MyDPD Klantdocumentatie. Versie 1.4

Transcriptie

1

2 1. WELKOM BIJ MYDPD INLOGGEN Homepage APPLICATIES IN DETAIL Adresboek Adres zoeken Creëren van een nieuw adres Adres bewerken Adres verwijderen Adressen importeren/ exporteren E-Shipping Stappenplan E-Shipping order Geadresseerde Productselectie Verzendgegevens Overzicht Overige opties na het invoeren van een opdracht Afhalen Stappenplan Afhaling Geadresseerde Aantal pakketten en afhaaldatum Bevestiging Collection Request Stappenplan Collection Request Klantadres Afhaaladres Adres geadresseerde Bevestiging Orderoverzicht Opties Orderoverzicht Zoeken Opdracht Oude orders Verzendpapieren genereren Geschiedenis verzendpapieren Openstaande orders Opties openstaande orders Orderoverzicht Overzicht van interactieve Collection Requests Proactieve meldingen MC/0513 2

3 3.7. Gegevensoverdracht Stappenplan gegevensoverdracht Adressen selecteren Bestandstype Selecteer bestanden Overdracht Shipping Report Proactieve notificaties Opties Proactieve notificaties Status filter Exporteren van Proactieve notificaties Incorrect adres / weigering van het pakket Adres correcties MC/0513 3

4 1. Welkom bij MyDPD. Welkom bij MyDPD het portaal van uw online verzending met DPD Pakketservice. MyDPD is een hoogwaardige klantentool met diensten op maat, nuttige hulpmiddelen en functies voor de verzending van uw pakketten. Op de volgende pagina's kunt u alle mogelijkheden, functies en voorzieningen van MyDPD ontdekken. Deze handleiding laat u kennis maken met MyDPD en bij vragen kunt u snel en gemakkelijk de handleiding als naslagwerk gebruiken. Wij wensen u veel plezier met MyDPD! MC/0513 4

5 2. Inloggen In MyDPD vindt u alle online services van DPD zodat u snel en gemakkelijk naar alle voor u relevante services kunt gaan Homepage Via de homepage heeft u toegang tot de belangrijkste applicaties. Door op het -symbool [1] te klikken kunt u gebruik maken van alle functies binnen het applicatieblok. Als alternatief kunt u alle applicaties ook besturen via de menubalk [2]. De volgende applicaties zijn te vinden op de homepage: E-Shipping Collection Request Afhalen Adresboek Orderoverzicht Tevens wordt u op de homepage voorzien van informatie betreffende MyDPD, bijvoorbeeld over nieuwe updates of uitbreidingen. MC/0513 5

6 Enkele andere functies Tracking: zoeken op pakketnummer of referentienummer [1] Taal keuze: u kunt een taalkeuze [2] maken tussen Nederlandse of Engels bij het gebruik van MyDPD. Afmelden: Vanuit iedere sectie in MyDPD kunt u afmelden [3] uit MyDPD. MC/0513 6

7 3. Applicaties in detail Op het internet is het belangrijk dat de route volledig uitgesplitst is maar juist de snelheid naar het uiteindelijke doel. Met MyDPD bieden wij u een eenvoudig te gebruiken tool met alle services van DPD. Onze services en toepassingen zijn via de homepage en de menubalk makkelijk te gebruiken. In het volgende overzicht wordt de structuur van MyDPD voor u uiteengezet. Op de volgende pagina s worden de details van het gebruik van de beschikbare services uiteengezet. MC/0513 7

8 3.1. Adresboek Alle ontvangers- en afhaaladressen worden centraal in het Adresboek opgeslagen. U kunt de adressen voor alle toepassingen en services gebruiken. De belangrijkste functies van het Adresboek zijn: Adres zoeken Creëren van een nieuw adres Adres bewerken Adres verwijderen Im- of exporteren van adressen Adres zoeken U kunt in het adresboek zoeken middels het definiëren van een zoekopdracht of door direct te zoeken met behulp van een zoekterm. Voor een totaal overzicht van het adresboek opent u het Overzicht [1]. Voor het zoeken op een bepaalde criteria gaat u bij de selectiecriterium Zoeken op [2]. Vervolgens voert u in wat u wilt zoeken [3]. De zoekresultaten worden getoond na bevestiging door op de rode pijl te klikken. Om gebruik te maken van een uitgebreide zoekopdracht klikt u op de rode pijl naast Uitgebreid zoeken [5]. MC/0513 8

9 Creëren van een nieuw adres Om een nieuw adres in te voeren klikt u op het -symbool op de home page [1], of opent u het Adresboek [2]. Er opent een nieuw scherm zodra u op Nieuw adres klikt. De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht in te vullen velden. Indien het adres dat u invult een particulier verzend- of ontvangstadres is klikt u dan Privéadres [1] aan. In het keuzemenu bij het Adrestype geeft u aan of het adres van een afzender (Adres geadresseerde) of ontvanger is (Afhaaladres). Tevens is er een mogelijkheid dat het adres zowel een afzendadres als ontvangstadres is, geef dit dan aan door te kiezen voor Ontvangstadres en afhaaladres [2]. Sla het adres in uw adresboek op door op Adres aanmaken te klikken [3]. MC/0513 9

10 MC/

11 Adres bewerken Met de rode pijl aan het einde van een adresregel opent u het invoerveld waarin u een adres kunt bewerken [1] Adres verwijderen Bepaal welk adres verwijderd dient te worden en selecteer dit adres [1] door dit adres aan te vinken. U hebt ook de mogelijkheid om alle adressen gelijktijdig te verwijderen. Vink hiervoor het Alle [2] vakje aan. Ga vervolgens naar het keuzemenu [3] en selecteer: Verwijderen. Bevestig uw keuze door op de rode pijl naast het keuzemenu te klikken [4]. MC/

12 Adressen importeren/ exporteren De adressen uit het adresboek kunt u importeren of exporteren [1]. Importeren:.csv bestand [2] Exporteren:.txt bestand [3] MC/

13 3.2. E-Shipping E-Shipping in MyDPD zorgt ervoor dat u slechts de noodzakelijke handelingen uitvoert voor het printen van een pakketlabel. De belangrijkste functie is: Online printen van pakketlabels voor diverse producten en services Stappenplan E-Shipping order Het proces is eenvoudig en kan snel uitgevoerd worden in 4 stappen. Geadresseerde Productselectie Verzendgegevens Overzicht Geadresseerde Selecteer het adres van de afzender en vervolgens van de ontvanger. Uw gegevens. Geef uw gegevens (afzender) in door een keuze te maken bij de klantgegevens [1]. Adres geadresseerde Selecteer het adres van de ontvanger [2]. De zoekfunctie kan gebruikt worden indien het adres van een ontvanger reeds in het adresboek aanwezig is. MC/

14 Productselectie Bij de productselectie [1] kunt u een product en bijbehorende afhaalopties [2] selecteren Verzendgegevens Bij de verzendgegevens worden de details van de eerder gekozen services geregistreerd. MC/

15 Overzicht Bij Overzicht krijgt u een samenvatting van alle ingevoerde gegevens. MC/

16 Overige opties na het invoeren van een opdracht De overige opties zijn: Verzenden van de gegevens naar DPD Er kan een keuze gemaakt worden om een nieuwe opdracht in te voeren en de gegevens op een later tijdstip naar DPD te verzenden [1] of om de gegevens direct te verzenden [2]. Direct verzenden van de gegevens naar DPD Nadat u voor Invoer verzenden heeft gekozen heeft u de mogelijkheid om de pakketlabels te printen [1], een bevestiging af te drukken [2] of een nieuwe order [3] aan te maken. Printen van een pakketlabel Zodra het pakketlabel geprint is, is het proces voltooid. Een pakketlabel kan er als volgt uitzien: MC/

17 3.3. Afhalen Afhalen van pakketten is snel en makkelijk in MyDPD te regelen. Voer online de adresgegevens in, in combinatie met het aantal af te halen pakketten. Het juiste afhaaldepot zal geïnformeerd worden en de pakketten zullen bij het ingevoerde afleveradres geleverd worden. Als gebruiker van MyDPD profiteert u samen met uw klanten van geoptimaliseerde afhaaltijdstippen. Deze tijdstippen worden automatisch in het systeem geregistreerd Stappenplan Afhaling Het proces kan uitgevoerd worden in drie stappen. Geadresseerde Aantal pakketten en afhaaldatum Bevestiging Geadresseerde Selecteer het adres [1] van de afzender Aantal pakketten en afhaaldatum Geef de gewenste afhaaldatum [1] en het aantal af te halen pakketten in [2]. MC/

18 Bevestiging Bevestig de afhaling te klikken op Doorgaan [1]. Nadat u de ingevoerde data gegevens gecontroleerd heeft, kan de opdracht verstuurd worden en wordt de afhaling ingepland [1]. De afhaalopdracht is nu volledig ingevoerd en doorgestuurd aan DPD. Opmerking: Er is geen verdere gegevensoverdracht noodzakelijk voor afhalingen. De opdracht wordt direct naar DPD doorgezet zodra gegevensinvoer verstuurd is. MC/

19 3.4. Collection Request U kunt gebruik maken van Collection Request, indien u één of meerdere pakketten bij uw klant af wil halen en vervolgens bij u of op een ander adres bezorgd wilt hebben. De belangrijkste functies zijn: U kunt online een Collection Request plaatsen Het pakket wordt op de gewenste afhaaldatum opgehaald Het pakket kan bij u of bij een willekeurig afleveradres geleverd worden De gegevens over de aanvaardingstermijn staan vermeld in een vak met tips Stappenplan Collection Request Het proces kan worden uitgevoerd in 4 stappen. Klantadres Afhaaladres Adres geadresseerde Bevestiging Klantadres Selecteer uw gewenste klantgegevens [1] Afhaaladres Selecteer het gewenste afhaaladres [1] in het adresboek of voer de gegevens handmatig in. MC/

20 Adres geadresseerde Selecteer het adres waar het pakket afgeleverd [1] dient te worden. Dit kan bij u of bij derden zijn. U kunt de adresgegevens via het adresboek opvragen [2] of handmatig invullen [3]. Overige informatie, zoals interactieve plaatsing van de Collection Request [1], een gewenste afhaaldatum [2] of extra pakketten [3] kunnen ingevoerd worden. MC/

21 Bevestiging Nadat u de ingevoerde data gecontroleerd heeft, kunt u direct een nieuwe opdracht ingeven [1] of de huidige opdracht naar DPD bevestigen [2]. MC/

22 3.5. Orderoverzicht Een snel en duidelijk overzicht van al uw opdrachten ziet u in het orderoverzicht. Het overzicht geeft u in één oogopslag uw opdrachten weer. Tevens kunnen de opdrachten geselecteerd en (indien noodzakelijk) verwerkt worden. U heeft een volledig en transparant overzicht van uw opdrachten. De belangrijkste eigenschappen en kenmerken zijn: Een basis- of uitgebreide zoekopdrachten aanmaken en uitvoeren. De opdracht die nog niet verzonden zijn kunnen direct bewerkt of verzonden worden. Reeds verwerkte MyDPD orders opzoeken. Het uitvoeren van een dagafsluiting Opties Orderoverzicht In het orderoverzicht zijn de volgende opties beschikbaar. Zoeken Opdracht Oude orders Verzendpapieren genereren Geschiedenis dagafsluiting Zoeken U kunt een zoekopdracht uitvoeren via een basiszoekopdracht [1] of via uitgebreid zoeken [2]. U kunt diverse criteria combineren in uw zoekopdracht. De resultaten worden bij zoekresultaten [3] getoond Opdracht Om een volledig overzicht te krijgen van de orderdetails kunnen de gegevens geopend worden [1]. Tevens is er ook de mogelijkheid om de openstaande order te versturen of te verwijderen [2]. MC/

23 Oude orders U krijgt inzicht in uw oude DELIS online orders via de functie Oude orders Verzendpapieren genereren Er wordt een overzicht van opdrachten getoond waarvoor nog geen verzendpapieren gegenereerd zijn. Alle verzendpapieren activeren [1] De verzendpapieren, voor de ondertekening door de chauffeur, kunnen vervolgens gemaakt worden. De laatst gemaakte verzendpapieren afdrukken [1] Nadat de verzendpapieren gegenereerd zijn worden een aantal documenten gegroepeerd voor afdrukken. De groepering is afhankelijk van het type opdracht. Alleen pakketlabels afdrukken [1] Er kan een batch uitgevoerd worden waarmee u (reeds eerder aangemaakte) geselecteerde pakketlabels afdrukt. Statusfilter [1] De statusfilter maakt het mogelijk om op nog openstaande pakketlabels te filteren. MC/

24 Geschiedenis verzendpapieren Een overzicht van de verzendpapieren van de laatste 10 dagen is zichtbaar bij de geschiedenis van de verzendpapieren. De aangemaakte documenten kunnen de kolommen Pakketlabels [1], Bevestigingen [2], Verzendlijst [3] of Verzendoverzicht [4] weer opgevraagd worden. MC/

25 3.6. Openstaande orders De optie openstaande orders geeft u een overzicht van alle E-Shipping, Collection Request en Proactieve notificaties die nog niet naar DPD overgedragen zijn Opties openstaande orders De openstaande orders worden, afhankelijk van het type order, opgedeeld in drie verschillende overzichten. Orderoverzicht Overzicht van interactieve Collection Requests Proactieve meldingen Orderoverzicht E-Shipping en Collection Request opdrachten met de status Geregistreerd Overzicht van interactieve Collection Requests Niet volledig doorgevoerde interactieve Collection Requests kunnen via order details bewerkt worden. Tevens kunnen via het menu de openstaande orders verwijderd of verzonden worden. Om direct naar alle openstaande interactie Collection Requests te gaan klikt u op Naar Orderoverzicht/Verzendpapieren genereren Proactieve meldingen Niet volledig doorgevoerde proactieve meldingen worden weergegeven. De opvolging kan handmatig of met meerdere tegelijk doorgevoerd worden middels het dropdown menu. Om direct naar alle openstaande proactieve meldingen te gaan klikt u op Naar proactieve meldingen. MC/

26 3.7. Gegevensoverdracht Met slechts een paar klikken verzendt u uw gegevens, zoals referentienummer, afhaalopdrachten en vele andere opdrachten, snel en efficiënt naar DPD Stappenplan gegevensoverdracht De overdracht van gegevens biedt u de mogelijkheid om, via standaard bestandsformaat, uw gegevens te integreren in het DPD systeem. Voor iedere service kan een bestand gemaakt worden. Een gedetailleerde omschrijving van de verschillende bestandsformaten zijn beschikbaar via het diskette symbool. Adressen selectie Bestandstype Selecteer bestanden Overdracht Adressen selecteren Selecteer uw klantengegevens [1] die u over wil dragen. MC/

27 Bestandstype Selecteer het gewenste bestandstype [1] of kies de automatische bestandstype-indicatie [2] Selecteer bestanden Selecteer de bestanden door deze toe te voegen [1] aan het overzicht en vervolgens het juiste bestand te openen [2]. MC/

28 Overdracht Klik op uploaden [1] als u het bestand wilt uploaden in MyDPD. Wilt u het bestand verwijderen, klik dan op Annuleren [2]. MC/

29 3.8. Shipping Report DPD geeft u inzage in uw pakketten via Verzendrapporten. DPD Quality Leadtimes Delay Graphs Exception Management Delivery Status Vertraagde pakketten Collection Request Finance Tarieven Invoiced Volume Invoiced Amounts Factuurgegevens History Exception History Returned Parcels Mijn Profiel Volledige uitleg over DPD Shipping Report vindt u in de separate handleiding van DPD Shipping Report. Deze kunt u opvragen bij uw contactpersoon. MC/

30 3.9. Proactieve notificaties De proactieve notificaties geeft u informatie betreffende adresfouten of andersoortige problemen in de aflevering van uw pakketten. U kunt direct actie ondernemen door DPD aan te geven wat er met het pakket mag gebeuren. Met een paar klikken geeft u aan of het pakket nogmaals aangeboden mag worden, u het adres wilt wijzigen of dat het pakket naar u retour gestuurd dient te worden Opties Proactieve notificaties Status filter Exporteren van Proactieve notificaties Incorrect adres / weigering van het pakket Adres correcties Status filter Er zijn diverse filters voor proactieve notificatie beschikbaar Exporteren van Proactieve notificaties Gewijzigde adressen kunnen opgeslagen en overgedragen worden naar een extern adresboek. Er zijn drie verschillende oorzaken voor proactieve notificatie. Incorrect adres Weigering van het pakket Adres wijzigingen MC/

31 Incorrect adres / weigering van het pakket Er zijn drie opties voor adresveranderingen mogelijk. Nieuwe bezorging bij oorspronkelijke ontvanger Het oorspronkelijke adres is correct en er mag een nieuwe bezorging ingepland worden. Het oorspronkelijke ontvangstadres [1] dient overgedragen te worden naar het bevestigde adres [2]. Indien het telefoonnummer [3] van de ontvanger nodig is dient dit ingevoerd te worden. Nieuwe bezorging op nieuw adres Indien een nieuw adres ingegeven dient te worden, kan dit door handmatige invoer van de gegevens, update van de gegevens uit het adresboek [1] of een kopie van het oorspronkelijke adres van de ontvanger [2]. MC/

32 Retour naar afzender Selecteer het adres waar het pakket naartoe geretourneerd dient te worden [1]. Er wordt een bevestiging van het adres gevraagd. Zodra de bevestiging geaccordeerd is wordt de status Completed weergegeven. Een verandering is dan niet meer mogelijk. MC/

33 Adres correcties Indien een adres niet correct ingevoerd is, maar dit adres wel correct in de proactieve notificatie database opgenomen is zal direct het, volgens de database, correct adres weergegeven worden. Met één druk op een knop kan ook de MyDPD database gevuld worden met de correcte gegevens, zodat een volgende keer het adres direct correct ingevoerd wordt. Er zijn twee opties. Status nieuw Er wordt een overzicht getoond van alle identieke adressen [1] uit het MyDPD adresboek. De door de database aangevulde gegevens kunnen overgenomen worden middels het accepteren van de adres correctie [2]. Status bewerkt Indien het adres reeds bewerkt is of er geen identiek adres getoond kan worden, worden er geen gegevens vanuit de database getoond [1]. MC/