Jaarverslag. Rekenkamercommissie Waterschap Rijn en IJssel. Datum: 4 juni 2010

Transcriptie

1 Jaarverslag 2009 Rekenkamercommissie Waterschap Rijn en IJssel Datum: 4 juni 2010

2 Pagina 2 van 8

3 Inhoudsopgave 1. Voorwoord 2. Inleiding 3. Samenstelling Rekenkamercommissie Waterschap Rijn en IJssel 4. Activiteiten 5. Werkplan Financiën Pagina 3 van 8

4 2. Inleiding De Rekenkamercommissie is ingesteld bij besluit van het algemeen bestuur van Waterschap Rijn en IJssel (AB) van 6 juli De commissie bestaat uit drie externe leden (onder wie de voorzitter) en twee interne leden uit het algemeen bestuur van het waterschap. Bij de samenstelling van de rekenkamercommissie is samengewerkt met Waterschap Rivierenland, Hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht, Hoogheemraadschap van Rijnland en Waterschap Veluwe. Om een grotere efficiency, meer samenhang en samenwerking te bewerkstelligen hebben de externe leden in meerdere rekenkamercommissies zitting. Gemeenschappelijke onderzoeken behoren tot de mogelijkheden. Taak, samenstelling en werkwijze (door de Rekenkamercommissie nader uitgewerkt in een reglement van orde) zijn geregeld in de 'Verordening voor de rekenkamercommissie'. De leden van de Rekenkamercommissie zijn benoemd bij besluit van het AB van 29 januari 2007 en 8 januari Ingevolge de Verordening voor de rekenkamercommissie dienen de leden, alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, de voorgeschreven eed/verklaring en belofte af te leggen. Dit is gebeurd op 14 mei 2007 en 26 maart Samenstelling Rekenkamercommissie Waterschap Rijn en IJssel De rekenkamercommissie bestond in 2009 uit: de heer mr. M. Zijlstra (voorzitter/extern lid); de heer drs. A.H. van Drooge (extern lid); mevrouw drs. A.J. de Kruijf (extern lid); mevrouw ing. A.E.H. van Helvoirt-Looman (intern lid, algemeen bestuur waterschap); de heer G.D.J. Oonk (intern lid, algemeen bestuur waterschap) De Rekenkamercommissie wordt ondersteund door de heer W.T.G. Smits RA, ambtelijk secretaris. 4. Activiteiten Vergaderingen De rekenkamer is in keer in vergadering bijeen geweest. Onderzoeken In 2009 zijn drie onderzoeken afgerond, namelijk inhuur externe partijen, kwaliteit projectvoering Berkelprogramma en een onderzoek naar het Grondbeleid van het waterschap. Onderzoek inhuur externe partijen Dit onderzoek is uitgevoerd samen met de rekenkamercommissies van Waterschap Rivierenland en Veluwe en Hoogheemraadschap van Rijnland. Het rapport is behandeld in het algemeen bestuur op 26 maart In het rapport zijn 7 aanbevelingen opgenomen, namelijk: Pagina 4 van 8

5 Inkoop & aanbestedingsbeleid en dossiervorming 1. Ontwikkel en stel een adequaat inkoop- en aanbestedingsbeleid vast met als voorbeeld - uitgangspunten zoals opgenomen in de Handreiking Verdien aan Besteden van de VNG; aandacht voor beleidsuitgangspunten met betrekking tot zelf doen of uitbesteden ; 2. Stel duidelijke en hanteerbare kaders/regels op voor dossiervorming waardoor de toegankelijkheid van de informatie en het inzicht in het naleven van de kaders voor inkoop en aanbesteding (w.o. rechtmatigheid, doeltreffendheid, doelmatigheid) worden vergroot. Operationaliseren van inkoop/aanbestedingsbeleid 3. Beperk uitzonderingen op de afgesproken inkoop en aanbestedingsregels over inhuur van derden; 4. Stel mantelcontracten/raamcontracten op met leveranciers van adviesdiensten; 5. Stel interne richtlijnen op om zoveel mogelijk gezamenlijke inkoop van die leveringen en diensten te realiseren die voordeel opleveren ten opzichte van enkelvoudige inkoop; 6. Evalueer inhuur van externe partijen periodiek (b.v. na afloop van elke dienstverlening) en gestructureerd op doeltreffendheid en doelmatigheid; ook waar het de verlenging van contracten betreft; 7. Voer periodiek audits uit naar het naleven van de interne regels op het gebied van inkoop, aanbesteding en dossiervorming. Onderzoek naar kwaliteit projectvoering Berkelprogramma Het rapport van dit onderzoek is behandeld in het algemeen bestuur op 9 juli In het rapport zijn op het gebied van kaderstelling, projectinrichting, sturing en verantwoording en maatschappelijke rol invullingen de volgende aanbevelingen opgenomen. Kaderstelling: 1. Het AB zou zich voorafgaand aan een project meer moeten afvragen op welke wijze ze haar rol (kaderstelling, sturing, verantwoording en controle) gedurende een dergelijk omvangrijk project invulling wil geven, alsook toezien dat gemaakte afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd; 2. Pas het te hanteren format voor AB-voorstellen bij grote en langdurige projecten aan (o.m. met antwoorden op vragen als: Wat willen we bereiken?; Wat gaat het Waterschap daarvoor doen? Wat mag het kosten?); 3. Stel als AB per projectfase investeringsvoorstellen en uitvoeringsplannen vast. Projectinrichting: Breidt de notitie Projectmatig werken uit met richtlijnen over de procedure van besluitvorming, verantwoording en controle op de niveaus van D&H en in het bijzonder het AB (eventuele afwijkingen van deze richtlijnen kunnen gemeld worden aan het AB). Sturing en verantwoording: 1. Meldt ook onderschrijdingen bij grote projectentijdig aan het AB. Deze meldingen stellen het AB in staat haar budgettoewijzende taak in te vullen; 2. Draag zorg voor meer aandacht voor risicomanagement waaronder het bewust zijn van risico s bij projectleiders en projectmedewerkers. Pagina 5 van 8

6 Onderzoek Grondbeleid Het rapport van dit onderzoek is behandeld in het algemeen bestuur op 9 juli In het rapport zijn de volgende aanbevelingen opgenomen: 1. Geef inhoud aan de beleidsvoorbereidende en beleidsuitvoerende taak van D&H ten aanzien van de grondverwerving door: a. Het opstellen van een nieuwe nota grondverwervingbeleid, waarbij voldaan wordt aan de door het AB geformuleerde kaders en uit te voeren is conform het vastgestelde beleid; b. Bij afwijking van het beleid dit te motiveren; c. De bestuursrapportage te gebruiken om het AB adequaat te informeren over de grondverwerving (zie ook punt 3 hierna). 2. Geef inhoud aan de kaderstellende rol van het AB door: a. De kaders te formuleren voor een nieuw grondverwervingbeleid waarbij: - de doelstellingen van het waterschap worden gerealiseerd; - de kaders voldoen aan de normen die daaraan gesteld mogen worden; - er informatie en evaluatiemomenten worden ingevuld, zodat het AB haar controlerende taak kan uitvoeren; - een nieuwe Nota Grondverwervingbeleid vast te stellen. 3. Geef inhoud aan de controlerende rol van het AB door: a. In de bestuursrapportage een rapportage per project en een totaal rapportage op te nemen over de grondverwerving waarbij aandacht wordt besteed aan: - de realisatie van de doelstellingen; - de gemaakte kosten; - het tijdpad van realisatie; - de relatie tot de betrokken partners in het gebiedsproces te vermelden. 4. Stel een onderzoek in of gezien de gewijzigde omstandigheden het nog nodig is de in 2001 ingestelde grondpot te handhaven. Verder heeft de Rekenkamercommissie besloten een studie te doen naar Risico s en bestuurlijke beïnvloedbaarheid bij samenwerkingsverbanden en de Klantvriendelijkheid van het waterschap. Deze onderzoeken zijn ultimo 2009 gestart en worden afgerond in Overige activiteiten Op 3 april 2009 hebben de leden van de commissie, samen met de leden van de rekenkamercommissie van Waterschap Veluwe een eendaagse training gevolgd. Het programma van die dag was als volgt: Introductie en inventarisatie verwachtingen Rekenkamer zijn Wat is de missie en plaatsbepaling van de rekenkamercommissies van Waterschap Rijn en IJssel en Waterschap Veluwe. Hoe willen de rekenkamercommissies opereren? Van missie naar onderzoeksonderwerp Hoe kom je tot een groslijst van onderzoeksonderwerpen, welke selectiecriteria pas je op deze lijst toe en hoe kom je tot doelstelling en afbakening van het beoogde onderzoek. Van doelstelling naar methode Hoe vertaal je de doelstelling in een centrale vraagstelling, deelvragen en normenkader. Pagina 6 van 8

7 Onderzoeksopzet in de praktijk Aan de hand van het tot nu toe geleerde wordt door de deelnemers een onderzoeksonderwerp uitgewerkt. Uitvoering en rapportage Hoe ga je om met weerstand. Wat is van belang bij het verzamelen van informatie en hoe bouw je een rapportage op. Aansturen extern onderzoeksbureau Waar moet op worden gelet bij de aansturing van een onderzoekbureau. Afsluiting en evaluatie 5. WERKPLAN 2010 In 2009 heeft de Rekenkamercommissie besloten om een onderzoek te doen naar Bestuurlijke beïnvloedbaarheid en risico's in deelnemingen (participering/verbonden partijen) en Klantvriendelijkheid (kwaliteit van de dienstverlening van het waterschap). Deze onderzoeken zijn eind 2009 opgestart en zullen in 2010 worden afgerond. In het tweede halfjaar van 2010 zal uit de hierna vermelde onderwerpen een keuze worden gemaakt welke onderzoeken in 2010 worden opgestart. De lijst met mogelijke onderzoeksonderwerpen ziet er als volgt uit: Belastingen Onderzoek naar de (grote) achterstanden bij inning van waterschapsbelastingen. Heeft de samenwerking van enkele waterschappen, waaronder Waterschap Rijn en IJssel, daadwerkelijk geleid tot een efficiëntere organisatie? Laboratorium Heeft de outsourcing van het laboratorium opgeleverd wat ervan werd verwacht? Implementatie van projecten Vindt vertaling van strategische doelen naar concrete projecten op evenwichtige wijze plaats? Aanbestedingsbeleid Leidt het aanbestedingsbeleid c.q. de wijze waarop daaraan uitvoering wordt gegeven tot de gewenste resultaten? Subsidieverwerving Hoe effectief is het waterschap in het verwerven van subsidies? Doelmatigheid en inzet van financiële middelen (i.v.m. hoogte belastingen en reserves). Veiligheid Wordt op effectieve en efficiënte wijze uitvoering gegeven aan het voorbereiden op calamiteitenbestrijding en crisisbeheersing effectief en efficiënt? Monitoring Bijvoorbeeld van waterkwaliteit, natuur e.d. Pagina 7 van 8

8 Risico s verstrekte leningen en borgstellingen Juridische control Follow up uitgevoerde onderzoeken Hoe doelmatig en effectief zijn de uitgaven voor communicatie en pr. Worden de doelgroepen bereikt? Besteding waterschapsgelden aan zaken die niet tot de kerntaken van het waterschap behoren bij EVZ projecten Watertoets Op welke wijze gebruikt het waterschap de watertoets om het waterhuishoudkundige belang in de ruimtelijke ordening te waarborgen. Dit wordt gedaan door te kijken naar de wijze waarop het waterschap invulling geeft aan de verschillende rollen rondom de watertoets. Het is niet de intentie dat een dergelijke groslijst een permanent karakter heeft. De onderwerpen kunnen namelijk per jaar een andere weging krijgen; per tijdsfase in een ander daglicht komen te staan, enz. Ook kunnen er vanuit het algemeen bestuur en of derden onderzoeksonderwerpen worden voorgedragen. In het algemeen geldt dat de Rekenkamercommissie bij de keuze van haar onderwerpen een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en doelstelling van de Rekenkamercommissie beoogt, namelijk het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur. Meer specifiek hanteert de RKC de volgende criteria: 1. Gaan over zaken die door het waterschap te beïnvloeden zijn; 2. Moeten maatschappelijk (is niet altijd publiek!) relevant zijn; 3. Hebben een groot financieel belang; 4. Sluiten aan op de visie, doelen en beleidsprioriteiten van het waterschap; 5. Moeten bruikbare leereffecten opleveren voor AB en DB; 6. Spelen ook bij de andere waterschappen; 7. Leveren quick wins op; 8. Zetten niet de interne bedrijfsvoering centraal (deze is hoogstens een verklarende factor); 9. Worden (t.z.t.) verspreid over meerdere beleidsterreinen. 6. Financiën Het budget voor 2009 bedroeg ,-. De uitgaven in 2009 bedroegen ,- te specificeren als volgt: - presentiegelden / reis- en verblijfkosten ,- - studiekosten 3.140,- - lidmaatschap landelijke vereniging 637,- - kosten onderzoeken 8.819,- - Totaal ,- De ten opzichte van de begroting lagere uitgaven van ruim ,- zijn met name veroorzaakt door het afronden van drie onderzoeken in 2009, waarvan nagenoeg alle kosten zijn gemaakt in Het niet bestede deel vloeit terug in de algemene middelen. In de begroting van het waterschap voor 2010 is het onderzoeksbudget opnieuw op ,- bepaald. Pagina 8 van 8