BESTEK nr. 1 BEPERKTE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE REALISATIE VAN EEN VERNIEUWDE PORTAALSITE

Transcriptie

1 Opdrachtgevend Bestuur : Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Algemene Zaken Dienst Communicatie Lombardstraat BRUSSEL BESTEK nr. 1 BEPERKTE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE REALISATIE VAN EEN VERNIEUWDE PORTAALSITE Datum van opening van de inschrijvingen: 4 september 2006 om 10 uur Plaats van opening van de inschrijvingen: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Algemene Zaken Dienst Communicatie T.a.v. Manu Cremers Lombardstraat Brussel

2 Hoofdstuk 1. Omschrijving van de opdracht 1.1. Situering Opzet: de website hertekenen tot een overzichtelijke en publieksgerichte portaalsite over Brussel. Brussel omvat hier het hele grondgebied van het Brussels hoofdstedelijk gewest. Doel: de vernieuwde portaalsite wil mensen wegwijs maken in Brussel. Het doelpubliek van de portaalsite omvat de Nederlandstalige Brusselaar en geïnteresseerde anderstalige Brusselaar, de mensen die werken (pendelaars) en verblijven in de stad of andere gebruikers van en geïnteresseerden in de stad. Visie: het grondgebied van het Brussels hoofdstedelijk gewest bevat een kluwen aan instellingen, organisaties en initiatieven. Het is voor de burger niet eenvoudig om hierin zijn weg te vinden. Een overzichtelijke portaalsite kan mensen helpen in hun zoektocht naar nuttige informatie. De portaalsite wil de weg wijzen binnen dit kluwen en uitgroeien tot een echte Vlaams Brusselse portaalsite waarbij de samenwerking met de partners wordt uitgebouwd en synergieën optimaal worden benut. Kernbegrippen bij de ontwikkeling van de nieuwe portaalsite zijn publieksgerichtheid, helderheid en complementariteit aan bestaande Brusselse websites. Publieksgerichtheid betekent dat informatie toegankelijk moet zijn en dat ook rekening wordt gehouden met de diversiteit onder de Brusselse bevolking. Helderheid slaat op het overzichtelijk en duidelijk presenteren van de inhoud, waarbij zowel het taal als beeldgebruik zo toegankelijk mogelijk moeten zijn. Complementariteit betekent het maximaal benutten van synergieën tussen bestaande digitale informatiedragers, met een bijzondere plaats voor de verschillende websites van de Vlaamse Gemeenschapscommissie ( de website van Onthaal en Promotie Brussel ( en het gezamenlijke digitale initiatief van de Brusselse regionale mediapartners ( Informatie: de portaalsite moet vertrekken vanuit de inhoud en niet vanuit structuren, instellingen en organisaties. De portaalsite bestaat uit een portaalpagina met een reeks algemene thema s die doorverwijst naar een tweede, dieperliggende pagina met een reeks subthema s. De portaalsite omvat dus een tweevoudige structuur waarbij op de meest publieksvriendelijke en heldere manier wordt doorverwezen naar de verschillende informatiedragers. Deze benadering sluit het beste aan bij de behoeften van de burger. Inhoudelijk moet de portaalsite volledig zijn, in die zin dat alle aspecten van het leven, wonen, werken en verblijven in Brussel aan bod moeten komen. vult deze informatie niet zelf in, maar verwijst zoveel mogelijk door naar kwaliteitsvolle Brusselse Nederlandstalige websites, waarbij en een belangrijke plaats innemen. Indien nodig zal zelf informatie opnemen wanneer geen geschikte alternatieve websites voorhanden zijn ( blinde vlekken ) of wanneer deze oplossing het meest efficiënt is. Er wordt m.a.w. doorverwezen naar andere websites, tenzij er goede redenen zijn om dit niet te doen. Belangrijk in dit verband zijn de gebruiksvriendelijkheid van de websites en het publieksgerichte en heldere taalgebruik ervan. Vetrekkend vanuit een publieksgerichte houding, is het mogelijk dat voor bepaalde informatieinhouden meerdere toegangen voor één onderwerp gerealiseerd worden. Verdere inhoudelijke documenten waarop kan worden voortgebouwd, zullen door de dienst Communicatie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie worden aangeleverd. Integratie van bestaande informatiedragers en producten: 1. Maximaal benutten en integreren van de digitale kaart die een centrale rol speelt in het overzichtelijk aanbieden van informatie. Het integreren van de interne (VGC) en externe bestaande informatieinstrumenten die het zoeken naar informatie drastisch vereenvoudigen: scholendatabank, het 2

3 grote cursusaanbod, verenigingendatabank, spin databank (sportinfrastructuur), databank van de Brusselse Welzijns en gezondheidsraad, etc. 2. Op een heldere en doordachte manier doorverwijzen naar de culturele agenda van Onthaal en Promotie Brussel (OPB) en andere digitale informatieproducten van OPB. 3. Op een heldere en doordachte wijze doorverwijzen naar digitale informatieproducten van de websites van de Brusselse Nederlandstalige mediapartners, w.o Doorverwijzen en waar mogelijk integreren van belangrijke Brusselse websites en informatieproducten: de eigen websites van de mediapartners, etc. Vormgeving : de vormgeving moet in functie staan van de inhoud van de portaalsite. De vormgeving dient het publieksgerichte karakter van de website te ondersteunen. De vormgeving staat los van de corporate kenmerken van de communicatieproducten van de drie partners (VGC, OPB en brusselnieuws d.i. de drie mediapartners) De opdr acht Concreet bestaat de opdracht uit : 1. Het uitwerken van een creatief concept voor de portaalsite; 2. Het uitwerken van een samenhangende vormgeving van de portaalsite; 3. Het uitwerken van een overzichtelijke en duidelijke structuur van de portaalsite; 4. Het integreren van bestaande informatieinstrumenten in de website; 5. Het aanleveren van alle nodige elementen voor de aanmaak van de templates/website; De opdracht omvat niet het bouwen van de eigenlijke website, maar wel de aanlevering van alle nodige elementen die toelaten de website uit te bouwen. Hiertoe wordt systematisch overleg gepleegd met de dienst Communicatie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De opdracht omvat evenmin het toeleveren van de inhouden (de eigenlijke inhoud van de website), maar wel de vertaling van deze inhouden in een sterk communicatief concept De offerte De offerte moet de volgende elementen bevatten: 1. Een forfaitaire prijs (concept, ontwerp, illustraties, projectopvolging, nodige briefings, verplaatsingen, afstand van auteursrecht ) voor de punten 1 tot en met 5 van de opdracht; 2. Een voorstel van concept, vormgeving en structuur. Concreet wordt gevraagd een voorstel van homepage uit te werken en één onderliggende pagina (subthema), met de nodige toelichting; 3. Een accurate weergave van de aangeboden dienstverlening en werkwijze en de concrete namen van wie daarvoor intern wordt ingeschakeld. Belangrijke opmerking hierbij is: De ingezette mensen vermeld in de offerte kunnen slechts gewijzigd worden na expliciet akkoord van de opdrachtgever. 4. De vermelding dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie de exclusieve eigendom verwerft van alle binnen de opdracht ontwikkelde concepten en producten; 5. Het engagement tot afwerking van de opdracht binnen de vooropgestelde termijn. Het project moet uiterlijk afgerond zijn vier maanden na de gunning van de opdracht. Hoofdstuk 2. Wettelijke bepalingen Volgende wettelijke bepalingen zijn van toepassing op deze opdracht: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken 3

4 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken Hoofdstuk 3. Bijzondere administratieve contractuele bepalingen 3.1. Opdr achtgevend bestuur Het opdrachtgevend bestuur is de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Directie Financiën en Algemene Zaken, dienst Communicatie, Lombardstraat 41 te 1000 Brussel. De inschrijver moet alle formele briefwisseling met betrekking tot deze opdracht richten aan Manu Cremers op bovenstaand adres. Tel.: 02/ , Fax.: 02/ , E mail : manu.cremers@vgc.be Gunningswijze De gunning van de opdracht gebeurt volgens de procedure van beperkte offerteaanvraag. De aankondiging van de samenstelling van een lijst van gegadigden gebeurde in het Bulletin der Aanbestedingen van het Belgisch Staatsblad (inlassing rubriek N17778 op 2 december 2005). De offertes worden beoordeeld door een interne commissie bestaande een vertegenwoordiging van Collegevoorzitter Guy Vanhengel, een vertegenwoordiging van de dienst Communicatie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, een vertegenwoordiging van en van Onthaal en Promotie Brussel (OPB) vzw Gunningscriteria Bij de gunning van de opdracht wordt rekening gehouden met de volgende criteria en dit in gelijke mate: de prijs de kwaliteit van het voorstel van creatief concept en structuur van de website de kwaliteit van de dienstverlening en voorgestelde werkwijze 3.4. Bijkomende inlichtingen Er wordt een mondelinge briefing georganiseerd op 10 augustus 2006 om u. De briefing zal plaatsvinden in het administratiehuis Lombard, Lombardstraat 41, 5 de verdieping te 1000 Brussel. Dit bestek geldt als uitnodiging Pr ijs en prijsbepaling De opdracht wordt uitgevoerd tegen een forfaitaire prijs, inclusief BTW. Het maximumbedrag bedraagt EUR (BTW inbegrepen) Duur van de overeenkomst De opdracht start na de gunning van de opdracht. De uitvoeringstermijn bedraagt vier maanden. De definitieve visualisering is onderworpen aan overleg met de opdrachtgever Inschrijving De offertes zijn in het Nederlands opgesteld en moeten uiterlijk op 4 september 2006 om 10 uur in het bezit zijn van de dienst Communicatie. Offertes die te laat worden bezorgd, wor den niet meer in aanmerking genomen. 4

5 De inschrijvingen worden, met uitzondering van de visualisering, in drievoud ingediend waarvan één als origineel wordt aangeduid en de overige als fotokopie. De inschrijving moet alle elementen bevatten die in punt 1.3 zijn opgesomd. De inschrijvingen worden ofwel onder enkele omslag die definitief gesloten moet zijn, afgegeven tegen ontvangstbewijs op de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, ofwel onder dubbele omslag opgestuurd naar de Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Algemene Zaken, dienst Communicatie, Lombardstraat 41, 5 de verdieping te 1000 Brussel, t.a.v. Manu Cremers. De binnen en buitenomslag moeten de vermelding dragen: INSCHRIJVING VOOR BEPERKTE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE REALISATIE VAN EEN VERNIEUWDE PORTAALSITE BESTEK NR. 1 DATUM OPENING: 4 september 2006 OM 10 UUR 3.8. Opening van de offertes De opening van de inschrijvingen vindt plaats in beperkte zitting op 4 september 2006 om 10 uur in het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Lombardstraat 41 te 1000 Brussel. Hoofdstuk 4. Offer tefor mulier 5

6 VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE DIRECTIE FINANCIËN EN ALGEMENE ZAKEN DIENST COMMUNICATIE OFFERTEFORMULIER voor de opdracht vermeld in bestek nr. 1. Omschrijving van de opdracht 1. Onder getekende Naam en voornaam: Adres: Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: ofwel in geval van een vennootschap Handelsnaam: Maatschappelijke zetel: Rechtsvorm: Nationaliteit: Naam, hoedanigheid, adres ondertekenaar: Telefoonnummer(s) Faxnummer(s) adres BTW nummer RSZ nummer Rekeningnummer 6

7 2. Verklaring De ondergetekende, wiens identificatiegegevens hierboven werden opgegeven, verbindt zich ertoe op zijn roerende en onroerende goederen, de bovengenoemde opdracht uit te voeren volgens de bepalingen en de voorwaarden vastgesteld door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Hij voegt een document bij waarin een antwoord gegeven wordt op de vragen die gesteld worden in hoofdstuk 1 van het bestek. (Eventueel kunnen hier alternatieve voorstellen gegeven worden.) De opdracht zal uitgevoerd worden voor de forfaitaire som van: (BTW excl.) (BTW incl.) Ondergetekende verklaart tevens dat hij in alle nodige werken, leveringen en diensten heeft voorzien om een volledige uitvoering van de opdracht te realiseren. Ondergetekende geeft de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toelating om bij andere organismen of inrichtingen alle nuttige inlichtingen van financiële en morele aard over hem in te winnen, meer in het bijzonder bij de R.S.Z., in verband met zijn rekening bij deze dienst. 3. Betalingen De verschuldigde bedragen dienen gestort te worden op rekeningnummer: op naam van: 4. Voertaal Voor alle bepalingen omtrent bovengenoemde opdracht en de betrekkingen met het opdrachtgevend bestuur, is de voertaal het Nederlands. Opgemaakt te op De inschrijver Handtekening Naam en functie 7