Elke reis vereist iedere keer weer (goede) voorbereiding. over leven in de woestijn, 09 december

Transcriptie

1 Elke reis vereist iedere keer weer (goede) voorbereiding over leven in de woestijn, 09 december

2 Hoe snel passen wij ons aan Vindbaar Emotie Eenvoudig 2

3 Een ander voorbeeld: retail en online Frontoffice = emotie = effectiviteit Keuze strategie (expertrol) Core business Kennis en kunde Voorkeur patiënt Exclusiviteit-uniciteit Voorspelbaar proces Voorspelbaar proces Non-core business Kosten inzichtelijk Standaardisatie-uniformiteit Druk zorgverzekeraar-banken Backoffice = processturing = efficiency 3

4 4

5 Waarheid in het ziekenhuis Wij zeggen: Samenwerking Overeenstemming Afstemming Vertrouwen Continue verbeteren Planbaar werken Ondersteuning Kostenbewust Professioneel Wij doen: ieder zijn eigen eiland (07.30u-17.30u) en bij ons is het al goed geregeld 5

6 Zijn wij voorbereid Kosten Personeel? inzichtelijk Personeel: Verspilling? 60%-70% Middelen: Andersoortige 30%-40% taken? Planning Ondersteunende vs OK-capaciteit afdelingen? Planning: Noodzakelijke 80/20-verhouding aanschaf? Orthopedie-heelkunde Inefficiënties bekend? Lean: Lage inkoopmarge? onderscheid TW-NTW ABC: Lengte indirecte planhorizon? kosten 6

7 Niets is eenvoudig Hoge indirecte kosten door suboptimale processen 7

8 Hoe nu verder Goederenstromen VE OK (2 van 2) Ziekenhuis Bernhoven Uden Centraal logistiek Levering Levering door leverancier (incl. HL) (centraal logistiek) Ontvangst registratie met geleidebon Intern transport Lokaal voorraadbeheer Voorraad locatie Voorraadlocatie Ok inrichten (ruimte reserveren) Lokale ontvangst (bevestiging J/N?) Opnemen in voorraad OK (kosten VE OK) ja Voldoende voorraad Ontvangst niet gebruikte artikelen nee order Klaarzetten Via vakoudsten VE OK (handmatig) Prognose OK-sessie Klaarzetprotocol voor OK-sessie Informatie handmatig toevoegen (o.a. patient) Uit voorraad nemen van goederen en operatiesets compleet ja Middelen gereed zetten en informatie aanvullen OK incidentafhandeling Spoedlevering via leverancier en informeren logistiek ja Externe levering nee Informeren Levering regelen specialist Maatregelen treffen nee Overleg TL OK zitting Doorbelasting aan RVE Kostenmutatie van VE OK naar RVE F&I verzorgt administratieve afhandeling Automatisch muteren voorraad ahv min-max (m.n. koopartikelen) Registratie ahv GS1-label (scannen barcode) ja Artikel verbruikt OK-sessie Goederenstromen VE OK (1 van 2) Ziekenhuis Bernhoven Uden nee Administratie Aanschaf Assortiment Start Bijwerken ja artikelbestand Vila Belasten winstverliesrekening VE OK Levering Prognose Bepalen OKassortiment toevoegen Artikelinfo Bepalen aantallen aanschaf ja Specialist: kernassortiment (input vakoudste) Overige OK-voorraad m.h.v. assortimentsbeheerder (OK/IC = 80/20) nee Order doorgeven Goedkeuring Goedgekeurde order ja aan leverancier manager aanschaf nee Factuur Betaling factuur Ordernummer leverancier Ontvangst factuur ja (mits bedrag in bekend orde) nee Bijwerken eigen overzicht artikelen (kennis medewerker) en bepalen aantallen Einde Voorraad locatie 8

9 Het geheel is.. Mensen Organisatie de ziekenhuiswoestenij maken de stadswoestijn Middelen 9

10 Systemen werken ook niet mee Registratieplicht 10

11 Uniformiteit maakt uniek Backoffice = processturing = efficiency Frontoffice = emotie = effectiviteit Artikel Bepalen assortiment OK (incl. min-max) Bestelaanvraag/order (ERP systeem) Beheren OK-voorraad Patient Uniformeren naamgeving behandelingen Diagnose en onderhouden patientdossier (EPD) OK-planning Zonder OKC geen ziekenhuis EPD-ERP = afhankelijkheid Visie RVE = lange termijn Balans patiënt kosten Uniforme data = informatie Lean = geen bezuiniging Technologie = niet de oplossing (Bar)codering = standaardisatie Voorbereiding = noodzakelijk Data = neutraal Klaarzetprotocol (inzet middelen vs behandeling) Reserveren middelen en gereedmaken voor OK-ingreep Meet wat je al weet! Verbruiksregistratie in OK Voorraadmutatie (ERP) Registratie EPD (artikel, expiratie en LOT-nr) 11

12 Van Naar 12

13 Iedere reis begint met. Trekker (exploratie: ontdekken) of reiziger (exploitatie: verkennen) Exploratie: vernieuwing/investering = frontoffice Exploitatie: verbetering situatie = backoffice Elk type reis vereist voorbereiding Begrijp processen en ga na hoeveel het kost Verborgen kapitaal en kosten zichtbaar maken Evolutionair proces (geleidelijke aanpassing) Plan en leg de reis vast (als het bevalt ga je weer op ontdekking) Eenmaal onder controle (smaak te pakken): Sessieplanning en OK-programma handhaven Focus op kernproces OKC Beheers kosten en anticipeer Productie en kosten zijn geen vieze woorden 13

14 Start vandaag Kom los van de dagelijkse chaos (neem afstand) Observeer de situatie en maak een processchema Realiseer dat je meer weet dan je denkt Denk logisch na en accepteer de complexe omgeving Zoek de knelpunten en ga na of deze op te lossen zijn Zoek overleg en samenwerking Focus op de zaak (knelpunt), niet op personen Ga op zoek naar de feiten Beschrijf as-is en to-be (bereik overeenstemming over verbetering) Ontdek de kracht van standaard codering binnen pre-/per-/postoperatief Begin klein en maak een plan (laag hangend fruit, stapsgewijs naar structuur) Denk in kansen en niet in onmogelijkheden (vier successen) Ervaring maakt de meester (routine en continue verbeteren) Woestijn een ecologisch systeem waar juist iedereen afhankelijk van elkaar is! 14

15 Goede reis Geniet van de mooie dingen die je tegen gaat komen Veel succes Dank voor de aandacht over leven in de woestijn, 09 december