Opening; Namens het bestuur heten Nadia de Loos en Alex Eggermont, iedereen van harte welkom.

Transcriptie

1 Verslag Ledenvergadering Stichting de Melkkan Datum; 15 januari 2017 Agenda; - Opening - Evaluatie Finacieel stand van zaken - Thema Activiteiten - Rondvraag - Sluiting Opening; Namens het bestuur heten Nadia de Loos en Alex Eggermont, iedereen van harte welkom. Fijn dat er 19 leden aanwezig waren om te luisteren en mee te denken voor het nieuwe jaar. Van de op dit moment 38 leden, hebben er 6 zich keurig afgemeld, blijven er 13 leden over die niets hebben laten weten. Jammer dat men niet de moeite heeft genomen om te komen of zich af te melden. Niet aanwezig zijn staat gelijk aan 1x niet om boodschappen komen, en zoals bekend bij iedereen, 2x niet komen is stop zetten van onze hulp! Een huishoudelijke mededeling is, dat iedereen de tijden voor de diverse chats goed in de gaten houd! Van uur tot uur en niet later of vroeger. Evaluatie 2016; Vorig jaar hebben we veel kunnen betekenen voor de leden van onze stichting. We hebben door de vele activiteiten genoeg budget opgehaald om iedereen te kunnen helpen. Maar ook veel moeite gehad om dit te bereiken. Het wordt steeds moeilijker om sponsors en donateurs te vinden. Gelukkig hebben we sinds vorig jaar de ANBI status, en dat maakt het aantrekkelijker om onze stichting te sponsoren. Indien de leden mogelijkheden of sponsoren weten, graag doorgeven aan het bestuur. Een besluit wat door het bestuur is genomen, voor dit nieuwe jaar, dat we geen mensen meer aannemen van buiten de gemeente Hulst. Hoe graag wij ook iedereen willen helpen, het is qua budget niet mogelijk en het brengt te veel problemen met zich mee. Zoals vervoer enz. Daar de drempel qua leefgeld bij de voedselbank behoorlijk is verhoogd, nemen wij deze richtlijnen over als toelatingsgrens voor onze stichting. Stand van zaken Finacieel jaarverslag; Ons financieel jaarverslag 2016 staat reeds op onze website en is voor iedereen openbaar. We sluiten het jaar 2016 met een positief saldo af. In dit verslag kan iedereen zien, waar wij het budget vandaan halen en wat wij er mee doen om de groep te helpen.

2 Thema 2017; Voor dit jaar is ons thema; Samen voor Elkaar, met Elkaar! Wij hebben dit thema gekozen, omdat wij niet zonder jullie als leden kunnen voort gaan! Maar wij hebben jullie hulp zeker nodig, en wij als bestuur hebben het volgende aan regels opgemaakt; Dit is waar wij als stichting de Melkkan voor staan. In dit nieuwe jaar gaan wij als bestuur samen met onze leden, dit ook in praktijk brengen. Wat bedoelen wij hiermee en wat is de verwachting? De bedoeling is dat iedereen die als lid staat ingeschreven bij onze stchting, gaat meehelpen aan onze activiteiten. Want zonder elkaar te helpen, zijn wij nergens en dat is niet de kern van onze stichting. Een van de meest belangrijkste normen die wij hanteren is, hulp aan de medemens. Wat vragen wij aan jullie als leden; - Dat elk lid minimaal 1x per maand meehelpt. - Bij het opruimen en schoonmaken van de zaal. - Het ophalen van de verkregen voeding. - Meehelpen bij het collecteren. - Opbouwen bij de bingo of rommelmarkt. - Opruimen bij de bingo of rommelmarkt. - Flyeren bij de supermarkten. - En alle bijkomende werkzaamheden bij de activiteiten. Niemand werkt 24 op 24 uur, 7 op 7 dagen, en er is altijd wel een mogelijkheid in de vullen. Er komt een lijst waar iedereen kan aangeven wat hij/ zij kan invullen. Dit kunnen jullie allemaal zien als een morele plicht! Het niet nakomen van deze afspraak of het niet helpen, wordt gezien als 1x niet om de voeding komen. Daar is onze regel, bij 2xniet om de voeding komen, einde van onze hulpverlening. Voor ons allemaal geld de regel, wat voor iedereen persoonlijk mogelijk is! De discussie die voort komt uit dit thema, zegt voldoende dat alle aanwezige leden het hier mee eens zijn. Er komt een lijst met alle leden, en samen gaan we kijken wat mogelijk is. Vergeet niet dat wij elkaar nodig hebben, om verder te gaan.

3 Ook is onze doelstelling aangepast, en is de hulp met voeding enz een hulpmiddel maar niet meer het belangrijkste doel van onze stichting. Natuurlijk is het van belang dat wij dit kunnen blijven doen, om onze doelstelling neer te zetten. Ons belangrijkste doel is; Mensen uit hun sociaal isolement halen, en daarmee zijn wij zeker anders dan een verkapte voedselbank. Dat is ook de reden waarom wij als bestuur zo hameren op de koffiemiddag! Kijk op onze website; stichtingdemelkkan.jimdo.com om alle documenten te kunnen inzien. Activiteiten; Onze rommelmarkten en bingo s zijn heel belangrijk om ons budget neer te zetten. Daarnaast gaan wij nog enkele speciale activiteiten voor dit jaar organiseren. - Multicultirele dag, ( Deze zal plaatsvinden op een zaterdag voor de vakantie) - Vrijwilligersdag, ( dat spreekt voor zich ) - Spaghetti dag ( met een wedstrijd, wie maakt de lekkerste saus..) En nog meer als dat mogelijk is. Om zo budget op te halen, maar ook om meer in het nieuws te komen, zodat meer mensen van onze stichting en wat wij doen, op de hoogte zijn. Voorstellen zijn meer dan welkom! Ook het delen op de sociale media ( Facebook ) is van groot belang voor onze stichting, daar dit de goedkoopste vorm van media is. Er zitten 1041 mensen in de besloten groep ( leden, donateurs en sponsoren ) en ondanks het grote aantal is onze openbare pagina nog maar 352x geliked. Ook de berichten waarvan wij vragen om deze van de openbare pagina te delen, gebeurt helaas veel te weinig!!! Hoe meer mensen deze berichten delen, hoe groter het bereik! Ook de vakantie valt natuurlijk onder de activiteiten, en daar is Karin al volop met bezig. Vakantie wordt ongeveer gepland in augustus. De verschillende mogelijkheden aan het uitzoeken, waaronder een week Ardennen, of gewoon een week naar camping de Vogel, of 3 dagen Efteling... Zodra we meer weten, wordt iedereen op de hoogte gesteld, er volgt nog een gesprek met de Rotary over de vakantie. Een heel belangrijke activiteit is het collecteren, waarmee wij het budget hopen op te halen voor de vakantie. Heel belangrijk hierbij is, hoe meer mensen helpen hoe groter het budget. Voorbeeld; Als 6 mensen met het collecteren 1500,- ophalen, wat zouden 20 mensen dan kunnen ophalen? Laat dat voor ons allemaal duielijk zijn, en zo weten jullie dat wij zeker meer mensen nodig hebben. De eerst volgende collecte is van 1 t/m 6 mei. Zie overzicht activiteiten. Rondvraag; Navraag doen hie het zit qua wegenbelasting voor een stichting. Kijken wat de mogelijkheden zijn. Alex gaat dit navragen.

4 - Vervoer vakantie, daar veel leden geen auto hebben. Hoe op te lossen? Deze vraag is pas te beantwoorden, zodra wij de bestemming weten. - Hoe gaan we een indeling maken voor iedereen om te helpen in de groep, met de werkzaamheden? We gaan een poll zetten in de groep en zo een lijst maken. Samen gaan wij dit met alle leden bekijken en opzetten. Wat zeker van belang is dat er een goede communicatie onderling is, en dat gaat nu regelmatig verkeerd, gezien de kennis van de taal en het begrijpen niet goed is. We hebben iemand nodig die alles kan vertalen naar het arabisch. Er is iemand naast Omar die ons zou kunnen helpen. - Lijst van de werkzaamheden, niet iedereen kan alle werkzaamheden invullen qua beperkingen. Dat is duidelijk voor ons allemaal, dat ivm gezondheid dit niet altijd mogelijk is. Samen gaan wij dit bekijken. - Hoe communiceren wij als bestuur, naar de mensen die er nu niet zijn? Door het duidelijk te maken aan al onze leden, dat het niet aanwezig zijn en het niet helpen invullen van de gezamenlijke werkzaamheden. Wij dit zien als 1x niet om de boodschappen komen, en bij een volgende keer niet aanwezig zijn, onze hulp wordt stopgezet. ( Voor de leden die zich hebben afgemeld geldt dit niet! ) - Hoeveel mensen hebben zich niet afgemeld? Zie bij de opening van dit verslag. Het is jammer dat men niet goed beseft wat hun afweigheid doet voor ons. - Vanwege werk is het niet mogelijk om de extra voeding op te halen! Dat begrijpen wij ook. Helaas komt het vaak voor dat er de verkregen extra voeding niet wordt opgehaald.jammer want onze vrijwilligers steken er veel tijd in. En als er veel melk ( die kort op datum zit ) wordt weggegooid, motiveerd dat niet. Dat het niet altijd past of lukt, is natuurlijk mogelijk. En voor de mensen die geen internet hebben, is het helemaal lastig. Maar denk aan elkaar en help indien nodig om voeding mee te nemen voor iemand anders. - Heel bezwaard omdat door gezondheidsredenen, niet mogelijk is om vaker aan werkzaamheden of activiteiten deel te nemen; Daar is alle begrip voor door alle aanwezigen. En zal ook geen enkele opmerking over worden gemaakt en wij laten iedereen in zijn/haar waarde. - Dank wordt uitgesproken; De stichting en de groep worden bedankt voor alle hulp en het opnemen van mensen die dit nodig hebben. Heel belangrijk is het gevoel van een grote familie te zijn. Zeker naar een aantal jaren van oorlog te hebben meegemaakt. Huishoudelijke mededelingen; Bij het ophalen van de boodschappen op vrijdag, graag de hal zoveel als mogelijk is, leeg laten! Als je moet wachten neem dan plaats in de zaal en neem deel aan de groep. Met klem vragen wij aan jullie om niet meer aan de voordeur met een groep mensen te staan! Voor de rokers onder ons, graag gebruik maken van de plaats die wij daarvoor hebben.

5 Sluiting; Wij bedanken alle aanwezigen voor het meedenken en praten op deze middag. Samen gaan wij er een mooi jaar van maken, zeker met ons thema; Samen voor Elkaar, met Elkaar!