Verslag van de bijzondere algemene ledenvergadering van VCH op woensdag 4 januari 2017 in de Wissel.

Transcriptie

1 Verslag van de bijzondere algemene ledenvergadering van VCH op woensdag 4 januari 2017 in de Wissel. Aanwezig: Carla Bultsma, Anke Essing, Elke Bos, Wilma Lokken, Edith van der Maarl, Siebe Baas, Tjitske van der Palen, René van Stoltz, Carol van der Palen, Richard Roest, Corrie Vaalburg, Koos Meijers, Jessica Antonisse, Rick van Bergen, Anouk Baas, Ilse Baas, Hellen van Bergen, Liesbeth Boeijen, Timo van Kessel, Jan Eckhart, Thijs Eckhart, Remi Onclin, Martijn Storm, Jon Lochtenberg, Wouter Droogh, Petra van der Vlugt. Bestuur: Ron Ferwerda, Jordi van Kessel, Ellen Pieterman, Rik Klein Wolterink, Bianca Saarloos. 1. Opening Ron opent namens het bestuur om uur de bijzondere algemene ledenvergadering van Volleybal Club Hoofddorp en heet alle aanwezige leden van harte welkom en wenst iedereen een mooi en sportief 2017 toe. 2. Benoeming stembureau Er wordt een stembureau ingesteld, waar Remi Onclin en Rick van Bergen zitting in nemen. 3. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Ingekomen stukken De secretaris meldt dat de volgende leden met bericht afwezig zijn: Dick van Eck, Paul van Schie, Aileen van der Palen, Marrit Overbeek, Sandra van der Werf, Annika Gutt. Pieter van der Veen, Saskia Hollemans, Mark Spijker, Tabitha Hofstede, Gerco Overbeek, Rudie Döpp, Duncan van der Palen, Johan Lokken. Het verslag van de kascommissie, dit wordt behandeld bij decharge bestuur. 5. Verslag ALV d.d. 20 mei 2016 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 6. Bestuursmededelingen De voorzitter meldt de volgende punten: In de eerste halfjaarcompetitie bij de jeugd heeft VCH 2 kampioenen kunnen huldigen nl. MA2 en JA1. Het volleykamp zal dit jaar plaats vinden van 23 tot en met 25 juni. Dit jaar hebben wij bij VCH met de Grote Club Actie totaal 471 loten verkocht, de opbrengst is hiermee ruim 1.100,-. De Jantje Beton collecte is dit jaar van 13 tot en met 25 februari. Wij zijn nog op zoek naar collectanten en iemand die de collectebussen op 24 of 25 februari in de ochtend kan inleveren, Petra van der Vlugt meldt zich hiervoor aan. Ook dit jaar heeft VCH weer een uitnodiging gekregen van de Rabobank om mee te doen aan de Bloeiende Ledenbankactie. Indien je een rekening hebt bij de Rabobank kun je je stem uitbrengen op één van de verenigingen. De periode waarin gestemd kan worden is nog niet bekend dus dit laten wij nog weten. 1

2 De nieuwe website is live maar binnenkort zullen de webmasters nog met (een deel van) het bestuur bij elkaar zitten om de wensen en mogelijkheden te bespreken. Heb je ideeën meldt dit dan bij de webmasters. Ook wij organiseren dit jaar een toernooi dag voor de 1 e en 2 e divisie van de nationale zitvolleybalcompetitie. Dit vindt plaats op zaterdag 4 maart in de FBK hal. Supporters zijn altijd welkom, maar ook als je een keer mee wilt komen trainen op kijken dan kan dit. De trainingen zijn op vrijdag van tot uur in de FBK hal. Als bestuur zijn wij aan de slag gegaan met het vrijwilligersbeleid. De taken gaan wij inventariseren en hiervoor is de mail gestuurd. Het doel is om meer vrijwilligers te vinden met behulp van de workshop van Meerwaarde. Wij hopen dat er mooie resultaten uit komen en dat wij een vrijwilligers coördinator zullen vinden. Wil je graag iets doen voor de vereniging meldt je dan bij het bestuur. 7. Jaarrekening 2015/2016 Het seizoen hebben we kunnen afsluiten met een klein positief resultaat van 82,-. Het voorstel vanuit het bestuur is om dit bedrag aan het eigen vermogen toe te voegen. In eerste instantie kwam het resultaat nog hoger uit. Echter, vorig seizoen hadden we ook al een flink positief resultaat, met als gevolg dat we boven de grens zijn uitgekomen waar we nog subsidie van de gemeente voor mogen ontvangen. Dat gebeurt als het eigen vermogen boven 10% van de exploitatielasten zit. De subsidie ontvangen we voor de jeugdafdeling, maar iedere euro die we te hoog zitten, wordt voor 100% gekort. Voor 2017 is dat niet meer te voorkomen, maar voor 2018 willen we dat nog zo goed mogelijk proberen. Daarom hebben we als bestuur besloten om de aanschaf van ballen en andere materialen te vervroegen. Dit verklaart de hoge uitgave op deze post. Verder stellen wij voor om een deel van de eenmalige extra inkomsten van afgelopen seizoen voor de verhuizing van de beachlocatie te bestemmen. Dat gaat om de euro die normaal gesproken van de beachtak in de verenigingskas vloeit, en de inkomsten uit de acties van de Rabobank en de Coop-supermarkt. Wij zien dit als de enige manier om te voorkomen dat we straks alle subsidie kwijtraken. In het afgelopen seizoen zagen we dat de trainerskosten uiteindelijk meevielen ten opzichte van de verwachting, die ruim boven het begrote bedrag lag. Dat kwam onder andere door het tijdelijk wegvallen van de hoofdtrainer. In het huidige seizoen verwachten wij hogere kosten, doordat we nu meer gediplomeerde trainers hebben, evenals een nieuwe externe hoofdtrainer voor dames 1. Verder lagen de kosten voor de commissies erg laag, en dit de andere belangrijke verklaring voor het positieve resultaat. Dit hebben we voor het komende seizoen aangepast door de budgetten wat krapper te zetten. Ook hadden we een aantal niet-begrote acties, die positief bijdroegen. Deze komen nu dus ten goede aan de beachverhuizing. Toch staan we er al met al als vereniging financieel dus nog steeds goed voor. Wel verwachten we in het lopende seizoen een verlies te gaan draaien. Dit komt door het wegvallen van een deel van de subsidie, en hogere trainerskosten dan begroot. Overigens komen we hierdoor juist weer in de richting van het gewenste niveau van het eigen vermogen. Voor de komende seizoenen zullen we dit in de gaten moeten houden. Wel zien we over de laatste jaren een gestage afname in sponsor- en advertentie-inkomsten. Dit is zorgelijk, en het zou daarom ook heel goed zijn als we de sponsorcommissie nieuw leven kunnen inblazen. Uiteindelijk helpen deze inkomsten ons om de contributie zo laag mogelijk te houden. 2

3 Carol vraagt of er aan gedacht is om investering naar zaalvolleybal te brengen aangezien de zaal het ook heeft opgebracht. De investering in de beachvolleybal is gedaan om de subsidie niet kwijt te raken, het bericht van de korting op de subsidie hebben wij pas op 15 december gekregen dus moest snel iets gedaan worden en hiervoor gekozen. De vraag is ook of het daar geparkeerd kan worden en dan later weer terug te halen. Jordi zegt dat het evt. nog terug te draaien is maar dat wij financieel gerommel willen voorkomen. Anke vraagt nog of het idee is om een soort wensenlijstje te hebben mocht dit nog eens voorkomen. Goed idee en dit kan naar Jon of het bestuur worden gestuurd. Remi vraagt of de voorziening van VCH Beach nu inclusief deze bedragen is, dat is het geval. Carol en René vragen ook nog of VCH over gaat naar DWF want dan kan daar nog in geïnvesteerd worden. Remi vraagt of dat verplicht is, dit wil de bond wel maar dat is nog niet zo. Jordi geeft nog aan dat hij er niet van bewust was dat de restrictie op de subsidie zo streng was. Verwachting was dat wij dit jaar in de min zouden uitkomen, maar uiteindelijk toch positief. Carol geeft een compliment aan het bestuur en de commissies dat er zo zuinig is omgegaan met de budgetten. 8. Decharge bestuur De kascontrole is uitgevoerd door Frank Döpp en Petra van der Vlugt, zij hebben alle stukken ingezien en getekend. Het bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde financieel beleid. 9. Voordracht nieuw bestuurslid Timo van Kessel Timo van Kessel wordt unaniem aangenomen als nieuw bestuurslid! Hij zal de technische zaken op zich nemen. 10. Arbitrageplan Vorig seizoen is dit plan opgesteld om een betere doorstroming van onze scheidsrechters te bevorderen en tevens scheidsrechters op te leiden en enthousiast te maken voor een hoger niveau. Het opstellen van dit plan was ook een voorwaarde van de Nevobo omdat wij toen niet aan onze leveringsplicht konden voldoen. Dit jaar plukken wij er al de vruchten van. Henk Boterman had het plan vorig jaar gelezen en heeft zich toen aangemeld om versneld opgeleid te worden om dit jaar aan de VS3 cursus te kunnen beginnen en daardoor 12 punten levert. Uit het arbitrageplan kwamen een aantal actiepunten die wij dit jaar moeten gaan uitvoeren. 1e: wij hebben de scheidsrechterscursus gegeven aan de nieuwe A-jeugd. De eerste dag theorie, de tweede dag oefenexamens gemaakt en daarna hebben ze examen gedaan. Ze zijn allemaal geslaagd. 2e: Een vergelijking gemaakt van onze leden, die al scheidsrechter zijn met de lijst van de Nevobo. Hier ontbraken er ruim 20, maar de Nevobo heeft ze nu allemaal op de lijst gezet. 3

4 3e: In kaart gebracht wie er nog niet het spelregelbewijs heeft gehaald. Dit waren er ruim 20. Inmiddels hoeven er nog maar 8 leden het spelregelbewijs te halen. 4e: Een aantal scheidsrechters laten promoveren van code 6 naar code 4, zodat ze eerste en tweede klasse kunnen fluiten. Bij deze scheidsrechters kan door Ron, Jon en Ellen een PvB afgenomen worden om op dit hogere niveau te kunnen fluiten. Op dit moment is de Nevobo erg streng op het controleren van de wedstrijdformulieren en daarmee ook of de scheidsrechter gerechtigd is om de wedstrijd te fluiten. Ze geven erg veel boetes. Nu ze zien dat we er zo druk mee bezig zijn, hebben ze veel boetes ingetrokken en ons tot deze week gegeven om te zorgen dat de leden hun spelregelbewijs alsnog haalden. We zijn dus goed bezig! Koos vraagt of er bij de indeling van de 2 e helft van het seizoen rekening wordt gehouden met de klasses die er gefloten mogen worden. Dit wordt wel gedaan voor de wedstrijden in de 1 e klasse maar met de 2 e klasse is dit bijna niet te doen. Verzoek is dan ook dat als je een 2 e klasse wedstrijd gaat fluiten je dit doorgeeft zodat er binnen een jaar een PvB afgenomen kan worden om een boete te voorkomen. 11. Beleidsplan Jordi geeft aan dat zij met een klein clubje goed bezig waren met het plan. Na de ALV van mei zijn Justin en Esli echter gestopt bij VCH en hebben ook geen input meer gegeven voor het beleidsplan. Frank is erg druk dus die is ook nog afgevallen en alleen Lisa en Jordi waren nog over. Het idee is om dat wat er nu ligt als plan van aanpak te gebruiken en input te verzamelen. Gehoopt dat dat voor deze vergadering zou lukken, maar helaas was Lisa ziek dus is dit niet gelukt. 12. VOG Rik heeft de VOG aanvragen vanaf nul opgestart, bijna een jaar geduurd voor wij klaar waren voor de gratis VOG aanvragen. De aanvraag voor de VOG heeft Rik naar 57 trainers, (jeugd)coaches en vrijwilligers gestuurd. Wij vragen jullie om je daarvoor aan te melden. Mocht je het gemist hebben dan kun je dit bij Rik aangeven. Inmiddels zijn er al zo n 31 VOG s binnen. De reden van de VOG is dat wij zo een veilig mogelijke omgeving willen hebben voor de jeugd en de mini s. Maar je kan bv. ook een VOG verzoek hebben gekregen omdat je met vertrouwelijke informatie omgaat. Daarnaast is het ook een eis van de gemeente om subsidie te kunnen aanvragen. Rik kan niet controleren of het gedaan is dus er zal nog een reminder gestuurd worden naar de leden waarvan wij de VOG nog niet hebben ontvangen. 13. Activiteitencommissie Aanbeveling vanuit het beleidsplan is meer clubgevoel creëren. En dan niet alleen met een eindfeest, maar met meer activiteiten gedurende het seizoen. De pub quiz is afgelopen november geweest en dit was zeer geslaagd. Er wordt nog gedacht aan een feest in februari, natuurlijk ook het eindfeest en nog iets voor de mini s. Het is de bedoeling dat er voor ieder wat wils is. Heb je nog niets voorbij zien komen geeft dit dan aan bij de activiteitencommissie, ideeën zijn altijd welkom! 4

5 14. Technische commissie Timo is het nieuwe bestuurslid voor de technische zaken. In het begin van dit seizoen hadden wij nog een TC met daaronder de seniorencommissie. Er is eerder besloten om een TC te vormen en geen seniorencommissie meer. Jeugdcommissie is apart en Frank Döpp schuift dan aan bij de TC vergaderingen. De TC bestaat nu uit Rudie Döpp, Wouter Droogh, Richard Roest en Timo van Kessel. Minicommissie wordt nog steeds gedaan door Hellen, zij zit niet meer bij TC overleg maar bij dringende/belangrijke zaken weet zij de TC te vinden. De hoofdtrainers zitten niet meer in de TC maar zijn wel verantwoordelijk voor de lijnteams en indien nodig een adviserende rol. Het is een vrij nieuwe TC en zij zullen aan de slag gaan met de nieuwe teamindeling en proberen om het iedereen naar de zin te maken. Wilma merkt nog op dat er een tijd was dat mailtjes die verstuurd werden naar de TC niet altijd een reactie kregen. Dit kwam vooral omdat er onduidelijkheid was wie wat oppakte bij de TC en/of de seniorencommissie. Wij hopen dat t nu is opgelost en met vragen over de technische zaken kunnen leden mailen naar tc@vchoofddorp.nl Petra vraagt of er weer een enquête komt. Wilma vult nog aan of daar duidelijk ingezet kan worden dat in de enquête melden dat je stopt nog geen opzegging is. Er komt zeker weer een enquête en daar zal duidelijk in staan dat er opgezegd moet worden bij de ledenadministratie. 15. Toekomst VCH Beach De laatste update is dat er na jaren van lobbyen niet 1 maar 2 nieuwe locaties zijn aangeboden aan VCH Beach. Nog steeds bij UNO maar daarnaast ook op het terrein bij de Pioniers. Voor de locatie bij UNO zijn er al verschillende offertes opgevraagd maar de kosten overstijgen daar de ,-. Dit komt mede doordat er veel werk in de openbare ruimte gedaan moet worden om het begaanbaar te krijgen, de gemeente doet hier niets mee. Dan blijft de locatie bij de Pioniers nog over. De gemeente wil daar een ingenieursbureau opzetten om te kijken wat de kosten zijn om het daar klaar te maken voor de beachvelden. De kosten zullen daar waarschijnlijk een stuk lager liggen. Maar het nadeel is dat de locatie minder zichtbaar is en dit was wel één van de wensen van de beachcommissie. Remi geeft aan dat de beachcommissie nog niet weet of zij door willen gaan bij het Spectrum. De nieuwe locatie is echter niet voor aanvang van het beachseizoen klaar. Carol geeft nog aan dat het niet handig is om een jaar te stoppen met de beachvolleybalafdeling. Jon zegt dat je ervoor kunt kiezen om te investeren in wat je mee kunt nemen naar de nieuwe locatie zoals bv. Funtec systemen. Corrie vraagt of er klachten zijn van de leden over de locatie bij het Spectrum. Er zijn wel wat klachten maar het is vooral een doorn in het oog van de beachcommissie. Maar Remi geeft ook nog aan dat hij liever ook niet heeft dat het een jaar stil ligt. 16. Rondvraag Er zijn geen vragen meer. 17. Sluiting De voorzitter sluit om uur de vergadering. Aansluitend wordt de nieuwjaarsborrel gehouden. Ron Ferwerda, voorzitter Bianca Saarloos, secretaris 5