Resultaten onderzoek stand van zaken beheer collecties Breda s Museum 10 juli 2015

Transcriptie

1

2

3 Resultaten onderzoek stand van zaken beheer collecties Breda s Museum 10 juli 2015 INLEIDING Op verzoek van Guust van Mieghem, Hoofd Advies & Beleid Bedrijfsvoering van de Gemeente Breda, en directeur financiën en personeel a.i. van Breda s Museum, hebben Annette Gaalman (Erfgoed Brabant) en Elly Pouwels (Het Utrechts Archief) onderzoek gedaan naar de stand van zaken van het beheer van de collecties van Breda s Museum. In deze rapportage zijn de resultaten van dat onderzoek samengebracht. Alvorens de waarnemingen te beschrijven, en vervolgens ook de daaruit voortkomende conclusies en aanbevelingen te benoemen, willen wij eerst kort toelichten wat de context van de opdracht is, en welke werkwijze we hebben gehanteerd. Aanleiding voor de opdracht De collectie van Breda s Museum bestaat voor een groot deel (ca. 85%) uit langdurige bruiklenen van verschillende afzonderlijke stichtingen, en van de Vereniging Vrienden van Breda s Museum. Ook de meest waardevolle objecten van het museum behoren tot deze collecties. De eigenaren van deze collecties maken zich zorgen over het beheer en de veiligheid van de (kwetsbare) collectie-items. Dit wordt mede ingegeven door de personeelssituatie bij Breda s Museum. Zij vragen de gemeente c.q. de wethouder om inzicht in de situatie en passende maatregelen. Tevens is er in het kader van het onderzoek Verkenning samenvoeging Breda s Museum-MOTI ook behoefte om inzicht te krijgen in de omvang, kwaliteit en betekenis van de collecties. Opdracht In de opdracht werd aangegeven dat het onderzoek moet resulteren in een: Rapport met adviezen over: - Staat van (technisch) onderhoud van de collectie - Het fysieke beheer van de collectie - Klimatologische omstandigheden en het beheer van de depots - Stand van zaken m.b.t. de registraties, mogelijkheden van kennisontsluiting van de collectieitems en inzicht in de noodzakelijke wetenschappelijke kennis die aanwezig moet zijn binnen de organisatie van het Breda s Museum om de collecties in- en extern toegankelijk houden. - Het borgen van het vaktechnisch kunnen volgen van de markt rond de collecties (verzamelen en ontzamelen). Werkwijze We hebben ervoor gekozen om de risicoanalyse die wij in 2008 hebben uitgevoerd (vanuit Erfgoed Brabant) m.b.t. het collectiebeheer van Breda s Museum (in het kader van een breder onderzoek in opdracht van de Gemeente Breda) als uitgangspunt te nemen, en de resultaten en aanbevelingen in dat rapport te vergelijken met de situatie nu. Als standaard voor de beoordeling van de stand van zaken gebruiken we de Museumnorm: de eisen die gesteld worden aan musea om in het Museumregister te kunnen worden opgenomen. Breda s Museum is een Geregistreerd Museum. 1

4 Aan de huidige risicoanalyse liggen ten grondslag: gesprekken met medewerkers en collectieeigenaren, eigen observaties en eerder verschenen rapporten: - Gesprekken zijn gevoerd met de volgende personen: Helma van der Holst, registrator Breda s Museum René Vos, beheerder van gemeentelijke gebouwen, o.a. Breda s Museum Vera Hoogsteden, directeur a.i. Breda s Museum Frank de Ruijter en Willem Verkleij, resp. voorzitter van de Stichting Cultuurbelangen en voorzitter van de Vereniging van Vrienden van Breda s Museum - Visuele inspecties (intern) van het gebouw Parade 12 onder begeleiding van Helma van der Holst, op 30 juni Interne rapporten Breda s Museum: Collectieplan dd 19 november 2010 Diverse interne notities inzake veiligheidszorg: o Notitie Aanpassingen Sleutelkast 2009 o Notitie Aanpassingen Beveiligingsprocedures 2011 o Notitie Bereikbaarheid en Alarmopvolging 2011 Depotplan Faciliteitenrapport 2011 Veiligheidszorgplan 2011 Rapportage Herijking Museumregister 2012 Informatieplan Breda s Museum , september 2009 Jaarverslag 2010, en overzichten bruiklenen, restauraties en aanwinsten 2011, 2012, Externe rapporten: Inspectie Monumentenwacht 2019, 2010, 2012 Eindrapportage materiaalmetingen , Helicon, december 2014 Situatieschets Breda s Museum is gevestigd in de voormalige Chassé-kazerne (Parade12) in het centrum van Breda. Het gebouw herbergt naast het museum ook het Bureau Cultureel Erfgoed (BCE, Parade 14) en het Stadsarchief (Parade 10). De kantoren bevinden zich op beide verdiepingen van het hoofdgebouw. Depots en technische werkruimtes bevinden zich op beide verdiepingen van zijvleugel 1 en de (achterste) helft van zijvleugel 2. De vakbibliotheek bevindt zich in de kamer van de conservator en de topografisch historische atlas bevindt zich in een afsluitbare ruimte naast het kantoor van de conservator op de eerste verdieping van het hoofdgebouw. Expositieruimtes bevinden zich op de eerste verdieping van het hoofdgebouw en op begane grond en eerste verdieping van zijvleugel 2 en 3. Een extern depot bevindt zich op de Slingerweg. Externe expositieruimten bevinden zich in de Grote Kerk van Breda, het Begijnhof en het Casino. Voor deze risicoanalyse is alleen de hoofdlocatie (Parade 12) bezocht. BEVINDINGEN 2

5 Administratief beheer Onder administratief beheer verstaan wij alle handelingen die nodig zijn om een verantwoordelijk collectiebeheer te realiseren. Dit betreft dus de wijze waarop de collectie is geregistreerd en gedocumenteerd en de uitgeschreven procedures op basis waarvan handelingen met objecten worden uitgevoerd. In algemene zin kan gesteld worden dat het administratief beheer goed op orde is. De aanbevelingen die in 2008 zijn gedaan om de risico s in te perken (opstellen van een procedurehandboek, en verdere uitvoering van het retrospectief registratieproject) zijn opgevolgd. Het grootste risico m.b.t. het administratief beheer schuilt in de onduidelijkheden die zijn ontstaan over de verantwoordelijkheid voor en uitvoering van procedures, de zeer slechte interne communicatie (een situatie die in 2014 ontstaan is) en het vertrek per 1 augustus a.s. van de registrator. Collectieregistratie en documentatie De collectie is op objectniveau geregistreerd in het collectie-informatiesysteem dat door het museum zelf is ontwikkeld in Filemaker Pro. In het collectie-informatiesysteem bevinden zich records. Het aantal afzonderlijke objecten ligt iets hoger dan het aantal records, omdat ensembles (bv. serviezen en driestellen) in één record beschreven zijn. Slechts twee onderdelen van de collectie zijn nog niet opgenomen in de database: - een gedeelte van de collectie textiel (ca objecten) Dit deel van de collectie is wel goed opgeborgen, en ook beschreven op handmatige registratiekaarten (ontsloten op inventarisnummer); de opname in de database zal als retrospectief documentatieproject nog moeten worden opgepakt; het zal veel tijd vergen, omdat alle objecten dan moeten worden uitgepakt en weer ingepakt. - een collectie van prentbriefkaarten (onderdeel van de Historisch Topografische Atlas); deze prentbriefkaarten zijn zodanig geborgen dat ze ontsloten zijn op straatnaam en dus op deze manier wel raadpleegbaar; ook dit zal als apart retrospectief documentatieproject moeten worden opgezet De objectbeschrijvingen voldoen aan de eisen van het Museumregister: alle benodigde basisgegevens om verantwoording te kunnen afleggen over de collectie (objectnummer en naam, verwervingsgegevens en standplaats) zijn per object vastgelegd. Daarenboven zijn ook andere gegevens systematisch vastgelegd, zoals vervaardiging, techniek, materiaal, datering, fysieke kenmerken en toestand. Mede dankzij een duidelijke Procedure Registratie en invulinstructie zijn de beschrijvingen consistent. Door de systematische, zorgvuldige en uitgebreide manier van registreren en de consequente toepassing van trefwoorden is de collectie heel goed doorzoekbaar. Deze manier van collectieregistratie leent zich uitstekend om als uitgangspunt te dienen voor onderzoeksvragen, bv. ten behoeve van de inrichting van een tentoonstelling. Selecties kunnen worden gemaakt op vrijwel alle typen gegevens. Heel praktisch is het dat bij elk object ook de deelcollectie benoemd is waartoe het object behoort, en er eveneens een ontsluiting is op historische gebeurtenissen die voor Breda van belang zijn (bv. Inname van Breda, 1590; Beleg van Breda door Spinoza, 1625; Vrede van Breda, 1667; Bevrijding Breda etc.). Ook is de collectie goed doorzoekbaar op locatie (bv. Breda, Grote Kerk), op persoonsnamen (o.a. uitgebreide informatie over Bredase kunstenaars) en op namen van organisaties (bv. bedrijfsnamen). Voor de velden objectcategorie en objecttrefwoord wordt gebruikt gemaakt van de Art & Architecture Thesaurus. Het is opvallend hoe schoon de database is. Ondanks de forse inhaalslag die in behoorlijk tempo gemaakt is om de collectiegegevens in de database op te nemen, is de kwaliteit van de data heel goed. 3

6 Ook met betrekking tot de kwaliteit en betekenis van de objecten in de collectie is veel informatie direct te vinden in het collectie-informatiesysteem. Zo is bij elk object aangegeven of het behoort tot Deltaplancategorie A of B. Aan 535 objecten in de collectie is een Deltaplanwaarde A toegekend: top van het Nederlands cultuurhistorisch bezit; en aan 743 objecten Deltaplancategorie B (kernstukken in de collectie die het meest belangrijk zijn voor het functioneren van het museum). Daarbij is aangetekend dat de toekenning van Deltaplancategorie B nog niet voltooid is. De Deltaplancategorieën worden landelijk in musea toegepast om goed in beeld te krijgen welke objecten heel belangrijk worden geacht (A en B), welke objecten aansluiten bij de doelstelling van het museum, en ook goed gebruikt kunnen worden in tentoonstellingen, maar meestal niet permanent (categorie C) en welke objecten niet (meer) passen bij de doelstelling van het museum (categorie D). Bovendien dient de toekenning van de A en B categorieën ook voor het bij calamiteiten als eerste in veiligheid brengen van de objecten in deze categorieën. In Breda s Museum zijn als onderdeel van het retrospectief documentatietraject de objecten die zich in categorie D bevonden ontzameld. Breda s Museum heeft ook een aanzienlijke inspanning geleverd om kennis in de organisatie te borgen door in het collectie-informatiesysteem uitgebreide beschrijvingen op te nemen. Ook is gebruik gemaakt van externe deskundigheid om meer contextinformatie over objecten vast te leggen. Zo heeft de Vlaamse textielexpert Frieda Sorber (Modemuseum, Antwerpen) de textielcollectie doorgenomen, en A- en B-categorieën toegekend, en zijn haar bevindingen vastgelegd in het collectieinformatiesysteem. Ook literatuurverwijzingen zijn opgenomen bij de objectbeschrijvingen. De bibliotheek van Breda s Museum (ca titels) is in een losstaande FileMaker Pro database opgenomen met als titel Catalogus Bibliotheek. Het collectie-informatiesysteem staat op het interne netwerk van het museum. Elke nacht wordt automatisch online een externe back-up gemaakt en opgeslagen. Alleen de conservator en de registrator hebben invulbevoegdheid, de overige medewerkers hebben leesbevoegdheid. De collectiedocumentatie (de aankoopbewijzen, schenkingsovereenkomsten etc.; de oude handmatige registratiekaarten; conditie- en restauratierapporten en tentoonstellingsdocumentatie) bevindt zich in de ruimte naast de kamer van de registrator. De tentoonstellingsdocumentatie is bijgehouden tot begin De registrator geeft aan dat vanaf dat moment geen documentatie meer is aangereikt ter archivering. In de kamer van het depot Atlas bevindt zich de brandwerende kluis met de oude inventarisboeken en alle langdurige bruikleencontracten. Collectiedigitalisering In het kader van het uitgevoerde retrospectief documentatietraject zijn ook van veel objecten digitale foto s gemaakt, die beschikbaar zijn in het collectie-informatiesysteem. Alle objecten uit de Deltaplan categorieën A en B, en nagenoeg alle schilderijen en beeldhouwwerken zijn inmiddels gefotografeerd. In totaal is van ongeveer 40-50% van de objecten een digitale afbeelding beschikbaar. De Topografisch Historische Atlas is voor 90% gedigitaliseerd. Alle voorbereidingen zijn getroffen om de collectie in zijn geheel digitaal toegankelijk te maken, via Thuis in Brabant en via de eigen website van het museum. Op dit moment zijn reeds 621 objecten (inclusief afbeelding) online raadpleegbaar in Thuis in Brabant ( een nieuwe export van de gehele collectie staat klaar om raadpleegbaar gemaakt te worden. Voorlopig zal dat alleen via Thuis in 4

7 Brabant gebeuren, omdat de doorontwikkeling van de eigen website van het museum in deze richting op dit moment stilligt. Procedures Het museum heeft uitgeschreven procedures voor: - in- en uitgaande objecten (daarvoor wordt ook een register van in- en uitgaande stukken bijgehouden), inclusief standaard ontvangstbewijzen - in- en uitgaande bruiklenen, inclusief standaard bruikleenformulieren, conditierapport en overdrachtformulier bij transport - verwerving, inclusief standaard schenkingsformulier - registratie, inclusief invulinstructie - standplaats en verplaatsing (intern collectieverkeer) Deze procedures zijn gebaseerd op SPECTRUM, Handboek voor collectiemanagement, dat ook vanuit het Museumregister aangeraden wordt. De procedures zijn voor alle medewerkers beschikbaar op het interne netwerk van het museum. Op dit moment verzorgt de registrator de registratie van de uitgaande bruiklenen (gemiddeld ca. 50 objecten per jaar), maar zij heeft sinds 1 februari 2014 geen zicht meer op de uitvoering van de procedure inkomende bruiklenen, en inmiddels ook niet meer op het interne collectieverkeer. De algemeen directeur a.i. geeft aan dat de inkomende bruiklenen op het moment verzorgd worden door de tentoonstellingsmedewerker (zie verder onder Organisatie). Fysiek beheer Onder fysiek beheer verstaan wij alle handelingen die nodig zijn om de collectie verantwoord te bewaren. Dit betekent dus het beheersen van de omstandigheden die van invloed zijn op de collectie, de zogenaamde schadefactoren: verkeerde temperatuur, verkeerde luchtvochtigheid, ongedierte en schimmel, licht en straling, verontreiniging, brand, water, dieven en vandalen, fysische krachten (bv. stootschade bij verplaatsing) en informatieverlies. In algemene zin kan ook voor het fysiek beheer gesteld worden dat het goed op orde is. De aanbevelingen die in 2008 zijn gedaan om de risico s in te perken zijn grotendeels opgevolgd. Er is een verbeterpunt m.b.t. zonwering (infrarood), in de tentoonstellingsruimtes en in de depots. Het grootste risico m.b.t. het fysiek beheer schuilt in de onduidelijkheden die zijn ontstaan over de verantwoordelijkheid voor en uitvoering van procedures, de zeer slechte interne communicatie, en het gebrek aan personeel, een situatie die vanaf begin 2014 ontstaan is. Schoonmaak en ongediertemonitoring In alle depotruimtes in de zijvleugels 1 en 2 zijn sinds de vorige risicoanalyse en na accordering van het Depotplan 2010/11 alle objecten en alle depots schoongemaakt in een strak schema: ontzamelactie door conservator/directeur, objectbeschrijving/digitalisering door registrator en schoonmaak, extra verpakking en standplaatsregistratie door medewerkers behoud. Dit heeft geresulteerd in een serie zeer netjes opgeruimde en ingerichte depots, met nauwelijks slingerende items. Gangpaden zijn veelal vrij van objecten. Bovendien heeft elk depot zijn ordner met standplaatsformulieren ingeval van wijzigingen, zijn er standplaatsbadges en elk depot heeft voor de kwetsbare materialen nieuwe verpakkingseenheden. Er vindt echter geen structurele schoonmaak meer plaats in de depots. Na de genoemde inhaalslag in het kader van het Depotplan 2010/11, was deze taak belegd bij de medewerker collectiebehoud. Na haar vertrek per 1 januari 2014 (vanwege de opgelegde bezuiniging) zit dit niet meer in iemands takenpakket. 5

8 Ongediertemonitoring vindt slechts plaats in de textieldepots (3x), en daar alleen specifiek op motten, niet op ander ongedierte. Echter, structurele monitoring en rapportage vinden sinds 1 januari 2014 niet meer plaats. Aan de buitenschil van het gebouw wordt alleen tijdens inspecties van Monumentenwacht aandacht besteed aan dit risico. Binnenklimaat tentoonstellingsruimtes De vier grote expositieruimtes (B0.30 en B1.50, B0.35 en B1.60) zijn voorzien van een centrale luchtbehandelingsinstallatie. Sinds de risicoanalyse 2008 zijn hier glazen toegangsdeuren geplaatst. Op moment van inspectie leest de datalogger in B C en 52% relatieve vochtigheid (RV). Soortgelijke waarden scoren ook de andere drie ruimtes. De installatie die deze ruimtes beheerst is voorzien van een stoomluchtbevochtiger die naar behoren lijkt te werken ook dankzij de nu gesloten verbinding met de entreeruimte - maar aan de hoge kant lijkt te zijn ingeregeld: regelmatig blijkt uit de klimaatregistratie dat waarden tegen de 60% worden gemeten. Er zit echter geen airco-unit ingebouwd in het systeem waardoor de temperatuur zeer oploopt, zeker boven gewenste museale waarden. De folie op de raampartijen is duidelijk niet (meer) (genoeg) infraroodwerend. Dit is risicovol voor temperatuurgevoelige objecten. De bovenzaal in het hoofdgebouw en de belendende kabinetten worden niet centraal geklimatiseerd. Ook hier zijn sinds de risicoanalyse 2008 glazen tussendeuren geplaatst. Deze dragen duidelijk bij aan het vermogen van de nieuwe mobiele luchtbevochtigers, type Defensor PH15, om daadwerkelijk museale RV-waarden te realiseren in het stookseizoen, zoals blijkt uit de geautomatiseerde klimaatregistratie, maar het verloop van deze waarden is nog steeds erg grillig. Er is echter geen temperatuurbeheersing in de vorm van airco. Dit resulteert op deze hete dag (30 juni 2015) in een temperatuur van 27,2 C bij een RV van 50%. Zeer risicovol voor mechanisch gevoelige objecten zoals (paneel)schilderijen. Hoge temperaturen maken ook het risico van chemische degradatie groter. Ook hier moet geconcludeerd worden dat de zonwerende maatregelen (folie, rolgordijnen) op de raampartijen niet (meer) (genoeg) infraroodwerend zijn. Depots Sinds de vorige risicoanalyse zijn de oude thermohygrografen vervangen door Hanwell dataloggers (26 totaal). Deze zijn ingezet in alle depots met gevoelige materialen, en de exporuimtes. De meeste zijn radiografisch uitleesbaar, enkele zijn flexibel inzetbaar. Ook hier zijn de oude luchtbevochtigers Defensor PH14 vervangen en ook zijn er nieuwe wateroverlast alarmunits. In het depot topografisch historische atlas in de kantoorvleugel wordt het klimaat ook gemonitord en geconditioneerd met radiografische uitleesbare datalogger respectievelijk een luchtbevochtiger. Het is in deze ruimte met 24 C aan de warme kant, maar in de collectie zelf zijn nieuwe behoudsschillen toegevoegd aan de objecten: extra primaire en secundaire verpakking moet bijdragen aan een stabieler klimaat voor deze gevoelige objecten. Ook hier moet geconstateerd worden dat de nieuwe bevochtigingsapparatuur zijn taak goed vervult, maar dat de geblindeerde raampartijen met hun voorzetramen niet afdoende warmtewerend zijn: de temperatuur in diverse depots was C. Uit de klimaatregistraties blijkt verder dat de RV kan oplopen tot boven de 60%. Wat onveranderd is gebleven is de logistieke hindernisbaan voor transportbewegingen in de depotvleugels: het openen en sluiten van de vele deuren en daarbij het manoeuvreren met transportwagens blijft risicovol. Werkplaats / quarantaineruimte 6

9 Op de begane grond in zijvleugel 1 is een goed geoutilleerde en netjes opgeruimde quarantaineruimte voor binnenkomend en mogelijk geïnfecteerd materiaal. Hier ligt het Registerboek voor in- en uitgaande stukken en ook de formulieren die daarbij horen. Er is een flinke werkplaats voor werkzaamheden inzake tentoonstellingsbouw en aanpassingen in de depots ten behoeve van deugdelijke berging. Jammer genoeg is deze niet meer regelmatig bemenst. Veiligheidszorg Veel van de aanbevelingen uit de Risicoanalyse Breda s Museum 2008 zijn in de daarop volgende jaren geïmplementeerd. Sleutelbeheer is aangepast: zo is er nu geautomatiseerde registratie van wie welke sleutels leent en heeft elke medewerker alleen een huissleutel ontvangen. De BHV-organisatie is opgetuigd in samenwerking met de collega-instellingen in het gebouw. Echter, sinds 2013 zijn er geen oefeningen meer gehouden en is de interne alarmopvolging niet geactualiseerd. Onduidelijk is ook wie de externe beveiligers aanstuurt en instrueert. Kennisoverdracht Het is verontrustend en potentieel risicovol dat alle kennis op het gebied van collectiebehoud is verdwenen met het vertrek (1 januari 2014) van de medewerker collectiebehoud en de restaurator textiel. Er is niet voorzien in kennisoverdracht. Zo functioneert bijvoorbeeld de klimaatregistratie en beheersing geheel mechanisch, maar de monitoring en rapportage vindt niet meer plaats. Organisatie De organisatie bestaat op dit moment uit: - algemeen directeur a.i. - directeur financiën en personeel, a.i. - conservator, 36 uur (momenteel langdurig afwezig) - registrator, 24 uur (vertrek per ) - facilitair medewerker - administratief medewerker - tentoonstellingsmedewerker - 2 baliemedewerkers - 2 beveiligers Groot zorgpunt met betrekking tot het collectiebeheer (en de organisatie als geheel) is de te kleine bezetting om als museum te kunnen functioneren. Zo moeten we constateren dat monitoring en rapportage van ongedierte en van klimaatregistratie niet meer plaatsvinden en dat structurele schoonmaak sinds het vertrek van de medewerker (1 januari 2014, ten gevolge van de bezuinigingen) collectiebehoud in niemands takenpakket zit. Op dit moment heeft dat gelukkig nog geen acute problemen opgeleverd, maar het risico op problemen is aanzienlijk en neemt alleen maar toe. Bovendien is met het vertrek van de registrator per ook de collectieregistratietaak niet meer voorzien. Als ook die functie uit de organisatie verdwijnt is het beheer van de collectie dus niet meer belegd in de organisatie. Het vertrek van de registrator en de langdurige afwezigheid van de conservator zorgen er bovendien voor dat alle inhoudelijke expertise uit de organisatie is verdwenen. De functie van het museum als aanspreekpunt voor bv. onderzoek naar en gebruik van de collectie kan dan niet meer vervuld worden. Weliswaar is de afgelopen jaren hard gewerkt aan kennisborging (zoveel mogelijk informatie vastleggen in het collectie-informatiesysteem), zonder continuïteit van kennis in de organisatie zal deze informatie niet ten volle benut kunnen worden, en wordt er bovendien ook niet meer op voortgebouwd. Voor het werken met de collectie ook in de zin van het aanvullen van de collectie, bv. het kunnen beoordelen welke aangeboden objecten zinvol zijn om als schenking te ontvangen - is wetenschappelijke, inhoudelijke expertise in de organisatie vereist. 7

10 CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN Het allergrootste directe risico m.b.t. de collectie betreft op dit moment de zeer slechte interne communicatie over het collectiebeheer: de communicatie is niet alleen minimaal, maar ook ernstig verstoord. Er is sinds enige tijd alleen nog schriftelijk contact tussen de algemeen directeur a.i. en de registrator (en ook de conservator). Bovendien is niet meer in alle gevallen duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke procedures m.b.t. de collectie, en wie wat controleert. De registrator geeft aan geen zicht meer te hebben op inkomende bruiklenen voor tentoonstellingen en op verplaatsingen binnen het museum. Het is voor haar onduidelijk of en hoe dit geregistreerd wordt; in ieder geval gebeurt dit niet volgens de standaard werkwijze. Deze onduidelijkheid m.b.t. de uitvoering van de procedures maakt dat het overzicht over de collectie minder wordt, en dat het risico op vermissing en/of ontvreemding toeneemt. De overdracht die straks zal moeten plaatsvinden m.b.t. de taken van de registrator is zeer risicovol; de kans op informatieverlies is groot, bij deze verstoorde interne communicatie. Overigens moeten wij constateren dat ook de communicatie tussen de vertegenwoordigers van de collectie-eigenaren (de Stichting Cultuurbelangen en de Vereniging van Vrienden van Breda s Museum) en de algemeen directeur a.i. ernstig verstoord is. De belangrijkste maatregelen voor het beperken van de risico s m.b.t. de collectie zijn: - het herstellen van de interne communicatie - het correct uitvoeren van de procedures met betrekking tot de collecties (dus: duidelijke verantwoordelijkheden vastleggen en controle) - het nemen van maatregelen m.b.t. de overdracht van werkzaamheden zonder informatieverlies (incl. overdracht van het collectie-informatiesysteem en de autorisaties daarbinnen) - het borgen van deskundigheid en voldoende uren in de organisatie m.b.t. collectiebehoud en beheer, zowel voor de collectieregistratie, als voor de monitoring en het schoonmaken: het is niet mogelijk deze taken te beleggen bij de overblijvende medewerkers, zelfs al zouden die de deskundigheid bezitten; zij hebben al hun tijd nodig voor de presentatietaak van het museum, die zij binnen de beschikbare uren ook maar zeer beperkt kunnen realiseren (nauwelijks ruimte voor externe communicatie, PR en marketing en voor educatie) - het treffen van zonwerende maatregelen (infraroodwerend) De maatregelen m.b.t. het herstellen van de interne communicatie, het correct uitvoeren van de procedures, het vermijden van informatieverlies tijdens de overdracht vanwege het vertrek van de registrator, en het borgen van deskundigheid en voldoende uren (in ieder geval 1 FTE) in de organisatie m.b.t. collectiebehoud- en beheer dienen per direct genomen te worden. Wanneer alle bovenstaande maatregelen worden genomen zijn de grootste risico s m.b.t. het collectiebeheer ingeperkt. Van een volwaardig functioneren van de organisatie als museum is dan overigens nog geen sprake. Daarvoor is het voor een museum absoluut noodzakelijk om wetenschappelijke, inhoudelijke expertise m.b.t. de collectie in huis te hebben, zeker met een collectie van deze statuur (door Jan van Laarhoven geduid als een van de belangrijkste stadshistorische verzamelingen van Noord-Brabant, in betekenis feitelijk alleen te vergelijken met die van het Noordbrabants Museum). Alleen op die manier blijft de collectie levend erfgoed, dat een rol vervult in de samenleving. 8