Mijn Informatie Gebruiksaanwijzing (Internationaal)

Transcriptie

1 Mijn Informatie Gebruiksaanwijzing (Internationaal) Deze gebruiksaanwijzing beschrijft de procedures voor het gebruik van Mijn Informatie, een internetportaal voor werknemers van Ashland met een centrale voor toegang tot en onderhoud van persoonlijke en professionele gegevens. Mijn Informatie bestaat uit verschillende onderdelen die elk onder een eigen tabblad te vinden zijn. In de onderstaande Inhoudsopgave vindt u zowel algemene instructies als instructies voor elk tabblad. INHOUDSOPGAVE Algemene instructies Hoe heb ik toegang tot Mijn Informatie?...2 Hoe bezoek ik de verschillende onderdelen van Mijn Informatie?...3 Instructies per tabblad Overzicht...6 Werknemers zoeken...6 Eigen gegevens...8 Carrière en vacatures...10 Hulp voor hr2u Mijn Informatie...11 Screenshots van SAP*. *Handelsmerk in eigendom van een derde. Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 1

2 HOE krijg ik toegang tot Mijn Informatie? U kunt toegang verkrijgen tot Mijn Informatie via alle netwerkcomputers in Ashland of andere computers met internettoegang. U hebt uw Ashland-netwerk gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Let op: Het is belangrijk dat u uw wachtwoord geheim houdt, aangezien het wordt gebruikt om persoonlijke informatie te beschermen. Wees ook voorzichtig wanneer en waar u Mijn Informatie raadpleegt zie de privacy- en beveiligingsinformatie onderaan de aanmeldingspagina voor meer informatie. Voor toegang tot Mijn Informatie: 1. Open het internet met behulp van uw internetbrowser. 2. In het adresveld voert u in. 3. Voer uw Ashland-gebruiker-ID in (inclusief voorafgaande letter). 4. Voer uw wachtwoord in. (Hoofdlettergevoelig netwerkwachtwoord) 5. Druk op Enter. Indien u problemen ervaart met toegang tot Mijn Informatie als gevolg van problemen met uw gebruikersnaam of wachtwoord, klikt u op de link Hulp nodig bij het aanmelden? Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 2

3 HOE bezoek ik de verschillende onderdelen van Mijn Informatie? Nadat u hebt ingelogd op Mijn Informatie, verschijnt het volgende scherm. De gemarkeerde gebieden zijn de gebieden die u kunt gebruiken om binnen de site te navigeren. Dit wordt verder beschreven in dit onderdeel. Tabbladen Werkbalk Knoppen/Pictog rammen Mijn Informatie bestaat uit vier tabbladen, zoals hieronder omschreven. Om naar een bepaald onderdeel te gaan, klikt u op het tabblad: 1. Overzicht (standaardtabblad) Functioneert als inhoudsopgave en omvat pictogrammen die overeenstemmen met de tabbladen bovenaan de pagina en de links naar dezelfde onderdelen. 2. Werknemers zoeken Contactgegevens van Ashland-werknemers opzoeken en bekijken. 3. Eigen gegevens Toegang tot uw persoonlijke gegevens, die u kunt aanpassen. 4. Carrière en vacatures met een link naar het Learning Management System (LMS). Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 3

4 HOE bezoek ik de verschillende onderdelen van Mijn Informatie? (vervolg) Knoppen/Pictogrammen = hiermee kunt u op eenvoudige wijze naar schermen navigeren die u eerder hebt bezocht. = om terug te gaan naar een eerder scherm. Maak GEEN GEBRUIK van de knop/pijl "Vorige" van uw browser (links bovenaan). Gebruik in plaats daarvan deze knop. = om naar het volgende scherm gaan. Maak GEEN GEBRUIK van de knop/pijl Volgende van uw browser (links bovenaan). Gebruik in plaats daarvan deze knop. = Venster minimaliseren om het venster kleiner te maken = Venster maximaliseren om het venster groter te maken. = Opties wordt gebruikt om een nieuw venster te openen, het scherm opnieuw te laden of een printscreen te maken. Let op: Dit is de voorkeursmethode voor afdrukken. U moet deze optie ook gebruiken om het scherm opnieuw te laden (maak GEEN GEBRUIK van uw browser die is bedoeld om de pagina opnieuw te laden). Links in de werkbalk Helplink Mijn Informatie Voor hulp, klik op Help aan de bovenzijde van iedere pagina. Vanaf de nieuwe webpagina die verschijnt, hebt u toegang tot het volgende: Mijn InformatieGebruiksaanwijzing in elf talen Veelgestelde vragen (FAQ's) (uitsluitend in het Engels) Contactinformatie van plaatselijke HR-medewerkers Personaliseer Mijn Informatie Via de personaliseren-link kunt u de taal wijzigen waarin Mijn Informatie wordt weergegeven. Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 4

5 HOE bezoek ik de verschillende onderdelen van Mijn informatie? (vervolg) Om de taal te wijzigen in Mijn Informatie: 1. Klik op Personaliseren aan de rechterbovenzijde. 2. Klik op de knop. 3. Klik op de keuzelijst Taal. 4. Kies een taal. 5. Klik op Opslaan en sluit het scherm af. 6. Klik op Afmelden in de rechterbovenhoek en log terug in op het systeem. Mijn Informatie wordt nu in de gekozen taal weergegeven. Afmelden voor Mijn Informatie Om uw sessie Mijn Informatie te beëindigen, klikt u op Afmelden bovenaan de pagina. Als u de browser afsluit voordat u op Afmelden hebt geklikt, blijft uw sessie actief totdat deze verlopen is. Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 5

6 Tabblad OVERZICHT Het tabblad Overzicht dient als inhoudsopgave en omvat pictogrammen die overeenkomen met de tabbladen bovenaan de pagina en die aan dezelfde onderdelen gelinkt zijn. Tabblad WERKNEMERS ZOEKEN Met behulp van het tabblad Werknemers zoeken kunt u contactinformatie van bepaalde werknemers bij Ashland opzoeken en bekijken (Wie is wie). U kunt hier ook uw eigen gegevens bekijken (Bekijk uw eigen gegevens). Om een werknemer te zoeken: 1. Klik op Werknemers zoeken (Links op de tabbladen Overzicht en Werknemers zoeken) 2. Voer de achternaam of voornaam in van de werknemer die u probeert te vinden. (Klik op Geavanceerd zoeken voor meer zoekvelden.) Als u niet weet hoe de naam van de werknemer gespeld wordt, kunt u een zoekopdracht uitvoeren met behulp van een wildcard. Om een zoekopdracht met behulp van een wildcard uit te voeren, voert u een asterisk (*) in aan het begin en het einde van de zoekterm. Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 6

7 Tabblad WERKNEMERS ZOEKEN (vervolg) 3. Klik op om de resultatenlijst te zien. Om uw eigen gegevens te bekijken, klikt u op Bekijk uw eigen gegevens. Let op: Als u ziet dat bepaalde gegevens onjuist zijn, neem dan contact op met uw plaatselijke HR-vertegenwoordiger of de salarisadministrateur (PPA) om deze te wijzigen. Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 7

8 Tabblad EIGEN GEGEVENS Vanuit het tabblad Eigen gegevens kunt u de volgende diensten bekijken of herzien: Informatie over de organisatie en over het salaris (alleen lezen) Adressen Bankrelatie (alleen werknemers in Europa, het Midden-Oosten en Afrika kunnen deze gegevens aanpassen met behulp van Mijn Informatie) Familielid/meeverzekerde persoon (alleen werknemers in Europa, het Midden-Oosten en Afrika kunnen deze gegevens aanpassen met behulp van Mijn Informatie) Persoonsgegevens (alleen werknemers in Europa, het Midden-Oosten en Afrika kunnen deze gegevens aanpassen met behulp van Mijn Informatie) Proces voor het invoeren van basisgegevens: Informatie die wordt aangepast voor de bovenstaande velden maakt altijd gebruik van een uit vier stappen bestaand proces: Overzicht, Bewerken, Controleren en Opslaan, Bevestiging. Dit onderdeel staat ook bekend als een routekaart. Gebruik ALTIJD de navigatieknoppen die te vinden zijn aan de onderzijde van deze schermen om de procedure, die uit vier stappen bestaat, te doorlopen. (Maak geen gebruik van de pijlen van de werkbalk van de browser.) Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 8

9 Tabblad EIGEN GEGEVENS (vervolg) Op deze pagina vindt u een beschrijving van elke stap. Om te beginnen selecteert u de link die de gegevens bevat die u wilt wijzigen (Adressen, Bankgegevens, Familielid/meeverzekerde persoon of Persoonsgegevens). (In het onderstaande voorbeeld wordt een adreswijziging gebruikt. De algemene stappen Overzicht, Bewerken, Controleren en Opslaan, Bevestiging gelden echter voor alle wijzigingen die u in het tabblad Eigen gegevens wilt aanbrengen). Let op: Gegevens worden weergegeven en ingevoerd met behulp van het Romeinse alfabet, behalve in Japan, Zuid-Korea, China en Rusland. 1. Overzicht-stap Een samenvattend scherm Niet alle persoonsgegevens kunnen worden bekeken op het Overzicht-scherm. Om meer gegevens van werknemers te zien of om een wijziging aan te brengen, klikt u op. Let op: De schermen zijn van land tot land verschillend. De hier gebruikte screenshots dienen slechts als voorbeeld. 2. Bewerken-stap Hiermee kunt u gegevens invoeren of aanpassen. Alle velden met een rode asterisk (*) zijn verplicht en dienen te worden ingevuld. (nl. straat en huisnummer, woonplaats, enz.). Grijze velden kunnen niet worden ingevuld. Gegevens dienen in een specifiek formaat, afhankelijk van de landspecificaties, te worden ingevoerd. Voorbeeld 1: Een postcode in de VS is een nummer dat uit 5 cijfers bestaat (12345). Voorbeeld 2: Een postcode in Nederland bestaat uit 4 cijfers, een spatie en 2 letters (1234 AA). Zodra u de wijzigingen hebt ingevoerd, klikt u op. Indien gegevens niet in het juiste formaat of onvolledig worden ingevoerd, verschijnt een foutmelding aan de bovenzijde van de pagina en een rode omlijning rondom het/de onjuist ingevulde veld(en). U blijft in de stap Bewerken totdat alle velden op de juiste wijze zijn ingevoerd. De wijziging geldt in de standaardwaarde vanaf vandaag. BELANGRIJK: Als de wijziging geldt vanaf een toekomstige datum, klikt u op de knop Geldig van of Geldig vanaf datum in toekomst en voert u de toekomstige datum in. U kunt op de knop klikken om naar de vorige stap terug te keren. Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 9

10 Tabblad EIGEN GEGEVENS (vervolg) 3. Controleren en Opslaan-stap Hiermee kunt u uw gegevens controleren en verifiëren voordat u klikt op. 4. Bevestiging -stap Zodra u klikt op, zal een bericht verschijnen dat bevestigt dat de wijzigingen zijn opgeslagen. Om het scherm te verlaten, klikt u op een link onder het kopje Wat wilt u nu doen? U kunt ook op klikken. Tabblad CARRIÈRE EN VACATURES Via het tabblad Carrière en Vacatures hebt u toegang tot het Learning Management System (LMS) door te klikken op de aanwezige link. Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 10

11 HULP bij hr2u MIJN INFORMATIE U kunt hulp krijgen via de link Help aan de bovenzijde van iedere pagina. 1. Klik op Help in de werkbalk 2. Op de hulppagina van Mijn Informatie selecteert u de gewenste link(s) voor meer informatie. Let op: Als uw taal is ingesteld op Engels, verschijnt voorafgaand aan de hulppagina een ander hulpscherm waar u de link Internationale werknemer dient te selecteren. Het aan de rechterkant weergegeven scherm wordt dan afgebeeld. Als u nog vragen hebt, kunt u ook contact opnemen met uw plaatselijke HR-vertegenwoordiger of salarisadministrateur. Herzieningsdatum: 15 oktober Pagina 11