Werving- en selectiebeleid d.d. 8 februari 2018

Transcriptie

1 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 1 Werving- en selectiebeleid d.d. 8 februari

2 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 2 INLEIDING Medewerkers vormen de basis van de gemeente Nissewaard. Onze opgave is dan ook de juiste mensen binnen te halen, hen te binden en boeien en zich te laten ontwikkelen, maar hen ook op tijd weer te laten gaan om zo ruimte te maken voor nieuwe kennis en ervaringen vanuit de buitenwereld: de juiste medewerker op de juiste plek op het juiste moment. Naast deze in-, door-, en uitstroom wordt ingezet op reguliere mobiliteit. Om een adaptieve en kwalitatief hoogwaardige organisatie te zijn, is (interne) personeelsmobiliteit noodzakelijk. Mobiliteit is daarmee geen doel op zich, maar een middel om enerzijds op macroniveau een hoger aanpassingsvermogen van de organisatie te realiseren en anderzijds op microniveau de werkzekerheid en duurzame inzetbaarheid van de individuele medewerker vorm te geven. We maken als gemeente Nissewaard hiermee de beweging van lifetime employment naar lifetime employability. Waarom is een werving- en selectiebeleid nodig? Werving en selectie staat niet apart als instrument, maar hangt samen met de andere HR-instrumenten. De invulling van de instrumenten is afhankelijk van de visie en koers van de organisatie. Zie in onderstaand schema de relatie naar andere HR-instrumenten. Cultuur en Leiderschap Strategische Personeelsplanning Opleiding en Ontwikkeling Werving en Selectie Mobiliteit en Loopbaan Het goede gesprek Gezondheid en vitaliteit Voorwaarden en beloning Een werving- en selectiebeleid is nodig om de volgende redenen: - Het noodzakelijk aanwezig zijn van kwantitatief en kwalitatief personeel voor nu en in de toekomst om onze taken als gemeente Nissewaard te kunnen uitvoeren (Strategische Personeelsplanning); - Het realiseren van duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers door hun kansen te geven om zich te ontwikkelen en te kunnen doorstromen (loopbaan en mobiliteit); 2

3 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 3 - Het zoveel mogelijk voorkomen van het verlies van werk van onze medewerkers; Het bevorderen van de kansen van onze medewerkers op ander werk, het zich ontwikkelen als flexibele ambtenaar; Het realiseren van een evenwichtige opbouw van ons personeelsbestand, zowel in leeftijd als in man-vrouw verhouding, fulltime en parttime werk; Helderheid over de uitgangspunten, de kaders, doorlooptijd en de te hanteren procedures. Flexibiliteit en maatwerk centraal Om het aanpassingsvermogen van de organisatie te realiseren is het belangrijk om het werving- en selectiebeleid dusdanig flexibel op te stellen, zodat bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers ingespeeld kan worden op de behoefte van de organisatie. Door middel van een basis werving- en selectiebeleid zijn de algemene uitgangspunten vastgelegd. Hierbij spelen de kernwaarden en speerpunten die horen bij de visie van Nissewaard Leert! een belangrijke rol. De vaardigheden om continue te ontwikkelen en om te gaan met een dynamische omgeving staan met Nissewaard Leert! meer centraal dan, in veel gevallen, de inhoudelijke kennis. Deze elementen zullen een rol spelen in zowel de arbeidsmarktcommunicatie als de selectie van kandidaten. Een ander belangrijk uitgangspunt is van sollicitant tot kandidaat tot nieuwe medewerker ; een vlot verlopend en transparant instroomproces is hét visitekaartje van de gemeente Nissewaard. Nadat het werving en selectie traject is afgerond volgen nog een arbeidsvoorwaardengesprek, de administratieve verwerking in de personeelssystemen en, meer dan voorheen, de onboarding. Daarnaast is het belangrijk dat er per doelgroep maatwerk geleverd wordt, waarbij afstemming plaatsvindt tussen de betreffende vacaturehouder en de afdeling P&O. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een breed aanbod aan opties en werving- en selectie-instrumenten. 3

4 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 4 1. WERVING Uitgangspunt bij onze werving is dat verantwoordelijkheden zoveel mogelijk in de lijn zijn belegd. Een vacaturehouder is opdrachtgever richting de afdeling P&O voor een werving. Bij het bespreken van de vacature tussen de vacaturehouder en de afdeling P&O heeft laatstgenoemde hierin een adviserende en uitvoerende rol (partnership). Taakverschuiving, vacature of tijdelijke invulling (klus)? Het vertrek van een medewerker is aanleiding om eerst kritisch te kijken naar de taakverdeling binnen het team voordat een wervingsprocedure wordt ingezet. Een vacature of klus ontstaat als gevolg van het vertrek van een medewerker, een verschuiving of uitbesteding van taken, als gevolg van het opvangen van pieken of van verzuim of tijdelijke organisatietrajecten dan wel (ontwikkelings)projecten. De eerste vragen die de vacaturehouder of organisatie, in samenwerking met de afdeling P&O, stelt zijn: Is het noodzakelijk om deze vacature of klus in te vullen? Is het tijdelijk werk of structureel werk? Kan deze vacature worden opgesplitst in diverse klussen? Kan het werk ook op een andere wijze door herinrichting van de interne processen deels of geheel worden opgevangen? Kan het werk worden gedaan door een jongere of kan middels jobcarving (functiecreatie) de functie ook ingezet worden voor de realisatie van de banenafspraak1 (garantiebanen)? Kan het werk zodanig worden opgesplitst, dat er werk ontstaat voor personen met een arbeidsbeperking? Kan door samenwerking met andere organisaties het werk anders worden georganiseerd, waardoor wellicht een ander soort vacature of klus ontstaat? Is er voldoende formatie en budget aanwezig voor deze vacature of klus? In samenwerking tussen de vacaturehouder en de afdeling P&O zal een eerste check plaatsvinden op basis van beschikbare budget en formatie voor de vacature of klus. Bij het ontbreken van voldoende budget (formatie), dient mogelijk nadere besluitvorming plaats te vinden. Pas dan kan de vacature of klus worden opengesteld voor werving. 1 De doelgroepen van de banenafspraak zijn opgenomen in het zogenoemde doelgroepenregister UWV. Het gaat om: 1. Mensen met een WsW-indicatie; 2. (Voormalig) Wajongers met arbeidsvermogen; 3. Mensen met een WIW-baan (Wet Inschakeling Werkzoekenden) of ID-baan; 4. Mensen die onder de Participatiewet vallen en die door beperkingen niet het wettelijk minimumloon kunnen verdienen. 4

5 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 5 Wervingsstrategie Vacatures worden zo aantrekkelijk en dicht mogelijk bij de doelgroep gebracht. De vaardigheden om continue te ontwikkelen en om te gaan met een dynamische omgeving staan met Nissewaard Leert! meer centraal. In de werving wordt aansluitend hierop het volgende in de vacaturetekst(en) opgenomen: Nissewaard Leert! Wij willen als organisatie dat onze medewerkers in staat zijn zichzelf constant aan te passen aan de huidige ontwikkelingen in de samenleving. Leren is daarmee een vanzelfsprekendheid binnen de gemeente Nissewaard. Deze lerende organisatie maken we graag samen. En met we bedoelen we samen met jou! Goede vacatureteksten staan op de (digitale) plekken waar de doelgroep zich veelal bevindt. Waar nodig wordt hiervoor advies ingewonnen bij een recruitment marketingbureau en/of mediaruimte ingekocht. Daarnaast worden externe vacatures via social media (o.a. Facebook, Twitter, LinkedIn) verspreid. Zittende medewerkers worden actief geattendeerd op vacatures en gestimuleerd om vacatures in hun netwerk te delen. Voor moeilijk vervulbare functies werken we ook met referral recruitment2. Voor onze medewerkers geldt dat zij beter weten dan wie ook, wie er geschikt zijn voor het werken bij de gemeente Nissewaard. Iedereen kan op zijn eigen manier bijdragen aan het imago en de arbeidsmarktcommunicatie van de gemeente Nissewaard. De een doet dit door op een verjaardag aan mensen te vertellen over zijn of haar werk, de ander door een vacature te delen via LinkedIn. We verwachten dat onze medewerkers als ambassadeur3 een actieve bijdrage leveren aan het versterken van het merk gemeente Nissewaard. Hiervoor zijn ze zich altijd bewust dat je als ambassadeur hét gezicht bent van onze organisatie. Vroegtijdig aansluiten bij scholen Structureel is ook de communicatie op de scholen van belang. Via contacten met opleidingen en studieverenigingen wordt gezorgd voor zichtbaarheid en interactie middels studiebladen, bedrijfspresentaties, trainingen en (verplichte) stages. Daarbij zoekt de afdeling P&O de samenwerking op met de medewerkers/ ambassadeurs van gemeente Nissewaard. Want wie kan er nu beter over het werk van de gemeente Nissewaard vertellen dan onze eigen medewerkers? 2 Referral recruitment: gebruik maken van het informele netwerk bij werving. Zie bijlage 4. Hoe kunnen wij de ambassadeurs ondersteunen? LinkedIn training. Storytelling training. Instructie voor het delen van verhalen en vacatures. Produceren van verhalen voor de officiële kanalen i.s.m. de ambassadeur. Faciliteren eenvoudig delen via LinkedIn, Twitter. afhankelijk van de wensen/behoefte van de ambassadeurs. 3 5

6 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 6 Interne mobiliteit, de positie van sollicitanten en de plaatsingsvolgorde Interne mobiliteit geniet de voorkeur en gestreefd wordt naar een zo groot mogelijke slagingskans. Voor de voorrangskandidaten geldt een formele inspanningsverplichting van de organisatie om een (passende/ geschikte) functie4 aan te bieden. De voorrangskandidaat dient een passende of geschikte functie/ arbeid te aanvaarden. Voorrangskandidaten zullen voorrang krijgen boven alle in- en externe kandidaten. Na de toets op voorrangskandidaten (categorie A) is het uitgangspunt dat interne mobiliteit wordt gestimuleerd (categorie B en C). Categorie A: Voorrangskandidaten 1. Boventallige kandidaten. De ambtenaar met een aanstelling bij de gemeente Nissewaard die een besluit heeft ontvangen waarin is aangegeven dat hij/zij zijn/haar functie heeft verloren en niet is herplaatst in de formatie binnen de (nieuwe) organisatie. 2. Re-integratiekandidaten. De ambtenaar met een aanstelling bij de gemeente Nissewaard die in verband met ongeschiktheid ten gevolge van ziekte verhinderd is zijn arbeid te verrichten. En na 24 maanden ziekte uit moeten zien naar andere passende arbeid5. 3. Herplaatsingskandidaat. De ambtenaar die onbekwaam is zijn of haar functie te vervullen zonder dat er sprake is van verwijtbaar gedrag of houding6 (CAR/UWO 8:6). Een herplaatsingskandidaat is ook een ambtenaar die zijn of haar functie niet meer kan uitoefenen a.g.v. verstoorde arbeidsverhoudingen zonder dat er sprake is van verwijtbaar gedrag of houding (CAR/UWO 8:8). Voordat de vacature gepubliceerd wordt, heeft de afdeling P&O een actieve rol in de benadering van passende en geschikte voorrangskandidaten. Van de vacaturehouder wordt verwacht dat zij het belang van de gehele organisatie laten prevaleren boven het afdelingsbelang. De eis die wordt gesteld aan voorrangskandidaten om in aanmerking te komen voor plaatsing op een vacature of op een tijdelijke opdracht is, dat ze geschikt zijn op basis van opleiding, ervaring,vaardigheden, talenten (groeipotentieel) OF binnen redelijke termijn geschikt te maken zijn. 4 Passende functie:een functie binnen of buiten de organisatie waarin de ambtenaar gezien zijn persoon, opleiding, ervaring en omstandigheden en objectief vast te stellen vooruitzichten, in redelijkheid kan worden geplaatst. Hierbij geldt dat die functie niet meer dan twee salarisschalen lager is gewaardeerd dan de functie die hij laatstelijk heeft vervuld. Geschikte functie: een functie binnen of buiten de organisatie die geen uitwisselbare of passende functie is, en die de ambtenaar bereid is te vervullen. Uitwisselbare functie(s): een functie die naar aard, inhoud, omstandigheden en functioneel salarisniveau voor 75% of meer overeenkomt met de functie die de ambtenaar voor de organisatiewijziging heeft vervuld. 5 Passende arbeid: alle arbeid die voor de krachten en bekwaamheden van de ambtenaar is berekend, tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden gevergd. 6 De re-integratiefase is afhankelijk van de duur van het dienstverband bij de gemeente, waaruit ontslag plaatsvindt. Hierbij wordt de duur van het dienstverband gerekend vanaf de datum van indiensttreding bij de gemeente, waaruit ontslag plaatsvindt, tot de datum van de start van de re-integratiefase. 6

7 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 7 Uiteraard prevaleert de continuïteit van de bedrijfsvoering, wat kan resulteren in de inzet van flankerende gelden als ondersteunende maatregel. Bijvoorbeeld indien er (tijdelijk) ingehuurd dient te worden t.b.v. inwerken of wanneer een opleiding/cursus noodzakelijk is. De toekenning van flankerende maatregelen is voorbehouden aan de afdeling P&O. Categorie B: Loopbaankandidaat 4. Loopbaankandidaat. De ambtenaar die zich gemeld heeft bij zijn of haar leidinggevende of afdeling P&O en te kennen heeft gegeven graag in de toekomst in aanmerking te komen voor ander werk binnen of buiten de gemeente Nissewaard. Ook kan een medewerker door de organisatie als loopbaankandidaat worden aangemerkt, als deze medewerker beschikt over groeipotentieel (zowel in de breedte als naar een ander niveau van werk), bijvoorbeeld in het kader van strategische personeelsplanning, vitaliteitspact. Het kan voorkomen dat een bepaalde vacature over een aantal jaren vacant komt en dat nu al kan worden vastgesteld dat deze vacature dan moet worden ingevuld. Als dit het geval is, kan in samenwerking met de afdeling P&O, besloten worden deze vacature nu al open te stellen en daarvoor interne kandidaten te selecteren die voor deze functie via een vooraf overeengekomen loopbaanpad worden klaargestoomd. Het voordeel dat een medewerker als loopbaankandidaat bekend staat, is dat samen met die medewerker wordt gekeken hoe aan zijn of haar wensen verder vorm kunnen worden gegeven. Op verzoek wordt een loopbaantraject gestart door het onderzoeken van de wensen en het uitstippelen van een loopbaanpad. Door het eventueel volgen van opleiding, training en ontwikkeling van vaardigheden en talenten,is de loopbaankandidaat op een later tijdstip klaar voor de beoogde functie of baan. Categorie C: Interne kandidaten 5. Interne kandidaten. De ambtenaar met een aanstelling bij de gemeente Nissewaard. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt in vaste of tijdelijke aanstellingen. Ook de medewerker in opleiding (MIO) en duale studenten worden aangemerkt als interne kandidaat. Categorie D: Externe kandidaten 6. Regiogemeenten7 kandidaten, kandidaten van Syntrophos, kandidaten met een Wet Werk en Bijstanduitkering (WWB) van de gemeente Nissewaard. 7. Uitzendkrachten en gedetacheerden, kandidaten die op uitleen/ detacheringbasis werkzaam zijn bij de gemeente Nissewaard. 8. Overige externe kandidaten. 7 Onder de regiogemeenten wordt verstaan het huidige vacaturenetwerk: BAR- gemeenten, RDS Hoeksche waard, Brielle, Hellevoetsluis, Maassluis, Rotterdam, Schiedam, Westland, Westvoorne, Zoetermeer, Werkgeversservicepunt Nissewaard. Aanvullend kan gebruik gemaakt worden van netwerk WerkeninZHZ en ACEnetwerk. 7

8 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 8 Werkwijze bij interne kandidaten Interne sollicitanten worden altijd uitgenodigd voor een gesprek. Dit hoeft niet altijd een selectiegesprek te zijn. Als uit de selectie blijkt dat de kandidaat niet voldoet of binnen redelijke termijn niet kan voldoen aan de geformuleerde criteria, kan eventueel direct een gemotiveerde afwijzing volgen. Interne sollicitanten worden altijd mondeling door de vacaturehouder afgewezen. Zie verder 2. Selectie. Gelijktijdige interne- en externe werving Als er geen voorrangskandidaten zijn, kan worden besloten om de interne en externe wervingsprocedure gelijktijdig op te starten. Gedacht kan worden aan vacatures waar tijdsdruk een rol speelt of specifieke functies. Wanneer er direct in- en extern wordt geworven en een interne kandidaat meldt zich voor de vacature, geniet de interne kandidaat, bij gelijke geschiktheid, de voorrang op de externe kandidaat. Dit laatste tenzij het dienstbelang of het organisatiebelang zich hiertegen verzet. 8

9 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 9 2. SELECTIE Selectie van kandidaten De gemeente Nissewaard houdt zich bij sollicitatieprocedures aan de Sollicitatiecode van de commissie NVP. De gemeente Nissewaard doorloopt de volgende stappen om de meest passende kandidaat te selecteren: Stap 1: Briefselectie De eerste stap is het maken van een selectie uit de ontvangen brieven en CV s. Deze selectie wordt gemaakt door de selectiecommissie die door de verantwoordelijk vacaturehouder wordt samengesteld. Stap 2: Het selectiegesprek De sollicitanten die door de briefselectie zijn gekomen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Tijdens het selectiegesprek is het van belang een beeld te krijgen van de inhoudelijke kennis, competenties en persoonlijkheid8 van de sollicitant. Het selectiegesprek kan op diverse manieren ingevuld worden. Maatwerk in de keuze van selectie-instrumentaria is hierbij mogelijk. De selectiecommissie bepaalt voorafgaand aan de selectiegesprekken de wijze van selecteren en kan zich hierbij laten adviseren door de afdeling P&O en/of een adviescommissie. Als er wordt afgeweken van de traditionele selectiegesprekken wordt de sollicitant, voorafgaand aan de gesprekken, geïnformeerd op welke wijze de selectiegesprekken plaatsvinden en de daarbij behorende selectierondes. 8 De kernwaarden en speerpunten uit het document Nissewaard Leert! blijven als basis dienen, hiervoor wordt o.a. aandacht aan besteed in de selectiegesprekken en de arbeidsmarktcommunicatie. Kernwaarden Ik ben resultaatverantwoordelijk Ik ben integer Ik ben netwerkvaardig Speerpunten Ik werk samen Ik ben betrokken en heb plezier in mijn werk Ik maak dingen mogelijk Ik sta voor duidelijkheid en structuur Ik stel de inwoner centraal Ik ben creatief met minder en blij met meer Ik ben flexibel/ adaptief 9

10 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 10 Stap 3: Afronding Na afronding van de selectiegesprekken selecteert de selectiecommissie de beoogde kandidaat. Met deze beoogde kandidaat wordt een arbeidsvoorwaardengesprek ingepland. In dit gesprek worden de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, behorende bij de aanstelling op de vacature, besproken. Als de kandidaat en de gemeente Nissewaard overeenstemming hebben bereikt over de arbeidsvoorwaarden, wordt de beoogde kandidaat geplaatst op de vacature. Alle overeengekomen afspraken met betrekking tot de plaatsing worden vastgelegd en aangeleverd aan de personeels- en salarisadministratie. De overige kandidaten worden afgeschreven. Bij interne kandidaten is hierbij het uitgangspunt dat zij persoonlijk worden gesproken over deze afwijzing, zodat zij feedback ontvangen over de sollicitatieprocedure en dit mee kunnen nemen in hun verdere ontwikkeling. Deze motivatie wordt door vacaturehouder eveneens per kandidaat opgenomen in het recruitmentsysteem onder reden van afwijzing. De afdeling P&O kan de gegevens uit het recruitmentsysteem gebruiken t.b.v. HR-analytics (ontwikkeling, loopbaan, mobiliteit). 10

11 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard ALGEMEEN Monitoren Werving en selectie is zodanig ingericht dat gedurende elke fase van het proces de stand van zaken kan worden gerapporteerd. Op verzoek kan de vacaturehouder een rapportage over de voortgang van een werving ontvangen. Per kwartaal worden Nissewaard brede rapportages opgesteld. De afdeling P&O is verantwoordelijk voor een actuele lijst van de voorrangskandidaten en loopbaankandidaten. Deze lijst is alleen beschikbaar voor de afdeling P&O en kan op verzoek worden voorgelegd aan het DT, de leidinggevenden, de plaatsingscommissie Sociaal Statuut en de paritaire commissie Van Werk Naar Werk traject. Integriteit en Verklaring Omtrent gedrag Integriteit van de overheid, en dus ook van gemeenten, staat in het middelpunt van de belangstelling. De gemeente Nissewaard hecht grote waarde aan de integriteit van medewerkers en bestuur. Bij iedere vervulling van een vacature is binnen de gemeente Nissewaard een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) vereist (zie CAR/UWO 2:2 lid 3). Ook voor stagiaires en voor tijdelijk (ingehuurd) personeel geldt dat voor invulling van de functie een VOG verplicht is. De aanstelling vindt daardoor altijd plaats onder voorwaarde van het kunnen overleggen van een VOG. Rol van de Ondernemingsraad (OR) De OR heeft instemmingsrecht bij het vaststellen van het werving- en selectiebeleid. Daarnaast zal de OR de uitvoering van vastgestelde procedures monitoren en zo nodig de WOR-bestuurder (= gemeentesecretaris) bevragen en adviseren. Aanvullend wordt de OR jaarlijks geïnformeerd over het aantal, de aard en de wijze van afhandeling van klachten. In de CAR/UWO is de formele grondslag voor dit beleid te vinden. Op basis van artikel 1:4:1:b kan het college indien wenselijk instructies vaststellen ten aanzien van betrekkingen en bij de vervulling daarvan te volgen werkwijzen. Open sollicitaties Binnengekomen open sollicitaties worden door de afdeling P&O met een standaard afwijzing afgehandeld. Er wordt hierbij verwezen naar de website van de gemeente Nissewaard en verzocht gericht te reageren op openstaande vacatures. Onvoorziene omstandigheden Bij het nemen van besluiten aangaande bijzondere individuele situaties, waarin het werving- en selectiebeleid niet voorziet of die zouden leiden tot kennelijk en onbillijke gevolgen, beslist het directieteam als vertegenwoordiger vanuit de werkgever. Bijlagen: Bijlage 1: stroomschema van de totale werving en selectieprocedure Bijlage 2: procedure werving en selectie van nieuw personeel gemeente Nissewaard Bijlage 3: STAR methodiek Bijlage 4: voorbeeld referral recruitment Deze bijlagen maken onderdeel uit van het werving- en selectiebeleid van de gemeente Nissewaard. 11

12 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 12 Bijlage 1: stroomschema van de totale werving en selectieprocedure 1. Melding Meld vacature aan bij HR adviseur. 6. Inzet aanvullende selectie-instrumenten (optioneel) P&O kan adviseren en ondersteunen bij inzet aanvullende selectie-instrumenten. 7. 1e selectiegesprek P&O plant en organiseert selectiegesprek. P&O verzorgt communicatie hierover met kandidaat en selectiecommissie. Na iedere processtap wijst P&O betreffende kandidaten af. P&O ontvangt klachten en bezwaren en handelt deze af. P&O maakt voor processtappen gebruik van digitaal recruitmentsysteem. 2. Intake HR adviseur maakt binnen 1 week afspraak voor intake van de vacature. Tijdens de intake worden afspraken gemaakt over proces (wie doet wat en wanneer). Ook de inhoud van functie komt aan bod. Op basis van intake maakt HR adviseur vacaturetekst. 5. Briefselectie Het maken van een selectie uit de ontvangen brieven en CV s. Deze selectie wordt gemaakt door de selectiecommissie die door de verantwoordelijk vacaturehouder wordt samengesteld. 3. Goedkeuring In vacaturetekst worden afspraken uit intake vastgelegd. De definitieve tekst wordt aan de leidinggevende toegestuurd ter goedkeuring. 4. Werving P&O publiceert vacature en verzamelt reacties. P&O stuurt kandidaat ontvangstbevestiging. Na sluitingsdatum volgt informatie over resultaten aan LG. Rekening houdend met voorrangsposities. 8. Voordracht (2e selectieronde) Leidinggevende draagt kandidaat voor. In overleg met P&O kan besloten worden tot 2e selectieronde. 9. Arbeidsvoorwaardengesprek en plaatsing Arbeidsvoorwaardengesprek kandidaat, leidinggevende en P&O. 12

13 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 13 Bijlage 2: procedure werving en selectie van nieuw personeel gemeente Nissewaard Onderwerp Ontstaan tijdelijke vacature of opdracht of structurele vacature Te nemen stappen Aanleiding, formatie en budget beschikbaar? Afweging wel of niet invullen en hoe?--> Aanmelden vacature bij HR adviseur. Beslissing door Advies door HR adviseur en beslissing van Clusterdirecteur/ Afdelingshoofd/ Teamcoördinator. Onvoldoende formatie en/of budget beschikbaar: nadere besluitvorming. Afdelingshoofd/ Teamcoördinator Termijn Z.s.m. Opstellen tekst vacature of klus en inplannen in agenda s van data gesprekken met kandidaten De leidinggevende stelt i.o.m. HR adviseur concept tekst op en stelt planning op i.o.m. P&O. Toetsing P&O aan functiehuis en van gestelde functie-eisen. Binnen 1 week na aanmelden vacature. Bij vacature gemeentesecretaris P&O stelt profielschets op i.o.m. het college en het DT. OR wordt om advies hierover gevraagd. A.d.h.v. profielschets wordt tekst vacature opgesteld. College na advisering door DT en OR Z.s.m. Interne melding en interne wervingsprocedure Zijn er voorrangskandida(a)t(en) geschikt of binnen redelijke termijn geschikt te maken? HR-adviseur en vacaturehouder (selectiecommissie) Vacature wordt binnen 1 week afgezet tegen de voorrangskandida (a)t(en). Zoja, inplannen gesprek(ken) Actie door PSA op advies van HR-adviseur Binnen 1 week Bij geschiktheid of binnen redelijke termijn geschikt te maken, wordt de voorrangskandidaat geplaatst op de vacature. 13

14 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 14 Binnen 1 week o.v.v. sluitingstermijn (let op in vakantieperioden ruimere reactietermijn aanhouden) Is er geen voorrangskandidaat aanwezig, dan wordt de vacature/ klus opengesteld voor alle interne kandidaten. Indien zich geen interne kandidaten melden, dan wordt de vacature breder/ extern opengesteld. 4 Vervolg interne wervingsprocedure De vacature of klus wordt standaard geplaatst op Intranet. Als er geen voorrangskandidaten zijn kan worden besloten om de interne en externe wervingsprocedure gelijktijdig op te starten. Actie door PSA op advies van HR-adviseur HR-adviseur stemt af met vacaturehouder Geen interne kandida(a)t(en) aangemeld of niet geschikt: externe openstelling vacature of klus. 4 Externe wervingsprocedure 9 Met alle aangemelde interne kandida(a)t(en) wordt (selectie)gesprek gevoerd. Interne kandidaat geschikt: plaatsing volgt onder de voorwaarde van overeenstemming voorwaarden. Vacaturehouder/ Selectiecommissie Interne kandidaat niet geschikt: Vacaturehouder maakt gemotiveerde afwijzing op en levert deze aan bij P&O. Vacaturehouder levert aan bij P&O via recruitmentsysteem. De vacature of klus wordt standaard geplaatst op de eigen gemeentelijke website en op de aangesloten (mobiliteits)platformen9. Daarnaast plaatsing/ delen op Keuze van plaatsing vacature of klus door vacaturehouder i.o.m. HRadviseur. Let op: in externe vacaturetekst vermelden dat interne en externe wervingsperiode gelijktijdig plaatsvindt en dat interne kandida(a)t(en) bij gelijke geschiktheid voorrang genieten. Op basis van planning (in tekst opnemen). Reactietermijn 14 kalenderdagen Momenteel: en 14

15 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 15 o.a. Twitter gemeente, Facebook gemeente en eigen LinkedIn profielen. Bij uitgebreid mediapakket plaatsing op andere (digitale) (vacature) sites, benaderen bureaus, netwerken of potentiële kandidaten (indien van toepassing). 5 Selectie ontvangen reacties van kandidaten 6 Inzet aanvullende selectieinstrumenten 7 Uitnodiging kandidaten 7 1e ronde Selectiegesprekken (standaard). Uitzetten tekst vacature of klus: actie door PSA i.o.m. HR-adviseur. De schriftelijke reacties (brieven en CV s) worden digitaal doorgestuurd door P&O aan leden selectiecommissie. Actie door PSA. In de week volgend op afloop reactietermijn. Selectie van kandidaten uit binnengekomen reacties door leden selectiecommissie. Beslissing over de uit te nodigen, portefeuille, af te wijzen kandidaten door selectiecommissie. Actie door PSA o.b.v. beslissing selectiecommissie. Actie vacaturehouder i.o.m. HR-adviseur. Op basis van vastgestelde planning. Actie door PSA o.b.v. beslissing selectiecommissie. Op basis van vastgestelde planning. Na afloop gesprekken bepaalt de selectiecommissie welke kandida(a)t(en) door gaan voor een tweede gesprek (bij voorkeur max. 3 kandidaten). Op basis van planning De vacaturehouder en HR adviseur stemmen af wat mogelijk en wenselijk is. P&O verzorgt de uitnodigingen voor de selectiegesprekken aan de kandidaten. P&O verzorgt communicatie naar afgewezen kandidaten en kandidaten in portefeuille. 1e gesprek wordt gehouden Vacaturehouder stelt kandidaten telefonisch of via de op de hoogte van het resultaat. Actie vacaturehouder i.o.m. HR-adviseur. 15

16 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 16 P&O verzorgt de uitnodigingen voor 2e gesprek en de afwijzingen e ronde selectiegesprekken (indien nodig) Beslissing over beoogde kandidaat om te plaatsen op vacature of klus Inwinnen referenties (optioneel) Medisch onderzoek (alleen medisch onderzoek als er bijzondere eisen van medische geschiktheid aan de vervulling van de functie verbonden zijn). Voorbereiding arbeidsvoorwaardengesprek met beoogde kandidaat Arbeidsvoorwaardengesprek Actie PSA. 2e gesprek wordt gehouden Na afloop gesprekken wordt keuze gemaakt. Leidinggevende stelt kandidaten Actie vacaturehouder telefonisch of via de op de i.o.m. HR adviseur. hoogte van het resultaat. Zelfde dag of uiterlijk volgende dag Idem Op basis van planning Op basis van planning P&O verzorgt uitnodiging kandidaat voor arbeidsvoorwaardengesprek Opvragen referenties bij kandidaat en vragen van toestemming voor opvragen referenties. Actie PSA. Vacaturehouder wint bij vorige werkgever(s) inlichtingen in over de overgebleven kandidaat. P&O maakt afspraak bij aangesloten arbodienst en stuurt benodigde stukken aan arbodienst op. Actie vacaturehouder. Actie door PSA i.o.m. HRadviseur. Z.s.m. en vóór arbeidsvoorwaardengesprek. PSA nodigt kandidaat uit voor arbeidsvoorwaardengesprek en verzoekt kandidaat identiteitsbewijs, salarisstrook (optie), originele diploma s/ certificaten, getuigschriften en bankpas mee te brengen ter controle. Door vacaturehouder en HRadviseur wordt arbeidsvoorwaardengesprek gevoerd (checklist P&O). Checken identiteit, salaris, diploma s/ certificaten en bankpas door HR-adviseur, zorgdragen voor kopie. Op basis van planning. Vacaturehouder beslist i.o.m. HR-adviseur of kandidaat wordt geplaatst op vacature of klus. Op basis van planning. Actie Selectiecommissie. Z.s.m. en vóór arbeidsvoorwaardengesprek. Wijzen op integriteit, gedragscode en aanvraag 16

17 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 17 9 Plaatsing op vacature of klus digitale wijze aanvraag verklaring omtrent gedrag. HR-adviseur stelt aanstellingsgegevensformulier (AGF) op o.b.v. uitkomsten arbeidsvoorwaardengesprek onder toevoeging van bijbehorende stukken. HR-adviseur i.o.m. vacaturehouder. Op basis van planning. Actie door PSA PSA op basis van introductiebeleid. Z.s.m. Z.s.m. Leidinggevende op basis van introductiebeleid. Eén maand voor feitelijke datum van aanvang (wenselijk). Vacaturehouder stelt indien nodig (bedenktijd) kandidaat telefonisch op de hoogte. P&O stuurt de aanstellingsbrief aan kandidaat. Introductie P&O stuurt aan de benoemde kandidaat het introductieboekje en uitnodiging t.b.v. introductieochtend (incl. afleggen eed of belofte). Leidinggevende stelt introductieprogramma op en zorgt voor naleving acties introductie. Sluiting selectieprocedure 17

18 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 18 Bijlage 3: STAR methodiek Gedrag uit het recente verleden is de beste voorspeller van toekomstig gedrag. Dat is de kern van de STAR-methode. Het komt erop neer dat je naar voorbeelden vraagt van feitelijk (werk)gedrag dat te maken heeft met het functieprofiel. Door het gebruik van STAR kun je namelijk naar heldere en concrete voorbeelden vragen van ervaring en kennis van de sollicitant. Soms wordt er een extra R achter STAR geplakt. Deze staat voor Reflectie. - Situatie wat was de situatie? wat gebeurde er? wie waren er bij betrokken? waar speelde de situatie zich af? wanneer speelde deze situatie? Reflectie Hoe vond je dat je het deed? Wat ging goed, wat ging fout? Was je tevreden met het resultaat? Wat zou je de volgende keer anders doen? Wat heb je daarvoor nodig? Wat heb je geleerd? Zou je het volgende keer, weer op deze manier doen? - - Resultaat wat kwam er uit? hoe is het afgelopen? wat was het resultaat van je handelen? Hoe reageerde(n) de ander(en)? Taak Algemeen: - wat was je taak? - wat was je rol? - Wat werd er van je verwacht? Persoonlijk: - wat wilde je bereiken? - wat verwachtte je van jezelf in die situatie? - wat vond je dat je moest doen? - - Actie wat heb je precies gezegd en/of gedaan? hoe was je aanpak? welke methode heb je gevolgd? hoe reageerde(n) de ander(en) op jou? wat heb je vervolgens gezegd en/of gedaan? en toen? 18

19 Werving en selectiebeleid gemeente Nissewaard 19 Bijlage 4: voorbeeld referral recruitment gemeente Nissewaard Wil jij als team ook wat wijzer worden? Help jij ons via Oogjes open en snaveltjes doe aan nieuwe ** collega s en win mooie prijzen voor je hele afdeling! Verdien 1 uil! - Update je LinkedIn profiel met de juiste opleiding(en) en werkervaring. - Deel een vacature van de gemeente Nissewaard op een of meerdere sociale netwerken. Verdien 2 uiltjes! - Stuur een naar je leidinggevende met daarin een korte omschrijving van een kandidaat en de motivatie waarom hij/zij bij gemeente Nissewaard zou moeten werken. - Stuur het CV van iemand uit jouw netwerk die bij de gemeente Nissewaard zou willen werken naar je leidinggevenden. Prijzen Niveau 1: 25 uiltjes Niveau 2: 50 uiltjes Niveau 3: 150 uiltjes Prijs nader te bepalen Prijs nader te bepalen Prijs nader te bepalen 19