UPS CampusShip Snelstartgids Juli 2010

Transcriptie

1 2010 United Parcel Service of America, Inc. UPS, de merknaam UPS en de kleur bruin zijn geregistreerde handelsmerken van United Parcel Service of America, Inc. Alle rechten voorbehouden. UPS CampusShip Snelstartgids Juli 2010

2 Inhoudsopgave Aanmelden en voorbereidende stappen Mijn instellingen Verzenden Verzendticket Verzendinformatie controleren...12 Verzendbevestiging Verzendgeschiedenis...14 Middelen

3 UPS CampusShip is een online verzendoplossing gehost door UPS waarmee uw efficiëntie wordt verhoogd en uw kosten worden verlaagd. UPS CampusShips krachtige en veelzijdige functies zijn ontworpen om sneller en preciezer te verzenden. De snelstartgids voor verzenden met behulp van UPS CampusShip is een handige, stapsgewijze naslaggids waarmee u al uw verzendbehoeften kunt beheren. Als u vragen hebt of meer informatie wenst, dan kunt u steeds op Help klikken in UPS CampusShip, of contact opnemen met de beheerder van UPS CampusShip binnen uw bedrijf door Beheerder opzoeken te selecteren. 2

4 Aanmelden en voorbereidende stappen Om u aan te melden, klikt u op de link voor UPS CampusShip die uniek is voor uw bedrijf, u vindt die link in de die u hebt ontvangen. U kunt zich ook aanmelden op U zal worden gevraagd om zich aan te melden bij het UPS CampusShip-systeem van uw bedrijf met behulp van de gebruikersnaam en het wachtwoord uit de s van UPS CampusShip. Gebruikersnamen en wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig. Aangezien u een nieuwe gebruiker bent, leest u best ook even de technologieovereenkomst van UPS (die de Voorwaarden en Bepalingen bevat) en klik op de knop Aanvaarden om verder te gaan. Na uw eerste aanmelding zal u worden gevraagd om uw tijdelijke wachtwoord te wijzigen. Na het wijzigen klikt u op de knop Bijwerken. Als u uw gebruikersnaam of wachtwoord bent vergeten, klik dan op Gebruikers-ID of wachtwoord vergeten?. UPS CampusShip stuurt u via uw gebruikersnaam en een tijdelijk wachtwoord op. 3

5 Aanmelden en voorbereidende stappen (vervolg) Let op: Uw verzenddiensten en -opties kunnen door uw beheerder zijn beperkt. Om een mogelijk probleem op te lossen neemt u best eerst contact op met uw beheerder. Gebruik de functie Beheerder opzoeken om de contactgegevens van uw beheerder te vinden. U kunt ook het hulptelefoonnummer voor uw bedrijf en de onderaan elke pagina gebruiken. Klik in Middelen op UPS CampusShip ondersteuning voor het telefoonnummer van de helpdesk in uw regio. 4

6 Mijn instellingen Begin met het instellen van uw verzendvoorkeuren. Dit bespaart u tijd en garandeert een op maat gemaakte verzendervaring. Selecteer Mijn instellingen en vervolgens Verzendvoorkeuren aanpassen om de standaardopties voor verzenden, referentiewaarden, betaalwijze, meldingen, afhaalinformatie, afdrukvoorkeuren en nog veel meer in te stellen. 5

7 Mijn instellingen (vervolg) Mijn instellingen is waar uw persoonlijke en zakelijke adressenlijsten te vinden zijn. Door ontvangers te selecteren uit een adressenlijst, bespaart u tijd. Hier kunt u ook nieuwe adressen invoeren, adressen importeren of een distributielijst aanmaken met tot 100 ontvangers. Dit is handig als u hetzelfde type verzending opstuurt aan iedereen op uw lijst. 6

8 Verzenden Als u klaar bent om met het verzenden aan de slag te gaan, dan meldt u zich aan voor toegang tot de verzendpagina. Daar kunt u een verzending creëren, een retourzending creëren, een import creëren of verzenden met behulp van een batchbestand. Selecteer de gewenste optie om te beginnen met uw zending. Waar gaat uw zending naartoe? Kies eerst een contactpersoon of distributielijst, of voer een nieuwe in, door deze in te voeren in het daarvoor beschikbare veld. U kunt ook het bedrijfsadresboek openen, of een Extern Addresboek selecteren om een contactpersoon te kiezen uit uw adressenlijst van Microsoft Outlook. 7

9 Verzenden (vervolg) Waar komt deze zending vandaan? Controleer uw herkomstadres en selecteer Wijzigen om dit te wijzigen. Het herkomstadres wordt gebruikt om tarieven en beschikbare services te bepalen, dus dit dient het daadwerkelijke adres te zijn waarvandaan de zending afkomstig is. Indien u dat wilt, kunt u een ander retouradres invoeren voor het geval dat de zending niet bezorgd kan worden. Let op: U kunt deze adressen alleen wijzigen als uw bedrijfsbeheerder u heeft ingesteld als een reizende gebruiker. Wat verzendt u? Geef aan wat het aantal pakketten is in de zending (tot aan 20) en of de pakketten allemaal gelijk zijn. Voer een gewicht in. Geef aan wat de afmetingen zijn, voor een nauwkeuriger tarief. Klik op Help voor meer informatie. 8

10 Verzenden (vervolg) Hoe wilt u verzenden? Selecteer van welke UPS-service u gebruik wilt maken uit de vervolgkeuzelijst. U kunt de Serviceopties vergelijken voor geschatte bezorgtijden en -tarieven. U kunt op deze pagina ook extra services kiezen. Voor sommige opties worden op volgende pagina s nog meer gegevens gevraagd. Let op: Indien deze zijn ingeschakeld, zullen uw onderhandelde tarieven worden weergegeven. Wilt u referentienummers toevoegen? Referenties kunnen voor uw beheerder noodzakelijk zijn. U kunt naar referenties zoeken in de daarvoor bestemde velden, of deze daar invullen. 9

11 Verzenden (vervolg) Hoe wilt u uw zending betalen? Kies een betaalwijze uit de vervolgkeuzelijst. U kunt kiezen uit Klantennummer verzender, Factureren aan ontvanger, Factureren aan een derde of een betaalkaart. Let op: Voer nieuwe betaalkaarten onder verzendvoorkeuren. Wilt u een afhaling plannen? Na het selecteren van een betaalwijze worden uw standaardopties voor afhalen weergegeven, waaronder afhalingen die eerder zijn gepland en de optie om een afhaling te plannen. Vink het selectievakje aan voor het plannen van een afhaling. 10

12 Verzendticket Beheerders kunnen gebruikers de mogelijkheid bieden om zendingen gedeeltelijk te verwerken. Deze functie is handig voor gebruikers die een pakket willen verwerken met behulp van UPS CampusShip voordat ze weten hoeveel de zending precies weegt of wanneer ze klaar zal zijn. Op het moment dat de zending wordt verwerkt, heeft de gebruiker die het verzendticket heeft gecreëerd, of een andere toegewezen verzendticketverwerker, toegang tot de zending. Deze gebruiker kan verzendgegevens invoeren of wijzigen, de zending voltooien en het verzendetiket afdrukken als geklikt kan worden op de knop Nu verzenden. Vink het selectievakje Opslaan als verzendticket aan als iemand anders het ticket verwerkt en uw zending voltooit. Om, voordat u de zending voltooit, uw informatie en de prijs te controleren, houdt u het selectievakje aangevinkt voordat u uw verzendticket of zending voltooit. Klik op Volgende wanneer u klaar bent. Let op: deze functies van UPS CampusShip zijn alleen beschikbaar als ze door uw beheerder zijn toegewezen. 11

13 Verzendinformatie controleren Controleer of alle verzendinformatie juist is. Klik op de koppeling Wijzigen om wijzigingen door te voeren. Als u tevreden bent met alle verzendinformatie, klikt u op de knop Nu verzenden, waarna uw informatie wordt opgestuurd naar UPS. Klik op Help voor meer informatie, of neem contact op met uw UPS CampusShip-beheerder. 12

14 Verzendbevestiging Verzending voltooien UPS heeft nu uw verzendinformatie ontvangen. Druk nu de etiketten af, bevestig deze aan de pakketten en overhandig de pakketten aan UPS. Vink de selectievakjes Etiket en/of Ontvangstbewijs aan om uw etiket en/of ontvnagstbewijs af te drukken. U kunt uw afdrukvoorkeuren (laserprinter of thermische printer) voor alleen deze zending wijzigen in het onderdeel Afdrukvoorkeuren aan de onderzijde van het scherm. Klik vervolgens op de knop Afdrukken. U kunt ook aanduiden of u de instructies wilt afdrukken. Het venster Verzending voltooien bevat tips voor aanbevolen Volgende stappen om uw zendingen bij UPS te krijgen, een verzendgeschiedenis te ontvangen en instructies om nogmaals te verzenden. 13

15 Verzendgeschiedenis Selecteer Geschiedenis bekijken op de menubalk. Vink het selectievakje aan voor de zending om een afhaling te plannen, voor meer informatie of voor het afdrukken van een verzendbewijs, om te traceren, om nogmaals te verzenden, om de zending te onderscheppen of te annuleren, en klik vervolgens op de desbetreffende knop. 14

16 Middelen Uw beheerder van UPS CampusShip is de beste contactpersoon om erachter te komen tot welke diensten u toegang hebt. Om contact op te nemen met de beheerder van UPS CampusShip voor uw bedrijf, klikt u op Beheerder opzoeken. Middelen heeft handige links voor het vinden van locaties, voor het bestellen van verpakkingsmateriaal, voor het plannen van afhalingen, en meer. Als u vragen hebt of meer uitleg wilt over de mogelijkheden en functies van UPS CampusShip, klikt u op de link UPS CampusShip ondersteuning in het tabblad Middelen, of selecteert u UPS CampusShip Help. U kunt ook contact opnemen met uw UPS-contactpersoon. 15