Agendapunt /10a. Plan van Eisen huisvesting hoofdkantoor. 1) Strategisch huisvestingsplan GGDrU

Transcriptie

1 Oplegnotitie bestuur Agendapunt /10a AB 127a Voorstel voor de vergadering van: Algemeen Bestuur GGDrU Datum vergadering: 27 maart 2019 Onderwerp: Portefeuillehouder: Indiener: Bijlage: Plan van Eisen huisvesting hoofdkantoor dhr. Eijbersen secretaris 1) Strategisch huisvestingsplan GGDrU Gevraagd besluit Het algemeen bestuur van de GGDrU besluit: Kennis te nemen van het Strategisch Huisvestingsplan GGDrU. Kennis te nemen van de, door het dagelijks bestuur, voorgestelde uitwerking ten aanzien van het hoofkantoor van GGDrU, zijnde o o het opstellen van een Plan van Eisen voor het hoofdkantoor het uitwerken van scenario koop (verbouwen huidige locatie) en huur (verkopen huidige locatie en huren alternatief). Toelichting GGDrU is gevormd uit een aantal transities in de afgelopen jaren. Het gevolg hiervan is onder meer dat de huisvesting van GGDrU niet eenduidig is georganiseerd en de huisvesting eilandjes bij GGDrU in stand houdt. Voorts is bezetting van gebouwen een issue (overbezetting/onderbezetting). Tevens zijn er signalen van medewerkers dat sommige ruimten het gevoel van onveiligheid geven. En tenslotte is er de beweging van GGDrU, waarbij samenwerken intern en extern, met stakeholders zoals gemeenten en ketenpartners, essentieel is vanwege de meervoudigheid van vraagstukken en de diversiteit in het sociale domein van gemeenten. Daartoe is tijd- en plaats onafhankelijk werken steeds meer wenselijk. Dit laatste is ook een maatschappelijke ontwikkeling die mensen in staat stelt verschillende rollen en verantwoordelijkheden, privé en in het werk, te combineren. GGDrU beschikt over circa 60 locaties waarvan het merendeel wordt gebruikt voor de taken op het gebied van de jeugdgezondheidszorg (CB-locaties). De directe huisvestingskosten (huur, nutskosten en inrichting) hiervan worden afgewikkeld met de betreffende gemeente. Het hoofdkantoor en de regiokantoren worden door alle disciplines gebruikt en worden gefinancierd door 26 gemeenten (uitgezonderd de ruimten die uit 1

2 niet gemeentelijke inkomsten worden gefinancierd, zoals Reizigers, inspecties tattoopiercing etc). Bijdrage huisvesting aan doelstellingen GGDrU Welke bijdrage kan huisvesting leveren aan de doelstellingen van GGDrU? Huisvesting kan een bijdrage leveren aan een professionele uitstraling en goed werkgeverschap. Tevens kan de juiste functionaliteit van huisvesting zorgen voor een verhoogde zichtbaarheid met toevoeging het resultaat van samenwerking van interne en externe gebruikers. Opdracht en doel strategisch huisvestingsplan Eind 2017 is na aanbesteding de opdracht gegund aan draaijer+partners om tot een strategisch huisvestingsplan te komen. Daarbij was het doel dat het strategisch huisvestingsplan een sturingskader zou geven waaraan de huidige huisvestingsportefeuille maar ook nieuwe initiatieven van GGDrU getoetst kunnen worden. Aanpak Om tot dit strategisch huisvestingsplan te komen is onderzocht wat het primair proces van GGDrU omvat, nu en in de toekomst. Waarvoor is de huisvesting nodig? Er is door draaijer+partners gestart met deskresearch, zijn daarna interviews gehouden met het management en zijn werksessies georganiseerd met gebruikers. Ook zijn op twee locaties (Stadsplateau te Utrecht en De Dreef 5 in Zeist) bezettingsgraadmetingen gehouden. Opzet rapport strategisch huisvestingsplan In hoofdstuk een wordt bovenstaande beschreven. In hoofdstuk twee wordt de organisatie beschreven, waaronder missie, visie, kerntaken, werkgebied, opzet van de organisatie, doelgroepen/ activiteiten en trends/ ontwikkelingen. In hoofdstuk drie wordt het huisvestingsbeleid beschreven, waaronder mobiliteitsbeleid, manier van (samen)werken, huisstijl en uitstraling. In hoofdstuk vier worden de organisatie-onderdelen van GGDrU in drie huisvestingsgroepen ingedeeld, afhankelijk van het klantcontact. Vervolgens zijn de locatie- en inrichtingscriteria per organisatieonderdeel bepaald en is de huidige huisvesting in het licht van die criteria bekeken. In het laatste hoofdstuk (vijf) worden de conclusies verwoord en is het advies per huisvestingsgroep op een rij gezet. Daarbij is specifiek aandacht besteed welke stappen doorlopen moeten worden om te komen tot een besluit over het toekomstig gebruik van de locatie De Dreef 5 in Zeist. Trends/ontwikkelingen Hierbij kan gedacht worden aan onder meer de verdergaande digitalisering (waaronder de vervanging van een digitaal (kind)dossier), ruimere of andere openingstijden, bredere inzetbaarheid van het Service Center JGZ, verdergaande samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering met Veiligheidsregio Utrecht, landelijke aansturing van Tuberculose bestrijding, overname van de uitvoeringswerkzaamheden seksuele gezondheid van het UMC, groei/krimp van activiteiten en meer samenwerking met ketenpartners. Mobiliteit Als locatiecriterium voor haar huisvesting stelt het Strategisch Huisvestingsplan: Iedere locatie moet goed bereikbaar zijn met de auto en als het kan ook zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. De interpretatie van goed bereikbaar kan voor de diverse organisatieonderdelen wel verschillen. 2

3 Meer samenwerken Als tweede speerpunt op de bestuursagenda staat interne cohesie tot stand brengen. Voor de toekomst wordt een GGD beoogd die toekomstbestendig is, past in een netwerkomgeving, bewegelijk en veerkrachtig is en in dialoog invulling geeft aan de rol van de GGD als vertrouwde adviseur. Rond het thema hoe samenwerken kwamen in de interviews en werksessies de volgende steekwoorden naar voren: tijd en ruimte om te ontmoeten met extra aandacht voor de balans tussen communiceren en concentreren, flexibel, aandacht voor privacy en combineren overleg met ontspanning. Huisstijl en uitstraling Op basis van input vanuit de werksessies kan de huisstijl en uitstraling kernachtig worden samengevat in enerzijds herkenbaar zijn als GGDrU én aansluiten op de doelgroep en anderzijds professioneel, gastvrij en laagdrempelig. Indeling huisvestingsgroepen Binnen GGDrU kunnen feitelijk drie huisvestingsgroepen worden onderscheiden: a. die met fysiek klantcontact (JGZ, Reisadvies, Seksuele Gezondheid, TBC en een gedeelte van OGGZ); b. die zonder fysiek klantcontact (Gezondheidsbeleid, MMK, IZB, THZ, Toezicht (WMO / Kinderopvang), Forensische geneeskunde en een gedeelte van OGGZ, Service Center JGZ, crisisorganisatie); c. die zonder klantcontact (management en ondersteunende diensten). Locatie- en inrichtingscriteria In de uitwerking van het strategisch huisvestingsplan zijn vervolgens per huisvestingsgroep de locatiecriteria en inrichtingscriteria beschreven, en zijn deze criteria versus de bestaande situatie beschouwd. Voor de verdere uitwerking hiervan wordt verwezen naar pagina 12 tot en met 20 van het strategisch huisvestingsplan. Conclusie voor de verschillende huisvestingsgroepen Huisvestingsgroep met fysiek klantcontact JGZ Het bestaande Programma van Eisen (PvE) voldoet, met onder meer een locatienormering voor het aantal locaties voor stedelijk gebied op basis van 1 per 500 geboortes per jaar en niet-stedelijk gebied op basis van 1 per ongeveer 5 km. De wachtkamer 0-4 jaar kan eventueel voor overleggen ingezet worden. Extra aandacht wordt gevraagd voor de mogelijkheid om te kunnen telefoneren (privacy). Een afname van het aantal locaties is eventueel vanuit het locatiecriterium nog mogelijk. Aandachtspunt is nog het meer herkenbaar zijn van de locaties (de vindbaarheid). Inmiddels zijn daar al verbeteringen op doorgevoerd, zoals bewegwijzering, uniforme huisstijl gebruiken en het toepassen van GGDrU kleuren. Daarnaast is het advies om het PvE te monitoren of dit aangepast moet worden, vanwege onder meer de digitalisering binnen de JGZ. TBC De locatie (Stadsplateau Utrecht) is optimaal bereikbaar met het openbaar vervoer. Het parkeren is een probleem en ook kostbaar. De huidige inrichting voldoet. Het optimaliseren van gebruik van spreekkamers en werkplekken is nog mogelijk, naar aanleiding van de meting bezettingsgraad. Door met name de uitbreiding van de 3

4 werkzaamheden van Seksuele Gezondheid (overname van de SG-werkzaamheden van UMC) per 1 januari 2019 is de situatie wel gewijzigd. Reisadvies Het bestaande Programma van Eisen voldoet, met een locatiecriteria dat de reisafstand 45 minuten mag zijn. Dan zou alleen de locatie Stadsplateau Utrecht al voldoen (nu ook gehuisvest in Amersfoort en Zeist). Bij Reisadvies komen echter bezoekers ook vanuit de hele provincie en van provincies daarbuiten. Parkeren in Utrecht is daarbij een knelpunt. Per 1 januari 2019 wordt de dienstverlening niet meer vanuit het pand Poststede 5 (Nieuwegein) aangeboden, mede omdat dit pand verkocht wordt. Fysiek klantcontact uit het hoofdkantoor is (nog) actueel. In de loop van 2019 wordt onderzocht of het aanbieden van dienstverlening vanuit een andere locatie in Zeist nog wenselijk is. Vanuit het Strategisch huisvestingsplan komt naar voren dat het hoofdkantoor zich hier niet voor leent. De bezettingsgraad in Utrecht kan nog intensiever, al geldt ook hier dat de situatie is gewijzigd met de uitbreiding van werkzaamheden van Seksuele Gezondheid per 1 januari Geadviseerd wordt om te onderzoeken of de balies van Reizigers en TBC in Utrecht samengevoegd kunnen worden. Seksuele Gezondheid Het Programma van Eisen is inmiddels opgesteld. Inmiddels zijn op de gehuurde ruimten in de locatie Stadsplateau Utrecht in samenspraak met de verhuurder een tweetal mobiele belunits geplaatst. Ook wordt gebruik gemaakt van twee bestaande spreekkamers (na enkele gewenste aanpassingen), die al door TBC werden gebruikt. OGGZ De huidige locatie in Amersfoort is recent ingericht. Het voorkomen van vermenging van klanten op deze locatie is hierbij noodzakelijk. Het huidige Programma van Eisen voldoet. Huisvestinggroepen zonder fysiek klantcontact of zonder klantcontact De meeste organisatie-onderdelen zonder fysiek klantcontact of zonder klantcontact zijn gehuisvest in het (eigendoms)pand op De Dreef 5 in Zeist ( hoofdkantoor ). De werkplekbezetting is hier gemiddeld 29% met een hoogste piek van 66%. De vergaderpieken liggen heel hoog. Elkaar ontmoeten vindt nu plaats in vergaderruimten, die zich daar niet goed voor lenen. De meting is daar in pieken 100%. De locatie kan beter benut worden. Feit is wel dat veel medewerkers bij GGDrU parttime werken maar wel op dezelfde dagen. Er zijn veel gesloten ruimten en te weinig plekken om elkaar te ontmoeten. Het pand is binnenshuis akoestisch niet goed geïsoleerd en de klimaatomstandigheden zijn niet goed in te regelen. Parkeervoorziening is beperkt en wordt soms als een knelpunt ervaren (al is er voldoende parkeerruimte in de buurt van De Dreef 5). Er is geen echte specifieke ruimte ingericht voor de crisisorganisatie. In geval van een crisis wordt gebruik gemaakt van vergaderruimten op De Dreef 5. Het gebruik van ruimten voor crisis heeft uiteraard voorrang op ander gebruik. Het vernieuwde Service Center JGZ is gehuisvest op de Dreef 21 (gebouw achter De Dreef 5). Wellicht is het mogelijk om in de toekomst het Service Center het Klant Contact Centrum te laten zijn voor planningen, afspraken etc. voor eerstelijns vragen. De locatie voldoet uitstekend. 4

5 Vervolgtraject Op basis van de conclusies uit het Strategisch huisvestingsplan zijn tenminste qua anders/slimmer benutten van de locaties/ruimten de navolgende keuzes te maken: a. JGZ locaties worden verminderd daar waar mogelijk, behouden waar nodig. Dit zal in samenspraak met de betreffende gemeenten plaatsvinden, mede omdat de betreffende gemeente de huisvestingslasten draagt. b. Onderzocht kan worden of de balies van TBC en Reisadvies kunnen worden samengevoegd, zodat de vrijkomende ruimte optimaler kan worden ingezet. Betreft Stadskantoor Utrecht. c. Verkenning wat met De Dreef 5 in Zeist ( hoofdkantoor ) gaat gebeuren. De Dreef 5 is in eigendom van GGDrU, sinds In de afgelopen jaren is het (groot) onderhoud tot een minimum beperkt om geen onnodige desinvesteringen te doen. Echter, de mogelijkheid van verder uitstel is niet langer wenselijk en houdbaar. Er moet groot onderhoud plaatsvinden van het koelsysteem en ook vervanging van brand- en elektrische installaties is noodzakelijk. Deze zijn overigens voorzien en kunnen gedekt worden uit de voorziening groot onderhoud. Voor de verkenning wordt gekeken naar wat GGDrU nodig heeft. Wat is nodig om een goede functionaliteit na te streven waarbij de medewerkers een werkomgeving hebben die past bij deze tijd en ook voldoet aan de eisen die ons werk stelt (om bijvoorbeeld intern en extern samen te werken). Op welke wijze kunnen we de professionele organisatie een gastvrije uitstraling geven met goed werkgeverschap? Het huidige pand aan De Dreef 5 voldoet hier in de huidige inrichting niet aan. Dat betekent dat een Programma van Eisen (PvE) opgesteld moet worden, dat als basis dient voor de bepaling van de locatie en inrichting van het hoofdkantoor. Dan zijn er feitelijk drie scenario s te onderscheiden: Verbouwen en blijven gebruiken Is een scenario indien op basis van het op te stellen (PvE) blijkt dat het pand aan De Dreef 5 wel kan voldoen maar dat een verbouwing daarvoor noodzakelijk is. GGDrU blijft het pand dan nog tenminste 15 jaar gebruiken en eigenaar. Verkoop en terug huren Is een scenario indien op basis van het op te stellen PvE blijkt dat het pand aan De Dreef 5 wel kan voldoen maar dat een verbouwing noodzakelijk is. Er wordt tevens een koper van het pand gevonden waarbij een huurperiode door GGDrU van het pand (bijvoorbeeld 10 jaar) onderdeel uitmaakt van de verkoop (zogenaamde sales-andlease back constructie). Het eigendom van het pand gaat dan over naar de koper. Voordeel is dat GGDrU na de huurperiode vrij is om eventueel een ander pand te betrekken, en minder beheerstaken zelf moet doen. 5

6 Verkoop huidig pand en ander pand huren Is een scenario indien op basis van het PvE blijkt dat het pand niet kan voldoen (ook niet na een verbouwing). Het pand aan De Dreef 5 wordt dan verkocht en GGDrU betrekt een ander pand om de betreffende organisatie-onderdelen te huisvesten. In de vergadering van het dagelijks bestuur van 30 januari 2019 heeft het bestuur geconstateerd dat het nu tijd is om huisvesting op basis van goed doordachte uitgangspunten aan te pakken. Het dagelijks bestuur heeft ambtelijk de opdracht gegeven tot de uitwerking van een Plan van Eisen (PvE). Daarbij heeft het bestuur aangegeven bij de uitwerking specifiek aandacht te besteden aan de knoppen vierkante meters en deeltijdfactor. Tevens heeft het dagelijks bestuur gevraagd de scenario s koop (1) en huur (3) uit te werken en een sale en lease back optie (2) terug laten komen onder de uitwerking van optie huur. Financiële consequenties Eventuele financiële consequenties volgen in de begroting(swijziging) 2020 (en volgende jaren) van GGDrU. Verdere behandeling Het uitwerken van het Plan van Eisen moet zorgvuldig plaatsvinden, mede omdat het als basis dient voor de verdere uitwerking van de scenario s en daarmee de strategische keuze van het toekomstig hoofdkantoor. Gekoerst op de agendering ervan in het dagelijks bestuur van 25 september 2019 en het algemeen bestuur van 30 oktober