestellen Adri 1 mei Bestelling is gedaan. spelmateriaal ophalen Adri 6 juni versiering kopen Bert 1 juni Bert zoekt iemand die mee wil. tafeltjes en stoeltjes bij het buurthuis halen Bert 7 juni, 9 uur Mieke van het buurthuis zet het klaar. 56

57 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Zorg ervoor dat alle taken zijn benoemd. En dat voor iedere taak duidelijk is wie hem uitvoert. Vraag zoveel mogelijk mensen om iets te doen. Ook van buiten de werkgroep. Als er taken zijn die niemand wil of kan, schrap dan die activiteit. Er komt niks terecht van poffertjes bakken als niemand het beslag wil maken. 57

58 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Maak goede afspraken over het kopen en huren van spullen. Kijk in je begroting hoeveel je voor elk onderdeel hebt. Maak een boodschappenlijst. Als iemand boodschappen gaat doen vertel er dan bij welk bedrag hij maximaal kan besteden. 58

59 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Vraag van elke aankoop de kassabon. Bewaar alle kassabonnen goed! Als er een controle komt hoe het is besteed moet je dat met de kassabonnen kunnen aantonen. Op de markt is je euro een daalder waard. Maar je krijgt er vaak geen kassabon. Beter naar een winkel dus. 59

60 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Maak afspraken met de bedrijven waar je spullen huurt. Sturen ze je een rekening, of willen ze contant afrekenen? Moet je een borg betalen? 60

61 de Zelfner je eigen Afspreken wie wat gaat doen, en wanneer Houd goed bij wat er wordt uitgegeven. En reken uit hoeveel er nog beschikbaar is. 61

63 de Zelfner je eigen Uitvoeren De dag van uitvoering breekt aan. Nu moeten alle puzzelstukjes in elkaar passen. Begin tijdig met alles klaarzetten. Vraag alle medewerkers om op tijd aanwezig te zijn en spreek met elkaar nog even de gang van zaken door. 63

64 de Zelfner je eigen Uitvoeren Gehuurde spullen in ontvangst nemen. Alles klaar zetten. De locatie versieren. Dranghekken plaatsen. Vuilnisbakken neerzetten. Kraampjes opzetten en toewijzen. Reclame materiaal van sponsors neerzetten. Koffie en thee zetten, broodjes smeren. 64

65 de Zelfner je eigen Uitvoeren Heet de deelnemers en het publiek welkom. Vertel wat er vandaag te doen is en wat er van deelnemers en en ook van het publiek verwacht wordt. Waar kunnen mensen terecht als ze vragen hebben? Zijn er bepaalde tijden waarop iets gebeurt? 65

66 de Zelfner je eigen Uitvoeren Activiteiten begeleiden: Spelletjes Springkussen Sporten Vraag tijdens de activiteit kinderen en volwassenen steeds hun rommel op te ruimen. 66

67 de Zelfner je eigen Uitvoeren Optreden van een clown, of een artiest. Als u mensen contant betaalt laat die dan een bruto verklaring tekenen. Daarmee spreekt u af dat u geen belasting betaalt over het honorarium, maar dat de ontvanger dat zelf zal doen. U moet een kopie van het identiteitsbewijs hebben van de ontvanger. 67

68 de Zelfner je eigen Uitvoeren Maak gedurende de activiteit foto s. Leuk voor later. En je kunt ze laten zien aan mensen die je activiteit hebben mogelijk gemaakt. De subsidiegever, het fonds, het buurthuis. 68

69 de Zelfner je eigen Uitvoeren Na afloop samen alles opruimen en schoonmaken. En gezellig even napraten. Krijgen de medewerkers een attentie? 69

71 de Zelfner je eigen Evalueren De activiteit is voorbij, alles weer opgeruimd. Was het een succes? Is het leuk geweest? Of waren er dingen die tegen zaten? Bespreek met alle vrijwilligers hoe ze het beleefd hebben. Zijn er dingen die je een volgend keer beter of anders wilt doen? 71

72 de Zelfner je eigen Evalueren Maak van je ervaringen, de reacties die je hebt gehoord en van de nabespreking een verhaal. Samen met een aantal van de foto s die je hebt gemaakt maak je er een mooi verslag van. Stuur het aan de mensen en instanties die je hebben geholpen met de voorbereidingen en met de uitvoering. 72

73 de Zelfner je eigen Evalueren Maak een financieel verslag. Waaraan is het besteed? Stuur dit samen met het verhaal naar de subsidiegever, de fondsen en de sponsors. 73

74 de Zelfner je eigen Evalueren Maak weer een persbericht en stuur het met een paar foto s naar de media die je ook de aankondiging hebt gestuurd. 74

75 de Zelfner je eigen Evalueren Als er over is van het budget, stort dat dan terug naar de financiers. In de verhouding waarin ze hebben bijgedragen. Is het gestort op de rekening van een andere rechtspersoon, overleg dan met de penningmeester. 75

76 de Zelfner je eigen klaar 76