Informatieve raadbijeenkomst 11 november 2014

Transcriptie

1 Informatieve raadbijeenkomst 11 november 2014 met informatie en discussie over positie, rol en functie van de Rekenkamercommissie Sluis Sluis - 11 november 2014

2 Samenstelling RKc Sluis Voor de raadsperiode benoemd: mevr. J.A. Kramer (fractie PvdA) mevr. A.V. van Kleef (fractie VVD) dhr. E. de Koster (extern lid) dhr. R. Lemmens (extern lid) dhr. C.A. Varossieau (extern voorzitter) dhr. P. Claeijs (ambtelijk adviseur) mevr. J. Zonnevijle (ambtelijk secretaris)

3 OON Rekenkamercommissie Sluis Wettelijke verplichting sinds 2006 Reglement van orde ( ) Verordening Rekenkamercommissie 2005 ( ) Verordening Rekenkamercommissie 2010 ( )

4 Verordening Rekenkamercommissie Sluis 2010 (gewijzigd en vastgesteld Raad ) Doel: onafhankelijk onderzoek verrichten voor raad en inwoners t.b.v. - inzicht in doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid gevoerde beleid - aanreiken mogelijkheden voor verbetering - basis bieden voor verantwoording aan raad en burgers Onafhankelijk bij bepalen onderzoeksonderwerp Raad kan gemotiveerd verzoek doen voor instellen onderzoek

5 Verordening Rekenkamercommissie Sluis 2010 (vervolg) Gemeentebestuur en ambtenaren zijn verplicht om gevraagde inlichtingen te verstrekken Rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar Vóór uitbrengen definitief rapport aan gemeenteraad, gelegenheid voor wederhoor door ambtenaren en gemeentebestuur Ondersteuning door griffie

6 Jaarplan (publicatie op website) Criteria bij keuze onderzoeksonderwerpen (1 á 2 onderzoeken per jaar): Maatschappelijk belang Belevingswereld burgers gemeente Sluis Potentiële financiële belang Toegevoegde waarde onderzoek Signaalwerking Kwaliteit en gezag RKc Looptijd van het onderzoek

7 Onderzoeksaanpak (publicatie op website) Vaste format waarin wordt opgenomen: 1. Aanleiding voor onderzoek 2. Probleemstelling 3. Vraagstelling 4. Werkwijze bij onderzoek 5. Normen voor toetsing onderzoeksobject 6. Planning onderzoek 7. Informanten (welke afdelingen/personen) 8. Gewenst product (rapport over onderzoek/ quickscan/nazorgonderzoek, brief aan raad)

8 Onderzoeken tot nu toe (publicatie op website) 1. Beantwoording vragen van raadsleden (2006) Nb. Nazorgonderzoek (2008) 2. Inhuur externen (2007/2008) 3. Projectuitvoering bij gemeente Sluis (2009) 4. Verhuur gemeentelijke gebouwen (2009) 5. Bouwleges gemeente Sluis (2009) 6. Juridische control in de gemeente Sluis (2010) 7. Invoering CJG in de gemeente Sluis (2012) 8. Grondzaken (2012) 9. Geïnformeerd informeren (2014) 10. Doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoeken in Sluis (2014)

9 3. Projectuitvoering bij gemeente Sluis (31 maart 2009; Necker) Aanleiding: Raad wordt frequent geconfronteerd met budgetoverschrijdingen van grote projecten, en met problemen bij de uitvoering van grote projecten Bevindingen: - de waarborgen voor sturing en controle zijn minimaal - er zijn afwijkingen t.o.v. vooraf gesteld budget, tijdspad en eindresultaat (kwaliteit) - afwijkingen m.b.t. tijd, geld en kwaliteit hebben diverse oorzaken

10 3. Projectuitvoering bij gemeente Sluis (vervolg) Aanbevelingen: - Raad: controleer actief op grote projecten - College: verschaf raad tijdig de juiste informatie om te kunnen controleren - College: zorg voor adequate sturing op en inrichting van de projectorganisatie : gemeenteraad stemt in met aanbevelingen RKc. College neemt conclusies en aanbevelingen over, en besluit bij de reorganisatie harde afspraken te maken over projectmatig werken

11 3. Projectuitvoering bij gemeente Sluis: CHECKLIST Checklist cruciale informatie voor gemeenteraad bij controle grote projecten : I. Normenkader: - Planvorming - Uitvoering - Evaluatie II. Rol raad in: - fase planvorming: kaderstelling - fase uitvoering: controle en bijsturing - fase uitvoering: controle en bijsturing voor toekomstige projecten

12 7. Invoering CJG in Sluis (29 maart 2012; gezamenlijk met AR + 41 gem.) Aanleiding: Bestuursakkoord Samen aan de slag (juni 2007): afspraak tussen VNG en Rijk dat elke gemeente eind 2011 minimaal één laagdrempelig fysiek inlooppunt gerealiseerd moet hebben, waar ouders en kinderen terecht kunnen met hun vragen over opvoeden en opgroeien. Probleemstelling onderzoek: Ligt de CJG-vorming in de gemeente Sluis op koers (zowel in tijd als in kwaliteit) en draagt het CJG als middel bij aan de opvoedings- en opgroeiondersteuning voor ouders en kinderen tot 23 jaar en aan de coördinatie van de zorg hiervoor (één gezin, één plan)?

13 7. Invoering CJG in Sluis Raadsbesluit van 31 mei 2012 inzake de aanbevelingen van het onderzoek Invoering van Centrum voor Jeugd en Gezin in Sluis. a. Formuleren visie op jeugdbeleid met toetsbare maatschappelijke doelstellingen en effecten voor CJG b. Periodieke verantwoording over voortgang en besteding middelen CJG c. Knelpunten oplossen t.b.v. een goed functionerend CJG d. Prestaties CJG meten t.b.v. inzicht in kosten en baten CJG

14 9. Geïnformeerd informeren (17 januari 2014; onderzoek samen met RKc s Hulst en Terneuzen) Aanleiding onderzoek: - Door toenemende samenhang en complexiteit gemeentelijke taken, - door financiële druk en door decentralisaties van Rijkstaken is samenwerking tussen gemeenten steeds vaker voorwaarde om tot oplossingen te komen voor deze gezamenlijke opgaven. Doelstelling onderzoek: - overzicht krijgen over de samenwerkingsverbanden - inzicht verkrijgen in de informatievoorziening over een selectie van deze samenwerkingsverbanden.

15 9. Geïnformeerd informeren Onderzoeksvragen: - Zijn door gemeenteraad afspraken gemaakt met college over de informatievoorziening en de inhoud ervan - Hoe verloopt informatievoorziening aan gemeenteraad in de praktijk? - In hoeverre is informatievoorziening als doeltreffend en doelmatig aan te merken? - Oftewel, is informatie als goed te beschouwen en vindt informatievoorziening op een goede manier plaats?

16 9. Geïnformeerd informeren Aanbevelingen: 1. M.b.t. doeltreffende informatie over verbonden partijen: Afspraken maken tussen Raad en College over - vermelden van prestatieafspraken in Verbonden partijen van de begroting - het vermelden van resultaten in Verbonden partijen van de rekening 2. Deze informatie van gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen in samenwerking vergelijkbaar maken door tussenkomst van de griffiers

17 Controlegat gedicht? Gemeentewet en Provinciewet gewijzigd: Rekenkamercommissies krijgen bevoegdheden om inlichtingen in te winnen en onderzoek in te stellen bij samenwerkingsverbanden Bevoegdheden van rekenkamercommissies bij deelnemingen uitgebreid (gezamenlijk belang van deelnemende gemeenten is uitgangspunt) Nb. Als 50% grens van deelname in aandelenkapitaal niet gehaald wordt (noch door één gemeente, noch door meerdere gemeenten), dan blijft RKc niet bevoegd

18 10. Doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoeken in Sluis (9 oktober 2014; onderzoek Necker van Naem) Vraagstelling onderzoek RKc Zijn door college en raad overgenomen aanbevelingen geïmplementeerd? Indien niet: - wat is hiervan de reden? - hoe kan dit worden verbeterd? Worden de aanbevelingen/opdrachten uitgevoerd zoals de raad ze heeft bedoeld? Heeft de raad zicht op de (voortgang van) uitvoering van aanbevelingen/opdrachten?

19 10. Doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoeken in Sluis Doel onderzoek ook: RKc wil zichzelf een spiegel voorhouden: - formuleren we onze conclusies, aanbevelingen voldoende duidelijk? en - zijn die aanbevelingen praktisch hanteerbaar en uitvoerbaar?

20 10. Doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoeken in Sluis Aanbevelingen voor RKc : Formuleer de aanbevelingen toetsbaar, ondubbelzinnig, realistisch en van toegevoegde waarde Hanteer consequente aanpak voor formuleren en presentatie van de aanbevelingen Informeer de Raad over van College verkregen info inzake ondernomen acties voor de uitvoering aanbevelingen door gemeentelijke organisatie Initieer vóór start onderzoek informatief gesprek met gemeentesecretaris over doelstelling/aanpak onderzoek (draagvlak vergroten)

21 10. Doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoeken in Sluis Aanbevelingen voor Raad Neem in raadsbesluit aanbevelingen op die aan College als opdracht worden meegegeven (raadsbesluit = opdracht) Indien nodig: expliciteer/verduidelijk de aanbevelingen van RKc voordat opdracht aan College wordt gegeven (in raadsbesluit) Geef in raadsbesluit zo nodig aan welke acties de Raad zelf zal nemen voor de uitvoering van de aanbevelingen Neem de doorwerking van de aanbevelingen op in de bestuurlijke jaaragenda (t.b.v. zicht op voortgang)

22 Rode draad bij aanbevelingen 1. Zorg als Raad dat u voldoende periodieke informatie heeft om uw rol te kunnen spelen bij de besluitvorming 2. Zorg als Raad dat uw rol duidelijk is bij het nemen van de beslissingen, en weet wat uw sturingsmogelijkheden zijn - sturen op planresultaat : i.c. vaststellen plan/kwaliteit, accepteren financiële consequenties, vaststellen dekkingsbron - sturen op uitgaven: vaststellen en daarna monitoren kredieten Nb. Met name het kredietinstrument is belangrijk voor de Raad: - gefaseerde financiering van planfase (met definitie en ontwerp ), en - realisatiefase (met voorbereiding en uitvoering )

23 Rode draad bij aanbevelingen 3. Zorg als Raad dat bij uw controle risicobeheersing centraal staat: a. er dient aansluiting te zijn tussen enerzijds het ambitieniveau van de gemeente, en anderzijds de collegevoorstellen b. systematiek van risicobeheersing dient duidelijk zichtbaar te zijn voor de raad c. dat betekent dat duidelijk is dat de risico s op adequate wijze zijn opgespoord Nb. Waak voor teveel planoptimisme, en waak voor een te positieve inschatting van de risico s

24 Onze conclusies VVV Onderzoeken leiden veelal tot kritische opmerkingen Echter: doel van onze onderzoeken is niet om kritiek te leveren Geen afreken -kamer, maar een leer -kamer Doel is zaken aan te reiken waardoor de raad en de organisatie kan leren van onze bevindingen Aandacht voor de borging van de implementatie van de raadsbesluiten over onze rapporten

25 Uitdagingen voor RKc : Doorwerking aanbevelingen Ex post - ex ante Zichtbaarheid RKc Samenwerking met andere RKc s

26 Vragen? Discussie Onderwerpen (?): - onderzoeksonderwerpen - samenwerken met andere RKc s - controletaak raad bij decentralisatie sociale domein

27 Decentralisaties Vanaf 1 januari 2015 Participatiewet en de Jeugdwet van kracht Wmo is uitgebreid met nieuwe taken vanuit de AWBZ Veronderstelling: - vanaf 1 januari 2015 zijn lokale doelen geformuleerd - uitwerking van doelen naar inzet van middelen Vragen: Is continuïteit van zorg en hulp gewaarborgd? Is wet- en regelgeving (verordeningen) tijdig gereed? Zijn verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden duidelijk gedefinieerd? Hebben gemeenten hun interne organisatie adequaat ingericht? Hebben gemeenten voldoende inzicht in samenhang tussen doelgroep en middelen? Is democratische controle en verantwoording ingericht?

28 Decentralisaties Ex-ante (inventariseren, vooruitkijken): Toetsen op vragen als Zijn doelen helder? Is er een nulmeting? Hoe integraal werken we nu echt? Functioneert regionale samenwerking? Enz. Ex-post (toetsen, terugkijken): Toetsen op vragen als Is opgezette organisatie effectief? Is er aanleiding voor bijstelling beleid? Toets rendement regionale samenwerking? Zijn financiële bijstellingen nodig? Worden doelen bereikt? Draagt ons beleid daaraan bij? Vallen er mensen tussen wal en schip? Zijn financiële kaders voldoende? Enz.