JAARVERSLAG 2008 REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE SLUIS. Rekenkamercommissie Sluis

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2008 REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE SLUIS Maart

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Onderzoeken a. Nazorgonderzoek Beantwoording vragen van raadsleden 4 2b. Onderzoek Inhuur externen 5 2c. Onderzoek naar de bouwleges in de gemeente 5 2d. Onderzoek naar de voorwaarden waaronder gemeentelijke gebouwen en (sport)faciliteiten ter beschikking worden gesteld aan derden 5 2e. Onderzoek naar de wijze van projectuitvoering bij de gemeente 5 3. Jaaroverzicht a. Activiteiten 6 3b. Zelfevaluatie 7 4. Financiën 7 5. Slotopmerkingen 8 2

3 1. INLEIDING De Rekenkamercommissie van de gemeente (RKc ) heeft het genoegen om u hierbij haar jaarverslag aan te bieden waarin de activiteiten over het jaar 2008 zijn opgenomen. Vanaf 1 januari 2006 is iedere gemeente verplicht om een rekenkamer of een rekenkamercommissie te hebben. Deze verplichting vloeit voort uit de Wet dualisering Gemeentebestuur die per 7 maart 2002 van kracht is geworden. De RKc vindt haar wettelijke basis in de Gemeentewet (art. 81o en de art. 182 t/m 185) en is ingesteld voor het bevorderen van de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen en de publieke verantwoording over het gemeentelijk handelen. De nieuwe Gemeentewet bepaalt dat de Raad moet kiezen voor een rekenkamer, waarin geen plaats is voor raadsleden, of voor een rekenkamerfunctie waarbij de raad - binnen de wettelijke kaders - meer zelf invulling geeft aan de uitvoering van de taak. In de gemeente is voor de laatstgenoemde optie gekozen en is er een rekenkamercommissie geïnstalleerd, waarin ook raadsleden zitting hebben. Met de resultaten van de onderzoeken van de RKc kan de Raad invulling geven aan zijn controlerende taak door te onderzoeken of het gemeentebestuur haar werk goed doet. Naast versterking van de controle door de gemeenteraad zal het werk van de RKc, mits periodiek en deskundig toegepast, kunnen leiden tot grotere transparantie van de gemeentelijke organisatie waar ook de burgers baat bij hebben Jaarlijks worden de te onderzoeken onderwerpen ter kennisgeving aan de raad en het college gestuurd. De raad, raadsleden en inwoners van de gemeente kunnen gemotiveerde verzoeken tot het verrichten van onderzoek(en) indienen. De RKc toetst die verzoeken en maakt daaruit een gemotiveerde keuze. Het functioneren van de RKc is gereglementeerd in de Verordening Rekenkamercommissie 2005 en in het Reglement van Orde Rekenkamercommissie De samenstelling van de Rekenkamercommissie was (eind 2008) als volgt: De heer C.A. Varossieau RA extern voorzitter De heer A.C. Basting raadslid De heer R.A. de Croock raadslid De heer J.G. Meijer raadslid (plv. voorzitter) De heer J.J. Provoost raadslid De heer A. Vreeke raadslid De heer J.T.M. Wielakker raadslid De heer A.C.M. Bertens ambtelijk adviseur Mevrouw J.E.J. Zonnevijlle ambtelijk secretaris In 2008 is onder leiding van voorzitter Cees Varossieau 10 keer vergaderd. 3

4 Op 24 november 2008 is mevrouw C.E.M. van de Vijver-Claerhoudt uit de VVD raadsfractie gestapt en is als zelfstandige partij verder gegaan onder de lijstnaam Liberaal. Op grond van artikel 4 uit de Verordening rekenkamercommissie 2005 kan er een lid uit de fractie Liberaal plaatsnemen in de RKc van de gemeente. Mevrouw Van de Vijver heeft inmiddels aangegeven van dit recht gebruik te willen maken. 2. ONDERZOEKEN IN a. Nazorgonderzoek Beantwoording vragen van raadsleden Na afronding van een onderzoek en de behandeling daarvan in de Raad neemt de RKc de tijd voor de nazorg van het rapport om het effect van haar onderzoek te vergroten. Indien de bevindingen van de RKc daartoe aanleiding geven volgt het nazorgonderzoek dezelfde procedure als een regulier rapport. Op 1 februari 2006 heeft de RKc haar eindrapport uitgebracht betreffende het onderzoek Beantwoording vragen van raadsleden. In het kader van de nazorg van ons rapport, en tevens naar aanleiding van de ervaringen hieromtrent van een aantal leden van de RKc, hebben wij het college op 16 augustus 2007 verzocht ons te informeren over de stand van zaken bij de implementatie van het raadsbesluit van 2 maart 2006 met betrekking tot de beantwoording van vragen van raadsleden. Na een reactie van 12 september 2007 hierop van het college, onze brief van 28 november 2007 met wederom een reactie daarop van het college van 13 februari 2008, heeft de RKc op 19 maart 2008 aan de Raad gerapporteerd over het nazorgonderzoek Beantwoording vragen van raadsleden. De RKc kwam tot de conclusie dat er inderdaad verbeteringen in het proces zijn te constateren, maar dat de norm voor de schriftelijke beantwoording van vragen zoals vastgelegd in artikel 37 van het Reglement van Orde (i.c. in ieder geval binnen 30 dagen nadat de vragen zijn binnengekomen), nog niet wordt gehaald. 2b. Onderzoek Inhuur externen Het onderwerp Inhuur externen was op de groslijst van de RKc geplaatst in verband met de zichtbaarheid van vele dure externen, waarbij het onduidelijk was welke inhuurprocedure werd gevolgd, hoe lang ze bleven en wat ze precies deden. Op 15 november 2007 heeft de RKc een rapport uitgebracht inzake haar onderzoek naar de inhuur externen door de gemeente. Onze belangrijkste bevindingen waren dat er geen procedure is voor de inhuur van externen, dat er vooraf onvoldoende controleerbare afspraken worden gemaakt met externen over de te leveren kwaliteit en kwantiteit en dat er tussentijds en na afloop onvoldoende evaluaties plaatsvinden. Wij hebben dan ook geconcludeerd dat niet in control is bij de inhuur van externen. 4

5 Ter verbetering hebben wij de Raad voorgesteld het college opdracht te geven een procedure op te stellen voor de inhuur van derden, waarin minimaal een aantal door de RKc aangegeven aspecten moeten worden opgenomen. Voorzitter Cees Varossieau heeft op 23 januari 2008 namens de RKc vragen over dit rapport beantwoord tijdens de vergadering van de Raadscommissie Middelen/Algemeen Bestuur. Het onderzoeksrapport is daarna in de Raadsvergadering van 31 januari 2008 behandeld, waarbij het voorstel om in te stemmen met de aanbevelingen uit ons rapport, unaniem werd aangenomen. In 2009 zal een nazorgonderzoek worden uitgevoerd op de implementatie in de ambtelijke organisatie van onze aanbevelingen. 2c. Onderzoek naar de bouwleges in de gemeente De aanleiding voor de keuze van dit onderzoeksonderwerp was dat de bouwleges in onze gemeente de hoogste zouden zijn van Zeeland. Het lijkt tevens een onderwerp dat leeft bij de inwoners. Als de bouwleges in vergelijking tot ons omringende gemeenten (te) hoog zijn, kan dat leiden tot gevoelens van rechtsongelijkheid. Dat is een ongewenste ontwikkeling. Vandaar de vraagstelling: Klopt het dat onze bouwleges zo hoog zijn en hoe komt dat? Het onderzoek is gestart in 2008 en de rapportage aan de Raad zal naar verwachting plaatsvinden in april/mei d. Onderzoek naar de voorwaarden waaronder gemeentelijke gebouwen en (sport)- faciliteiten ter beschikking worden gesteld aan derden De aanleiding voor de keuze van dit onderzoeksonderwerp was dat de indruk bestaat dat gebouwen en faciliteiten in bezit van de gemeente op een manier aan derden in gebruik wordt gegeven, via verhuur, die veelvormig is en niet gebaseerd lijkt te zijn op beleid. Vandaar de vraagstelling: Wat zijn de voorwaarden voor de verhuur van gemeentelijke gebouwen en faciliteiten? Het onderzoek is gestart in 2008 en de rapportage aan de Raad zal plaatsvinden in april e. Onderzoek naar de wijze van projectuitvoering bij de gemeente De aanleiding voor de RKc om te kiezen voor dit onderzoeksonderwerp is de volgende: De Raad van de gemeente wordt frequent geconfronteerd met budgetoverschrijdingen van grote projecten, en met problemen bij de uitvoering van die projecten. De overschrijdingen leiden ertoe dat de Raad achter de feiten aanloopt en vaak niets anders kan doen dan de gevraagde extra kredieten te verlenen. Hoe is het mogelijk dat de geraamde projectkosten en de gerealiseerde projectkosten meer dan eens afwijken? 5

6 De leden van de RKc hebben het idee dat de werking van de al dan niet aanwezige procedures voor de projectuitvoering bij de gemeente, onvoldoende is. Onze vraagstelling: Is in control met betrekking tot de uitvoering van grote projecten? Het doel van het onderzoek kan als volgt worden samengevat: 1. Inzicht geven in de kwaliteit van sturing en controle op grote projecten in de gemeente, en op basis daarvan; 2. Handvatten bieden aan de raad voor sturing en controle op grote projecten. Voor de uitvoering van dit onderzoek heeft de RKc een extern onderzoeksbureau ingeschakeld. De commissie heeft daartoe diverse bureaus uitgenodigd om op basis van onze onderzoeksopzet offerte uit te brengen. Na de offerteprocedure is gebleken dat het onderzoeksbureau met de uit economisch oogpunt meest voordelige aanbieding het onderzoek kan uitvoeren voor exclusief BTW, inclusief alle bijkomende kosten zoals reis- en verblijfkosten. De BTW is volledig declarabel bij het BTW-compensatiefonds (BCF), zodat de netto lasten bedragen. De RKc gaat ervan uit dat het definitieve rapport betreffende dit onderzoek in mei 2009 aan de Raad kan worden aangeboden. 3. JAAROVERZICHT a. Activiteiten Om de RKc meer zichtbaar te maken staat er sinds eind 2007 meer uitgebreide informatie op de website van de gemeente (onder Bestuur & Organisatie / Rekenkamercommissie ). Alle producten van de Rekenkamer worden op de website van de gemeente geplaatst. Alle gepubliceerde rapporten zijn door iedereen te downloaden. De voorzitter van de RKc is ook in 2008 bij de vergaderingen van de Auditcommissie aanwezig geweest. Dankzij deze aanwezigheid kan er een goede afstemming plaatsvinden tussen de onderzoeksplannen van accountant, het college en de RKc. Twee leden van de RKc - Johan Provoost en Bram Vreeke - en de voorzitter hebben op 24 oktober 2008 in Tholen de jaarlijkse bijeenkomst van de Zeeuwse rekenkamers en rekenkamercommissies bijgewoond. Deze bijeenkomst werd georganiseerd door de Rekenkamer Zeeland en de RKc van Schouwen-Duiveland & Tholen. Tijdens deze dag kwamen thema s aan de orde als Evaluatie van rekenkamer(commissie)s, Onderzoek uitbesteden of zelf doen en Toekomst van de rekenkamers in Zeeland. Op deze dag hebben de voorzitters van de rekenkamercommissies van Hulst, Terneuzen en afgesproken dat ze regelmatig overleg zullen hebben over de mogelijkheden van samenwerking bij het doen van onderzoek, en dat ze elkaar zullen informeren over de uitkomsten van hun onderzoeken. 6

7 3b. Zelfevaluatie Met als uitgangspunten de conclusies uit het onderzoeksrapport Leren afrekenen en de adviezen van de Adviesraad Jong Volwassenen, heeft de RKc eind 2007 en begin 2008 een aantal keren gediscussieerd over de gewenste samenstelling van de Rekenkamercommissie in de gemeente. Uiteraard hebben de eigen ervaringen van de leden van de RKc in deze discussie ook een rol gespeeld. Daarbij zijn een 3-tal varianten besproken: 1. Alleen raadsleden + externe voorzitter 2. Alleen externe leden, inclusief externe voorzitter 3. Gemengde samenstelling (bijvoorbeeld: externe voorzitter + 2 externe leden + 2 raadsleden) De RKc heeft haar voorkeur uitgesproken voor het gemende model als meest wenselijke model voor de gemeente. In de loop van 2008 heeft de RKc besloten dat de commissie gedurende de huidige raadsperiode in de bestaande samenstelling blijft functioneren. Medio 2009 zal aan de Raad een afgerond voorstel worden aangeboden, inclusief eventueel benodigde aanpassingen in de Verordening Rekenkamercommissie 2005 en het Reglement van Orde Rekenkamercommissie. Indien de Raad akkoord gaat met dit voorstel, kan de RKc in de gewijzigde (gemengde) samenstelling kort na de verkiezingen in 2010 worden benoemd. Tevens is gedurende 2008 gesproken over de vraag wie de onderzoeken in de toekomst zou moeten uitvoeren. Tot nu toe werden die met name door de financieel controller, in zijn rol als ambtelijk adviseur, uitgevoerd. Uit het oogpunt van interne controle leidt dit tot een ongewenste functievermenging voor de financieel controller. Ook heeft deze situatie een negatief effect op de doorloopsnelheid van de onderzoeken. De prioriteitsstelling door de ambtelijk onderzoeker pakt vaak (terecht) uit in het voordeel van zijn reguliere werk als financieel controller voor het college. In 2008 heeft de RKc mede naar aanleiding van het voorgaande besloten dat de voorzitter de kleine onderzoeken voor zijn rekening zal nemen. Hij zal daarbij, voor zover mogelijk, worden ondersteund door mensen uit de organisatie.voor de vergoeding daarvoor is aansluiting gezocht bij de methodiek van de Rekenkamercommissie van Vlissingen. Deze hanteert voor dit soort werkzaamheden het tarief uit tabel IV van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. Dat tarief wordt jaarlijks geïndexeerd en is afhankelijk van de grootte van de gemeente. 4. FINANCIËN De RKc is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. Het gedeelte van het onderzoeksbudget dat niet wordt besteed wordt gereserveerd voor volgende jaren, met dien verstande dat de hoogte van de reserve niet hoger mag zijn dan de helft van het jaarbudget. 7

8 Voor de onderzoeken van de RKc en de overige activiteiten was voor 2008 een budget van beschikbaar. De RKc is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de Raad. Het budget is in 2008 als volgt besteed: Budget 2008 Werkelijk Ambtelijk secretaris Ambtelijk adviseur Overig personeel van derden Onderzoeken door derden Abonnementen en boeken Advertenties Lidmaatschappen/contributies Vergaderkosten ed Ondersteuning ambtelijke organ Overige lasten Totaal Uit dit overzicht blijkt dat er dit begrotingsjaar sprake is van een onderbesteding van Uitgaande van het bepaalde in artikel 13 lid 2 van de Verordening Rekenkamercommissie 2005, en uitgaande van het feit dat de Reserve Rekenkamercommissie per 1 januari bedroeg (zie notitie van het College dd. 22 juli 2008), kan de onderbesteding tot een bedrag van 940 worden toegevoegd aan deze reserve. De reserve bedraagt aldus per 31 december (=50% van het budget 2008). 5. SLOTOPMERKINGEN De RKc heeft met dit jaarverslag u een beeld willen geven van haar activiteiten in De in 2007 aangebrachte structuur in de aanpak en werkwijze van de RKc is gebleken een goede ondersteuning te zijn bij het uitvoeren van de onderzoeken. In ons jaarverslag 2007 schreven we dat we de indruk hadden dat de RKc op stoom begon te komen. De eerlijkheid gebiedt ons te zeggen dat we over 2008 niet helemaal tevreden kunnen zijn over de doorloopsnelheid van onze onderzoeken. Het ontbreken van voldoende onderzoekscapacitiet hebben de afronding van twee lopende onderzoeken (zie onder 2c en 2d) vertraagd. De RKc heeft er echter vertrouwen in dat we in het eerste halfjaar 2009 een drietal afgeronde onderzoeken kunnen aanbieden aan de Raad. 8

9 De RKc is het college en de ambtelijke organisatie erkentelijk over de wijze waarop zij in 2008 hun medewerking hebben verleend bij de onderzoeken. De RKc hoopt dat de Raad met de uitkomsten van de onderzoeken haar voordeel kan doen bij haar controlerende taak. Namens de Rekenkamercommissie van de Gemeente, Cees Varossieau RA, voorzitter 9