IMPORT EXPRESS ONLINE GEBRUIKERSHANDLEIDING

Transcriptie

1 IMPORT EXPRESS ONLINE GEBRUIKERSHANDLEIDING importexpressonline.dhl.com SNEL EN NAUWKEURIG UW ZENDINGEN VOORBEREIDEN, BEHEREN EN VOLGEN VIA BEVEILIGDE ACCOUNTGEGEVENS MET IMPORT EXPRESS ONLINE. Met Import Express Online kunt u als importeur snel en makkelijk communiceren met uw verzenders. Waar u ook bent, rechtstreeks via het Internet. Het biedt u volledige controle over uw importzendingen en stelt tegelijkertijd verzenders in staat hun zendingen voor te bereiden en te beheren. Voordelen: Uw importzendingen online voorbereiden met slechts een paar muisklikken. U verstuurt direct een naar de verzender. De verzender kan zo de vrachtbrieven, facturen en het afhalen van uw zending regelen. Het nummer van uw DHL Import Express-account blijft volledig vertrouwelijk. Uitsluitend de verzendinstructies worden naar uw leveranciers gestuurd zonder uw accountinformatie. Zowel u als uw verzender hebben volledige inzage in alle verzendingsgegevens. Hiermee verbetert u de communicatie met alle betrokken partijen. Op ieder moment van de dag kunt u online de status controleren van uw zendingen. Dankzij het volledige geautomatiseerde proces bespaart u papier. 24 uur per dag, 7 dagen per week online uw verzendingen voorbereiden en beheren.

2 TOEGANG EN REGISTRATIE Met Import Express Online hoeft u geen software te installeren en het gebruik van deze verzendapplicatie is geheel gratis. Voor Import Express Online van DHL heeft u (de importeur) alleen een Import Express-account nodig. De verzender heeft geen account nodig om zich te registreren en gebruik te maken van de applicatie. Wereldwijde website DHL (kies uw land) Ga naar DHL Import Express Online via de directe link op OF importexpressonline.dhl.com via de DHL-webpagina van uw land op Als u zich al geregistreerd hebt, kunt u uw adres en wachtwoord invoeren. Tip Als u het hokje onder de inlogvelden aanvinkt, onthoudt het systeem uw ID voor u. AAN DE SLAG Inloggen Als u een importeur bent en u maakt voor de eerste keer gebruik van deze applicatie, dan moet u zich registreren om toegang te krijgen. Klik op Nu registreren onder de knop Inloggen. Zorg dat u uw Import Express-accountnummers bij de hand hebt. Registreren Tip Als importeur kunt u meerdere Import Express-accountnummers invullen tijdens uw registratie. U kunt ze ook later toevoegen door uw gebruikersprofiel te wijzigen. Als verzender kunt u een gebruikersprofiel aanmaken in Import Express Online, waarbij het systeem u niet verplicht een DHL-accountnummer in te voeren.

3 IMPORTEURS VERZENDINSTRUCTIES VOORBEREIDEN: ADRESGEGEVENS Adresgegevens Importeurs kunnen zowel verzendinstructies voorbereiden als doorsturen naar hun verzenders OF zendingen afronden uit naam van hun verzenders. Importeurs kunnen verzenders authorisatie verlenen met een afzonderlijke verzendinstructie, waarmee verzenders eenmalig een zending naar de ontvanger kunnen sturen met de Import Express-account van de importeur. Importeurs kunnen ook een permanente autorisatie* creëren, zodat verzenders altijd zendingen naar de ontvanger kunnen sturen met de Import Express-account van de importeur. Voer de adresgegevens van de verzender en ontvanger in en sla deze op. Vermeld belangrijke verzendinformatie om verzendinstructies te creëren, de ingevoerde informatie te bekijken en zendingen te volgen. Een verzender of ontvanger zoeken Stap 1A: Om snel verzendinstructies voor te bereiden, kunt u onlangs gebruikte gegevens van de verzender en ontvanger selecteren in het drop-down menu Verzender en Ontvanger en op Volgende klikken om verder te gaan. OF Als er de laatste tijd geen gebruik is gemaakt van uw verzender of ontvanger of als u nieuwe adresgegevens in moet voeren, dan kunt u op de links Adresboek openen of Nieuwe verzender aanmaken klikken, onder het veld Verzender. Gebruiksvriendelijke documenten creëren Stap 1B: Om gebruiksvriendelijke documenten te creëren kunt u de taal van de verzender selecteren in het bijbehorende drop-down menu en de verzender toestemming geven om de adresgegevens van de afhaalplaats bij te werken. Als dit een nieuw adres is, kunt u het betreffende hokje aanvinken om het op te slaan in het adresboek. Opmerking Als het hokje dat de verzender toestemming geeft om de afhaalgegevens te wijzigen niet is aangevinkt, kunnen de betreffende velden niet worden gewijzigd door verzenders. *Beschikbaar in het eerste kwartaal van 2011

4 VERZENDINSTRUCTIES VOORBEREIDEN: VERZENDGEGEVENS Verzendgegevens Stap 2A: Via het onderstaande scherm Verzendgegevens kunt u als importeur: Een bericht achterlaten voor de verzender, zoals te bestellen artikelen, ordernummers en overslaginstructies. Optioneel een bestand bijvoegen, zoals een purchase order of een gerelateerd document. Ervoor kiezen, indien nodig, om vrachtkosten en invoerrechten afzonderlijk te factureren. Gebruik het drop-down menu om de Import Express-account voor de betreffende factuur te selecteren. Aangeven of u graag berichten wilt ontvangen bij verzending en hoe vaak. Ook kunt u voorkeuren invoeren voor het ontvangen van een vervolgbericht via indien de verzender gedurende een bepaalde periode geen gehoor heeft gegeven aan een verzendinstructie. Verzendgegevens (de zending voorbereiden uit naam van de verzender) Stap 2B: Naast de hierboven bij stap 2A genoemde informatie kunt u als importeur, als u een zending voorbereidt uit naam van de verzender: Een verpakkingstype kiezen, aantal pakketten, gewicht, een beschrijving van de inhoud, de belastbare status ( non-document voor belastbaar en document voor niet-belastbaar) invoeren en beslissen of u online een factuur wilt creëren. Een product kiezen uit de weergegeven opties. De applicatie toont alleen producten die beschikbaar zijn volgens de door de importeur ingevoerde verzendgegevens. Uw voorkeur aangeven voor het snelste of goedkoopste alternatief als het geselecteerde product ten tijde van de verzending niet beschikbaar is. Opmerking De geschatte afleverdatum is gebaseerd op het onmiddelijk verwerken van de verzending. De afleverdatum kan veranderen afhankelijk van wanneer de verzending wordt verwerkt.

5 VERZENDINSTRUCTIES VOORBEREIDEN: INSTRUCTIES BEKIJKEN EN DOORSTUREN Verzendgegevens bekijken Stap 3A: Import Express Online biedt importeurs de mogelijkheid om alle ingevoerde informatie te bekijken vóór deze naar de verzender wordt gestuurd. Kies ervoor om een verzender volmacht te verlenen om één afzonderlijke instructie te verwerken of creëer een permanente autorisatie* voor de verzender voor het gebruik van uw Import Express-accountnummer bij regelmatige zendingen. Vink het betreffende hokje aan om de verzender de mogelijkheid te bieden de tarieven te bekijken. Tip AUTORISATIES BEHEREN Klik op de knoppen Vorige of Annuleren onderaan de pagina om wijzigingen aan te brengen. Klik op de knop Opdracht doorsturen om de verzendinstructies via door te sturen naar de betreffende verzender. *Beschikbaar in het eerste kwartaal van 2011

6 AUTORISATIES BEHEREN Stap 3B: Creër permanente autorisaties* voor uw verzenders en houd daarvan een archief bij via de functie Autorisaties. Voer gegevens van de verzender en ontvanger in door deze te selecteren in het drop-down menu voor de laatst gebruikte contacten. Gebruik de link Adresboek openen om een andere verzender te zoeken die al in uw adresboek staat of klik op de link Nieuwe verzender aanmaken om de gegevens van een nieuwe verzender/ontvanger in te voeren. Klik op het te factureren accountnummer. Controleer de adresgegevens en bekijk de opties betreffende het account welke gefactureerd gaat worden voor de vrachtkosten en invoerrechten/-belastingen. Klik op de knop Permanente Autorisatie Toestaan onderaan de pagina. Er wordt een link geboden zodat de verzender direct naar Import Express Online kan gaan. Tip De verzender ontvangt een waarin staat vermeld dat een permanente autorisatie* is verleend door een importeur. De vermeldt het adres van de importeur, een directe link voor de verzender naar de applicatie en het te gebruiken wachtwoord. VERZENDHISTORIE EN TRACEREN Historie bekijken en zendingen traceren Stap 4: Klik op de tab Historie/Traceren om uw zendingen te bekijken en te volgen. Klik op de kolomkop om te sorteren op opties, zoals ID-nummer, laatst bijgewerkt, naam verzender, land, ID, vrachtbriefnummer en status. OF Volg een afgeronde zending door op de link Traceren te klikken in de kolom Status. U kunt indien nodig verzendinstructies ook bijwerken, autorisaties ervoor verlenen, annuleren of nieuwe voorbereiden. *Beschikbaar in het eerste kwartaal van 2011

7 IMPORTEURS - OVERIGE LINKS EN SCHERMEN Mijn profiel Het scherm Mijn profiel bevat de informatie die u bij de registratie hebt ingevoerd. Deze kunt u altijd bekijken of bijwerken. Antwoorden op vragen over het gebruik van een bepaald scherm vind u door te klikken op de link Help in de navigatiebalk of op een van de Help -links vlakbij de formuliervelden. Het scherm Adresboek is een geweldige manier om alle contactinformatie van verzenders en ontvangers te bewaren. Klik op de betreffende knop om nieuwe verzenders en ontvangers in te voeren en vul de noodzakelijke gegevens in. Adresboek Gebruik de betreffende knoppen onderaan het scherm om adressen te importeren/exporteren. Kies van wie u de adressen wilt importeren/exporteren (van de verzender of de ontvanger). Geef aan of het te importeren/exporteren bestand koppen heeft, voeg het bestand toe en klik op Start importeren/ exporteren. Koppel de Import Express Online veldnamen aan die van het te importeren/exporteren CSV-bestand. Klik op de knop Importeren/Exporteren. U ontvangt een bevestigings .

8 VERZENDERS Voer adresgegevens van de verzender en ontvanger in en sla deze op. Vermeld belangrijke verzendinformatie om verzendinstructies te creëren, de ingevoerde informatie te bekijken en zendingen te volgen. Verzenders hebben toegang tot Import Express Online Via proactieve berichten verstuurd door importeurs; of Door gebruik te maken van de directe link importexpressonline.dhl.com en de respectievelijke inloggegevens, verkregen na registratie bij de applicatie. Startpagina URL Stap 1: Verzenders hebben toegang tot Import Express Online op een van de volgende manieren: Klik op de URL die wordt vermeld in een proactief bericht, verstuurd door importeurs. OF Ga naar de applicatie via de directe link op importexpressonline.dhl.com Opmerking Tijdens het voor de eerste maal inloggen bij Import Express Online via de URL en met het tijdelijke wachtwoord die in het proactieve bericht staan vermeld, moet de verzender een nieuw wachtwoord selecteren dat geldig zal zijn voor alle toekomstige zendingen. Startpagina directe link Reeds geregistreerde verzenders worden weergegeven op de startpagina die bestaat uit twee delen: Nieuwe verzendopdracht aanmaken (omgekeerde zendingen): voor verzenders om een verzendverzoek aan een DHL-accounthouder voor te bereiden; verzendkosten worden gefactureerd aan de DHL-accounthouder nadat de accounthouder het verzoek heeft geautoriseerd. Recentelijke verzendopdrachten: toont verzendinstructies van importeurs.

9 VERZENDVERZOEKEN: Samenvatting zending Overzicht zendingen Stap 2: Wanneer de via verstuurde URL wordt gebruikt om het programma te openen, krijgt de verzender een samenvatting te zien van de verzendinstructies van de importeur. Klik op de knop Aanvaarden om het verzendverzoek van de importeur in de huidige vorm te accepteren. OF Als u het verzendverzoek wilt accepteren, maar de adresgegevens van de afhaallocatie wilt bijwerken omdat deze zijn veranderd, moet u op de knop Afhaaladres aanpassen en aanvaarden klikken. OF Weiger de zending om wat voor reden dan ook door een bericht in te voeren in het veld Reden weigering". Klik op Weigeren. Opmerking VERZENDVERZOEKEN: VERZENDOPTIES De knop Afhaaladres aanpassen is alleen beschikbaar voor de verzender als de importeur heeft aangegeven dat de verzender toestemming heeft om informatie bij te werken. Verzendgegevens Stap 3A: Als een verzoek eenmaal is geaccepteerd, kunt u aanvullende informatie invoeren zoals het verpakkingstype, het aantal pakketten, totaalgewicht, een inhoudsbeschrijving en indien belastbaar, de gedeclareerde waarde van de zending. Als de importeur de verzendgegevens heeft voorbereid namens de verzender, hoeft de laatstgenoemde de gegevens slechts te controleren en indien nodig aan te passen. Stap 3B: Gebruik het drop-down menu voor Verzoek tot afhaling om aan te geven welke actie nodig is. Aanvullende instructies kunnen in het veld Speciale instructies worden ingevoerd. Afhaaltijden kunnen vooraf worden ingesteld, afhankelijk van het land. Tips Import Express Online helpt de verzender zelfs te beslissen of de zending wel of niet als document wordt beschouwd. Klik op de link Help me beslissen rechts van het veld "Status van de zending. Amerikaanse verzenders met belastbare zendingen zijn ook verplicht een geldig ITN-nummer of een geldige FTR-vrijstelling in te voeren bij het drop-down menu.

10 Douane-informatie Stap 4: Selecteer Commerciële factuur of Proforma factuur uit het drop-down menu Type factuur, afhankelijk van wat voor goederen worden verzonden. Geef het exporttype aan in het drop-down menu. Voer productinformatie in door de formuliervelden in te vullen en klik op Toevoegen. Herhaal dit proces tot alle productinformatie is ingevuld. Tips Optionele informatie die niet verplicht is op het factuurscherm zijn onder andere het factuurnummer, de handelsvoorwaarden, Overige opmerkingen en Overige heffingen. Er kunnen meerdere lijsten met productinformatie worden ingevoerd. Typ eenvoudigweg de beschrijving van de zending in. Geef het land van oorsprong aan, de hoeveelheid, de meeteenheid en de prijs per eenheid. Klik op Toevoegen om een lijst toe te voegen. Als u de factuurinformatie allemaal hebt ingevuld, kunt u deze factuur toevoegen aan uw factuursjablonen door op Toevoegen te klikken en een bestandsnaam in te typen voor het nieuwe factuursjabloon. Service-opties Stap 5: Het scherm Service-opties toont alle beschikbare producten en diensten volgens de ingevoerde herkomst, bestemming en verzendgegevens. Daarnaast staat op het scherm de meest actuele afhaaltijd voor het land van de verzender. Als een importeur ervoor kiest om een verzender toestemming te geven tarieven te zien, dan worden deze naast elk product weergegeven. Selecteer het DHL-product dat het beste voldoet aan uw verzendbehoeften. Controleer de beschikbaarheid en ga verder naar het scherm Verzendopdracht bevestigen als de importeur het product al geselecteerd heeft.

11 VERZENDVERZOEKEN: ZENDBEVESTIGING Zending bevestigen Stap 6: Pas in het scherm Verzendopdracht bevestigen de reeds ingevoerde gegevens aan door op de knop Vorige te klikken. Accepteer de Algemene Vervoersvoorwaarden als de details eenmaal gecontroleerd zijn. Klik op de knop Verzendopdracht bevestigen om verder te gaan. Tip De verzendinstructie kan op elke moment van de dag worden geannuleerd door op de knop Annuleren te klikken. VERZENDVERZOEKEN: DOCUMENTEN AFDRUKKEN Documenten afdrukken Stap 7: Selecteer de opties die u wilt afdrukken en het aantal kopieën dat moet worden afgedrukt. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld om de af te drukken documenten te bekijken (samenvatting zending, vrachtbrief, factuur) en klik vervolgens op Afdrukken.

12 RETOURZENDINGEN Verzenders kunnen een verzendverzoek voorbereiden en naar een importeur sturen. De importeur moet het verzoek goedkeuren zodat de verzender deze kan verwerken. Verzendkosten worden in rekening gebracht bij de importeur. Verzendinstructies Stap 1A - Verzender: De verzender logt in bij Import Express Online. Selecteer een ontvanger uit het adresboek. Voer verzendgegevens in en selecteer een importeur uit het drop-down menu (als er geen eerdere relatie bestaat tussen de importeur en de verzender, moet de verzender het adres van de importeur invoeren). Selecteer een product. Vraag om goedkeuring. Ter berichtgeving wordt een naar de importeur gestuurd. Gegevens verzender/ontvanger Stap 1B - Importeur: De importeur ontvangt een bericht en logt in bij Import Express Online. Bekijk het verzendverzoek. Pas indien nodig de boodschap voor de verzender en de factuurinformatie aan. Keur het verzendverzoek goed of af. Ter berichtgeving wordt een naar de verzender gestuurd. Stap 1C - Verzender: De verzender ontvangt een bericht en logt in bij Import Express Online. Bekijk in het verzendverzoek de boodschap van de importeur. Druk de verzendingsdocumenten af en boek een afhaling van uw zending.

13 Afhaling boeken Als u geen vaste afhaalopdracht hebt op een bepaalde dag, kunt u eenvoudig een afhaalverzoek aanvragen via tab Afhaling boeken. Er kunnen meerdere zendingen in één keer worden afgehaald. Autorisatie aanvragen/bekijken Houd een archief bij van alle permanente autorisaties* die aan u zijn verleend door importeurs. Permanente autorisatie* Vraag een importeur om een permanente autorisatie* voor het regelmatig verzenden van zendingen Voer de ID van de importeur in Selecteer een ontvanger Volg hetzelfde proces als bij eenmalig omgekeerde zendingen *Beschikbaar in het eerste kwartaal van 2011

14 VERZENDERS - OVERIGE LINKS EN SCHERMEN Mijn profiel Het scherm Mijn profiel bevat de informatie die de importeur heeft ingevoerd. Deze kunt u als verzender altijd bekijken of bijwerken. Voer hiervoor de nieuwe of gewijzigde informatie in en klik op de knop Verzenden. Antwoorden op vragen over het gebruik van een bepaald scherm vind u door te klikken op de link Help in de navigatiebalk. Tip Voor extra hulp met betrekking tot de verzendformulieren klikt u op de verschillende Help -links, rechts van enkele formuliervelden. Commerciële/Proforma factuursjablonen Als u de factuurinformatie allemaal hebt ingevuld, kunt u deze factuur toevoegen aan uw factuursjablonen door op Toevoegen te klikken en een bestandsnaam in te typen voor het nieuwe factuursjabloon. Adresboek In het adresboek worden de gegevens van al uw ontvangers opgeslagen, waardoor u zendingen kunt voorbereiden zonder opnieuw dezelfde contactinfomatie in te hoeven vullen. Gebruik het veld Zoeken om op naam te zoeken of bekijk uw contacten aan de hand van verschillende sorteeropties die beschikbaar zijn in het drop-down menu In kolom.

15 DHL Express 12/10