Bijzonder bestek nr. WG/2008/01 betreffende een opdracht voor aanneming van diensten via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

Transcriptie

1 BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bijzonder bestek nr. WG/2008/01 betreffende een opdracht voor aanneming van diensten via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking BIJZONDER BESTEK nr. WG/2008/01. Begeleidingsopdracht bij de opstart van nieuwe initiatieven buurtgerichte buitenschoolse opvang (IBO s volgens xyz-model ) OPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN VIA ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING 1

2 DEEL 1. VOORWERP VAN DE OPDRACHT 1. Het bestuurlijk kader en de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie De Vlaamse Gemeenschapscommissie is in Brussel bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden aangelegenheden (welzijn en gezondheid). De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft voor deze gemeenschapsaangelegenheden de bevoegdheid van inrichtende macht. Het Vlaams Parlement kan verordeningsbevoegdheid aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie overdragen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is enkel bevoegd voor instellingen die uitsluitend ressorteren onder de Vlaamse Gemeenschap. Niet voor personen, want de Brusselaars kunnen immers nooit verplicht worden een keuze te maken tussen één van beide gemeenschappen om in aanmerking te komen voor de diensten van deze gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de opvolger van de in 1971 opgerichte Nederlandse Commissie voor de Cultuur van de Brusselse agglomeratie (NCC). Zij nam in 1995 eveneens de gemeenschapsbevoegdheden over van de voormalige provincie Brabant. 2. Situering van de opdracht In uitvoering van het Beleidsplan Kinderopvang en Preventieve Gezinsondersteuning zullen najaar 2008 in Brussel vijf nieuwe initiatieven buurtgericht buitenschoolse opvang van start gaan. Drie initiatieven betreffen nieuwe vestigingsplaatsen van erkende IBO s, twee initiatieven zijn volledig nieuw. Deze uitbreiding wordt in eerste instantie gefinancierd door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (Stedenfonds) en het Gewest (geco-middelen). Vanuit de VGC wordt hierbij het xyz-model als uitgangspunt genomen. Dit model legt de nadruk op buurtgericht werken, netwerking tussen verschillende partners (school, jeugdwerk, sport- en vrijetijdsaanbod ) en delen van infrastructuur en personeel. Concreet betreft het een werking opgesplitst in een nest (geborgen opvang van (kleine) kinderen) en een web (een keuzeaanbod van vrijetijdsactiviteiten). Voor het nest blijven speciaal ingerichte, exclusieve lokalen noodzakelijk. Voor het web van activiteiten kan worden samengewerkt met lokale partners (voor zowel infrastructuur als begeleiding). Belangrijke doelstellingen in het xyz-model zijn: buurtgericht zijn kinderen worden gezien als actieve participanten in hun buurt het initiatief is drempelverlagend naar vrijetijdsorganisaties in de buurt organiseren van buitenschoolse opvang via samenwerkingsverbanden het project ontwikkelt door netwerking een aanbod aan activiteiten het project is netoverschrijdend aandacht voor het delen van infrastructuur Meer info over het xyz-model vindt u in het beleidsplan en in het eindrapport van het xyzactieonderzoek. Beide documenten kan u downloaden op de website (doorklikken op Welzijn en Gezondheid => Kinderopvang => Buitenschoolse opvang of Beleidsinfo). Vier initiatieven starten onmiddellijk met een concrete werking. Daartoe krijgen ze vanuit de VGC een basis middelenpakket gebaseerd op de enveloppe die K&G voorziet voor de werking van een IBO van 21 kindplaatsen (1/2 VTE coördinator en 2 VTE begeleiders (geco-contracten) + werkingsmiddelen (Stedenfonds). Één initiatief start met een prospectiejaar waarin ze de netwerking 2

3 zullen voorbereiden. Gezien het impulskarakter van het Stedenfonds is de doelstelling dat initiatieven vóór 2013 erkend en gefinancierd worden door Kind en Gezin. 3. Voorwerp van de opdracht: Gezien de complexiteit van de opstart van nieuwe IBO s, de beperkte draagkracht van sommige initiatieven en de beoogde buurtgerichtheid en netwerking, wil de VGC voorzien in een externe begeleiding van nieuwe initiatieven. Deze begeleiding zal worden gevolgd vanuit een reflectiegroep buitenschoolse opvang waarin volgende personen zetelen: coördinatoren van de IBO s, afgevaardigden vanuit de VGC-administratie (AD Welzijn en Gezondheid, AD Onderwijs en Vorming en AD Cultuur, Jeugd en Sport), Steunpunt GOK en Kind en Gezin. De begeleiding is op maat van de verschillende initiatieven en omvat minstens volgende diensten: 1. ondersteuning in het uitbouwen van hun netwerk a. mee opzetten en begeleiden van een plaatselijk overleg/stuurgroep b. ondersteuning bij het opstellen van samenwerkingsovereenkomsten c. helpen in het ontwikkelen van een visie/missie 2. ondersteuning in de opstart van de opvang met betrekking tot a. de uitbouw van een kwaliteitsvolle werking b. de werkorganisatie c. inrichting van de infrastructuur d. bepaling van ouderbijdrages e. opleiden en ondersteunen van werknemers 3. voorzitten van de reflectiegroep buitenschoolse opvang 4. mee opvolgen van het overleg met Kind en Gezin over de erkenning van het xyz-model De opdracht gaat van start in januari 2009 en duurt tot december Voor de uitvoering van de opdracht wordt de inzet van een voltijds begeleider verwacht die ervaring heeft in procesbegeleiding en coaching. Alle nieuw opgestarte IBO s worden begeleid. De intensiteit van de begeleiding is afhankelijk van de noodzaak. Resultaatsindicatoren na de begeleiding zijn: de aanwezigheid van een goed functionerend plaatselijk overleg/stuurgroep in ieder project de aanwezigheid van een visie/missie van ieder project de aanwezigheid van een kwaliteitsvolle minimale werking (concrete opvang) in ieder project (behalve waar het eerste werkjaar enkel prospectie is voorzien) de reflectiegroep wordt minstens 4-maandelijks samengeroepen het xyz-model is verder geconcretiseerd met het oog op de erkenning ervan door Kind en Gezin een eindverslag werd opgemaakt waarin de geleverde begeleiding en bereikte resultaten worden beschreven DEEL 2. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN A. TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING Op de aanneming zijn de voorschriften van dit bestek van toepassing alsmede, voor zover er door voornoemde bestekken niet wordt van afgeweken, de bepalingen en voorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken. 3

4 Zijn eveneens van toepassing: 1. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. B. AANBESTEDENDE OVERHEID Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC genoemd) Saintelettesquare BRUSSEL C. AARD VAN DE OPDRACHT Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een opdracht voor aanneming van diensten. Het definitieve bedrag mag de EUR (incl. btw) niet overschrijden. D. WIJZE VAN GUNNEN VAN DE OPDRACHT De opdracht zal worden gegund volgens de procedure van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. E. PRIJSBEPALING De aanneming betreft een opdracht voor een globale prijs die alle prestaties dekt, met inbegrip van alle kosten en zonder mogelijkheid van prijsherziening. De prijzen dienen opgegeven in EURO. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. De inschrijver voegt een gedetailleerde kostprijsberekening toe die aan de opdrachtgever toelaat zich een duidelijk beeld te vormen over de wijze van besteding van de middelen. F. INDIENING VAN DE OFFERTE De inschrijving wordt in één origineel en 1 kopie opgemaakt. Het inschrijvingsbiljet en de prijsopgaven moeten worden opgemaakt op het model gevoegd bij het bijzonder bestek. De inschrijvingen worden gericht aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie Algemene Directie Welzijn en Gezondheid, Lombardstraat 41 te 1000 Brussel en worden uiterlijk op 3 november 2008 om 12u00 ingediend. De omslag draagt behalve het hoger vermeld adres eveneens BESTEK WG/2008/01 in de linkerbovenhoek. De inschrijving dient uitsluitend in het Nederlands opgesteld te worden. G. GUNNINGSCRITERIA Bij de toewijzing van de opdracht zal rekening gehouden worden met de door de consultant voorgestelde methodologie en werkmethode. Meer bepaald wordt een overzicht gevraagd van de werkwijze, de planning, het totaal aantal werkdagen en het aantal werkdagen per onderdeel. 4

5 Een weging zal worden gemaakt op basis van volgende punten: 1. De ervaring op het gebied van projectbegeleiding (30%) 2. De expertise op het gebied van buurtgerichte initiatieven (20%) 3. De expertise op het vlak van kinderopvang, in het bijzonder buitenschoolse opvang (20%) 4. De kennis van het Brusselse werkveld (20%) 5. Het bedrag van de offerte (10%) Uitsluitingscriterium: om belangenvermenging te vermijden mag de indiener geen organiserend bestuur zijn van een betrokken initiatief. H. UITVOERINGSTERMIJN De uitvoeringstermijn voor het geheel van de opdracht loopt van 1 januari tot 31 december J. STUKKEN TE VOEGEN BIJ DE INSCHRIJVING De inschrijver is verplicht volgende stukken bij zijn inschrijving te voegen: 1. het inschrijvingsformulier (doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in het inschrijvingsformulier als de toegevoegde nota s moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden). 2. een uitgewerkt projectdossier waarin methodologie en werkmethode worden verduidelijkt alsook antwoord wordt gegeven op de opgegeven gunningscriteria. 2. een attest van de RSZ dat zijn toestand weergeeft en ten laatste daags voor de opening van de inschrijving is opgemaakt en waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de Sociale Zekerheid en de Bestaanszekerheid tot en met die welke slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de dag van de opening van de inschrijvingen. BELANGRIJKE OPMERKING: De Vlaamse Gemeenschapscommissie behoudt zich het recht om een onvolledige inschrijving zonder meer te weren bij gebrek aan beoordelingsgegevens die van essentieel belang zijn voor de conformiteit van de inschrijving. K. GELDIGHEIDSDUUR DER INSCHRIJVINGEN De bepalingen van artikel 116 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 zijn van toepassing. L. KENNISGEVING VAN DE KEUZE VAN DE INSCHRIJVER De opdracht is gegund wanneer aan de betrokken inschrijver kennis wordt gegeven van de goedkeuring van zijn inschrijving. Deze kennisgeving geschiedt bij gewone brief. 5

6 Uitvoeringsregels het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 Artikel 2 leiding De gemachtigde ambtenaar is de heer Mathieu Voets. Alle briefwisseling wordt aan hem gericht. De leiding en het toezicht op de uitvoering wordt verzekerd door mevrouw Ilse Verbeke (tel. 02/ ). Artikel 5, 1. Bedrag van de borgtocht De borgtocht is vastgesteld op 5% van het bedrag van de overeenkomst, zoals bepaald in artikel 5, 1 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september Het bedrag wordt naar het hogere tiental afgerond. Artikel 5, 3. Borgtochtstelling en bewijs van borgtocht Binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de goedkeuring van zijn inschrijving werd betekend, dient de inschrijver aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel het bewijs te leveren van de borgtochtstelling, overeenkomstig artikel 5, 3 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september Artikel 9, 1. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt ineens vrijgegeven na de oplevering. In elk geval stuur de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. Artikel 15 Betaling De betaling voor de opdracht geschiedt eventueel in schijven- tegen voorlegging van een gedagtekende en ondertekende factuur vergezeld van een gedetailleerde staat van prestaties, die zijns inziens, de gevraagde betaling rechtvaardigt. De factuur gestaafd door de gedetailleerde staat van prestaties dient uitsluitend verstuurd te worden naar volgend adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Lombardstraat Brussel Facturen worden betaald binnen een periode van 50 kalenderdagen na aanvaarding ervan. 6

7 INSCHRIJVINGSFORMULIER BIJZONDER BESTEK NR. WG/2008/01 Begeleiding bij de opstart van nieuwe initiatieven buurtgerichte buitenschoolse opvang Ondergetekende(n) (Naam en voornamen, hoedanigheid, adres, telefoonnummer) Handelend in persoonlijke naam of in naam van (handelsnaam of benaming en rechtsvorm) + adres Tel : Fax : Handelsregister (plaats, nummer): RSZ-nummer : BTW-nummer : Verbind(t)en er zich toe op haar/zijn (hun) roerende en onroerende goederen, voormelde opdracht uit te voeren overeenkomstig het bijzonder bestek nr. WG/2008/01 mits de som van in letterschrift EUR, inclusief 21% BTW in cijfers.eur, inclusief 21% BTW A. Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer. op naam van. B. Doorhalingen, toevoegingen of wijzigingen Alle doorhalingen, toevoegingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht (zoals de prijzen, de termijnen of methodiek) vormen, moeten ONDERTEKEND WORDEN DOOR DE INSCHRIJVER OF ZIJN GEVOLMACHTIGDE. Dit geldt eveneens indien gebruik gemaakt is van correctievloeistof of gelijkaardige correctiemiddelen. 7

8 C. Bij inschrijving zijn eveneens gevoegd - de stukken gedateerd en ondertekend overeenkomstig het bijzonder bestek. Gedaan te op De inschrijver(s) Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit 08/385 van 25 september 2008 houdende de goedkeuring van een bijzonder bestek en het uitschrijven van een opdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de begeleiding van de opstart van nieuwe initiatieven buurtgerichte buitenschoolse opvang De Collegeleden, Brigitte GROUWELS Pascal SMET Guy VANHENGEL 8