Overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking BESTEK Organisatie VGC-studiedag TAAL

Transcriptie

1 BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bestek Organisatie VGC-studiedag TAAL Overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking BESTEK Organisatie VGC-studiedag TAAL Onderwerp: Organisatie VGC-studiedag TAAL Opdrachtgevend bestuur: Vlaamse Gemeenschapscommissie, algemene directie Onderwijs en Vorming, Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel Meer inlichtingen kunnen ingewonnen worden bij de algemene directie Onderwijs en Vorming op het nummer Uiterlijk in te dienen op 13 december 2012 om 13 uur. 1

2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 1. Situering van de opdrachtgever De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. Vanuit Nederlandstalig perspectief geeft ze aan de grootstad en het gebruik van haar mogelijkheden vorm en inhoud. De Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt deze missie waar vanuit haar institutionele positionering en haar bevoegdheden inzake onderwijs, welzijn, en cultuur. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat voor een assertieve, open en zelfverzekerde Vlaamse gemeenschap die evident aanwezig is in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en die de stad mee uitbouwt. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. 2. Situering van de opdracht De Vlaamse Gemeenschapscommissie voert in het Brusselse hoofdstedelijke gewest al jaren een taalbeleid waarbij ze het belangrijk vindt: het gebruik van het Nederlands in het Brusselse hoofdstedelijke gewest te versterken; een positieve houding tegenover het Nederlands in een meertalige omgeving te stimuleren; een positieve houding tegenover meertaligheid in het algemeen te ondersteunen; de kwaliteit van het taalgebruik te verbeteren. Dit beleid heeft geresulteerd in heel wat initiatieven die deze doelstellingen nastreven. De VGC wil tonen wat er op het terrein van haar gemeenschapsbevoegdheden gebeurt rond taal, in het bijzonder rond de versterking van het Nederlands in een meertalige omgeving. Daarom plant zij een studiedag taal in mei De studiedag is een transversaal initiatief, d.w.z. van alle VGC-beleidsdomeinen, met de actieve inbreng van de taalondersteuners die binnen de verschillende beleidsdomeinen actief zijn én in samenwerking met partners (zie verder). Opzet studiedag Het opzet van de studiedag(en) is tweeledig: - Een draagvlak creëren bij het Brusselse werkveld voor het taalbeleid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie; - Ook geïnteresseerde organisaties en instellingen buiten Brussel laten kennis maken met de initiatieven die de VGC op het vlak van taal en taalbeleid neemt. De focus ligt op het belang van het Nederlands in een meertalige omgeving en wat de Vlaamse Gemeenschapscommissie doet, initieert, ontwikkelt om de kennis van het Nederlands bij anderstaligen te verbeteren, in het bijzonder bij kinderen en jongeren. We willen tonen hoe we in onderwijs, in consultatiebureaus, in kinderdagverblijven, in IBO s, in het jeugdwerk, in bibliotheken, in opleidingen, tewerk gaan om het Nederlands te versterken. 2

3 De visietekst Taalbeleid van de VGC, goedgekeurd in november 2011 vormt de basis. Deze is terug te vinden op > algemeen > taal(beleid). De doelgroep Bestuurders, leidinggevenden en teams op het terrein, al wie professioneel bezig is met taal en taalbeleid en geïnteresseerd is in de initiatieven die de Vlaamse Gemeenschapscommissie op dat vlak neemt: de instellingen en organisaties van het middenveld die de VGC subsidieert en waarvan de VGC verwacht dat ze een laagdrempelige en Nederlandstalige werking hebben of uitbouwen; de instellingen en organisaties die een Vlaamse erkenning hebben en die actief zijn in het Brusselse hoofdstedelijke gewest (niet noodzakelijk gesubsidieerd door de VGC, bv. kinderdagverblijven); de instellingen en organisaties uit de Brusselse rand en uit andere grootsteden die geïnteresseerd zijn in de uitdaging en in de initiatieven die de Vlaamse Gemeenschapscommissie op dat vlak neemt. De grootte van de doelgroep: 150 à 200 deelnemers (per dag zie verder) Algemeen concept van de studiedag De studiedag(en) is (zijn) bedoeld om al wie op één of andere manier professioneel bezig is met taal, te inspireren en te motiveren om concrete invulling te geven aan het eigen taalbeleid binnen de eigen organisatie. Het is de betrachting dat wat wordt aangeboden tijdens deze studiedag(en) een meerwaarde biedt en verrijkend en verdiepend zal werken. De studiedag(en) neemt (nemen) de vorm aan van een beurs of markt, waar geïnteresseerden een keuze kunnen maken tussen een aantal sessies, workshops, presentaties, De workshops en sessies moeten de kaders voor de verdere uitwerking van het eigen taalbeleid aanreiken, de presentaties moeten vooral gericht zijn op praktijkervaringen en ontwikkeling van materialen. De studiedag(en) begint (beginnen) en eindigt (eindigen) met een plenair gebeuren. De studiedag kan één of twee dagen omvatten. De inhoud die aan bod komt en de gebruikte werkvormen moeten gevarieerd zijn. Trefwoorden zijn: inspireren en interactief. De opdracht De administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie staat in de voor organisatie van de studiedag, samen met het Onderwijscentrum Brussel en de taalondersteuners van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De partners zoals Huis van het Nederlands Brussel, RIC Foyer, Brusselleer en Bru-Taal werken actief mee aan de invulling van de studiedag. Ter ondersteuning van de organisatie stelt de administratie een extern bureau aan. De opdracht bestaat uit 1. verder uitwerken van het concept van de studiedag en 2. de ondersteuning en begeleiding van de concrete organisatie van de studiedag (voorbereiding en realisatie), beide in nauwe samenwerking met de administratie en de partners van de VGC, vertegenwoordigd in een projectgroep die de voorbereiding opvolgt. Meer concreet gaat het over: voorstellen formuleren voor een programma met gevarieerde en interactieve werkvormen, afgestemd op het publiek en de inhoud, binnen het vooropgestelde concept; opmaken draaiboek voor de voorbereiding en de realisatie studiedag; verzamelen en/of realiseren van het nodige ondersteunende materiaal (film, foto s, ) bij de werkvormen; voorstellen formuleren voor geschikte moderatoren; ondersteuning en begeleiding studiedag zelf; inhoudelijke rapportering bij de studiedag. 3

4 De kosten voor de locatie, moderatoren, inschrijvingen, catering promotie en communicatie over studiedag, vallen buiten deze opdracht. Een prijsmarge zal meegedeeld worden. De aanmaak van het nodige ondersteunende materiaal (zie boven) valt wel binnen de opdracht. De locatie wordt gezocht door de opdrachtgever. Timing Gunning opdracht: uiterlijk op 3 januari 2013 Kick-offvergadering: in de week van 7 januari 2013 Voorbereiding programmavoorstel i.s.m. projectgroep (administratie en partners): januari 2013 Definitief programmavoorstel + draaiboek voorbereiding: uiterlijk eind januari 2013 Concrete voorbereiding i.s.m. projectgroep (administratie en partners): februari - april 2013 Draaiboek verloop studiedag: uiterlijk eind februari 2013 Studiedag: x mei 2013 (nog te bepalen) Rapportage: studiedag + 7 dagen Einde opdracht: studiedag + max. 14 dagen In de fasering wordt een regelmatige terugkoppeling gepland naar een projectgroep, zodat de tussentijdse resultaten kunnen getoetst, gefocust en geconsolideerd worden. De projectgroep wordt voorgezeten door de algemene directie Onderwijs en Vorming en bestaat uit een beperkte delegatie van de verschillende beleidsdomeinen, het Onderwijscentrum Brussel, de dienst Communicatie, en vertegenwoordigers van de inhoudelijke partners. 3. De offerte De offerte moet de volgende elementen bevatten: 1. Het volledig ingevulde inschrijvingsformulier; 2. Voorstel van mogelijk programma en moderatoren; 3. Voorstel van aanpak, planning en organisatie; 4. Een forfaitaire prijs (advies, projectopvolging, nodige briefings, verplaatsingen, afstand van auteursrecht ); 5. Documentatie en referenties van gelijkaardige opdrachten; 6. De vermelding dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie de exclusieve eigendom verwerft van alle binnen de opdracht ontwikkelde concepten en producten. Elke indiener kan twee voorstellen indienen: een hoofdvoorstel en een variante. 4

5 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1. Wettelijke bepalingen Volgende bepalingen zijn van toepassing op deze opdracht, voor zover er door dit bestek niet wordt van afgeweken: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken. 2. Opdrachtgevend bestuur Het opdrachtgevend bestuur is de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel. De inschrijver moet alle formele briefwisseling met betrekking tot deze opdracht richten aan Vlaamse Gemeenschapscommissie, algemene directie Onderwijs en Vorming, t.a.v. Anne Geeroms, Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel. 3. Aard van de opdracht Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een opdracht voor aanneming van diensten. 4. Gunningswijze De gunning van de opdracht gebeurt volgens overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De offertes worden beoordeeld door een interne commissie bestaande uit één vertegenwoordiger van de dienst Communicatie, één vertegenwoordiger van de entiteit Onderwijscentrum Brussel, één vertegenwoordiger van het beleidsdomein Welzijn, Gezondheid en Gezin, één vertegenwoordiger van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd en Sport en één vertegenwoordiger van het beleidsdomein Onderwijs en Vorming. De algemene directie Onderwijs en Vorming zit deze commissie voor. 5. Gunningscriteria Bij de gunning van de opdracht wordt in gelijke mate rekening gehouden met de volgende criteria: Voorstellen o de voorstellen voor werkvormen, locatie en moderatoren Aanpak o de algemene aanpak, planning en projectorganisatie o het maatwerk in de aanpak en de kwaliteit van de dienstverlening o aangetoonde ervaring in gelijkaardige opdrachten Prijs o 5 de transparantie en voordeligheid van de gedetailleerde prijsopgave 6. Bijkomende inlichtingen

6 Voor bijkomende informatie kunt u terecht bij Anne Geeroms ( anne.geeroms@vgc.be). 7. Prijs en prijsbepaling De opdracht wordt uitgevoerd tegen een forfaitaire prijs, inclusief btw. Het maximumbedrag bedraagt EUR (btw inbegrepen). Er wordt geen prijsherziening toegepast. Van de inschrijver wordt verondersteld dat hij zowel in zijn eenheidsprijs als in zijn totale prijs alle kosten en om het even welke heffingen, heeft begrepen. 8. Betaling Betalingen worden uitgevoerd door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De betaling geschiedt op basis van facturen na verstrekte en aanvaarde diensten. Tussentijdse facturatie kan enkel voor afgewerkte en aanvaarde deelprestaties, mits voorafgaand akkoord van de opdrachtgever. De opdrachtnemer voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij elke factuur. Facturen moeten volgende gegevens bevatten: Nummer van de bestelbon Btw-nummer + tarief Bankrekeningnummer Factuurnummer Alle facturatiebedragen worden uitgedrukt in EUR. Facturen worden geadresseerd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën E. Jacqmainlaan Brussel Facturen worden uitbetaald binnen een periode van 50 kalenderdagen na aanvaarding ervan. 9. Borgstelling De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. btw, van de opdracht op jaarbasis. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro. Overeenkomstig de wet- en reglementbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 6-1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr ) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; - 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale

7 7 Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; - 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; - 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: - 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; - 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; - 3 hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; - 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; - 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie algemene directie Onderwijs en Vorming t.a.v. Anne Geeroms Emile Jacqmainlaan Brussel De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. 10. Duur van de overeenkomst De opdracht is gegund wanneer aan de betrokken inschrijver kennis is gegeven van de goedkeuring van zijn inschrijving via een schrijven. De datum van de start van de opdracht is de datum van de kick-off (7 januari). De opdracht eindigt maximum 14 dagen na afloop van de studiedag. 11. Inschrijving De offertes zijn in het Nederlands opgesteld en moeten uiterlijk op het tijdstip, vermeld in het punt opening van de offertes (zie verder) in het bezit zijn van de algemene directie Onderwijs en Vorming.

8 Belangrijke opmerkingen: Offertes die te laat worden bezorgd, worden niet meer in aanmerking genomen. Het bestuur houdt zich het recht voor om een onvolledige inschrijving zonder meer te weigeren, bij gebrek aan beoordelingsgegevens die van essentieel belang zijn voor de conformiteit van de inschrijving. De inschrijvingen worden in drievoud ingediend waarvan één als origineel wordt aangeduid en de overige als fotokopie. De inschrijvingen worden ofwel onder enkele omslag die definitief gesloten moet zijn, afgegeven tegen ontvangstbewijs op Vlaamse Gemeenschapscommissie algemene directie Onderwijs en Vorming t.a.v. Anne Geeroms Emile Jacqmainlaan Brussel De binnen- en buitenomslag moeten de vermelding dragen: OFFERTE Organisatie VGC-studiedag TAAL 12. Uiterlijke indieningsdatum De offertes moeten uiterlijk op 13 december 2012 om 13 uur in het bezit zijn van de opdrachtgever via een aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs. 8

9 OFFERTEFORMULIER VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE algemene directie Onderwijs en Vorming OFFERTEFORMULIER voor de opdracht vermeld in het bestek Organisatie VGC-studiedag TAAL 1. Ondergetekende Naam en voornaam: Adres: Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: ofwel in geval van een vennootschap Handelsnaam: Maatschappelijke zetel: Rechtsvorm: Nationaliteit: Naam, hoedanigheid, adres ondertekenaar: Telefoonnummer(s) Faxnummer(s) adres BTW-nummer RSZ-nummer Rekeningnummer 2. Verklaring De ondergetekende, wiens identificatiegegevens hierboven werden opgegeven, verbindt zich ertoe op zijn roerende en onroerende goederen, de bovengenoemde opdracht uit te voeren volgens de bepalingen en de voorwaarden vastgesteld door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Hij voegt een document bij waarin een antwoord gegeven wordt op de vragen die gesteld worden in punt 5 van omschrijving van de opdracht. 9

10 De opdracht zal uitgevoerd worden voor de forfaitaire som van: (btw excl.) (btw incl.) Ondergetekende verklaart tevens dat hij in alle nodige werken, leveringen en diensten heeft voorzien om een volledige uitvoering van de opdracht te realiseren. Ondergetekende geeft de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toelating om bij andere organismen of inrichtingen alle nuttige inlichtingen van financiële en morele aard over hem in te winnen, meer in het bijzonder bij de R.S.Z., in verband met zijn rekening bij deze dienst. 3. Betalingen De verschuldigde bedragen dienen gestort te worden op rekeningnummer: op naam van: 4. Voertaal Voor alle bepalingen omtrent bovengenoemde opdracht en de betrekkingen met het opdrachtgevend bestuur, is de voertaal het Nederlands. Opgemaakt te op De inschrijver Handtekening Naam en functie Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure voor de organisatie van de studiedag taal nr van De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Guy VANHENGEL 10