INFORMATIEBROCHURE INTERVIEW

Transcriptie

1 INFORMATIEBROCHURE I N F O R M A T I E B R O C H U R E P O L Y V A L E N T A D M I N I S T R A T I E F M E D E W E R K ( S T ) E R POLYVALENT ADMINISTRATIEF MEDEWERK(ST)ER NIVEAU C (C 1-3) MET VOL-, HALF- OF DEELTIJDSE PRESTATIES IN CONTRACTUEEL VERBAND (= VERVANGINGSOVEREENKOMST) INTERVIEW Voor meer informatie kan je terecht bij de personeelsdienst - tel. (02) odette.libotton@steenokkerzeel.be

2 WAAROM JE ZOU WILLEN WERKEN VOOR EEN LOKAAL BESTUUR Een job bij de gemeente Steenokkerzeel betekent werken in een dynamische omgeving waar de tevredenheid van de burger centraal staat. Een plek waar je inhoudelijk je steentje kan bijdragen en waar je inspanningen bijdragen tot een aangename gemeente om in te wonen. Binnen een gemeente stellen er zich dagelijks gevarieerde job inhoudelijke uitdagingen, die je de mogelijkheid geven om jezelf verder te ontwikkelen en te ontplooien. Voor jouw geleverde inspanningen krijg je binnen een lokaal bestuur ook heel wat terug: zo kan je genieten van interessante voorwaarden, ook voor starters. Je maandwedde is bv. afhankelijk van je niveau en je anciënniteit. Daarnaast zijn er nog andere financiële tegemoetkomingen en bestaan er heel wat extralegale voordelen, zoals ruime opleidingsmogelijkheden en een gunstige verlofregeling. Meer info hieromtrent vind je verder in deze informatiebundel terug. Wil jij ook je steentje bijdragen om van de gemeente Steenokkerzeel een aangename gemeente te maken waar het goed is om te leven, te werken en te ontspannen? Dan ben jij de geknipte persoon om ons team te versterken! Wij zijn momenteel op zoek naar een polyvalent administratief medewerk(st)er Hieronder kan je informatie terugvinden over wat van jou de geknipte kandidaat maakt, wat je kan en mag verwachten, welke stappen je moet doorlopen en hoe je kan solliciteren.

3 VOORSTELLING FUNCTIE 1/ Functiebeschrijving Graadnaam: administratief medewerker Afdeling: organisatie breed/diverse afdelingen Functienaam: Functiefamilie: polyvalent administratief medewerker administratief uitvoerenden Dienst: Subdienst: organisatie breed/diverse afdelingen Functionele loopbaan: C1-C3 Code: Als administratief medewerk(st)er ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van verschillende administratieve taken. Dit kan gaan van onthaal, het verwerken en inputten van gegevens en allerlei ondersteunende administratieve activiteiten. Naargelang de nood zal je ingezet worden op een afdeling binnen ons bestuur. Doel van de entiteit Gemeente en OCMW Steenokkerzeel bieden een brede waaier van dienstverlening aan de burgers. De organisatie verleent deze publieke diensten op een klantgerichte en op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier aan haar bevolking. Ze doet dit op maat van hun noden en behoeften. De organisatie brede administratief medewerker staat in voor de ondersteuning aan de diverse diensten opdat een kwalitatieve interne en externe dienstverlening kan worden gegarandeerd. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: het afdelingshoofd van de dienst waar hij/zij is tewerkgesteld. Kernresultaten Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de organisatie en haar diverse afdelingen en diensten. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van verslagen en nota's opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen opmaken van uitgaande brieven voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen administratieve ondersteuning bij de opmaak van strategische plannen en beleidsnota's

4 opstellen artikels voor het infoblad controleren en toegang verlenen tot specifieke infrastructuur verwerken van inkomende en uitgaande post Ondersteuning diverse afdelingen en diensten Collega s ondersteunen op diverse afdelingen en diensten. Doel: een optimale dienstverlening en een vlotte werking van het gemeente- en OCMW-bestuur garanderen. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: ondersteunen van collega s bij afwezigheid of tijdelijke werktoename openstaan voor vragen van collega's Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: instaan voor een vlot contact met de burger telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen loketfunctie Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: informeren van het afdelingshoofd en/of leidinggevende over de projecten en zaken waarmee men bezig is meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit ontvangen en doorgeven (of afhandelen) van binnenkomende vragen en opmerkingen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

5 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 2/ Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. TECHNISCHE COMPETENTIES Gradatie Cluster Competentie PC-vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X - PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X - Rekenbladen (Excel) X - - Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking (Word) X X - Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X - Projectmatig werken X X - Werking van de organisatie X X - Werkmiddelen en werkmethodieken X X - Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving met betrekking tot de X X - functie Wetgeving en regelgeving met betrekking tot de X X - organisatie GEDRAGSCOMPETENTIES Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige vaardigheden Voortgangscontrole X X - Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X - Schriftelijke communicatie X X X Teamwerk en samenwerken X X - Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X - Kwaliteit en nauwgezetheid X X - Leerbereidheid X X - Veranderingsbereidheid X X - Probleemoplossend gedrag Initiatief X X - Klantgerichtheid X X - Waardegebonden gedrag Integriteit X X - Organisatieverbondenheid X X -

6 TOELATINGS- EN AANWERVINGSVOORWAARDEN Toelatingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor een functie bij het gemeentebestuur van Steenokkerzeel, moet je 1 een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. als een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen 2 de burgerlijke en politieke rechten genieten. 3 medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. voor de datum van indiensttreding worden de geslaagde kandidaten uitgenodigd voor een medische controle bij de arbeidsgeneesheer van het gemeentebestuur. 4 geen nationaliteitsvereiste Aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor een aanwerving, moet je 1 voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken. Kandidaten moeten hun kennis van de Nederlandse taal bewijzen. Dit kan door in het bezit te zijn van: een diploma uitgereikt door de instellingen waarin het Nederlands de onderwijstaal is, die wettelijk of decretaal erkend zijn in het vereiste niveau van het Gemeenschappelijk Europees Referentiekader voor Talen; een bewijs die het selectiebureau van de federale overheid Selor uitreikt; een certificaat van vereiste kennis in het Nederlands door een test, afgenomen door een instantie die de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlandse aangelegenheden aanduidt (vb: Selor, taaltest art. 9 2 elementaire kennis); Het bewijs van taalkennis moet voorgelegd worden vóór de benoeming!!. 3 houder zijn van een diploma hoger secundair onderwijs, of gelijkgesteld. laatstejaarsscholieren of studenten worden toegelaten tot de selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum drie maanden zullen deelnemen aan de eindexamens voor het behalen van hun diploma. Ze leveren het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen uiterlijk op de datum van hun aanstelling bij de gemeente. een kopie van het diploma volstaat als bewijsstuk voor deelname aan de selectieprocedure. 4 slagen voor de selectieprocedure (= interview voor tijdelijke vervangingsovereenkomsten).

7 AANWERVINGSPROCEDURE Indienen van je kandidatuur Wil je in aanmerking komen voor deze functie dan stuur je je kandidatuur ten laatste op woensdag 20 maart 2019 vergezeld van een motivatiebrief het inschrijvingsformulier dat je kan downloaden op een kopie van het gevraagde diploma (of een bewijs van de school dat je laatstejaarsstudent bent) Je kandidatuur kan je zenden per post aan het College van Burgemeester en Schepenen, Orchideeënlaan 17 te 1820 Steenokkerzeel. via sturen naar afgeven tijdens de kantooruren bij de personeelsdienst in het gemeentehuis. Wil je voor jezelf de garantie dat je brief met alle bijlagen bij ons terechtkomt, dan kan je hem uiteraard best aangetekend opsturen, een leesbevestiging vragen bij verzending via of persoonlijk komen afgeven. BEOORDELING VAN DE INGEKOMEN KANDIDATUREN Het college van burgemeester en schepenen gaat onmiddellijk na de uiterste datum van indienen van de kandidaturen over tot de beoordeling van de ingekomen kandidaturen (= geldigheid van de voorgelegde bewijzen en van de voorgelegde diploma s.) Op basis van die beoordeling wordt beslist welke kandidaten definitief tot de selectieprocedure worden toegelaten. De kandidaten die geweigerd worden, worden daarvan schriftelijk op de hoogte gebracht met vermelding van de reden voor de weigering. SAMENSTELLING VAN DE SELECTIECOMMISSIE De selecties worden uitgevoerd door een selectiecommissie, die samengesteld is als volgt: de algemeen directeur aangevuld met minstens één interne deskundige. De selectiecommissie maakt een verslag op met betrekking tot de geschiktheid of ongeschiktheid van elke kandidaat. de lokale mandatarissen kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen gemeentebestuur. de afgevaardigden van de syndicaten en lokale mandatarissen mogen aanwezig zijn als waarnemer tijdens de selectieproeven, met uitzondering van de voorbespreking en de deliberatie. Zij zullen op de hoogte gesteld worden van plaats, datum en uur van de selectieproeven, tenminste acht dagen op voorhand. bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie voltallig over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten.

8 SELECTIEPROCEDURE 1) De selectie bestaat uit een gestructureerd interview op basis van de ingediende kandidatuur, eventueel aangevuld met een functiegerichte proef (= peilt naar de algemene vorming, het bevattingsvermogen en het redeneervermogen van de kandidaten). 2) De kandidaten worden op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. 3) De kandidaten worden voor de vervanging geraadpleegd in volgorde van hun rangschikking en tegen de voorwaarde dat ze op korte termijn beschikbaar zijn, waarmee bedoeld wordt dat ze uiterlijk binnen de vooropgestelde termijn moeten te kennen geven of ze bereid zijn de tijdelijke functie te aanvaarden binnen een door het college van burgemeester en schepenen bepaalde termijn.

9 INDIENSTTREDING De aanstellende overheid bepaalt in principe de datum van de indiensttreding. Als je door een opzegtermijn bij een andere werkgever of omwille van een andere geldige reden niet onmiddellijk in dienst kan treden wordt de datum in onderling overleg vastgelegd.. Behalve in het geval van overmacht, wordt een kandidaat die niet in dienst treedt op de vastgestelde datum, geacht definitief aan zijn aanstelling te verzaken. De personeelsleden leggen bij hun indiensttreding de volgende eed af in handen van de burgemeester: Ik zweer de verplichtingen van mijn ambt trouw na te komen. De weigering tot eedaflegging staat gelijk met verzaking van de aanstelling. Van de eedaflegging of de weigering ervan wordt een proces-verbaal opgemaakt. Elk personeelslid ontvangt een exemplaar van de deontologische code en dient zich hiernaar te gedragen. DE PROEFTIJD (= INLOOPPERIODE) De inloopperiode beoogt de integratie van het contractueel personeelslid in het gemeentebestuur en de inwerking in zijn functie en stelt de aanstellende overheid in staat de geschiktheid van het personeelslid voor de functie te verifiëren. De leidinggevende van het personeelslid maakt onder de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur de concrete afspraken voor de actieve inwerking van het personeelslid in zijn functie en zijn integratie in de gemeentelijke diensten. Het personeelslid in zijn inloopperiode - krijgt de informatie, de vorming en de begeleiding die nodig is voor de uitoefening van de functie waarin het is aangesteld. De afspraken voor de inwerking van het personeelslid en de evaluatiecriteria die van toepassing zijn voor de beoordeling van de proeftijd, worden schriftelijk aan het personeelslid meegedeeld. De duur van de inloopperiode is voor functies van niveau C = 8 maanden. HET SALARIS Het salaris bij een openbaar bestuur wordt bepaald op basis van vooraf vastgestelde barema s. Je kan hierover dus NIET onderhandelen. Nieuwe medewerkers starten bij de weddenschaal C1 met als basistrap 0. Beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt volledig in aanmerking genomen voor de toekenning van periodieke salarisverhogingen, op voorwaarde dat ze relevant is voor de uitoefening van de functie. De relevantie van de beroepservaring wordt beoordeeld op basis van een vergelijking van die ervaring met de voorwaarden en met het functieprofiel voor de functie waarin het personeelslid aangesteld wordt. Het personeelslid levert zelf de bewijsstukken van de beroepservaring. Na 4 jaar anciënniteit en mits een gunstige evaluatie kan men overgaan naar weddenschaal C2 en na 18 jaar gecumuleerde anciënniteit in C1 en C2 kan men overgaan naar weddenschaal C3 In de tabel hieronder worden de basisjaarbedragen weergegeven. Om het brutoloon per maand te berekenen pas je volgende formule toe (basisjaarbedrag /12) X 160,84% (= index)

10 Salarisschalen C1 C2 C3 Minimum Maximum Verhoging 1x1x600 1x1x550 1x1x650 1x2x600 9x2x600 2x2x600 1x2x550 1x2x550 1x2x650 8x2x600 2x2x600 1x2x600 1x2x550 1x2x850 1x2x650 1x2x600 2x2x600 1x2x700 1x2x650 1x2x600 1x2x650 2x2x600 1x2x

11 TOELAGEN Het vakantiegeld Je ontvangt een vakantiegeld in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 13 september 2002 betreffende de toekenning en de vaststelling van het vakantiegeld van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel. Eindejaarstoelage Je ontvangt jaarlijks een eindejaarstoelage. Het bedrag van de eindejaarstoelage is de som van het forfaitaire gedeelte en het veranderlijke gedeelte, met dien verstande dat de eindejaarstoelage nooit meer mag bedragen dan een twaalfde van het jaarsalaris, aangepast volgens de indexverhogingscoëfficiënt die van toepassing is op het salaris van de maand oktober van het in aanmerking te nemen jaar. DE EXTRALEGALE VOORDELEN Naast dit loon zijn er ook nog enkele extra legale voordelen 1. Maaltijdcheques De waarde van 1 maaltijdcheque bedraagt 8,00 waarvan 6,91 werkgeversbijdrage en 1,09 werknemersbijdrage. Deze worden toegekend voor de perioden (dagen of uren) waarin effectieve arbeidsprestaties geleverd werden. 2. De hospitalisatieverzekering De gemeente heeft een collectieve hospitalisatieverzekering afgesloten bij AG Insurance voor 1 de statutaire personeelsleden; 2 de personeelsleden met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. 3 de personeelsleden met een contract voor bepaalde duur of met een contract voor een bepaalde opdracht of een vervangcontract waarvan de effectieve duurtijd langer dan 12 maanden bedraagt. Het gemeentebestuur neemt de basispremie voor de hospitalisatieverzekering voor de voormelde personeelsleden volledig ten laste. Mogelijkheid om gezinsleden aan te sluiten bij de hospitalisatieverzekering mits betaling. 3. De vergoeding van de kosten voor het woon-werkverkeer 1 Bij gebruik van de trein voor de verplaatsing van en naar het werk wordt het treinabonnement van het personeelslid ten laste genomen van het gemeentebestuur ten bedrage van het wettelijk minimum. Als het personeelslid in eerste klasse reist, betaalt het zelf de supplementaire kosten daarvoor. 2 Bij gebruik van de bus, de tram of de metro voor de verplaatsingen van en naar het werk worden de kosten hiervoor ten bedrage van 60% terugbetaald door het gemeentebestuur.

12 4. De fietsvergoeding Als je de weg van en naar het werk geheel of gedeeltelijk met de fiets aflegt, heb je recht op een maandelijkse fietsvergoeding. De fietsvergoeding bedraagt 0,24 per afgelegde kilometer. 5. Jaarlijkse vakantie Een voltijds werkend personeelslid heeft recht op 35 werkdagen betaalde vakantie voor een volledig dienstjaar. De betaalde vakantie wordt toegekend op basis van de dienstanciënniteit van het voorgaande jaar. 6. De feestdagen Je hebt betaalde vakantie op de volgende feestdagen: - 1 januari (Nieuwjaarsdag) - Paasmaandag - 1 mei (Dag van de Arbeid) - O.L.H.- Hemelvaart - Pinkstermaandag - 11 juli (Vlaamse feestdag) - 21 juli (Nationale feestdag) - 15 augustus (O.L.V.-Hemelvaart) - 1 november (Allerheiligen) - 11 november (Wapenstilstand) - en 25 december (Kerstdag). Het personeelslid heeft ook betaalde vakantie op 3 bijkomende feestdagen: - 2 november (Allerzielen) - 15 november (Dag van de dynastie) - en 26 december. (2 de kerstdag) 7. Glijdende werktijdregeling Een arbeidsweek voor een voltijds personeelslid bedraagt 38u00 per week, a rato van 5 arbeidsdagen van een standaardtijd van 07u36 per dag, behalve op donderdag. Een halve dagprestatie bedraagt standaardtijd 03u48 per dag. Een 4/5-tijds uurrooster beloopt 30u24 per week en een halftijdse tewerkstelling staat voor 19u00 per week. Deze tijdsduur wordt ook evenredig aangerekend bij vakantie, ziekte, De administratieve personeelsleden worden met een variabele werktijdregeling tewerkgesteld. Dit betekent dat de werktijd wordt verdeeld in stamtijden en glijtijden. De stamtijd is de periode waarin ieder personeelslid aanwezig moet zijn. De afwezigheid tijdens de stamtijd kan alleen gerechtvaardigd worden door een vakantie, een ziekte, een opdracht, een dienstvrijstelling, enz.. De glijtijd is de periode waarin het personeelslid elke dag zijn uur van aankomst en vertrek kiest, rekening houdend met de goede werking van de dienst, in het bijzonder de openingsuren van het gemeentehuis. Onregelmatige prestaties buiten dit uurrooster zijn mogelijk volgens de modaliteiten van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement.

13 De wekelijkse arbeidsduur van een voltijds personeelslid ziet er uit als volgt GLIJTIJD STAMTIJD GLIJTIJD STAMTIJD GLIJTIJD STAMTIJD GLIJTIJD MAANDAG 07u30-09u00 09u00-13u00 13u00-14u00 14u00-16u00 16u00-18u DINSDAG 07u30-09u00 09u00-12u00 12u00-14u00 14u00-16u00 16u00-18u WOENSDAG 07u30-09u00 09u00-12u00 12u00-14u00 14u00-16u00 16u00-18u DONDERDAG 07u30-09u00 09u00-12u00 12u00-14u00 14u00-16u00 16u00-17u30 17u30-20u00 20u00-21u00 VRIJDAG 07u30-09u00 09u00-12u00 12u00-18u Aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Vlaanderen Premies voor verschillende familiale of professionele gebeurtenissen, vakantiedienst Pollen vzw, PlusPas, 9. Interne en externe opleidingsmogelijkheden In overleg met je afdelingshoofd kan je bijkomende opleidingen volgen om je vakkennis op te frissen, te vergroten en te specifiëren. 10. Leasen van een fiets Het gemeentebestuur van Steenokkerzeel biedt zijn personeelsleden de mogelijkheid om mits een kleine eigen inbreng - een bedrijfsfiets te leasen die dan gebruikt kan worden voor (een deel van) zijn woonwerkverplaatsingen. Op het gebruik van dergelijke leasefiets zijn noch sociale bijdragen noch bedrijfsvoorheffing verschuldigd. NOG INLICHTINGEN NODIG We hopen dat je een goed beeld hebt gekregen van onze gemeente, organisatie, de functie en de te doorlopen stappen. Heb je alles grondig gelezen en heb je toch nog een vraag? Neem dan contact op met de personeelsdienst door een te sturen naar odette.libotton@steenokkerzeel.be of te bellen naar 02/ Orchideeënlaan Steenokkerzeel TEL info@steeenokkerzeel.be