PROCEDURE WERKVERGUNNING

Transcriptie

1 Page 1/20 PROCEDURE WERKVERGUNNING Document eigenaar Departement Office Safety Permit High Tech Campus Eindhoven

2 Inhoudsopgave Page 2/20 1. DOEL EN TOEPASSINGSGEBIED Doel van de procedure Toepassingsgebied 3 2. ALGEMEEN 4 3. FLOWDIAGRAM Flowdiagram werkvergunning Flowdiagram doorlopende werkvergunning AFKORTINGEN, DEFINITIES EN PLATTEGROND Afkortingen Definities Plattegrond bedrijfsterrein REFERENTIE GEGEVENS WIJZIGINGSHISTORIE 20

3 Page 3/20 DOEL EN TOEPASSINGSGEBIED 1.1 Doel van de procedure Het doel van deze procedure is om op een gestructureerde wijze vorm te geven aan de ontwikkeling, beoordeling en totstandkoming van werkvergunningen. De werkvergunning is een geschreven document dat door de vergunningverlener wordt verleend aan diegene die de werkzaamheden uitvoert met het doel onveilige situaties en handelingen te voorkomen en een goede communicatie tussen partijen die bij de uitvoering van het werk betrokken zijn te waarborgen. De vergunningverlener op de HTC is het OSP. In bepaalde vastgelegde gevallen (zie bijlage 1) is dit de veiligheidskundige van PInS. Zij beoordelen de door de uitvoerende partij opgestelde vergunning. De uitvoerende partij werkt volgens de in de werkvergunning vastgelegde afspraken. Het Office Safety Permit (OSP) bewaakt het werkvergunningsproces en archiveert en evalueert de werkvergunningen. 1.2 Toepassingsgebied De doelgroep bestaat uit alle derden, die op het terrein of in gebouwen van de HTC werkzaamheden verrichten. Campusbewoners hebben voor hun eigen werkzaamheden geen werkvergunning nodig. Aanvullende vergunningen (dakvergunning, graafinformatie, hijswerk, vergunning brandgevaarlijk werk, schakelvergunning, vergunning besloten ruimten) zijn voor hen wel van toepassing.

4 Page 4/20 2. ALGEMEEN Om kans op letsel aan personen en/of schade aan goederen en installaties, tengevolge van het uitvoeren van werkzaamheden door werknemers van derden, op het bedrijfsterrein van de HTC of in gebouwen te voorkomen, wordt uitgegaan van het volgende principe: - In principe moet iedere aanvraag voor uitvoering van werkzaamheden binnen het werkingsgebied vergezeld zijn door een geldige Werkvergunning. Er zijn echter een aantal werkzaamheden die vanwege hun aard geen werkvergunning behoeven (zie 4.2.4). - Alle werknemers van derden worden geacht de General Rules HTCE te kennen en te voldoen aan de gestelde toelatingscriteria in de procedure Basisvoorschriften (werkvergunningen). Basisvoorschriften (werkvergunningen) General rules HTCE HTC-OSP-19 HTC-OSP-20 Vóór de aanvang van de werkzaamheden wordt een werkvergunning opgesteld. De daarvoor geldende werkwijze is in het flowdiagram in de hoofdstukken 3.1 en 3.2 aangegeven. Een geldige werkvergunning dient op de plaats van uitvoering van de werkzaamheden aanwezig te zijn. Een kopie, van beide zijden en incl. alle bijlagen, is toegestaan. Op de werkplek kan door iedereen de werkvergunning ter inzage gevraagd worden om na te gaan welke specifieke instructies gegeven zijn. Derden zijn verplicht om de werkvergunning in te laten zien. Iedere OSP functionaris (vergunningverlener), de opdrachtgever, een Security medewerker of een veiligheidskundige kan de werkvergunning en de werkzaamheden controleren. De werkvergunning controle dient uitgevoerd te worden conform de "checklist controle werkvergunningen" (document nr.: HTC-OSP-18). Wanneer bij de controle blijkt dat derden de werkzaamheden niet volgens de in de werkvergunning of andere van toepassing zijnde procedure vastgestelde condities verricht, kunnen de werkzaamheden worden stil gelegd. Het geconstateerde wordt vastgelegd op een checklist, waarvan een exemplaar gaat naar het OSP. Bij grove overtredingen zal het OSP, conform het sanctiebeleid, escaleren naar de Operations Manager van de HTC en voor Philips Real Estate gebouwen aan de functioneel manager van Real Estate.

5 3. FLOWDIAGRAM 3.1 Flowdiagram werkvergunning Page 5/20 1. Opdracht tot WZH 2. Risico inventarisatie uit te voeren WZH 3. Invullen eerste 4. gedeelte WVG Consultatie met ESH GB, TD, beheerder, R0 Bepalen Risico score R1/R2 6. Invullen tweede gedeelte WVG 4. Consultatie met ESH GB, TD, beheerder, WV wordt ingeleverd bij OSP Niet correct ingevuld 8. 1ste controle WVG Correct ingevuld Niet in orde 9. Beoordeling door vergunning verlener van risico s en maatregelen In orde 10. Vrijgave WVG met randvoorwaarden 11. Accordering WVG Registratie van de WVG Uitvoerende partij tekent niet 12. R1/R2 Ondertekening WVG door uitvoerende partij Uitvoerende partij tekent 13. WVG gereed tot WZH

6 Page 6/ Aanvang WZH 15. Controle WVG door uitvoerende partij R0 R1/R2 16. Aanvraag vrijgave Geen vrijgave 17. Vrijgave door beheerder Vrijgave 18. WZH mogen worden begonnen 19. Controle WZH door OSP WZH niet in orde WZH in orde 20. WZH onveilig/ geen WVG aanwezig Ja Onmiddelijk stillegging van de WZH! Nee 21. Aanvullende maatregelen 22. Gereed melden WZH 23. Nee Oplevering: WZH correct afgerond Ja 24. WVG terug naar OSP Registratie van de WVG

7 Page 7/20 1. Een opdracht voor uit te voeren werkzaamheden komt binnen bij de Service Provider/GS&S/ overigen. De houder van de opdracht zal een werkvergunning aan moeten vragen voor de werkzaamheden en wordt hiermee de "aanvrager". 2. De aanvrager doet een risico-inventarisatie van de uit te voeren werkzaamheden. De werkzaamheden worden afgestemd met de gebouwbeheerder. De gebouwbeheerder stemt de werkzaamheden vervolgens af met de gebruikers, om tot datum, tijd en manier van werken te komen die zo min mogelijk overlast oplevert. 3. De aanvrager vult punt 1, 2 en 3 van de werkvergunning in. 4. De aanvrager kan voor het invullen van de werkvergunning overleg plegen met veiligheidskundige, milieucoördinator, gebouwbeheerder, technische dienst, etc. over de werkzaamheden, eventuele risico's en aanvullende maatregelen. 5. De aanvrager bepaalt bij punt 4 van de werkvergunning de risicoscore van de werkzaamheden aan de hand van zijn antwoorden bij punt 2 en 3. Bij risicoscore R0 hoeft de werkvergunning niet verder ingevuld te worden; de gebouwbeheerder moet aangeven d.m.v. tekenen van de vergunning of via een mail dat hij/zij accoord is en dan kan de vergunning direct naar het OSP. Bij R1/R2 vult hij de werkvergunning verder in. 6. De aanvrager vult punt 5, 6 en 7 in van de werkvergunning. Eventuele benodigde aanvullende vergunningen worden geleverd door OSP; een brandgevaarlijk werk vergunning en een schakelvergunning moeten tijdig (minimaal 1 dag van te voren) worden aangevraagd bij security (deze worden wel pas op de dag van de werkzaamheden uitgegeven!). De aanvrager dient bij het invullen deskundigen te consulteren. Voor R2 dient de veiligheids-/milieukundige altijd te tekenen. 7. De aanvrager levert de ingevulde werkvergunning in bij het Office Safety Permit. 8. Het OSP controleert of de werkvergunning juist en volledig ingevuld is. Indien de werkvergunning niet correct is ingevuld, gaat de werkvergunning terug naar de aanvrager. 9. De vergunningverlener toetst de aangegeven risico's en maatregelen. Indien de risico s en maatregelen, eventueel met uitbreidingen/ aanvullingen waar nodig, in orde zijn, kan de werkvergunning doorgaan. Als deze ook met uitbreidingen/aanvullingen niet in orde zijn, moet de aanvrager opnieuw een risico-inventarisatie van de uit te voeren werkzaamheden uitvoeren. 10. De randvoorwaarden voor de werkvergunning zijn bepaald waaronder de voorgestelde werkzaamheden uitgevoerd mogen worden. De vergunningverlener geeft de werkvergunning vrij. Vanaf dit moment mag er niets meer veranderd worden aan de werkvergunning. 11. Het OSP kent de werkvergunning een nummer toe, registreert de vergunning in het systeem en tekent de vergunning. De R0-vergunningen zijn hiermee afgewerkt. R1- en R2-vergunningen worden voorgelegd aan de uitvoerende partij. 12. De uitvoerende partij krijgt de werkvergunning voorgelegd door de aanvrager. Indien de uitvoerende partij de vergunning ondertekent, verklaart hij kennis genomen te hebben van de randvoorwaarden van de werkvergunning. Hiermee verklaart hij ook dat hij zich zal conformeren aan deze randvoorwaarden. Indien de uitvoerende partij de vergunning niet ondertekent, vervalt de werkvergunning en mogen de werkzaamheden niet uitgevoerd worden. Aanvrager meldt dit aan het OSP.

8 Page 8/ De werkvergunning is gereed tot de aanvang van de werkzaamheden. Voor aanvang van de werkzaamheden moet er nog vrijgave van de ruimte/installatie plaatsvinden. De uitvoerende partij neemt altijd kennis van de basisvoorschriften (werkvergunningen) HTC-OSP De uitvoerende partij wil beginnen met de uit te voeren werkzaamheden en meldt zich aan bij de beheerder van de ruimte/installatie. 15. De uitvoerende partij controleert of de volledige werkvergunning aanwezig is op de werkplek. Voor R0-werkzaamheden is de uitvoerende partij klaar en mag begonnen worden met de werkzaamheden. Voor R1/R2 controleert de uitvoerende partij of alle te nemen maatregelen ook daadwerkelijk genomen zijn. Indien nog niet alle maatregelen getroffen zijn, zorgt hij/zij eventueel in overleg met de aanvrager en beheerder van de ruimte/installatie dat deze alsnog genomen worden. Tevens doet de uitvoerende partij een controle van de omstandigheden; zijn deze nog steeds hetzelfde, bijvoorbeeld door het gebruik van een LMRA (Last minute risc analysis). 16. De uitvoerende partij vraagt vrijgave van de ruimte/installatie aan bij de beheerder. 17. De beheerder van de ruimte/installatie controleert of alle te nemen maatregelen ook daadwerkelijk genomen zijn en of werkzaamheden veilig uitgevoerd kunnen worden. Indien dit het geval is, tekent de beheerder voor vrijgave van de ruimte/installatie en mogen de werkzaamheden beginnen. Indien niet alle maatregelen genomen zijn en/of de werkzaamheden niet veilig uitgevoerd kunnen worden, tekent de beheerder niet en gaat de werkvergunning terug naar punt De uitvoerende partij heeft nu een volledige werkvergunning en voor R1/R2 vrijgave van de werkzaamheden in zijn bezit. Er mag worden begonnen met de werkzaamheden. 19. Het Office Safety Permit voert steekproefsgewijs controle uit van de werkzaamheden. Naast het OSP kunnen ook de facilitaire dienst, gebouwbeheerder, security, ICP-er of veiligheidskundige het werk controleren. Hierbij wordt gecontroleerd of een volledige werkvergunning en eventueel vrijgave aanwezig zijn en of alle te nemen maatregelen ook daadwerkelijk genomen zijn. Indien alles in orde is, mogen de werkzaamheden doorgaan. Indien niet alles in orde is, wordt er bekeken of de werkzaamheden door kunnen gaan. Het OSP heeft de bevoegdheid werk stil te leggen. N.B. Naast het OSP hebben veiligheidskundigen en de ICP-ers ook altijd de bevoegdheid om het werk indien nodig stil te leggen! 20. De werkzaamheden worden beoordeeld of zij een onveilige situatie opleveren. Bij een onveilige situatie volgt onmiddellijke stillegging van de werkzaamheden en wordt bepaald in welke mate het sanctiebeleid toegepast moet worden. Ook bij het ontbreken van een (adequate) werkvergunning volgt onmiddellijke stillegging van de werkzaamheden. Indien niet alle maatregelen genomen zijn, kan het OSP het werk tijdelijk stilleggen en (aanvullende) maatregelen opleggen. 21. Het OSP bepaalt welke (aanvullende) maatregelen nodig zijn om de werkzaamheden door te mogen laten gaan. De uitvoerende partij zorgt dat de (aanvullende) maatregelen eventueel in overleg met de aanvrager en beheerder van de ruimte/installatie genomen worden. 22. De uitvoerende partij rondt de werkzaamheden af en zorgt dat de werkomgeving netjes en veilig wordt achtergelaten. Hij/zij meldt de werkzaamheden gereed bij het OSP (R0) of bij de lab/installatie beheerder (R1/R2). 23. Bij de oplevering controleert de lab/installatie beheerder of de uitvoerende partij de werkzaamheden goed heeft afgerond en de omgeving netjes en veilig heeft achtergelaten. Indien de

9 Page 9/20 werkomgeving niet in orde is, neemt de beheerder contact op met de opzichter/toezichthouder en deze zorgt dat de uitvoerende partij de werkzaamheden alsnog correct afrond. Indien de werkomgeving in orde is, tekent de lab/installatie beheerder de werkvergunning (oplevering). 24. De werkvergunning wordt teruggestuurd naar het OSP. Het OSP registreert de afronding van de werkzaamheden en de werkvergunning.

10 Page 10/ Flowdiagram doorlopende werkvergunning 1. Aanvraag/verlenging PDW 2. Ja Verlenging bestaande PDW Nee 3. Komen WZH en persoon in aanmerking voor PDW Nee 4. Normale WVG opstellen Ja 5. Aanwijzing verantwoordelijke 6. Opstellen van PDW en WI 7. Beoordeling door vergunninghouder Niet accoord Accoord 8. Beoordeling door plant/ facility manager Niet accoord Accoord 9. Registratie PDW en WI door OSP Registratie van de WVG 10. Instructie door verantwoordelijke 11. Evaluatie PDW en WI 12. Aanpassen van de PDW en WI Ja Nee 13. Afgeven/verlengen PDW

11 Page 11/20 Aanvrager: Dit kan in principe iedere belanghebbende zijn mits dit verzoek schriftelijk is vastgelegd. In het verzoek moet een duidelijke motivatie gegeven zijn over de reden van de aanvraag. Plant/ facility manager: Verleent goedkeuring aan de vergunning en wijst een technisch inhoudelijk verantwoordelijke aan, voor bekrachtiging van de vergunning Campus: CSM Operations manager Philips Research: Hoofd Research Services Group PInS: Groepsleider GS&S Verantwoordelijke: Wordt aangewezen door de plant/ facility manager en stelt de voorwaarden van de PDW en WI op. 1. Een Persoonlijke Doorlopende Werkvergunning (PDW) moet aangevraagd of verlengd worden. Hier wordt een verzoek voor ingediend bij de plant/ facility manager. 2. Indien het een verzoek tot verlenging van een bestaande PDW betreft, wordt er onmiddellijk verder gegaan met de evaluatie van de PDW en bijbehorende werkinstructie (WI). 3. De plant/ facility manager beoordeelt en besluit of de werkzaamheden en de persoon in aanmerking komen voor een PDW. De werkzaamheden dienen duidelijk afgebakend te zijn naar aard en lokaties die onder de vergunning vallen. De persoon dient naast inhoudelijke vakkennis ook over voldoende lokale kennis te beschikken. Indien de werkzaamheden en/of de persoon niet voldoen aan de gestelde criteria voor een PDW moet een normale werkvergunning aangevraagd worden. 4.De normale werkvergunningsprocedure wordt opgestart. 5. Als de werkzaamheden en de beoogde vergunninghouder in aanmerking komen voor een PDW wijst de plant/ facility manager de verantwoordelijke aan, die verder voor het gehele traject van de nieuwe PDW en de daarbij behorende werkinstructie verantwoordelijk is. 6. De verantwoordelijke legt samen met de betrokken firma duidelijk de werkzaamheden vast in een PDW. De bijbehorende risico-inventarisatie en specifieke werkwijze wordt vastgelegd in een werkinstructie. 7. Het concept van de PDW en de werkinstructie worden voorgelegd aan de gebruiker ter beoordeling. Indien de gebruiker het niet eens is met de voorgestelde werkwijze dient de verantwoordelijke, samen met de betrokken firma en de gebruiker, de PDW en de werkinstructie aan te passen. 8. Zowel de PDW als de werkinstructie worden vervolgens door het OSP beoordeeld op de volgende aspecten: - geaccordeerd door verantwoordelijke - geaccordeerd door de gebruiker met randvoorwaarden opgenomen in de werkinstructie - volledigheid (alle items ingevuld) - juistheid verstrekte gegevens - mogelijk ontbrekende gegevens - duidelijkheid voor uitvoerenden - risico inventarisatie - mogelijke interactie met andere installaties en/of werkzaamheden Indien het OSP het niet eens is met de voorgelegde documenten dient de verantwoordelijke, samen met alle betrokkenen, de PDW en werkinstructie aan te passen.

12 Page 12/20 9. Indien bovenstaande tot tevredenheid van alle partijen is verlopen, wordt de PDW incl. de werkinstructie geregistreerd in het register van OSP. OSP beheert het register en bewaakt de geldigheidstermijn van de PDW en zorgt tijdig voor een oproep voor de herhalingsinstructie / verlenging van de geldigheidstermijn. 10. De verantwoordelijke instrueert de vergunninghouder. Hij / zij gaat daarbij na of de gegeven informatie duidelijk is overgekomen. De vergunninghouder krijgt een kopie van de gegeven instructie. 11. Aan het einde van het kalenderjaar wordt de werkwijze zoals vastgelegd op/in de PDW en de werkinstructie samen met de vergunninghouder, zijn direct leidinggevende, de verantwoordelijke en de plant/ facility manager geëvalueerd. Indien nodig worden de PDW en/of de werkinstructie bijgesteld. 12. Als de PDW en/of de werkinstructie aangepast moeten worden, stelt de verantwoordelijke een aangepaste PDW en/of werkinstructie op. De aangepaste PDW incl. de werkinstructie doorlopen vervolgens de gehele goedkeuringsprocedure vanaf punt Als de PDW en/of de werkinstructie volledig in orde zijn, kan de PDW afgegeven/ verlengd worden door het OSP.

13 Page 13/20 4. AFKORTINGEN, DEFINITIES EN PLATTEGROND 4.1 Afkortingen Service Provider ALARA ATEX BMI CSM ESH GS&S HTC ICP-er LMRA OSP PBM PDW PES PInS PRE RI&E Risk Matrix SME TRB VBS VG(W)M-plan WI WV WZH = Facility Management provider = As Low As Reasonably Achievable = Atmosphere Explosive = Brand Meld Installatie = Campus Site Management = Environment Safety and Health (SHE) = General Support & Services = High Tech Campus Eindhoven = Incident Coordinator Philips (brandwacht) = Last Minute Risico Analyse = Office Safety Permit = Persoonlijke Beschermings Middelen = Persoonlijke Doorlopende Werkvergunning = Philips Environment & Safety = Philips Innovation Services = Philips Real Estate = Risico Inventarisatie en Evaluatie = Een instrument om het niveau van het risico te bepalen = Security Meldpunt Eindhoven = Taak Risico Beoordeling = Veiligheid Beheer Systeem = Veiligheid, Gezondheid, (Welzijn) en Milieu plan van aannemers. = Werk Instructie = Werkvergunning = Werkzaamheden 4.2 Definities De werkvergunningen Werkvergunning Een op schrift gesteld getekend formulier welke toestemming geeft tot het uitvoeren van werkzaamheden onder bepaalde voorwaarden en maatregelen welke akkoord is bevonden door de bevoegde personen. Formulier Werkvergunning HTC-OSP-01 Persoonlijke Doorlopende werkvergunning (PDW) Een werkvergunning waarop gedurende langere termijn routinematige, regelmatig terugkerende werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. De doorlopende werkvergunning is persoonsgebonden. PDW s mogen bovendien alleen worden uitgegeven onder de volgende voorwaarden: Er is een bijbehorende werkinstructie opgesteld Persoonlijke kwalificaties zijn vooraf aan gegeven en getoetst Accordering jaarlijks door de Delivery manager of Operationeel manager Persoonlijke Doorlopende werkvergunning (PDW) HTC-OSP-13

14 Page 14/20 Aanvullende vergunning besloten ruimten Aan de hand van de tabel Bijzondere en Besloten ruimten moet gecontroleerd worden of een ruimte onder dit regime valt. Aanvullende vergunning besloten ruimten Lijst bijzondere en besloten ruimten Instructie BB ruimten HTC-OSP-06 HTC-OSP-17 HTC-OSP-21 Aanvullende vergunning brandgevaarlijke werkzaamheden Dit formulier dient als aanvraag bij brandgevaarlijke werkzaamheden. De aanvullende vergunning krijgt bij de registratie hetzelfde nummer als de werkvergunning. Let op: Medewerkers van de HTC moeten bij brandgevaarlijke werkzaamheden ook een aanvullende vergunning Brandgevaarlijke werkzaamheden aanvragen. Aanvullende vergunning brandgevaarlijke werkzaamheden HTC-OSP-05 (Aanvullende) vergunning schakel- BMI en sprinkler Te gebruiken wanneer een beveiligingsinstallatie (zoals bijv. brandmeld- of ontruimingsinstallaties) geschakeld moeten worden zonder dat er brandgevaarlijke werkzaamheden plaats vinden (bijv. onderhoud, stof etc.). Met dit formulier kan een schakelhandeling bij een schakelbevoegde aangevraagd worden. Dit formulier krijgt bij de registratie hetzelfde nummer als de werkvergunning. Schakelaanvraag HTC-OSP Actoren Aanvrager werkvergunning De aanvrager van de werkvergunning is een firma of een uitvoerende afdeling (Service Provider, GS&S en overigen). De aanvrager verstrekt de algemene gegevens voor de registratie van de werkvergunning. De aanvrager draagt voor iedere door hem aangevraagde werkzaamheden de verantwoordelijkheid voor het volgen van deze procedure. Gebouwbeheerder Stemt de werkzaamheden af met de gebruikers van het gebouw en beoordeelt de consequenties voor de gebruikers. Geeft aan wanneer de werkzaamheden kunnen starten en tekent de werkvergunning voor akkoord. Vanuit de Service Provider is dit de (Assistent) Facility Manager Service Provider. Daarnaast hebben Philips Research en Philips Innovation Services eigen gebouwbeheerders benoemd die een gedeelte van deze taak op zich nemen. Gebruiker/ klant Gebruiker/ klant van een gebouw, object en/of installatie. Geeft de risico s aan met betrekking tot het gebruik van het object en/of de installatie. Overlegt de RI&E met betrekking tot het gebruik van het object en /of installatie tijdens reparatie, onderhoud of aanpassing. Eigenaar installaties Is gebruiker van een installatie en gebruikt de installatie op een verantwoorde manier. Geeft de risico s aan bij gebruik van de installatie. Overlegt de RI&E tijdens reparatie, onderhoud of aanpassing. Office Safety Permit

15 Page 15/20 Het OSP registreert en is de verlener van de werkvergunningen op de HTCE en heeft een coördinerende rol bij het invullen van de werkvergunningen voor werkzaamheden in gebouwen van Campus Site Management. Bij werkzaamheden op terrein en infra is het OSP de vergunningverstrekker en houdt bij werkzaamheden toezicht op het VGM- aspect. Procesbewaker (functionaris OSP), is lid van het werkvergunningenoverleg en bewaakt de voortgang en communicatie van de werkvergunningprocedure bij werkzaamheden in gebouwen van de campus en terreinen. Houdt VGM- toezicht bij uitvoering van de werkzaamheden en koppelt onregelmatigheden terug aan de belanghebbende. Draagt zorg voor de verdere administratieve afwikkeling en registratie. Opdrachtgever namens de gebruiker/klant Geeft opdracht van werkzaamheden aan een uitvoerende afdeling of firma. Houdt toezicht of geeft opdracht tot toezicht op de werkzaamheden op technisch- en VGM gebied. Operations Manager HTCE Borgt de VGM- zorg in zijn gebied. Is in de werkvergunningsprocedure eindverantwoordelijk voor het stellen van criteria betreffende VGM- aspecten bij opgedragen werkzaamheden op het terrein en in de gebouwen van Campus Site Management Proces beheerder Is lid van het werkvergunningenoverleg PRE/Philips Research/PInS voor uitwerken werkvergunning en bepaalt de technische aspecten en consequenties van de werkzaamheden. Procesbewaker/terreinbeheerder Zie Office Safety Permit. Ruimte beheerder, installatie beheerder Verantwoordelijk persoon van de organisatie (met de noodzakelijke expertise) die geraadpleegd kan worden bij het invullen van de risicoanalyse in de werkvergunning. Hij / zij wordt tevens op de hoogte gehouden van de lopende en uit te voeren werkzaamheden in het gebouw of de specifieke ruimte(s). Hij/ zij tekent ook voor vrijgave van de ruimte/ installatie, hiermee aangevend dat de ruimte/ installatie geen additioneel risico levert voor de werkzamheden. De uitvoerende partij meldt de werkzaamheden gereed bij de ruimte-/ installatiebeheerder en deze controleert vervolgens of de uitvoerende partij de werkzaamheden goed heeft afgerond en de omgeving netjes en veilig heeft achtergelaten. Indien de werkomgeving niet in orde is, meldt de ruimte-/ installatiebeheerder dit bij opzichter/ toezichthouder. Functioneel manager Philips Real Estate Is in de werkvergunningprocedure eindverantwoordelijk voor het stellen van criteria betreffende VGMaspecten bij opgedragen werkzaamheden binnen de gebouwen van Philips Real Estate op de HTC. Uitvoerende partij of firma Voert in opdracht van de opdrachtgever werkzaamheden uit en gaat na welke VGM aspecten van toepassing zullen zijn bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Voert werkzaamheden uit overeenkomstig de maatregelen in de werkvergunning. Tekent de werkvergunning voor akkoord. Meldt de werkzaamheden gereed bij de ruimte-/ installatiebeheerder. Levert de werkvergunning na gereed zijn van de werkzaamheden in bij het OSP. Opzichter/toezichthouder De opzichter/toezichthouder wordt aangesteld door de opdrachtgever en ziet er tijdens de werkzaamheden op toe dat de uitvoerende partij de werkzaamheden uitvoert conform de voorwaarden in de werkvergunning. Indien de ruimte-/ installatiebeheerder meldt dat de

16 Page 16/20 werkomgeving niet in orde is na afronding van de werkzaamheden, zorgt de opzichter/toezichthouder dat de uitvoerende partij de werkzaamheden alsnog correct afrond Beoordeling risico s Atex zonering Aan de hand van de tabel Bijzonder en besloten ruimtes moet gecontroleerd worden of een installatie of ruimte onder de ATEX-richtlijn valt. Risico-indeling gebouwen HTC-OSP-17 ESH Voor de advisering over zaken m.b.t. milieu, veiligheid en gezondheid kan men de lokale milieucoördinator of veiligheidskundige benaderen. Overall is de milieucoördinator en veiligheidskundige van de HTCE te consulteren. Iedereen blijft er echter ten allen tijde zelf voor verantwoordelijk, dat hij / zij de juiste preventieve maatregelen (o.a. PBM s, of organisatorische etc.) neemt. Risico Is een factor die bepaald wordt door het product van Kans (dat een gevaar vrij komt) en het Effect (van het vrijkomen van dat Gevaar). Een Risico wordt uitgedrukt in R0, R1 of R2. Voor het bepalen van het risico maakt men gebruik van de Risico flowchart op het werkvergunningenformulier. Risico-inventarisatie en evaluatie Een analyse waarbij werkzaamheden uiteengerafeld worden tot op handelingenniveau, zodat kan worden vastgesteld wat de mate van het risico is die deze handelingen met zich meebrengen. Tevens wordt vastgelegd welke maatregelen getroffen dienen te worden, om dit risico terug te brengen naar een lager niveau (aanvaardbaar/ ALARA (As Low As Reasonably Achievable)). Taak Risico Beoordeling (TRB) Voor alle werkzaamheden moet de verantwoordelijke een risico-inventarisatie uitvoeren in de vorm van een Taak Risico Beoordeling ( verplichting!). Deze risico-inventarisatie heeft ten doel alle bedreigingen waardoor het gevaar vrij kan komen en wat kan leiden tot een ongeval of schade vooraf in kaart te brengen. De bij de werkzaamheden van toepassing zijnde risicobronnen (gevaren) worden in de risicoanalyselijst op voorzijde van de werkvergunning aangekruist en vertaald naar een passende omschrijving incl. de te nemen maatregelen op de achterzijde van de vergunning ter voorkoming van incidenten. De risico-analyse in de werkvergunning wordt gezamenlijk gecontroleerd/ ingevuld door de opdrachtgever en de derden (Uitvoerende partij). Dit ontslaat derden niet van de voor hen altijd geldende eigen verantwoordelijkheden Proces werkvergunning Aanvullende documentatie Op het werkvergunningformulier kan door OSP of de opdrachtgever aangegeven worden of de uitvoerder na de afronding van de werkzaamheden nog specifieke documentatie of controlegegevens afgegeven dienen te worden. Acceptatie van de werkvergunning De uitvoerder dient voordat hij een werkvergunning accepteert kennis te nemen van de inhoud en na te gaan of de: - verstrekte informatie volledig duidelijk is;

17 Page 17/20 - daaruit voortvloeiende consequenties realiseerbaar zijn; - de door hem / haar uit te voeren werkzaamheden binnen de werkvergunning vallen. Bij akkoord, tekent de uitvoerder de werkvergunning. Bij niet akkoord neemt de uitvoerder contact op met het OSP. Werkvergunningenoverleg PRE/ Philips Research/ PInS In het werkvergunningenoverleg worden de aangevraagde werkvergunningen beoordeeld en al of niet akkoord bevonden. Het werkvergunningenoverleg bestaat uit een team en is vergunningverlener bij werkzaamheden in gebouwen van Philips Real Estate, Research en PInS. Leden van het team zijn een veiligheidskundige van Research, een van PRE en een van PInS, het OSP, een gebouwbeheerder van de Service Provider, proces beheerder en gebouwbeheerders. Het team kan worden aangevuld met een verantwoordelijke deskundige. Evaluatie werkzaamheden OSP kan d.m.v. een audit na afloop een evaluatie uitvoeren over de uitgevoerde werkzaamheden, zoals beschreven in de betreffende werkvergunning. Geldigheid werkvergunning Een werkvergunning is geldig gedurende de erop aangegeven dagen; de geldigheidsperiode dient zo kort mogelijk gekozen te worden. De periode en aanvangsdag van de werkzaamheden dienen gecommuniceerd te zijn met de gebruiker. Indien een van beiden verandert, dient dit opnieuw gecommuniceerd te worden. Het OSP kan een werkvergunning op verzoek eenmalig verlengen. Voor R0 en R1 moet de gebouwbeheerder aan het OSP schriftelijk te kennen geven dat hij/ zij akkoord is met de verlenging. Voor R2 moet dit afgestemd worden met de betreffende deskundigen op de werkvergunning. Een werkvergunning vervalt in geval van een calamiteit! Implementatie De aannemer / leverancier dient ervoor te zorgen dat het uitvoerend personeel op de hoogte is van de inhoud van de werkvergunning en de eruit voortvloeiende instructies begrijpt en opvolgt. Bij twijfel altijd contact opnemen met de OSP (zoals genoemd in de werkvergunning). Niet werkvergunningplichtige activiteiten Vanwege de aard van de werkzaamheden en de zeer beperkte risico s zijn de volgende werkzaamheden vrij van een werkvergunningsplicht: Restauratie en catering werk Servicewerkzaamheden koffieautomaten en andere catering gerelateerde automaten Schoonmaken van kantooromgevingen, Verhuizen van kantooromgevingen Regulier tuinonderhoud exclusief grof snoei- en graafwerk It-service activiteiten, printeronderhoud Onderhoud aan zonwering aan de binnenzijde Kleine activiteiten door een Handyman (zodra inbreuk gemaakt moet worden in een muur, leiding, kozijn, etc dient nagegaan te worden of er (andere) leidingen lopen, er mogelijk asbest aanwezig is, etc. Bij twijfel dient een werkvergunning aangevraagd te worden!) Plantenverzorging Reguliere afval verwerking N.B. Het betreft hier uitsluitend werkzaamheden in een kantooromgeving en gemeenschappelijke ruimtes; laboratoria en technische ruimtes vallen hier niet onder. Ook zodra deze werkzaamheden om welke andere reden dan ook additioneel risico opleveren, vervalt deze vrijstelling en dient een werkvergunning aangevraagd te worden!

18 Page 18/20 Dagelijkse schoonmaakwerkzaamheden in laboratoria kunnen wel onder deze vrijstelling vallen, mits er expliciete toestemming van de ruimtebeheerder is en er duidelijke afspraken zijn over wat en hoe schoon te maken. Overige procedures De overige procedures, onafhankelijk van de werkvergunning procedure, blijven gehandhaafd. Werkvergunning controle formulier Formulier voor het controleren van werkvergunningen. Er wordt gecontroleerd, conform de "checklist controle werkvergunningen" of er door uitvoerenden gewerkt wordt met een WV en of men zich houdt aan de instructies die op de werkvergunning vermeld staan. De resultaten van deze steekproeven worden geregistreerd. Let op: overtredingen m.b.t. de afwijkingen t.o.v. de werkvergunning worden gerapporteerd. Checklist controle werkvergunningen HTC-OSP-18 Sanctiebeleid In geval van een overtreding zal, afhankelijk van de aard en ernst van deze overtreding de aannemer gewaarschuwd worden zich aan de afgesproken regels te houden. In geval van een ernstige overtreding wordt het werk stilgelegd. Notoire overtreders zullen op voordracht van het OSP door Campus Site Management van het terrein worden verwijderd. Van alle tekortkomingen stelt het OSP een rapportage op. Gedragsregels derden Bij uitvoering van de werkzaamheden dient de algemene regelgeving, vastgelegd in het General rules HTCE en de bijzondere regelgeving voortvloeiende uit de werkvergunning strikt te worden opgevolgd. De werkvergunning of een kopie dient altijd tijdens de uitvoering van de werkzaamheden op de werkplek aanwezig te zijn. Basisvoorschriften (werkvergunningen) General rules HTCE HTC-OSP-19 HTC-OSP-20 Uitgifte en administratie (archivering) Uitgegeven werkvergunningen worden geregistreerd in een werkvergunningen database.

19 4.3 Plattegrond bedrijfsterrein Page 19/20

20 Page 20/20 5. REFERENTIE GEGEVENS Documentatie website HTCE link: security#/article/safety_permits 6. WIJZIGINGSHISTORIE Documenteigenaar: Office Safety Permit Versie: Datum: Omschrijving: Auteur: Nieuw document P. van Casteren H. de Groot H. van der Put C. Renders P. Rooyakkers P. Weijmans Document geactualiseerd P. van Casteren H. Dieteren H. van der Put C. Renders Document geactualiseerd P. Rooyakkers M. van Gasteren