VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE DIENSTEN VAN DE LEIDEND AMBTENAAR

Transcriptie

1 BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bestek DLA/COM/10.04 Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de verdere ontwikkeling van de portaalsite muntpunt.be VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE DIENSTEN VAN DE LEIDEND AMBTENAAR BESTEK ONDERHANDELINGSPROCEDURE VOOR DE VERDERE ONTWIKKELING VAN DE PORTAALSITE MUNTPUNT.BE Uiterste datum voor het indienen van offertes: Maandag 29 november 2010 om uur Offertes in te dienen bij: Vlaamse Gemeenschapscommissie Diensten van de Leidend ambtenaar - Communicatie Erik Hulsbosch Lombardstraat Brussel

2 HOOFDSTUK 1 - ALGEMENE BEPALINGEN 1.1. OPDRACHTGEVEND BESTUUR De opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, voor wie optreedt het collegelid bevoegd voor onderwijs, vorming, begroting en communicatie. De volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Vlaamse Gemeenschapscommissie Diensten van de leidend ambtenaar - Communicatie Lombardstraat Brussel Tel: 02/ Fax: 02/ Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd VOORWERP EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een dienstenopdracht (in de zin van art. 5 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten). Beknopte omschrijving van de opdracht: De uit te voeren opdracht bestaat uit verdere ontwikkeling van de portaalsite muntpunt.be. Voor de nadere omschrijving van de opdracht verwijzen we naar hoofdstuk 3 van dit bestek met de technische voorschriften GUNNINGSWIJZE EN INDIENING VAN DE OFFERTES De gunning van de opdracht gebeurt volgens de procedure van gunning via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De offerte, het inschrijvingsbiljet en bijlagen worden ingediend in een gesloten omslag met vermelding van: niet te openen: offerte Inschrijving voor de verdere ontwikkeling van de portaalsite muntpunt.be Besteknummer DLA/COM/10.04 Ingeval van verzending per post, onder aangetekende zending of gewoon, wordt deze gesloten omslag in een tweede omslag gestoken. Op de buitenomslag dient genoteerd: niet te openen: offerte Inschrijving voor de verdere ontwikkeling van de portaalsite muntpunt.be Besteknummer DLA/COM/10.04 De offertes moeten uiterlijk op 29 november 2010 om u. bezorgd zijn op het onderstaande adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Diensten van de leidend ambtenaar - Communicatie Erik Hulsbosch Lombardstraat Brussel Tel: 02/ Fax: 02/

3 1.4. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE EN REGLEMENTAIRE BEPALINGEN De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering inzake de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de onderstaande wettelijke en reglementaire teksten te kennen en te aanvaarden. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden. Alle wijzigingen en aanvullingen op voormelde wet en besluiten. HOOFDSTUK 2 - ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 2.1. PRIJS EN PRIJSBEPALING Deze opdracht is een opdracht tegen een forfaitaire prijs, inclusief btw. Het maximumbudget voor deze opdracht bedraagt EUR (exclusief btw) INHOUD EN VORM VAN DE OFFERTE De offerte moet de onderstaande documenten bevatten om beoordeeld te kunnen worden: 1. Het inschrijvingsbiljet met de globale prijs, opgesteld volgens het model dat bij het bestek is gevoegd. Het inschrijvingsbiljet moet worden ingevuld, gedateerd en ondertekend door de persoon die bevoegd is om de inschrijver te binden. 2. Een voorstel van aanpak voor de 3 onderdelen (organisatie, methode, inspiratie) 3. Twee cases: - een voorstel van nieuwe homepagina voor muntpunt.be - het inbrengen van het VGC-product cultuurwaardebon in de huidige muntpuntsite 4. Een toelichting van de interne organisatie (wie doet wat) TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie met het opdrachtgevende bestuur GUNNINGSCRITERIA De opdrachtgever kiest de regelmatige offerte die volgens haar op het vlak van kwaliteit/prijs het voordeligst lijkt, op grond van de volgende criteria en dat in gelijke mate: 1. de aanpak en de dienstverlening 2. de conceptuele en creatieve kwaliteit van de cases 3. de kostprijs. 3

4 2.5. BORGTOCHT De borgtocht is vastgesteld op 5% van het bedrag van de overeenkomst, zoals bepaald in artikel 5, 1 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september Het bedrag wordt naar het hogere tiental afgerond. Binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de goedkeuring van zijn inschrijving werd betekend, dient de inschrijver aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie het bewijs te leveren van de borgtochtstelling, overeenkomstig artikel 5, 3 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september De borgtocht wordt vrijgegeven na beëindiging van de opdracht. In elk geval stuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid GELDIGHEIDSDUUR VAN DE INSCHRIJVINGEN De geldigheidsduur van de inschrijvingen bedraagt 60 kalenderdagen AUTEURSRECHTEN De indiening van de offerte geldt als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van de hierna opgesomde auteursrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht. Dit geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik worden aangemaakt: 1. het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht; 2. het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling; 3. het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht; 4. het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, ook door externe organisaties en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het globale bedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding PRIJSHERZIENING Er is geen prijsherziening van toepassing 2.9. BETALINGSMODALITEITEN De betaling geschiedt op basis van facturen na verstrekte en aanvaarde diensten. De dienstverlener voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij elke factuur. Facturen moeten de volgende gegevens bevatten: nummer van de bestelbon btw-nummer + tarief bankrekeningnummer factuurnummer 4

5 Alle facturatiebedragen worden uitgedrukt in Euro. Facturen worden geadresseerd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Lombardstraat BRUSSEL Facturen worden uitbetaald binnen een periode van 50 kalenderdagen na aanvaarding ervan RECHTSVORDERINGEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands UITVOERINGSTERMIJNEN De uitvoeringstermijn bedraagt 6 maanden na de gunning van de opdracht ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS ZIJN INBEGREPEN De inschrijver wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijs alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Alle kostenbepalende elementen voor de uitvoering van de opdracht zijn in de prijzen inbegrepen, zoals: de administratieve en secretariaatskosten; de loonkosten en andere kosten verbonden aan het uitvoeren van de opdracht; de verplaatsingskosten; de vervoerkosten. HOOFDSTUK 3 - TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 3.1. SITUERING VAN DE OPDRACHT Vlaamse gemeenschapscommissie De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling, opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari Binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, is de VGC bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies (welzijn en gezondheid). De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels hoofdstedelijke gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. Vanuit Nederlandstalig perspectief geeft ze aan de grootstad en het gebruik van haar mogelijkheden vorm en inhoud. De Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt deze missie waar vanuit haar institutionele positionering en haar bevoegdheden inzake cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen. 5

6 De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat voor een assertieve, open en zelfverzekerde Vlaamse gemeenschap die evident aanwezig is in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en die de stad mee uitbouwt. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op Muntpunt.be Muntpunt, een Vlaams communicatiehuis in Brussel, is het ambitieus beleidsproject dat een gemeenschappelijk informatie-, communicatie- en promotiebeleid wil voeren voor alle bewoners en bezoekers van Brussel. Muntpunt wordt ondergebracht in het Monnaie House op het Muntplein in hartje Brussel en zal in 2012 zijn deuren openen. De Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek (HOB) en Onthaal en Promotie Brussel (OPB) vormen vandaag twee belangrijke bouwstenen van dit huis. Hun werkingen worden geïntegreerd in Muntpunt. Muntpunt wordt naast een moderne bibliotheek ook een centrum met hoofdstedelijke uitstraling, voor informatie over en promotie van het Nederlandstalige netwerk van gemeenschapsdiensten en voorzieningen, van evenementen en andere stadsinformatie. Muntpunt.be is voorlopig een overgangswebsite, de eerste digitale opstap naar Muntpunt met als hoofdbrok een geïntegreerde zoekmotor op de bibcatalogus, uitgebreid met de evenementenkalender UitinBrussel. Op de website is de huidige dienstverlening van de Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek en van Onthaal en Promotie Brussel op een geïntegreerde wijze toegankelijk en raadpleegbaar zijn. Ook de werkzaamheden aan het gebouw en de voortgang van de deeltrajecten van het project kunnen er op de voet gevolgd worden OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Luik I: Het uittekenen van de portaalsite voor Brussel (de muntpuntsite versie 2) Situering Het gaat over het realiseren van een digitale portaal van stads- en gemeenschapsinformatie voor Brussel in een samenwerkingsplatform met de verschillende stakeholders. Er bestaat reeds een overgangssite met waarin de content van de sites van de Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek (HOB) en Onthaal en Promotie Brussel (OPB) is samengebracht samen met informatie van andere actoren. De uitdaging bestaat er in om alle aanwezige maar ook wenselijke inhouden en functies op het vlak van informatie, communicatie en promotie in één toegankelijke portaal samen te brengen. Belangrijke bronnen zijn: - de huidige muntpunt.be die herwerkt moet worden tot nieuwe portaalsite; - digitaalbrussel.be die geïntegreerd moet worden in de nieuwe portaalsite; - het inhoudelijk kader van Muntpunt (zie bijlage). Belangrijke vormen en toepassingen zijn: - portaalsites; - websites en webpagina s (corporate, product, evenement, dienstverlening, ); - nieuwsbrieven; - formulieren; - dienstverlening; 6

7 - databanken. De inhoudelijke basisstructuur bestaat uit de bibliotheek enerzijds en 4 inhoudelijke domeinen anderzijds: - cultuur en vrije tijd; - welzijn en gezondheid; - onderwijs en vorming; - wonen en werken. Belangrijke inhouden om te integreren zijn alvast: - scholeninformatie (zie onderwijsinbrussel.be); - culturele agenda (zie - wooninformatie (zie woneninbrussel.be); - het vormingsaanbod ( - sportinformatie (zie vgc.be/sport) - een digitale kaart ( - zorgzoeker (zorgzoeker.be) en andere welzijnsinfo (bwr.be); - portalen in ontwikkeling op het vlak van jeugd, onderwijs en gemeenschapscentra. De volgende taalvisie wordt gehanteerd: Muntpunt communiceert in principe Nederlandstalig. Als contacttalen gebruikt men ook het Frans en het Engels. Afhankelijk van het thema, de actie of de doelgroep kan ook in andere talen gecommuniceerd worden. De portaalsite moet ook geconcipieerd worden als instrument bij de informatiebemiddeling via de telefoon of aan de balie. Er moet voldaan worden aan de anysurfersnormen voor toegankelijkheid voor personen met een functiebeperking (Belgisch kwaliteitslabel voor toegankelijke websites). Belangrijke digitale instrumenten waarmee moet rekening gehouden worden, zijn: - de Aquabrowser - het CMS-systeem Drupal - SQL als taal voor het beheren van relationele databanken De opdracht De opdracht binnen dit luik kent de volgende onderdelen die gelijktijdig en in onderlinge samenhang ontplooid moeten worden: a. Het opmaken van de webarchitectuur van de home- en onderliggende pagina s Dit betreft de functionele en conceptuele voorbereiding en heeft de volgende elementen: - een oplijsting van de informatieve, interactieve en promotionele vereisten op korte en lange termijn; - de definitie van het platformconcept; - een gelaagd concept voor de verschillende mogelijkheden voor de inbreng van partners. b. Het uitwerken van het organisatorisch kader Dit onderdeel heeft de volgende elementen: - een oplijsting van de verschillende actoren (samen met de opdrachtgever); - een uitklaring van de verschillende verantwoordelijkheden en rollen van alle (interne en externe) actoren en een situering van de juridische elementen (auteursrecht, redactionele aansprakelijkheid, ); - een kwaliteitszorgsysteem; 7

8 - een overzicht van de processen en procedures; - een algemeen model voor de opvolging en samenwerking; - het uitwerken van een formeel kader voor de verschillende samenwerkingmodaliteiten en verantwoordelijkheden. c. Het uitwerken van het technisch kader Het formuleren van een advies over eventueel aan te kopen IT instrumenten voor de ondersteuning van de organisatie, de webontwikkeling en en het onderhoud, de functionele eisen waaraan ze moeten voldoen en een marktonderzoek naar producten en leveranciers. d. Het definiëren en realiseren van samenwerkingstrajecten Het uitwerken van minstens 5 verschillende door de opdrachtgever te bepalen samenwerkingstrajecten met externe partners (in kaart brengen van het inhoudelijk, vormelijk, technisch, juridisch en organisatorisch kader voor de samenwerking). e. Het uitwerken van de vormgeving De ontwikkeling van 10 door de opdrachtgever aan te geven webpagina s (overeenstemmend met de verschillende mogelijkheden voorzien in de webarchitectuur). Hierbij wordt voortgebouwd op de vormelijke kenmerken van de overgangssite en op het huisstijlrichtlijnen van Muntpunt. f. De evaluatie en bijsturing op basis van een gebruikersonderzoek Het testen van de voorstellen bij de gebruikers op toegankelijkheid, overzichtelijkheid, gebruikersgemak, en het bijsturen van de voorstellen op basis hiervan. g. Het uitwerken van een tijdsplan en een budget voor realisatie Het becijferen van de kosten verbonden met de ontwikkeling en het onderhoud van de Brusselse portaalsite en het schetsen van een tijdsplan voor de realisatie (al dan niet gefaseerd) Luik II: Het uitwerken van de VGC-inbreng in de portaalsite voor Brussel Situering De Vlaamse Gemeenschapscommissie is niet alleen een mede-organisator van Muntpunt (naast de Vlaamse Gemeenschap) maar beschikt als lokale overheid ook over een uitgebreid digitaal aanbod (onder allerlei vormen en formaten - informatief, communicatief en interactief) relevant voor de Muntpuntsite zoals: - scholeninformatie (zie onderwijsinbrussel.be); - wooninformatie (zie woneninbrussel.be); - het vormingsaanbod ( - een digitale kaart ( - het aanbod van VGC-diensten en van organisaties waarvan de VGC inrichtende overheid is (cultuurwaardebon, speelpleinen, Stadskriebels, Gouden Ketjes, sport, kinderopvang, scholen, gemeenschapscentra, zie ook vgc.be). De opdrachtnemer moet de VGC bijstaan in haar inbreng in de Muntpuntsite. Hierbij wordt uitgegaan van het binnen luik I ontwikkelde materiaal en van de missie en opdrachten van de VGC. 8

9 De opdracht De opdracht binnen dit luik kent de volgende onderdelen: a. Het opmaken van het conceptueel kader Dit onderdeel bestaat uit de volgende elementen: - het opstellen van een detailleerde situering van de huidige en wenselijke digitale initiatieven van de VGC en van de in haar opdracht ontwikkelde of te ontwikkelen initiatieven (wat, wie, met wie, voor wie, waarom, waar, wanneer, hoe, ). De opdrachtgever zal hiervoor een uitgebreide insteek geven. - voor alle digitale VGC-initiatieven wordt de gewenste relatie tot Muntpunt bepaald: de omschrijving van de mogelijkheden (in kern, periferie, ), de criteria daarvoor (op basis van de missie en opdrachten van de VGC en van Muntpunt), de concrete oplijsting van dit alles. - het uitwerken en vastleggen van een set van uitgangspunten, wensen en normen mbt de informatieverwerking, de complementariteit, de positionering (corporate en branding), de kwaliteit, het taalgebruik, de rollen en verantwoordelijkheden, de soorten en aard samenwerkingsverbanden, de juridische elementen (eigenaarschap, redactie, copyright, aansprakelijkheid, ). - een opgave van de te ontwikkelen instrumenten en de eisen waaraan ze moeten voldoen voor het feitelijk inbrengen van digitale VGC-producten in de Muntpuntsite. Dit alles moet resulteren in een overzicht en situering van de digitale VGC-producten op te nemen in de Muntpuntsite en in een conceptueel kader voor de realisatie daarvan (de selectie, de inhoud, de vorm, de werkwijze en de modaliteiten). b. De productontwikkeling Het gaat over de concrete uitwerking van het hoger besproken instrumentarium. De volgende elementen zijn hier van belang: - het opstellen van een model voor de algemene organisatie, de opvolging, de processen en procedures. - uitwerken van een set typewerkwijzen en de onderdelen ervan. Een typewerkwijze is een onderling samenhangend geheel van een visualisering, tekst, techniek, organisatie en minimumcontext (wat minstens van het originele concept moet meegedragen worden). Voor elke soort digitale inbedding wordt minstens 1 typewerkwijze opgemaakt. - uittekenen van de technische (IT- en beheersmatig) tools (welke, welke voorwaarden, marktverkenning, bestekken) Als resultaat wensen we een model voor monitoring van het geheel en een concrete, volledige en onmiddellijk realiseerbare aanpak voor elke mogelijke situatie met uitzondering van die technische tools waarvoor in deze fase enkel een technische situering (omschrijving, kwaliteitsvoorwaarden, compatibiliteiten, normen, eisen, shortlists, ) mogelijk is. * * * * * * * * * * * * * * 9

10 INSCHRIJVINGSFORMULIER BESTEK: ONDERHANDELINGSPROCEDURE VOOR DE VERDERE ONTWIKKELING VAN DE PORTAALSITE MUNTPUNT.BE 1. Ondergetekende Naam en voornaam: Vlaamse Gemeenschapscommissie Diensten Leidend Ambtenaar - Communicatie Adres: Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Telefoonnummer: ofwel in geval van een vennootschap Handelsnaam: Maatschappelijke zetel: Rechtsvorm: Nationaliteit: BTW-nummer: Naam, hoedanigheid, adres ondertekenaar: Telefoonnummer: Inschrijvingsnummer R.S.Z. 10

11 2. Verklaring De ondergetekende, wiens identificatiegegevens hierboven werden opgegeven, verbindt zich ertoe op zijn roerende en onroerende goederen, de bovengenoemde opdracht uit te voeren volgens de bepalingen en de voorwaarden vastgesteld door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De opdracht zal worden uitgevoerd voor de forfaitaire som van: in letters (btw excl.) in cijfers. (btw excl.) waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:... Ondergetekende verklaart tevens dat hij in alle nodige werken, leveringen en diensten heeft voorzien om een volledige uitvoering van de opdracht te realiseren. Ondergetekende geeft de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toelating om bij andere organismen of inrichtingen alle nuttige inlichtingen van financiële en morele aard over hem in te winnen, meer in het bijzonder bij de RSZ, in verband met zijn rekening bij deze dienst. 3. Betalingen De verschuldigde bedragen dienen gestort te worden op rekeningnummer:.. op naam van:.. 4. Voertaal Voor alle bepalingen omtrent bovengenoemde opdracht en de betrekkingen met het opdrachtgevend bestuur, is de voertaal het Nederlands. Opgemaakt te op. De inschrijver - Handtekening... Naam en functie... Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het bestek en het uitschrijven van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de verdere ontwikkeling van de portaalsite muntpunt.be nr van De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Jean-Luc VANRAES 11