HUISHOUDELIJK REGLEMENT - GEMEENSCHAPSCENTRUM FELIX SOHIE VOORWAARDEN TOT GEBRUIK VAN ZALEN EN LOKALEN IN HET GEMEENSCHAPSCENTRUM FELIX SOHIE

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT - GEMEENSCHAPSCENTRUM FELIX SOHIE VOORWAARDEN TOT GEBRUIK VAN ZALEN EN LOKALEN IN HET GEMEENSCHAPSCENTRUM FELIX SOHIE Alle zalen en lokalen van het gemeenschapscentrum Felix Sohie, met uitzondering van de lokalen gebruikt door de Dienst Cultuur en Toerisme van de gemeente Hoeilaart en de openbare bibliotheek, kunnen ter beschikking gesteld worden van verenigingen, aangesloten bij de verschillende Hoeilaartse adviesraden, andere verenigingen, niet-gestructureerde groepen en privé-personen om er activiteiten te organiseren. De inhoud van de activiteiten moet bekend gemaakt worden aan de cultuurbeleidscoördinator. De grote zaal (theaterzaal) wordt ter beschikking gesteld door het AGB Holar. De overige zalen en lokalen worden ter beschikking gesteld door de gemeente Hoeilaart. In het kader van dit huishoudelijk reglement zal de gemeente Hoeilaart steeds in naam en voor rekening van AGB Holar handelen voor wat betreft de grote zaal (theaterzaal). De gebruikers van het gemeenschapscentrum Felix Sohie worden in volgende groepen ingedeeld : GROEP 1 Vereniging aangesloten bij een Hoeilaartse raad, verenigingen betoelaagd door het gemeentebestuur, politieke partijen GROEP 2 Vereniging niet aangesloten bij een Hoeilaartse raad, privépersoon met domicilieadres in Hoeilaart GROEP 3 Privé met domicilieadres niet in Hoeilaart of commerciële organisaties A. HUURAANVRAAG Elke aanvraag voor het huren van de zalen en lokalen op een welbepaalde datum in het gemeenschapscentrum gebeurt bij de gemeente Hoeilaart: - Via telefoon : Via cultuur@hoeilaart.be - Via brief : Gemeente Hoeilaart, Dienst Cultuur en Toerisme, GC Felix Sohie Gemeenteplein 39 in 1560 Hoeilaart. De aard en de duur van de activiteit worden zo duidelijk mogelijk omschreven. De huurder wordt verondersteld akkoord te gaan met de bepalingen van dit huishoudelijk reglement. De gebruikers en bezoekers van de infrastructuur dienen zich steeds behoorlijk te gedragen en het huishoudelijk reglement en de wetgeving te respecteren. Voorrangsregels Een jaarlijks weerkerende manifestatie van groep 1 krijgt voorkeur, indien de aanvraag minstens 6 maanden op voorhand werd ingediend. Groep 1 krijgt voorrang op andere verenigingen en privé-personen bij het huren van de theaterzaal, polyvalente zaal, cafetaria en keuken mits aanvraag voor 1 december voor de periode van januari tot juni van het volgende jaar en mits aanvraag voor 1 juni voor de periode van juli tot december van het lopende jaar. De lokalen mogen door de huurders niet aan derden in gebruik worden gegeven tenzij mits uitdrukkelijke toelating van de Cultuurbeleidscoördinator.

2 B. HUURPRIJZEN De huurprijzen worden berekend per dagdeel. Dagdeel 1 : uur Dagdeel 2 : uur Dagdeel 3 : uur De betaling van de huurprijs gebeurt na ontvangst van een factuur. Voor de grote zaal (theaterzaal) betreft dit een factuur opgesteld door AGB HOLAR. Voor de overige zalen en lokalen betreft dit een factuur opgesteld door de gemeente Hoeilaart. ZAAL - LOKAAL GROEP 1 GROEP 2 GROEP 3 Grote Zaal (voor bijkomende toelichting zie bijlage 1) 30 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel 50 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel 100 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel 200 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel Cafetaria + keuken Bij gebruik grote zaal (sociocult) Bij gebruik grote zaal (nt sociocult) Op aanvraag 30 + waarborg (voorschot) 50 + waarborg (voorschot) Op aanvraag waarborg (voorschot) waarborg (voorschot) dagdeel + 5 3de dagdeel 30 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel 50 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel 100 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel 200 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel Serre Op aanvraag Op aanvraag Op aanvraag Op aanvraag Op aanvraag prijs indien inname Polyvalente zaal 30 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel 50 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel 100 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel 200 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel Ateliers Ateliers - repetities leermomenten 25 /maand voor exclusief gebruik gedurende een vaste periode OF 12,5/maand per vast dagdeel voor niet exclusief gebruik 12,5/maand per vast dagdeel voor niet exclusief gebruik 10 1ste dagdeel + 5 2de dagdeel de dagdeel 40 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel Vergaderzaal

3 vergadering Op aanvraag 5 per dagdeel 10 per dagdeel 10 1ste dagdeel + 5 2de dagdeel de dagdeel dagdeel + 5 3de dagdeel 40 1ste dagdeel de dagdeel de dagdeel Computerklas gebruik computerklas Op aanvraag Op aanvraag Op aanvraag Bemerkingen: - Wanneer de theaterzaal en de polyvalente zaal meerdere dagen na elkaar gehuurd worden, krijgt de huurder 20% korting op de totale huurprijs. - Voor toneelproducties georganiseerd in de grote zaal (theaterzaal) door groep 1 gelden volgende voorwaarden: o Zaal beschikbaar vanaf zondag de week voor productie o Repetities/opbouw podium in de zaal 3 /uur o 70 per weekend dat de zaal gebruikt wordt, ongeacht aantal voorstellingen o 40 (inclusief 21 % btw) per voorstelling voor licht en geluid - De overeenkomst i.v.m. tentoonstellingen voor groepen 2 en 3 omvat 1 dag voor opbouw en 1 dag voor afbraak voor een huurprijs gelijk aan het totaal van de huurprijzen voor een dagdeel 1, 2 en 3. De prijs voor licht en geluid wordt bepaald in functie van het aantal gepresteerde uren van de theatertechnicus. - De ateliers worden niet permanent in exclusiviteit toegekend aan verenigingen. De bezetting van deze ateliers wordt geregeld in overleg tussen de cultuurbeleidscoördinator en de verschillende kandidaat-gebruikers. C. WAARBORG Een waarborg van 100 voor groep 2 en van 250 voor groep 3 dient betaald te worden voor het gebruik van de theaterzaal aan AGB Holar. Voor de polyvalente zaal, de cafetaria en de keuken wordt de waarborg voorafgaand betaald aan de gemeente Hoeilaart. De waarborg wordt ingehouden: - Als de zaal niet opgeruimd wordt, dan worden de gemaakte kosten voor het opruimen in rekening gebracht aan de huurder. - De toegebrachte schade aan de accommodatie, meubilair, technische uitrusting en toestellen dient volgens bestek, opgemaakt door de gemeentelijke technische dienst, vergoed te worden. - Het verdwenen materiaal wordt volgens de waarde van de aankoopprijs aangerekend. Indien eventuele kosten de waarborg overschrijden, wordt het saldo bijkomend gevorderd. D. TAALGEBRUIK Alle aankondigingen voor activiteiten in het gemeenschapscentrum Felix Sohie mogen enkel in het Nederlands gebeuren. Voor hun contacten met de cultuurbeleidscoördinator, het AGB HOLAR, de gemeente Hoeilaart en de Raad van Beheer GC Felix Sohie zullen de gebruikers zich steeds van de Nederlandse taal bedienen.

4 De wetten en verordeningen i.v.m. het taalgebruik in publieke aangelegenheden, dienen uiteraard strikt te worden nageleefd. E. SPECIFIEKE VOORWAARDEN De maximum capaciteit van de zalen wordt bepaald volgens de lijst in bijlage. Deze capaciteit mag onder geen beding overschreden worden. Mogelijke gevolgen bij overschrijding van dit aantal vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de organisator. Elke huurder is zelf verantwoordelijk voor het klaarzetten van de zaal (tafels, stoelen, podiumelementen ). De tribune weliswaar wordt in- en uitgeschoven alleen door gemeentepersoneel. De huurder moet wel de stoelen van de tribune open- en dichtklappen. Onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit dient elk lokaal in staat van ontvangst achtergelaten te worden. Al het aangevoerde materiaal van de huurder dient door deze huurder zelf verwijderd te worden. De regelgeving in verband met lawaaihinder en op het gebied van geluidsnormen voor muziekactiviteiten is van toepassing. In het gebouw geldt een volledig rookverbod. Gebruik van vuur-, rook- of ontploffingsmechanismen en ontvlambare materialen is verboden. Afwijkingen hierop voor culturele activiteiten dienen aangevraagd te worden voor wat betreft de grote zaal aan de Cultuurbeleidscoördinator die dit voorlegt aan het Directiecomité van het AGB Holar. De organisatoren richten zich naar de wettelijke bepalingen betreffende de in acht te nemen brandveiligheidsmaatregelen. Bij het aankleden van de zaal en in de rest van het gebouw is het verboden versieringen aan te brengen die blijvende schade berokkenen (kleefband, strips, duimspijkers, nagels ) De bezoekers zijn onderworpen aan alle wettelijke bepalingen en in het bijzonder op de beteugeling van de dronkenschap, en aan de gemeentelijke reglementen betreffende drankslijterijen. De huurder is met betrekking tot het drankverbruik gehouden aan het exclusiviteitscontract afgesloten tussen het AGB HOLAR en de gemeente Hoeilaart enerzijds en Drankenhandel BVBA L. VAN TUYCOM, G. Dekleermaekerstraat 14 in 1560 Hoeilaart , anderzijds. F. AANSPRAKELIJKHEID - VERZEKERINGEN De brandpolis voorziet een algemene afstand van verhaal ten voordele van alle huurders/gebruikers. AGB HOLAR en de gemeente Hoeilaart kunnen nooit aansprakelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen.

5 AGB HOLAR en de gemeente Hoeilaart kunnen nooit verantwoordelijk gesteld worden voor materiaal dat binnengebracht of achtergelaten wordt door de gebruiker, noch voor mogelijke diefstallen, noch voor beschadiging. Voor tentoonstellingen aller aard is de gebruiker verplicht een verzekering af te sluiten ter dekking van de tentoongestelde zaken. De verenigingen van wie er permanent inboedel wordt gestockeerd in het GC FS, zijn verplicht hun inboedel te verzekeren tegen brand. G. SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING Bij het organiseren van manifestaties met reproductie van tekst en muziek, dient de organisator zich zelf in verbinding te stellen met SABAM i.v.m. de auteursrechten. Het AGB Holar / gemeentebestuur betaalt op jaarbasis het basistarief billijke vergoeding voor muziek en drank. H. OPRUIMEN Na de activiteit ruimt de huurder de lokalen op : - Bij het verlaten van alle lokalen en zalen moet de verlichting uit zijn en moet de deur gesloten worden. - Bij het verlaten van de vergaderlokalen moeten de stoelen en tafels opnieuw goed geschikt worden (zie plan in lokaal). - Bij het verlaten van de keuken en cafetaria dienen alle glazen, bestek, servies en kookpannen omgewassen en in de voorziene kasten geplaatst te zijn. Tafels en stoelen moeten gereinigd en opnieuw goed geschikt worden. - De huurder is verplicht zelf voor handdoeken, afwasmiddel en vuilniszakken van de intercommunale Interrand (Hoeilaart, Overijse, Tervuren) te zorgen. - Het afval wordt gesorteerd en de vuilniszakken worden op de voorziene plaats klaargezet. - Het leeggoed moet gesorteerd en in de bakken teruggezet worden. - In de theaterzaal en de polyvalente zaal dienen de vouwtafels en stoelen gereinigd op de voorziene plaats teruggezet te worden. - Het open- en dichtklappen van de stoelen van de tribune gebeurt door de huurder, in overleg met de Dienst Cultuur en Toerisme van de gemeente Hoeilaart. - Het AGB Holar / gemeentebestuur stelt poetsgerei ter beschikking (emmer, borstel, aftrekker, dweil, vuilnisblik en handborstel,.). I. NOODUITGANG De uitgangen en nooduitgangen moeten altijd vrij van hindernissen gehouden worden en toegankelijk zijn voor de hulpdiensten. Voor de uitgang mogen geen voertuigen geparkeerd worden. J. CONTACT MET DE DIENST CULTUUR EN TOERISME Bij de huur van een vergaderlokaal dient de sleutel afgehaald te worden de dag voordien of de dag zelf, tijdens de openingsuren, bij de gemeente Hoeilaart. De sleutel dient teruggebracht te worden bij de gemeente Hoeilaart p.a. Dienst Cultuur en Toerisme ten laatste de dag na de vergadering.

6 Voor de huur van de theaterzaal, polyvalente zaal, cafetaria en keuken wordt met de gemeente Hoeilaart p.a. Dienst Cultuur en Toerisme afgesproken wanneer de sleutel afgehaald en teruggebracht wordt. De gebruiker heeft meldingsplicht bij de gemeente Hoeilaart van schade en defecten in alle lokalen en zalen in het gemeenschapscentrum. K. BIJZONDERE BEPALING De interpretatie en de toepassing van dit huishoudelijk reglement en het opleggen van sancties behoren tot de bevoegdheid vande gemeente Hoeilaart en het AGB Holar. Het AGB HOLAR, de gemeente Hoeilaart, de Raad van Beheer GC Felix Sohie en de cultuurbeleidscoördinator hebben steeds toegang tot alle zalen en lokalen. De conciërge is beschikbaar voor dringende hulp en vragen als er geen ander personeel aanwezig is. De coördinaten van de conciërge zijn te vinden op verschillende plaatsen in het gemeenschapscentrum. GEZIEN EN GOEDGEKEURD DOOR DE GEMEENTERAAD IN ZITTING VAN AANWEZIG : VERONTSCHULDIGD: Marc VANDERLINDEN,voorzitter Tim VANDENPUT, burgemeester Jean-Pierre MAEYENS, Els UYTTERHOEVEN, Sylvie GAHY, Jean-Paul VAN HORENBEKE, Henri VANDERLINDEN, schepenen Jan VAN ASSCHE, Ghislain DEWOLF, Alain BORREMAN, Eddy BOYDENS, Wim LAUREYS, Pieter ROWIES, Eva DE BLEEKER, Danny DE RUDDER, Steven COPPENS, Youri VANDERVAEREN, Eliane BEERNAERT, Marie-Paule BOCKSTAL, Jean CHARLIER, raadsleden Geert RAYMAEKERS, secretaris Wilfried VAN RAEMDONCK, OCMW-voorzitter Franco BUSATO, raadslid De Gemeentesecretaris, NAMENS DE RAAD : De Voorzitter, G. RAYMAEKERS. M. VANDERLINDEN *****