Tielse Hockey- en Cricket Club De Kromhouters

Transcriptie

1 Tielse Hockey- en Cricket Club De Kromhouters Notulen Algemene ledenvergadering Datum: maandag 20 november 2017 Tijd : inloop 19:00 start 19:30 Locatie: Clubhuis 1. Opening Door Bas vd Ven Vice Voorzitter heet iedereen van harte welkom op de ALV van maandag 20 november In het bijzonder de ereleden: Joop Jaspers (lid van verdienste en erelid) en Phil Klop (erelid). Terugblik: o Opening veld 1 o Nieuw afvalsysteem, verzamelen petflessen o Vaststelling gedragscode o Campagne implementatie gedragscode door sportiviteit en respectcommissie o Bestuur neemt afscheid Marilyn als voorzitter o We hebben op 19 februari een succesvolle SJB gehad waar goede ideeën en visies zijn gedeeld. Focus lag op name op de twee thema s ledenwerving en sportiviteit en respect. o We hebben een succesvol zaalhockey seizoen afgerond, grote complimenten aan organisatie door Maaike Daatselaar. Ook hebben we 3 junior teams en 1 senior team kunnen huldigen en feliciteren met hun kampioenschap o Op 19 februari zijn een aantal jubilarissen gehuldigd, waaronder Jan van Loon met 25 jaar lidmaatschap! o Op 19 maart jl. zijn de Dekker Zuilen feestelijk onthuld in het bijzijn van de familie o Er is afscheid genomen van Cees Metselaar, clubicoon. Vanuit vereniging is er een groot bloemstuk gestuurd, dat zeer gewaardeerd werd door familie. o Heren I heeft goede zaken gedaan in de Silvercup. o MC1 heeft top prestaties neergezet en zo n beetje alles gewonnen wat er maar te winnen viel. o Jongens B1 hebben een reisje naar Parijs gemaakt en hebben acties gehouden om een zakcentje mee te kunnen nemen. o Op de vrijwilligersbarbecue is Henrike v Proosdij benoemd als vrijwilliger van het Jaar en Jorian van Wissen als Scheidsrechter van het jaar. Ook zijn de Dekker trofeeën weer uitgereikt. Mededelingen: Betreffend de agenda: er wordt naar gestreefd om de vergadering in 2 uur af te ronden. Bij vragen of reacties graag je naam te noemen voor de juiste verwerking in de notulen van deze vergadering. Vice Voorzitter opent de vergadering. 2. Mededelingen van en ingekomen stukken bij het bestuur Door Daniëlle Kooijman- secr Afmeldingen zijn ontvangen van de familie Jaspers, Ingrid Stavenuiter en Marcel Stolk.

2 Zoals ook per aangekondigd heeft het bestuur hard gezocht naar een nieuwe voorzitter en secretaris. Wij hebben twee kandidaten gevonden. Helaas is het niet meer gelukt om vanuit het bestuur een bindende voordracht te doen. Ad. De statuten geven namelijk aan dat dit twee weken van tevoren moet gebeuren. Gelukkig geven de statuten ook aan dat wanneer er geen bindende voordracht gedaan is, het aan de ALV is om bestuursleden te benoemen. Graag willen wij dit verder bespreken bij agendapunt 8b. 3. Ter goedkeuring: Notulen ALV 3 april 2017 (notulen doorlopen) Door Daniëlle Kooijman-secr Notulen zijn gepubliceerd in de Hoenderik en worden per pagina doorlopen. Notulen worden goedgekeurd en vastgesteld. 4. Ter informatie: Jaarverslag bestuur en commissies Door Bas vd Ven Jaarverslag is gepubliceerd in de ALV Hoenderik en ook in Lisa terug te vinden. Er zijn geen vragen. 5. Ter informatie: verslag Stichting Tweede Kunstgrasveld Door Klaas Versteegh Club heefteen belangrijk deel van de lening teruggevorderd voor de financiering veld 1. Klaas: We lopen nog achter. Het betekent dat de doelstelling om veld 2 te vervangen, op lange baan wordt geschoven. Indien het plan, om veld 2 over te hevelen naar gemeente doorgaat, is het probleem opgelost. Mogelijk dient er opnieuw worden bekeken wat we met veld gedaan gaat worden. Er is een positief saldo van in de spaarpot. Verder staat er een bedrag van op de rekening. Ad aan de velden is daar vanaf. Het is een bijzondere prestatie dat het gelukt is om veld 1 aan te leggen. Jeroen Proosdij: Wat is status van veld 2? Kan er nog gespeeld worden? Het houdt niet over geeft Sander aan. De afspraak met de wethouder is ivm ziekte niet doorgegaan. Er wordt een nieuwe afspraak gemaakt. Het doel is om veld 2 veilig en bespeelbaar te houden. Velden worden periodiek gekeurd door KNHB. De kwaliteit van het veld wordt scherp in de gaten gehouden. 6. Financiën: a. Behandeling algemene Jaarverslag en jaarrekening THCC de Kromhouters en Stichting Hockey Promotie Midden Betuwe De jaarrekening is ter inzage uitgedeeld. Het jaarverslag is gepubliceerd in de ALV Hoenderik. o Door Bas vd Ven vice vz: Betreft het algemene jaarverslag, deze is gepubliceerd in de Hoenderik en ook in Lisa terug te vinden. o Door José Aalders -penningmeester: Zie sheets en financieel jaarverslag Klaas roept op om vooral te betalen en anders mensen achter de broek aan te zitten. Bestuur: Complimenten aan klaas voor al zijn goede werk hierin. Goed gedaan ondanks extra kosten. Pieter: is het een idee om de accountant te vragen hoe eea beter weergegeven kan worden. Incl cijfers van de (ex) stichting Zijn er nog steeds veel discussieposten aangaande vordering contributie? Zijn het harde vorderingen of discussiepunten? José geeft aan dat de meeste discussiepunten zijn. We lopen terug in het aantal leden waardoor we contributie mislopen. Marge is zeer hoog. Oproep aan kascommissie om hier goed naar te kijken.

3 Trainerskosten wat is het ambitieniveau? De trainerskosten lopen af: voor dit seizoen gaan we van 115 naar 110 dan weer naar 95, dan 90. Overige kosten: dalende trend lijkt ingezet. Complimenten! José beseft dat de opzet van de jaarrekening niet handig is. Kosten zijn namelijk excl die van de stichting. Het streven is om voor november 2018 een aparte begroting en financieel jaarverslag te maken van de vereniging en de stichting. De stichting loopt in seizoen 2017/2018 qua boekjaar gelijk aan die van de vereniging. Dit was de voorliggende jaren niet zo. Reactie: Huur van de velden lijkt minder te zijn geworden? Jose: nee, dat lijkt alleen maar zo. Eer zat veel vuil in de administratie van zaken uit 2013/2014/2015/2016 Alle vuiligheid in de administratie van de vereniging is afgelopen seizoen weggewerkt, zoals opbrengsten/inkopen wijnactie. We beginnen seizoen 2017/2018 met een schone boekhouding. Al met al hebben we het goed gedaan t.o.v. de begroting. We zijn geëindigd met 5000 euro winst in plaats van in de min b. Verslag Kascommissie door Folkert Beenen/ Naomi Will Samen met Jose en Klaas heeft de Kascommissie de cijfers bekeken. Verwezen wordt naar het verslag van de kascommissie. Bas: dankt de kascommissie voor het verslag, Folkert Beenen heeft twee jaar als kascommissielid volbracht en het is daarmee tijd voor hem om af te treden. Folkert wordt bedankt voor zijn tijd en inzet. Naomi Will blijft nog een jaar aan. c. Goedkeuring jaarrekening en decharge bestuur Door Bas vd Ven vice vz Bestuur vraagt om goedkeuring: ALV verleent goedkeuring aan het Jaarverslag en de Jaarrekening. Waarmee decharge is verleend voor het bestuur. Kascommissie heeft alleen naar vereniging gekeken. Is er ook naar stichting gekeken? Het overzicht is ter beschikking gesteld. Verwachting is dat het volgend jaar makkelijker zal zijn omdat de de boekjaren dan gelijk gaan lopen. d. Benoeming kascommissie voor dit seizoen Door Bas vd Ven vice vz Jacco Rolvink is bereid gevonden het stokje over te nemen van Folkert 7. Ter goedkeuring: Beleidsplan door Bas vd Ven vice vz: Korte inleiding van Bas Toelichten Zouden jullie je hand omhoog willen steken als je goedkeuring wilt geven aan het beleidsplan? Beleidplan wordt unaniem vastgesteld. 8. Samenstelling bestuur a. Ter informatie: organogram Woord aan Daniëlle Kooijman-secr

4 b. Aftreden en benoeming bestuursleden Bas vd Ven-vz Aftredend, herkiesbaar: Sander de Haan Vorig jaar november is Sander de Haan tussentijds aangetreden als bestuurslid Accommodatie. Sander heeft zit vol met plannen en energie en zou graag nog een volledige termijn zijn functie als bestuurslid accommodatie voortzetten. goedkeuring vragen Aftredend, niet herkiesbaar: Daniëlle Kooijman Benoeming(stemming): Voorzitter: Remy Heuver Secretaris: Monique Beekman Zonder tegenstemmen gaan de aanwezige leden van de vereniging akkoord met de benoeming. Danielle wordt met bos bloemen bedankt voor haar werkzaamheden voor de club en draagt het notuleren over aan Monique. c. Openstaande vacatures Door Bas vd Ven wordt het woord even geven aan sportiviteit en respect commissie. Het Jeugdbestuur, barcommissie, leden activiteitencommissie, sportiviteit & respect zijn opzoeken naar mensen Joost en Marleen van de commissie sportiviteit en respect hebben vlaggen gerealiseerd met de gelden uit de appelactie. De commissie is dringend opzoek naar mensen c.q. ideeën. Graag naar input aanleveren via het adres. Misha van Oostveen: Is het idee om coaches meer in te schakelen? Het gaat dan waarschijnlijk meer leven. Mail is anoniem maar aanspreken werkt beter. Barcommissie: dames 1 heeft interesse. Danielle Huisman ( Vet B) is de nieuwe vertrouwenspersoon binnen de club geworden. Inmiddels is zij via de website geïntroduceerd aan de leden. 9. Thema seizoen en doelen van het bestuur Door Bas van de Ven - vice vz Vanuit het thema van afgelopen seizoen Gewoon Sportief gaan we dit seizoen verder met het thema zoals geïntroduceerd door de commissie sportiviteit en respect: HOCKEY DOE JE SAMEN. De doelen -zie sheets. a) Ledenwerving + Marketing en positionering van de vereniging: Reactie: we delen de zorgen over ledenontwikkeling, wat zijn de verdere plannen op dit punt? Bas: Leden ontwikkeling is een heel belangrijk doel. Het streven is om het komende jaar naar de 750 leden te groeien. Er is een stijging aan leden in de senioren en Vet L. Ook de hockeyschool kent groei. Steeds vaker komen vriendjes en vriendinnetjes mee hockeyen. Daarnaast moeten we als club meer naar buiten communiceren. Vraag liselotte: kan mijn zoon van 4 jaar ook komen hockeyen? Vanaf 5 jaar kunnen de kinderen komen daaronder nog niet. Is misschien funkyhockey een idee? We gaan naar de leeftijd kijken. b) -Lidmaatschapsvormen en tarieven: Niet spelende leden/reünisten: Jose : we gaan kritisch kijken naar alle lidmaatschapsvormen en uitzoeken of we een tussenvariant kunnen maken voor niet-spelende leden c.q. sponsoren. Daarnaast gaan veel jongeren in andere

5 steden studeren maar blijven mogelijk wel spelen. Veel hockeyclubs hebben interessante vormen van lidmaatschap voor studenten (gereduceerd tarief). Pieter: is mogelijk om te kijken of er voor leden van de eerstelijns teams andere tarieven kunnen vragen? Jose: Een paar jaar geleden is dit onderwerp al besproken in ALV. De reden dat het voorstel niet aangenomen is, is dat als we hoger tarief vragen je niet iedereen alles kunt bieden. Bob: Er wordt van eerstelijns teams ook iets verwacht. Het is goed mogelijk om verschillende vormen van lidmaatschap te hebben binnen club. Jose: het is zeker een idee om dit is goed te bekijken. Marilyn: Voorstel is om de tarieven in een aparte bijeenkomst te bespreken. C) Schoon en opgeruimd clubhuis: Sander geeft een kort toelichten waar hij en zijn team mee bezig zijn: Op 9 december a.s. wordt er een doedag georganiseerd om de binnenkant van het clubhuis weer in orde te maken. Er moet binnen weer veel gebeuren. Via de website is er een oproep gedaan. Er is een nieuwe fietsenstalling gerealiseerd. Daarnaast is de commissie bezig met opvragen van offerte om de buitenkant van het clubhuis te verven en hout te vervangen Verder zijn we aan het onderzoeken of we het clubhuis kunnen vernieuwen en een zogenaamd funkyveld kunnen ontwikkelen (aanvraag bij gemeente) voor 4 jarige. d) Groei vrijwilligers bezetting belangrijkste posten (voorzitter, secretaris): Bas we zijn met een nieuwe voorzitter en secretaris aardig op weg nu. De volgende stap is het vinden van een nieuwe penningmeester. Misschien moet we als club meer in kortlopende projecten denken. Daarnaast gaan er nog twee functies aflopen binnen de technische commissie. 10. Rondvraag Er is door het bestuur en commissies het afgelopen jaar met plezier en enthousiasme hard gewerkt. Er ligt een mooi beleidsplan. Er is iets moois gecreëerd voor de families. We hebben club waar kinderen met plezier komen. Misha: misschien kunnen we voor de volgende ALV prestatiehockey om de agenda zetten en wat je daar als club mee wil doen. Achter de coulissen wordt daar door een aantal mensen met veel enthousiasme aangewerkt. Marilyn: We zijn de afgelopen jaren druk bezig geweest dat er aandacht moet zijn voor alle teams en juist breedte sport te stimuleren. De Kromhouters is een vereniging waar je het beste uit je zelf kunt halen. Over dat onderwerp is er met verschillende leden uitgebreid over gesproken. Documenten zijn te vinden in Lisa. Misschien moeten we er meer aandacht aangeven zodat het meer gaat leven bij de leden. Misha: Ik heb er meer behoeften aan om in 2017 te evalueren wat we met Dames 1 en Heren 1 gaan doen in de toekomst. Waar willen we als club naar toewerken? Aan de zijkant van veld 2 zit veel mos. Sander geeft aan dat het bekend is en er naar te gaan kijken. Sander Bruggeman graag applaus ter nagedachtenis aan Cees Metselaar! Marleen: bij Cees zijn laatste rustplaats is het heel leeg en kaal. Marleen vraagt of het mogelijk is om vanuit/namens de club iets op de begraafplaats te zetten. Bestuur geeft aan akkoord te gaan. Marleen gaat er mee aan de slag en komt met voorstel. 11. Sluiting Vice voorzitter sluit de vergadering om uur.