27 februari Samen vooruit. Jaarverslag ondernemingsraad 2018

Transcriptie

1 27 februari 2019 Samen vooruit Jaarverslag ondernemingsraad 2018

2 Voorwoord Het jaarverslag van de ondernemingsraad over het jaar Jacob van Putten voorzitter OR Een bewogen jaar waar bij de start van het nieuwe jaar slechts 6 van onze 13 zetels bezet waren. Een toenemende workflow in begin 2018 heeft het DB (Dagelijks Bestuur) er toe bewogen om actief naar nieuwe leden op zoek te gaan. En met succes! Al in april waren 12 van de 13 zetels bezet. Met elkaar heeft de OR de belangen van de medewerkers en/of de continuïteit van organisatie naar beste eer en geweten kunnen behartigen. 1.

3 Missie De afgeleide missie van de OR van Yarden is: het zijn van een betrouwbare, betrokken en transparante overlegpartner van de bestuurder waarbij voortdurend wordt gekeken naar de balans tussen het organisatieen (collectieve) medewerkersbelang. In de ideale situatie is de OR in staat om op het niveau van de bestuurder op een efficiënte en effectieve wijze positief-kritisch mee te denken en te werken aan de ontwikkeling en continuering van de organisatie waarbij de belangen van de medewerkers krachtig en met grote betrokkenheid worden vertegenwoordigd. 2.

4 De OR in het kort De OR behartigt de belangen van de medewerkers in een organisatie en praat mee over bedrijfseconomische beslissingen van de directie. De OR heeft adviesrecht op een aantal belangrijke wijzigingen in de organisatie. Denk aan het samenvoegen van afdelingen of het aanpassen van de managementstructuur. Instemmingsrecht heeft de OR op een aantal onderwerpen die het personeel aangaan zoals arbo, opleidingsbeleid en pensioenen. Minstens twee maal per jaar is er overleg met de bestuurder over welke besluiten er worden voorbereid en de rol van de OR daarbij. Voor de OR is het belangrijk zo vroeg mogelijk te worden betrokken om indien nodig zijn achterban of andere deskundigen te kunnen raadplegen. De OR kan daarnaast met de bestuurder een aantal aanvullende afspraken maken over extra bevoegdheden of voorzieningen. 3.

5 Successen Zorgvuldig adviestraject met betrekking tot reductie holding, waarbij de achterban actief betrokken is geweest. Veel van de adviezen van de OR zijn overgenomen door de bestuurder. Hoge betrokkenheid weten te realiseren binnen de goverancestructuur, waarbij de OR door de diverse partijen als serieuze gesprekspartner is gezien. De OR heeft zowel gevraagd als ongevraagd advies weten over te brengen. Enkele advies- of instemmingsaanvragen zijn op verzoek van de OR (alsnog) ingediend door de bestuurder. Bijvoorbeeld rondom de thema s PowerBI en Outlookagenda s. Training Wet op Ondernemingsraden (WOR) gevolgd en een training hoe beter het politieke c.q. informele spel met de bestuurder te spelen waarbij doelstellingen door de OR zelf zijn geformuleerd. De OR weer bijna volledig weten te bezetten met de toetreding van nieuwe leden. Een heuse verkiezing weten te realiseren! 4.

6 Samenstelling Uitvaartfaciliteiten Carla van Duijne Martin Vijverberg Peter Holtkamp Peter van Wees Uitvaartzorg André de Moed Dick Huizinga Jacob van Putten René Voorhuis, secretaris, DB, voorzitter, DB Verzekeringen Folko Kaarsmaker Freek van der Steen vacature Holding Lex Putter Edward Boon Ambtelijk secretariaat Annemarie Beeker, vicevoorzitter, DB De ondernemingsraad heeft zich dit jaar op diverse thema s laten ondersteunen door een extern adviseur en een jurist. Samenstellingen per

7 Commissies Commissie financieel Carla van Duijne Edward Boon Freek van der Steen Lex Putter Klaas de Boer Commissie P&O Edward Folko Freek van der Steen Peter Holtkamp Ton Broekhuis Jeannet Tjeerdsma, voorzitter vanuit organisatie, voorzitter vanuit organisatie vanuit organisatie Commissie VGW André de Moed, voorzitter Carla van Duijne Dick Huizinga Peter van Wees René Voorhuis Jana Kalenda reguliere gast Samenstellingen per

8 Alle commissies Commissie financieel: Deze commissie bespreekt met de directeur Financiën en Informatietechnologie de financiële voortgang van de organisatie. Commissie P&O: Deze commissie bespreekt zaken die het personeel aangaan en die voortvloeien uit (arbeids)wetgeving. Commissie VGW: De afkorting VGW staat voor Veiligheid, Gezondheid en Welzijn. De commissie bespreekt aan de hand van deze thema s alles wat van belang is voor het personeel Commissie PR / verkiezingscommissie: Deze commissie verzorgt de informatievoorziening over de OR aan de medewerkers, zoals in de nieuwsbrieven, en de gang van zaken rond de OR-verkiezingen. Commissie Pensioen: In 2018 is deze commissie actief geweest, onder meer vanwege de wijziging van pensioenuitvoerder. 7.

9 OR in cijfers 25 vergaderingen (OR en OV) 15 commissievergaderingen 14 adviesaanvragen, waarvan 12 deeladviesaanvragen 6 instemmingsaanvragen 1 verzoek tot standpunt 2 evaluaties met de Raad van Commissarissen 8.

10 Adviesaanvragen Onderwerp Inhuur procesoptimalisatie Uitvaartverzorging Reductie overhead Reductie: Marketingcommunicatie Advies De OR is van mening dat een uniforme manier van werken binnen alle zorggebieden duidelijkheid verschaft aan de medewerkers, en de beste waarborg is om controle op kosten te behouden. In dit verband adviseerde de OR positief over inhuur van advies hierover. De OR heeft bovenop de deeladviezen geadviseerd om met een plan te komen tot een reductie van overheid op (aansturend) management niveau c.q. het samenvoegen van afdelingen. Tevens adviseerde de OR om stappen te ondernemen tot kostenreductie, anders dan personeelskosten. De OR begrijpt de beweegreden van de bestuurder en heeft aanvullend geadviseerd om een gedegen Yarden-brede social media en online strategie te ontwikkelen die als doel heeft tot het samenbrengen van alle online activiteiten. 9.

11 Adviesaanvragen Onderwerp Reductie: Opleiding & Ontwikkeling (incl aanvullende AA) Reductie: Uitvaartzorg (centrale roosteraar) Reductie: Vastgoed & Facilitair management (incl aanvullende AA) Reductie: Personeel & Organisatie Advies De OR begrijpt de beweegreden van de bestuurder en heeft geadviseerd om het besluit uit te voeren. De OR heeft aangedrongen op het ontwikkelen van een visie voor het beleid van Yarden met betrekking tot opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers in de toekomst. De OR begrijpt de beweegreden van de bestuurder en heeft geadviseerd om het besluit uit te voeren. De OR begrijpt de beweegreden van de bestuurder en heeft geadviseerd om het besluit verder uit te werken in samenwerking met de medewerkers van deze afdeling. De OR begrijpt de beweegreden van de bestuurder en heeft aanvullend geadviseerd om het besluit deels uit te voeren vanwege het belang van ondersteuning aan de veranderende organisatie en voorkoming van een hoger ziekteverzuim en lagere medewerkerstevredenheid. 10.

12 Adviesaanvragen Onderwerp Reductie: Informatietechnologie Reductie: Inkoop & Contractmanagement (incl aanvullende AA) Reductie: Finance & Risk Reductie: Verenigingszaken Advies De OR heeft geconcludeerd dat zij, gezien strategische ontwikkelingen, nu onvoldoende zorgvuldig tot advies kan komen. Daarom heeft zij geadviseerd definitieve besluitvorming uit te stellen. De OR begrijpt de beweegreden van de bestuurder, maar heeft aanvullend geadviseerd om spoedig onderzoek uit te voeren naar mogelijke rendementsvoordelen op gebied van striktere handhaving op contractregels en verder uitbreiding van inkoopvoordelen. De OR begrijpt de beweegreden van de bestuurder en heeft geadviseerd om te starten met een zorgvuldige pilot om een zorgvuldig proces van decentralisatie van de crediteurenadministratie te waarborgen. Inclusief interne audit, alvorens gefaseerd de decentralisatie uit te voeren. De OR begrijpt de beweegreden van de bestuurder en heeft geadviseerd om het besluit uit te voeren, waarbij aandacht voor zorgvuldige communicatie richting betrokken vrijwilligers van belang is. 11.

13 Instemmingsaanvragen Onderwerp Aanpassing regeling Rouw & Verlies Outlookagenda ten behoeve van planning Herziening verzuimprotocol Intern privacybeleid Voortzetting PFB-light Wijziging pensioenuitvoerder Reactie De OR heeft instemming verleend, met aanvullende suggestie voor het betrekken van de expertise van een rouwcoach of deskundige om herstel te bevorderen. De OR heeft instemming verleend onder voorbehoud van akkoord op de beschreven werkwijze door de Security Officer en Compliance Manager. De OR heeft instemming verleend met het verzuimprotocol dat voldoet aan huidige eisen privacy- en Arbowetgeving. De OR heeft instemming verleend met de kanttekeningen over onder andere prioriteitstelling, voortgangsrapportages en invulling van monitoring en handhaving. De OR heeft instemming verleend met aandringen op een tijdige afronding van het PFBherzienings-traject. De OR heeft instemming verleend. 12.

14 Verzoek tot standpunt Onderwerp Directievoering Yarden Uitvaartverzekeringen NV door Yarden Holding BV Standpunt De OR spreekt vertrouwen uit mbt deze wijziging en benadrukt het belang van een zorgvuldige balans tussen de benodigde aandacht voor operationele zaken en beschikbare werkbelasting van de directie van Yarden Holding BV. 13.

15 Tot slot Via diverse kanalen informeert de OR alle Yarden-medewerkers over de ontwikkelingen in het bedrijfsbeleid. Dit gebeurt onder andere via de nieuwsbrief maar ook via de werkoverleggen op de locaties. Tevens tref je informatie aan op ons eigen Intranet. Heb je vragen, suggesties en/of opmerkingen, laat het ons weten! Je kunt hiervoor een mailtje sturen naar 14.