Vrijwilligersbeleid Vilente. Samen Beter Zorgen

Transcriptie

1 Vrijwilligersbeleid Vilente Samen Beter Zorgen Vilente,

2 Vilente Dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van de uitgever of auteur. Neem voor meer informatie contact op met Carry Putman,

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen Inleiding Wat verstaan we onder vrijwilligers? Wat is Vrijwilligersbeleid? Wat is vrijwilligerswerk? Voorwaarden voor vrijwilligerswerk Visie op Vrijwilligerswerk Wat zijn vrijwilligersactiviteiten? Grenzen vrijwilligerswerk Doelstelling vrijwilligerswerk Diverse doelgroepen vrijwilligers Positie Vrijwilligerswerk Vilente 9 Hoofdstuk 2 Organisatie Inleiding De organisatie rondom vrijwilligerswerk Taken en verantwoordelijkheden Administratie 12 Hoofdstuk 3 Werving en Selectie Inleiding Aandachtspunten werving Selectie 14 Hoofdstuk 4 Introductie, Begeleiding en scholing Introductie Begeleiding Scholing 18 Hoofdstuk 5 Waardering en attenties Inleiding Erkenning Waardering 21 Bijlage 1 Taakomschrijving Vrijwilligerscoördinator 22 Bijlage 2 Taakomschrijving contactpersoon vrijwilligers 24 Bijlage 3 Aanvraagformulier Vrijwilliger 26 Bijlage 4 Formulier introductiegesprek 27 Bijlage 5 Formulier persoonlijke gegevens vrijwilliger 28 Bijlage 6 Contactformulier vrijwilliger 30 Bijlage 7 Evaluatieformulier voor vrijwilligerswerk 31 Bijlage 8 Vrijwilligersovereenkomst en vrijwilligersreglement 32 Bijlage 9 Formulier Taakomschrijving Vrijwilligers (voorbeeld) 35 Bijlage 10 Folder vrijwilligerswerk 37 Bijlage 11 Kostendeclaratieformulier 38 Bijlage 12 Voorbeeld vacaturetekst 39 Bijlage 13 Voorbeeld Getuigschrift 40 Bijlage 14 Bijlage bijzondere gebeurtenissen voor vrijwilligers 41

4 Hoofdstuk 1 Algemeen 1.1 Inleiding Vilente is van mening dat vrijwilligerswerk een onmisbare schakel is als het gaat om welzijn, zorg en dienstverlening aan onze cliënten. In het verleden zijn op alle locaties eigen regelingen voor de vrijwilligers ontstaan. Sinds de fusie in 2005 is het vrijwilligersbeleid binnen Vilente nog niet geharmoniseerd. In dit nieuwe beleid zijn alle oude regelingen ondergebracht, op elkaar afgestemd en toekomstgericht geformuleerd. De vrijwilliger levert een belangrijke bijdrage die er toe leidt dat veel extra activiteiten gerealiseerd kunnen worden, die anders niet mogelijk zouden zijn. Daarom is het belangrijk om vrijwilligers serieus te nemen. Eenmaal geworven willen wij ze graag behouden en daarom is het van belang dat wij ons vrijwilligersbeleid harmoniseren, goed inrichten en op de kaart zetten. Ook met het oog op maatschappelijke ontwikkelingen als verdere vergrijzing van de samenleving en afnemende aanwas van beroepskrachten binnen de zorg, invoering van de Zorgzwaarte pakketten met mogelijk extra beroep op vrijwilligers, en invoering van de pakketmaatregel met verschuiving naar de WMO en informele zorg, waaronder vrijwilligers, wil Vilente haar vrijwilligersbeleid goed op orde hebben en zich onder andere hierdoor goed voorbereiden op de toekomst. Vilente ziet een belangrijke rol weggelegd voor vrijwilligers bij het uitdragen van de missie van Vilente: Vilente is een sociale en betrouwbare partner voor alle mensen die welzijn, zorg of dienstverlening nodig hebben én hun eigen leven willen blijven leiden. Cliënten van Vilente krijgen persoonlijke aandacht en worden professioneel behandeld. Hierbij staat behoud van zelfstandigheid voorop, zowel voor cliënten als medewerkers. Medewerkers worden geacht zelfstandig te handelen en zijn aanspreekbaar op de beslissingen die zij nemen. Daarbij zijn zij ondernemend, creatief, betrokken en betrouwbaar. Belangrijk is dat de cliënten zich bij Vilente respectvol behandeld en veilig voelen. Want ieder mens is uniek! Leeswijzer In hoofdstuk 1 wordt u verder geïnformeerd over definities, doelgroepen en voorwaarden voor vrijwilligerswerk. Hoofdstuk 2 gaat in op de plaats van vrijwilligerswerk binnen de organisatie Vilente. Hoofdstuk 3 legt uit op welke wijze vrijwilligers geworven en geselecteerd worden, waarna in hoofdstuk 4 de introductie en verdere begeleiding van de vrijwilliger aan bod komt. In hoofdstuk 5 sluiten we af met het waarderings- en attentiebeleid voor vrijwilligers. 1.2 Wat verstaan we onder vrijwilligers? Onder vrijwilligers verstaan wij al degenen die vanuit een sociale bewogenheid en/of interesse op zinvolle en aangename wijze, op basis van vrijwilligheid en onbetaald, een deel van hun beschikbare tijd willen besteden aan onze cliënten. Cliëntenraadsleden vallen niet onder vrijwilligers. Voor hen is een aparte regeling van kracht. Zij vallen onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van de bestuurder, c.q. locatiemanager. Aangezien Cliëntenraadsleden adviseren aan de bestuurder over allerhande organisatiezaken waaronder mogelijk zaken waar vrijwilligers bij betrokken zijn, is een combinatie van vrijwilligerswerk en lidmaatschap van de Cliëntenraad af te raden, mede om belangenverstrengeling of conflicterende belangen te voorkomen. Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 4 van 42

5 1.3 Wat is Vrijwilligersbeleid? Vrijwilligersbeleid is volgens de definitie: Het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden. (Heinsius, 1998) 1.4 Wat is vrijwilligerswerk? - Vrijwilligerswerk is onmisbaar, maar waarborgt geen continuïteit in de zorgverlening - Vrijwilligerswerk is onbetaald, maar wordt zeer gewaardeerd. - Vrijwilligerswerk is onverplicht, maar niet vrijblijvend; Onverplicht houdt verband met de vrije keuze die mensen doen die zich voor vrijwilligerswerk beschikbaar stellen. Als men eenmaal voor vrijwilligerswerk gekozen heeft, heeft men ook een verplichting in moreel en organisatorisch opzicht. 1.5 Voorwaarden voor vrijwilligerswerk - De belangrijkste voorwaarde is dat de situatie voor alle betrokken partijen iets positiefs oplevert. - Vrijwilligerswerk staat altijd ten dienste van de cliënt - De vrijwilliger moet aan het taakprofiel voldoen (bijlage) - Voorafgaand aan de overeenkomst moeten de verwachtingen en mogelijkheden van de potentiële vrijwilliger duidelijk zijn. - De vrijwilligersactiviteiten zijn aanvullend op wonen, welzijn en zorg die door beroepskrachten aan de cliënten worden verleend. Dit mag echter niet leiden tot verlies van arbeidsplaatsen - De coördinator vrijwilligerswerk bepaalt in overleg met de betrokken medewerkers van de locatie het aantal vrijwilligers dat bij de locatie werkt dat extra begeleiding nodig heeft 1.6 Visie op Vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk is een onmisbare schakel als het gaat om welzijn, zorg en dienstverlening aan onze cliënten. Vrijwilligers schenken aandacht en tijd aan cliënten en bieden gezelligheid. Ze brengen de buitenwereld binnen. Vrijwilligers letten niet zo zeer op medische en verpleegkundige zaken, maar op het algehele welbevinden van zorgvragers. Meer vraaggericht werken biedt aan cliënten de kans hun wensen en behoeften kenbaar te maken. Vrijwilligers zouden nog meer dan nu het geval is (een deel van) deze behoeften kunnen vervullen. Voor vrijwilligers zelf biedt vrijwilligerswerk de mogelijkheid zich nuttig te maken en betekenis te geven aan hun leven door zich in te zetten voor anderen. Het biedt hen tevens de kans om sociale contacten en werkervaring op te doen. Mensen kunnen via vrijwilligerswerk bij Vilente hun talenten benutten en/of ontplooien. Vrijwilligerswerk kan ook structuur in het leven van de vrijwilliger brengen. Vaak verrichten mensen vrijwilligerswerk vanwege een combinatie van deze motieven. In de toekomst zal juist die combinatie belangrijker worden. Vrijwilligers zullen bereid zijn zich in te zetten voor een ander, maar verwachten daar wel iets voor terug vanuit de organisatie. Ze zullen kritisch kijken naar de wijze waarop Vilente met hen omgaat. Vrijwilligers dragen in grote mate bij aan de totstandkoming en kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Ze vormen mede de oren en ogen van de organisatie. Ze vangen signalen op en geven deze door. Dit kan leiden tot aanpassing of vernieuwing van beleid. Ook mantelzorgers hebben baat bij de inzet van vrijwilligers. Ze staan dicht bij de cliënten. Ook aan hen bieden vrijwilligers een luisterend oor. Als de druk op mantelzorgers in de toekomst toeneemt, zal de behoefte aan ondersteuning groeien. Dan Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 5 van 42

6 is vrijwillige inzet zeer gewenst. In plaats van aanvulling op het werk van beroepskrachten wordt dan gesproken over vrijwilligerswerk als aanvulling op de mantelzorg. Voor beroepskrachten zijn vrijwilligers een welkome ondersteuning. Vrijwilligers bieden niet alleen iets extra s, zoals tijd en aandacht, maar soms is hun bijdrage ook noodzakelijk om cliënten kwaliteit van leven te bieden. De afstemming tussen beroepsmatige, vrijwillige en mantelzorg zal steeds belangrijker worden. 1.7 Wat zijn vrijwilligersactiviteiten? - Vrijwilligersactiviteiten zijn activiteiten die binnen de organisatie worden gewenst en/of aansluiten op de mogelijkheden en interesses van de cliënt en van de vrijwilliger. - Vrijwilligersactiviteiten zijn er in de eerste plaats ten behoeve van de cliënt, maar ook de vrijwilliger wil er plezier aan beleven of er voldoening uit putten. Vormen van vrijwilligersactiviteiten binnen Vilente: - Activiteiten binnen de woonsituatie (bijv. gastheer/vrouw) - Activiteiten binnen de activiteitenbegeleiding (bijv. hobbyclub, kaarten, bingo, muziek, bewegen, etc.) - Activiteiten in speciale projecten (bijv. NL.doet, maatschappelijk betrokken ondernemen) - Activiteiten in de indirecte zorg/facilitair (dienstverlening, vervoer, tuin, café, dieren) - Activiteiten binnen de geestelijke verzorging (bijv. Kerkvrijwilliger) 1.8 Grenzen vrijwilligerswerk Functionele grenzen Een vrijwilliger richt zich doorgaans op welzijnsaspecten. We willen echter niet op voorhand inkaderen en begrenzen wat wel en wat niet tot vrijwilligerswerk behoort. Dat zal per situatie moeten worden bekeken en rekening houdend met de omstandigheden zullen hierover afspraken gemaakt moeten worden. Er zijn wel twee belangrijke uitgangspunten die bepalen of iets tot vrijwilligerswerk behoort of tot beroepsmatig werk: 1. Vrijwilligerswerk richt zich op het normale. Een belangrijk uitgangspunt is dat vrijwilligers mogen doen wat in het gewone leven normaal is om te doen voor een goede bekende die bijvoorbeeld ziek is. Koffie inschenken, een eindje wandelen, nagels lakken of helpen met krulspelden, boodschappen doen, helpen met een klusje, een spelletje en dergelijke zijn activiteiten die behoren bij het normale leven. Iemand op het toilet helpen, verplaatsen met een tillift of medicijnen geven, hoort in principe niet meer bij het normale. Dat zijn privacygevoelige of verpleegkundige handelingen. 2. Vrijwilligers zijn niet verantwoordelijk voor de continuïteit. Kenmerkende aspecten in de verhouding tussen cliënten en vrijwilligers zijn: - De spontane relatie - De vertrouwelijke band - Het maatschappelijk belang - Contact met de omgeving buiten het verpleeg- of verzorgingshuis - Een niet beroepsmatige benadering Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 6 van 42

7 Juridische grenzen Verschil Vrijwilliger Werknemer Het kenmerkende verschil tussen een werknemer en een vrijwilliger is dat de werknemer aanspraak maakt op loon en de vrijwilliger niet. Zodra de vrijwilliger loon zou ontvangen zou een arbeidsovereenkomst ontstaan en verandert de vrijwilliger in een werknemer. De vrijwilliger heeft geen arbeidsovereenkomst maar een vrijwilligersovereenkomst. Binnen Vilente zijn alle vrijwilligers met een vrijwilligersovereenkomst WA verzekerd via de collectieve WA verzekering van Vilente. Ook heeft Vilente een ongevallenverzekering voor zowel medewerkers als vrijwilligers. Vrijwilligers zijn in het kader daarvan verzekerd tijdens hun werkzaamheden en bij het komen en gaan. Hierbij moet worden aangetekend dat deze verzekering als vrijwilligers de leeftijd van 85 jaar hebben bereikt nog slechts 50% van de reguliere vergoeding uitkeert in geval van overlijden of blijvende invaliditeit. Daarnaast hebben alle gemeenten binnen het werkgebied van Vilente (Ede, Wageningen en Renkum) een collectieve vrijwilligersverzekering waar ook de vrijwilligers van Vilente onder vallen. Dit geldt ook voor vrijwilligers die niet in deze gemeenten wonen. Deze verzekering treedt pas in werking als de kosten niet verhaald kunnen worden op persoonlijke verzekeringen van de vrijwilliger en Vilente verzekeringen. Zowel voor de collectieve verzekering van Vilente als de verzekering van de gemeente geldt dat vrijwilligers niet op naam aangemeld hoeven worden. Verschil Vrijwilliger mantelzorger Mantelzorgers en vrijwilligers hebben met elkaar gemeen dat zij beide niet beroepshalve zorg bieden. Hun juridische verhouding tot de cliënt en tot de zorgaanbieder is echter verschillend. De inzet van een mantelzorger vloeit rechtstreeks voort uit zijn sociale relatie met de cliënt. Een mantelzorger zorgt voor een specifieke cliënt, ongeacht welke zorgaanbieder voor de cliënt werkzaam is. De inzet van een vrijwilliger vloeit voort uit de wens om zich voor anderen in te zetten met wie op dat moment nog geen sociale relatie bestaat. De vrijwilliger werkt voor de zorgaanbieder, de mantelzorger doet dat niet. Daarom is de zorgaanbieder aansprakelijk voor schade die de vrijwilliger veroorzaakt, maar niet voor de schade die de mantelzorger veroorzaakt. Verschil vrijwilliger spontane helpers Naast het onderscheid tussen een vrijwilliger en een mantelzorger, is het onderscheid van belang tussen een vrijwilliger en iemand die zich spontaan inzet. In de dagelijkse praktijk gebeurt het vaak dat bezoek van cliënten spontaan bijspringt als andere cliënten ondersteuning nodig hebben. Deze bezoekers doen dit vrijwillig, maar zijn daarmee nog geen vrijwilliger geworden. Het verschil is dat een vrijwilliger zijn werkzaamheden verricht op verzoek van de zorgaanbieder en dit vastgelegd is in een overeenkomst, terwijl degene die zich spontaan inzet daartoe zelf het initiatief neemt en geen overeenkomst heeft. Dat maakt dat de zorgaanbieder aansprakelijk is voor schade die een vrijwilliger veroorzaakt, maar niet voor de schade die veroorzaakt is door iemand die op eigen initiatief ondersteuning biedt. Op de hoofdregel dat een zorgaanbieder niet aansprakelijk is voor schade die veroorzaakt is door iemand die zich op eigen initiatief inzet voor anderen, moet een uitzondering gemaakt worden voor de situatie waarin van de zorgaanbieder verwacht had mogen worden dat hij had moeten voorkomen dat iemand zich spontaan zou inzetten (of had moeten zorgen voor hulpverlening door een professional). Hiervan is bijvoorbeeld sprake als hij had moeten voorzien dat de inzet te riskant is. Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 7 van 42

8 1.9 Doelstelling vrijwilligerswerk De vrijwilligers binnen Vilente leveren hun onmisbare, aanvullende bijdrage, al dan niet zelfstandig, op het gebied van welzijn, wonen en zorg vanuit dezelfde gezamenlijke visie (zie inleiding). Zij benaderen hun cliënten respectvol en belevingsgericht met aandacht voor de autonomie van de cliënt. Zij kunnen hierbij rekenen op respectvolle en professionele coördinatie en begeleiding vanuit de organisatie. Er is persoonlijke aandacht en oog voor hun kwaliteiten. Er is een centrale aansturingstructuur (coördinator vrijwilligerswerk) en decentrale begeleiding op de plek waar vrijwilligers actief zijn. Vrijwilligers worden goed geïnformeerd. Vrijwilligers hebben inspraak met betrekking tot hun taakuitvoering. Er zijn mogelijkheden voor scholing en faciliteiten zoals een goede verzekering, vergoeding van gemaakte kosten en waarderingsbeleid. Wederzijdse rechten en plichten zijn schriftelijk vastgelegd Diverse doelgroepen vrijwilligers Er zijn verschillende groepen vrijwilligers te onderscheiden met hun eigen wensen en behoeften. Vilente richt zich op onderstaande doelgroepen: Vrijwilligers die kennis en ervaring willen opdoen; o o Jongeren beschouwen het vrijwilligerswerk vaak als voorportaal voor betaald werk Herintreders die een tijdlang uit het arbeidsproces zijn geweest bereiden zich via vrijwilligerswerk voor op een betaalde functie Deze groepen hebben veel tijd voor vrijwilligerswerk, maar blijven niet lang. Vrijwilligers die kennis en ervaring te bieden hebben; o o o Ouderen hebben in hun leven al de nodige kennis en ervaring opgedaan, die ze zouden kunnen inzetten voor vrijwilligerswerk. Oud-werknemers uit de zorg beschikken vanuit hun beroep over competenties die verder gaan dan die van de vrijwilliger zonder medische en verpleegkundige achtergrond Werkenden die naast hun reguliere baan ook maatschappelijk actief zijn. Vrijwilligers met een allochtone achtergrond; o Verrichten in eigen kring heel wat werk vrijwillig. Inzet van allochtonen als vrijwilliger vraagt om passende taken en voldoende begeleiding. Allochtone vrijwilligers kunnen van grote meerwaarde zijn voor onze allochtone cliënten. Vrijwilligers vanuit sociale activering o Gemeentelijke Sociale Diensten stimuleren mensen met een uitkering om vrijwilligerswerk te gaan doen. Het potentieel uit deze groep is groot. Het vraagt extra begeleiding en deskundigheid. Een uitkeringsgerechtigde mag door het vrijwilligerswerk nooit de kansen verkleinen om terug te keren naar een betaalde baan. Kwetsbare burgers die actief willen worden als vrijwilliger o Kwetsbare burgers zoals gehandicapten, chronisch zieken, mensen met een psychiatrische achtergrond en cliënt vrijwilligers (vrijwilligers die zelf cliënt zijn binnen de organisatie of daadwerkelijk cliënt zijn) zijn bereid veel tijd in het werk te steken. Zij hebben zelf echter ook veel begeleiding nodig. Werknemers die gestimuleerd worden vrijwilligerswerk te doen (maatschappelijk betrokken ondernemen) o Steeds meer bedrijven gaan betrokken ondernemen. Een goede manier van betrokken ondernemen is werknemersvrijwilligerswerk Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 8 van 42

9 Vrijwilligers Maatschappelijke stages: Middelbare scholieren doen via deze stages kennis op van de samenleving en ervaren hoe het is om verantwoordelijkheid te nemen voor een ander. Vrijwilligers Taalstages: Als onderdeel van het inburgeringbeleid doen inburgeraars praktijkervaring op via vrijwilligerswerk. Mantelzorgers Vilente: Mantelzorgers die naast de zorg voor hun familielid dat bij Vilente woont, zich ook inzetten als vrijwilliger. Met deze vrijwilligers worden goede afspraken gemaakt met betrekking tot de werkplek waar zij ingezet worden in relatie tot de woonplek van hun familielid. Medewerkers Vilente: Medewerkers van Vilente mogen ook vrijwilligerswerk doen binnen de organisatie. Medewerkers en oproepkrachten kunnen echter in hun vakgebied niet tevens vrijwilliger zijn; dit ter voorkoming van rolverwarring. De meeste vrijwilligers bij Vilente zijn 55+. Het profiel van deze vrijwilligers sluit goed aan bij de doelgroep waar Vilente zorg aan biedt Positie Vrijwilligerswerk Vilente Binnen Vilente is de Zorgdirecteur portefeuillehouder vrijwilligersbeleid. Dit betekent dat indien er zich zaken voordoen die het vrijwilligersbeleid raken, hij/zij hiervoor aanspreekpunt is. De vrijwilligerscoördinatoren worden aangestuurd door de locatiemanager. Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 9 van 42

10 Hoofdstuk 2 Organisatie 2.1 Inleiding Vilente is een organisatie met meerdere locaties en prijst zich gelukkig met vele vrijwilligers. Sommigen van deze vrijwilligers zijn specifiek op één locatie actief, maar er zijn er ook die op meerdere locaties bij activiteiten betrokken zijn. Er dient coördinatie plaats te vinden om te zorgen dat op de juiste plaatsen de juiste vrijwilligers aan het werk zijn en begeleidt worden. Daarnaast moet er zorg gedragen worden voor voldoende aanwas van vrijwilligers. Deze taak ligt bij de vrijwilligerscoördinatoren. Om administratief één en ander te kunnen stroomlijnen is het belangrijk om alle gegevens van vrijwilligers in één systeem te registreren. 2.2 De organisatie rondom vrijwilligerswerk De directeur Zorg is portefeuillehouder vrijwilligersbeleid. Zijn taken zijn gedelegeerd en worden uitgevoerd door een beleidsmedewerker die verbonden is aan het kenniscentrum. Hiermee zijn een centraal aanspreekpunt en een lijn richting MT geborgd. Per gemeente is er een vrijwilligerscoördinator, die hiërarchisch onder een locatiemanager valt. De vrijwilligerscoördinatoren hebben regelmatig onderling teamoverleg en met enige regelmaat een overleg met de beleidsmedewerker, naast reguliere werkoverleggen met de locatiemanagers. De vrijwilligerscoördinatoren zijn verantwoordelijk voor alle zaken rondom vrijwilligers en de uitvoering van het vrijwilligersbeleid binnen Vilente. Zij zijn dan ook degenen die zich bezig houden met werving en selectie, begeleiding van de contactpersonen, publicitaire zaken ten behoeve van de werving et cetera. De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het op juiste wijze vastleggen en actueel houden van het vrijwilligersbeleid, alsmede voor het opstellen van het jaarplan. Op locaties zijn de contactpersonen voor vrijwilligers verantwoordelijk voor de directe aansturing van de vrijwilligers bij hun activiteiten. Indien nodig kunnen zij daarbij ondersteund worden door de vrijwilligerscoördinatoren. Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 10 van 42

11 In een organigram ziet de organisatie er dan als volgt uit: Directeur Zorg Portefeuillehouder vrijwilligersbeleid Kenniscentrum Locatiemanager Klinkenberg Locatiemanager St. Barbara / De Pleinen Locatiemanager Pieter Pauw / De Melkweg Locatiemanager Heidestein / Het Beekdal Locatiemanager Sonneneberg / Overdal / Molenberg Vrijwilligerscoördinator gemeente Ede Vrijwilligerscoördinator gemeente Wageningen Vrijwilligerscoördinator gemeente Renkum Contactpersonen Contactpersonen Contactpersonen 2.3 Taken en verantwoordelijkheden Vrijwilligerscoördinator De complete taakomschrijving van de vrijwilligerscoördinatoren treft u aan in de bijlage. Op hoofdlijnen is deze verantwoordelijk voor werving en selectie van vrijwilligers, het onderhouden van contact met de contactpersonen, het registreren van vrijwilligers en het actueel houden van het vrijwilligersbeleid. Contactpersonen vrijwilligers De complete taakomschrijving van de contactpersoon treft u aan in de bijlage. Op hoofdlijnen is de contactpersoon verantwoordelijk voor het inwerken en begeleiden van de vrijwilliger. Beleidsmedewerker vrijwilligers Is verantwoordelijk voor het actueel houden van het vrijwilligersbeleid en het opstellen van het jaarplan. Rapporteert aan de directeur Zorg. Vrijwilliger Is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden. Teamleider De teamleider heeft een voorbeeldfunctie met betrekking tot de bejegening van en omgang met vrijwilligers, houdt vrijwilligerswerk onder de aandacht van het team, Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 11 van 42

12 begeleidt de contactpersoon vrijwilligers, vraagt nieuwe vrijwilligers aan bij de coördinator vrijwilligers. Locatiemanager Is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde zorg op locatie. Stuurt teamleiders aan op het onder de aandacht houden en integreren van vrijwilligers binnen de teams. Is gesprekspartner van de vrijwilligerscoördinator. Directeur Zorg Is eindverantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid. 2.4 Administratie Van de vrijwilligers dienen de vrijwilligersovereenkomsten te worden bewaard en wordt een minimaal aantal gegevens opgeslagen in een systeem (personalia als naam, adres en woonplaatsgegevens, alsmede geboortedatum, startdatum van de activiteiten, locatie(s) waar de vrijwilliger actief is en soort activiteiten, eventuele ziekmeldingen en einddatum). Deze dienen centraal te worden opgeslagen. Voor registratie van de gegevens wordt het zelfde systeem gebruikt als voor medewerkers. Bijlagen: 1. Taakomschrijving vrijwilligerscoördinator 2. Taakomschrijving contactpersoon vrijwilligers 3. Formulier gegevens vrijwilliger Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 12 van 42

13 Hoofdstuk 3 Werving en Selectie 3.1 Inleiding Het is niet altijd vanzelfsprekend dat vrijwilligers de weg vinden naar Vilente. Het is ook niet vanzelfsprekend meer dat mensen vrijwilligerswerk doen. 3.2 Aandachtspunten werving Door de toenemende vraag naar vrijwillige inzet is een aantal aandachtspunten van belang: - De vraag naar vrijwilligers en het aanbod van vrijwilligers moet op elkaar afgestemd zijn - Weloverwogen publiciteit: aanbod van diensten centraal zetten in plaats van de behoefte aan hulp. - Bij werven ook de plezierige en nuttige kant voor vrijwilligers benadrukken. Wervingsmethoden Werving van vrijwilligers kan op veel verschillende manieren plaatsvinden. Algemeen en specifiek, door bijvoorbeeld met taak- en functieprofielomschrijvingen te werken. Vrijwilligerscoördinatoren zijn verantwoordelijk voor de werving en matching binnen Vilente. Om het vrijwilligerswerk onder de aandacht te brengen maakt Vilente gebruik van diverse kanalen: - Via het sociale netwerk - Via mond tot mond reclame - Via vrijwilligersorganisaties UVV, Rode Kruis, Vrijwilligerscentrale - Via de vrijwilligerswervingsfolder - Via de media (weekbladen, kranten, flyers, huisbladen et cetera) - Via verenigingen en scholen - Via plaatselijke evenementen (seniorenbijeenkomsten, beurzen, markten) - Via Regionale Omroepen - Via de Vilente website - Via vrijwilligersvacaturebanken (via het internet) - Via UWV Naast deze vormen van actieve werving kan ook inactief geworven worden door bijvoorbeeld op positieve wijze in de media terecht te komen. Een artikel over een geslaagde kerstmarkt, of een leuk interview met een vrijwilliger, kan de interesse wekken bij andere mensen om ook vrijwilligerswerk te gaan doen bij Vilente. Vrijwilligerscoördinatoren nemen hiertoe het initiatief in samenwerking met de afdeling communicatie. Spontane aanmelding Indien iemand zich spontaan aanmeldt als vrijwilligers bij de receptie van een huis, ontvangt deze de wervingsfolder vrijwilligers. De receptie noteert de gegevens en geeft dit door aan de vrijwilligerscoördinator. Deze neemt contact op. Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 13 van 42

14 Werving en matching 1. Aanvragen voor vrijwilligers worden bij de vrijwilligerscoördinator ingediend door middel van een aanvraagformulier. (aanvraagformulier bijlage) 2. Het formulier bevat informatie over de activiteit waarvoor men een vrijwilliger aanvraagt, welk dagdeel, de frequentie, specifieke vaardigheden en/of afspraken en wie de contactpersoon is voor de vrijwilliger. 3. De vrijwilligerscoördinator heeft een vacaturebank, waardoor het aanbod van vrijwilligers afgestemd kan worden op de vraag van de locaties en gerichte wervingsacties kunnen worden ondernomen. (bijlage voorbeeld vacaturetekst) De vrijwilligerscoördinator kan de vraag ook onder het bestaande vrijwilligersbestand uitzetten en de vraag met vrijwilliger matchen. 3.3 Selectie Basisprofiel Na een wervingsactie of bij spontane aanmelding moet het kennismakingsgesprek zo snel mogelijk plaatsvinden. Vrijwilligers worden geselecteerd op basis van het volgende basisprofiel: Van kandidaten die zich aanbieden of aangeboden worden, wordt verwacht dat zij: - Vrijwilligersactiviteiten en privé gescheiden kunnen houden; - Zelfbewust zijn en in staat om met de beschikbare begeleiding de vrijwilligersactiviteiten te kunnen verrichten; - Affiniteit hebben met ouderen; - Maatschappelijk georiënteerd zijn (interesse in omgeving en medemens); - Wederkerigheid in de relatie kunnen scheppen (geven/nemen, investeren/winst opleveren); - Sociaal ingesteld zijn, mensen te allen tijde met respect bejegenen en hun geaardheid en levensovertuiging respecteren; - Goed (in de Nederlandse taal) kunnen communiceren en contacten kunnen maken; - Emotioneel evenwicht hebben; - Volgens afspraak activiteiten kunnen uitvoeren en betrouwbaar zijn in aanwezigheid en continuïteit; - Representatief zijn; - Een geldig legitimatiebewijs kunnen overleggen; - Minimaal 16 jaar oud zijn (met uitzondering van vrijwilligers in het kader van een maatschappelijke stage, of tijdelijke projecten) Zelfbewust: besef van eigen sterke en zwakke kanten, bereidheid om te leren. Als vrijwilliger kun je, tijdens het verrichten van de vrijwilligersactiviteiten, op de eerste plaats gewoon jezelf zijn. Maar dit is niet hetzelfde als gewoon je gang gaan zonder nadenken. Je bent bereid om te leren van je eigen ervaringen en van reacties van anderen. Maatschappelijk georiënteerd zijn: als vrijwilliger heb je belangstelling voor je omgeving, ben je je bewust van wat die omgeving voor jou kan betekenen. Je bent je bewust van jouw eigen invloed op die omgeving en neemt daar ook je verantwoordelijkheid voor. Sociaal ingesteld: voldoening beleven aan eigen dienstbaarheid. Vrijwilligerswerk vraagt een sociale instelling. Dienstbaarheid kent vele vormen. Het varieert van zichzelf helemaal wegcijferen ten dienste van de ander tot zichzelf in de kijker willen plaatsen omwille van het goede dat men doet. Wij vinden het belangrijk dat de vrijwilliger zich inzet voor de ander, omdat je vindt dat het bij je past en je daar een gezonde portie voldoening uit kunt halen. Emotioneel evenwicht: genegenheid, warmte en sympathie zijn gevoelens die belangrijk kunnen zijn voor een goede relatie tussen vrijwilliger en cliënt. Maar ook kan het nodig zijn uiting te geven aan meeleven, teleurstelling of verdriet. Als vrijwilliger ben je je bewust van je eigen gevoelens. Representatief zijn: vanwege de diversiteit van cliënten waarmee de vrijwilligers te maken krijgen is een mate van representativiteit van belang. Als vrijwilliger bouw je een relatie op met de oudere mens in zijn woon- en leefomgeving. Je kunt in de verschillende woon-, zorg- en welzijnsvoorzieningen terechtkomen. Het is dan wel belangrijk dat je er als vrijwilliger representatief uitziet. Kennismakingsgesprek Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 14 van 42

15 Voorafgaand aan het kennismakingsgesprek ontvangt de potentiële vrijwilliger een kennismakingsformulier. Dit formulier wordt tijdens het kennismakingsgesprek besproken. Tevens neemt de vrijwilliger een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee (te bewaren bij de vrijwilligersovereenkomst). Het kennismakingsgesprek vindt plaats met de vrijwilligerscoördinator. Deze verstrekt de volgende informatie: - Verstrekken van informatie over Stichting Vilente en over de betreffende locatie (locatiefolder). Informeren over de doelgroep, vraaggericht werken, bejegening en communicatie (introductieboekje vrijwilligers) - Informeren betreffende huisregels en veiligheidsvoorschriften van de betreffende locatie - Informatie verstrekken over de vrijwilligersactiviteiten en procedure - Nagaan wat interesses en mogelijkheden zijn van de vrijwilliger - Inschatten van de motivatie van de vrijwilliger - Nagaan van de zelfstandigheid, verwachtingen, samenwerkingsvaardigheid, continuïteit, geschiktheid voor bepaalde projecten, beschikbaarheid - Informeren over rechten en plichten (reglement bijlage bij overeenkomst) - Er worden wederzijdse verwachtingen uitgesproken - Er wordt een rondleiding gegeven Tweede gesprek Als uit het kennismakingsgesprek geschiktheid voor de vrijwilligersfunctie blijkt en de potentiële vrijwilliger heeft aangegeven de procedure te willen vervolgen, wordt een tweede gesprek gepland met de contactpersoon (de vrijwilligerscoördinator is hierbij niet aanwezig). Doel van het tweede gesprek: - Er wordt gekeken of er een match is tussen beide partijen - Bespreken van de rol van de contactpersoon - Er wordt inhoudelijk op de taken ingegaan - Duidelijke afspraken maken en schriftelijk vastleggen: Introductie, termijn, inwerkperiode/proefperiode, eerste evaluatiegesprek (formulier taakomschrijving), - Vrijwilligerscoördinator verzorgt registratie van de vrijwilliger. Afwijzing Als iemand niet blijkt te passen in de organisatie of niet voldoet aan het basisprofiel, wordt daar zorgvuldig mee omgegaan. Er wordt zo eerlijk mogelijk verteld waarom er niet tot samenwerking kan worden overgegaan, en er worden suggesties gegeven waar de betreffende persoon zich wel zou kunnen inzetten. Bijlagen: 4. Aanvraagformulier vrijwilliger 5. Kennismakingsformulier 6. Vrijwilligersovereenkomst en vrijwilligersreglement 7. Formulier taakomschrijving vrijwilligers (voorbeeld) 8. Folder vrijwilligerswerk 9. Kostendeclaratieformulier vrijwilligers 10. Voorbeeld vacaturetekst Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 15 van 42

16 Hoofdstuk 4 Introductie, Begeleiding en scholing Een goede begeleiding van de vrijwilliger is niet alleen in het belang van de vrijwilliger, maar ook van de afdelingen en organisatie. Een positieve instelling en aanbod van de kant van Vilente bevordert een prettige samenwerking. Begeleiders van vrijwilligers (contactpersonen) adviseren, stimuleren en ondersteunen vrijwilligers. 4.1 Introductie Een goede introductie en een zorgvuldig inwerkprogramma dragen niet alleen bij aan een goede start voor een nieuwe vrijwillige medewerker, maar ook aan kwaliteit voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Taken vrijwilligerscoördinator - Vrijwilligersovereenkomst invullen en ondertekenen; de taakomschrijving wordt als aanhangsel toegevoegd (coördinator behoudt origineel, vrijwilliger ontvangt kopie) - Taakomschrijving en evaluatieformulier naar contactpersoon - Onkostendeclaraties bespreken en meegeven - Aanvraag vrijwilligersbadge - Indien nodig ondersteuning contactpersoon bij maken werkafspraken Taken van de contactpersonen (begeleiders): - De contactpersoon is het vaste aanspreekpunt voor de vrijwilliger. - Het introduceren en wegwijs maken van de vrijwilliger op de plaats waar de activiteiten verricht zullen worden (eventueel met behulp van een checklist). - Het motiveren en enthousiasmeren van de vrijwilliger - Het begeleiden van de vrijwilliger bij de activiteiten - Voorwaarden scheppen om de vrijwilliger optimaal te kunnen laten functioneren zoals: o Het geven van de noodzakelijke informatie met betrekking tot omgangsvormen, doelstelling van de afdeling et cetera. o De vrijwilliger informeren over veranderingen op de afdeling (overlijden, ziekte) o Contact onderhouden met de coördinator vrijwilligerswerk o Het voorstellen van de vrijwilliger aan teamleden o Het de vrijwilliger welkom laten voelen op de afdeling, door hem/haar ook te betrekken bij de gezellige afdelingszaken o Het houden van een evaluatiegesprek met de vrijwilliger (en zo nodig met de coördinator vrijwilligerswerk), na de kennismaking/inwerkperiode Taken van de teamleider - Heeft een voorbeeldfunctie met betrekking tot de bejegening van en omgang met vrijwilligers - Agendeert vrijwilligerswerk regelmatig op de agenda voor teamoverleggen - Begeleidt contactpersoon vrijwilligers - Vraagt nieuwe vrijwilligers aan bij coördinator Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 16 van 42

17 4.2 Begeleiding Evaluatie gesprek na de kennismaking/inwerkperiode Na een periode van 6 tot 8 weken vindt er een gesprek plaats tussen de vrijwilliger en de contactpersoon van de vrijwilliger en/of coördinator vrijwilligerswerk. Daarna 1 maal per jaar of, zo nodig, vaker. Aandachtspunten bij dit gesprek zijn: - Hoe is de kennismaking/inwerkperiode verlopen? - Hoe is de begeleiding? - Zijn er eventuele aandachtspunten? - Hoe is de voortgang? - Zijn er speciale afspraken voor de voortgang nodig? Beëindigen vrijwilligersovereenkomst Omdat we hier spreken van een vrijwilligersovereenkomst heeft de vrijwilliger het recht om op elk moment de vrijwilligersactiviteiten te beëindigen. Ook als dit met directe ingang is. De vrijwilliger dient de beëindiging van de vrijwilligersactiviteiten persoonlijk door te geven aan de coördinator vrijwilligerswerk en/of de contactpersoon, die dit zo spoedig mogelijk zal doorgeven aan de coördinator. Ook Vilente, vertegenwoordigt door de vrijwilligerscoördinator, kan de relatie met de vrijwilliger op elk moment beëindigen, met redenen omkleed als: - De vrijwilliger houdt zich niet aan de afspraken voor vrijwilligers binnen Vilente. - De vrijwilliger vertoont onbehoorlijk gedrag - De vrijwilliger kan de afgesproken activiteit niet meer uitvoeren zoals deze is omschreven in de vrijwilligersovereenkomst. Bijvoorbeeld vanwege gezondheidsredenen. - Als de vrijwilliger de vrijwilligersactiviteit niet kan uitvoeren wordt in overleg met de vrijwilliger bekeken of er andere mogelijkheden zijn. Mocht dit niet het geval zijn dan kan Vilente de relatie met de vrijwilliger beëindigen. - Bij voorkeur vindt beëindiging plaats door middel van een exitgesprek vrijwilligers. Het doel van dit gesprek is bespreken van de reden van beëindiging van de samenwerking. De vrijwilliger kan door middel van een afrondingsgesprek de organisatie met goed gevoel verlaten en op verzoek kan de coördinator een getuigschrift afgeven over de gedane vrijwilligersactiviteiten. De taken van de vrijwilligerscoördinator hierbij zijn het informeren van de organisatie en het sturen van een schriftelijke bevestiging van de beëindiging naar vrijwilliger. Samenwerking beroepskrachten vrijwilligers Heel belangrijk voor een optimale samenwerking is het elkaar accepteren in de samenwerking en respect hebben voor elkaar. Vilente verwacht dat zowel beroepskrachten als vrijwilligers zich op de volgende manier naar elkaar opstellen: Waarderen: elkaar kennen, contact maken, belangstelling tonen, waardering voor inzet tonen en deelnemen aan gezamenlijke uitjes. Informeren: weten van elkaar wie, waar, wanneer werkt en wat de taken zijn, informatie delen over cliëntgebonden zaken, weet wat te doen in nood. Faciliteren: begeleiden van nieuwe vrijwilligers, een vaste contactpersoon, een vertrouwenspersoon, aanleren vaardigheden, overdrachtsdocument voor vrijwilligers Afstemmen: vermelding in zorgleefplan, wat kan en mag met een cliënt, luisteren naar signalen van vrijwilligers over cliënten, evalueren werkafspraken. De samenwerking met vrijwilligers is met regelmaat een agendapunt tijdens het teamoverleg. Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 17 van 42

18 4.3 Scholing De vrijwilligers binnen Vilente leveren een onmisbare, aanvullende bijdrage, al dan niet zelfstandig, op het gebied van welzijn, wonen en zorg. Met de huidige personeelsschaarste in de zorg en de in de toekomst nog verder vergrijzende maatschappij, is het van het grootste belang om vrijwilligers respectvolle en professionele begeleiding vanuit de organisatie te bieden om hen te binden aan Vilente. Het bieden van scholing is een concrete uiting van het bieden van professionele begeleiding. De vrijwilliger wordt op deze wijze in de gelegenheid gesteld zich verder te bekwamen en ontwikkelen om de kwaliteit van het vrijwilligerswerk te verbeteren, dat leidt tot verbetering van de kwaliteit van zorg, welzijn en leven van de bewoner. Waarom scholing voor vrijwilligers? De drie hoofdredenen waarom scholing voor vrijwilligers noodzakelijk is: Alle cliënten die diensten afnemen van de organisatie stellen eisen aan de kwaliteit. Vrijwilligers moeten die kunnen leveren. Voor sommige activiteiten bestaat een wettelijke verplichting vrijwilligers te scholen. Zo bepaalt de Drank en Horecawet dat het verstrekken van alcoholhoudende drank alleen mag gebeuren door gekwalificeerde personen. Om de Vilente Bus te mogen besturen zijn vrijwilligers verplicht een cursus rijvaardigheid bij de ANWB gevolgd te hebben. Vrijwilligers kunnen ook zelf de behoefte hebben aan meer deskundigheid bij het uitvoeren van hun taken. Bijvoorbeeld omdat zij zekerder van hun zaak willen zijn, of omdat ze de scholing zien als een vorm van persoonlijke ontplooiing waardoor ze hun taak met meer plezier kunnen doen. Uitgangspunten Scholing moet altijd vraaggericht zijn. Scholing is afhankelijk van doelgroep en werkplek. Naast wensen en behoeften van de organisatie staat altijd de wens en behoefte van de vrijwilliger centraal. Scholing is gratis toegankelijk voor vrijwilligers en reiskosten worden vergoed. Personen die geen vrijwilligersovereenkomst hebben afgesloten kunnen tegen kostprijs deelnemen. Reiskosten worden in dit geval niet vergoed. Wat levert scholing op voor Vilente? De kwaliteit van de werkzaamheden neemt toe en de kwaliteit van zorg verhoogd De vrijwilligers halen meer voldoening uit hun werk Het motiveert de vrijwilligers zich te blijven inzetten Vilente bindt vrijwilligers aan zich Het maakt Vilente aantrekkelijk bij de werving van nieuwe vrijwilligers Het kan bijdragen aan een opstap naar betaald werk binnen Vilente Wie verzorgt de scholing binnen Vilente? De scholing voor vrijwilligers wordt gecoördineerd door de afdeling opleidingen. De vrijwilligerscoördinatoren zijn verantwoordelijk voor het aanvragen van scholing. Zij stellen jaarlijks een opleidingsplan vast samen met de locatiemanagers en dienen dit in bij afdeling opleidingen. Zowel afdeling opleidingen als vrijwilligerscoördinatoren zijn zich bewust van aanwezige interne expertise en de mogelijkheden voor low budget scholingen door externe organisaties (bijvoorbeeld: Gemeente, Vrijwilligerscentrale, Vrijwillige Palliatieve ThuisZorg, Alzheimer Stichting, ROC, Stichting Iris). De kosten voor het scholen van vrijwilligers komen ten laste van het locatiebudget. Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 18 van 42

19 Modules Jaarlijks dienen de vrijwilligerscoördinatoren een opleidingsplan in bij de afdeling opleidingen. Zij kunnen hierbij kiezen uit de volgende modules: Informatie ziektebeelden (dementie, CVA, hartinfarct, afasie en slikproblemen, diabetes, MS, Parkinson, depressie) Ouder worden, wat betekent dat? Verplaatsings- en tiltechnieken (omgaan met rolstoel, rollator, scootmobiel, ondersteunen bij opstaan uit stoel, hoe loop je naast iemand, etc.) Stervensbegeleiding Zingeving Bejegening, omgaan met elkaar Hoe breng ik sfeer en gezelligheid bij kleine en grote activiteiten Voeding, HACCP en maaltijdbegeleiding Gastheer/gastvrouw maaltijdbegeleiding, klantgerichtheid en sociale hygiëne Verantwoordelijkheid en veiligheid Samenwerken met beroepskrachten, hoe doe je dat? Grenzen aan vrijwilligerswerk Rijvaardigheidstest (verplicht voor buschauffeurs van Vilente) Verslavingsproblematiek bij ouderen Assertief zijn, hoe doe je dat? Intimidatie Verzamelwoedes bij ouderen Feedback geven Vergadertechniek en PR-activiteiten Er kunnen ook voorstellen ingediend worden voor nieuwe modules. Bijlagen: 11. Evaluatieformulier voor vrijwilligerswerk Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 19 van 42

20 Hoofdstuk 5 Waardering en attenties 5.1 Inleiding Het is voor Vilente van groot belang de waardering voor de inzet van de vrijwilligers met regelmaat tot uiting te brengen, zodat deze zich gerespecteerd en serieus genomen voelen. Alle medewerkers van Vilente dienen zich bewust te zijn van het belang van de inzet van de vrijwilligers. Het past dan ook om dit regelmatig door bijvoorbeeld complimenten te laten blijken, zowel in individuele gesprekken alsook in grotere bijeenkomsten. In feite kunnen meerdere manieren onderscheiden worden om de waardering voor de inzet van vrijwilligers te tonen: erkenning en waardering, waaronder beloning. Deze zaken worden hierna verder uitgewerkt. 5.2 Erkenning Erkenning betekent dat Vilente vrijwilligers het gevoel geeft dat ze belangrijk zijn voor de organisatie en tevens serieus genomen als betrokken samenwerkingspartners bij de zorg voor de cliënt. Dit komt tot uitdrukking door onder meer: Het hebben van een duidelijk vrijwilligersbeleid en een heldere visie op de inzet van vrijwilligers binnen de organisatie. Aandacht hebben voor de kwaliteiten van de vrijwilligers en de vrijwilligers ook de gelegenheid bieden deze optimaal te benutten. Het ondersteunen van de vrijwilligers bij de uitvoering van hun activiteiten. Goede informatievoorziening aan de vrijwilligers: Alle vrijwilligers ontvangen de Vilente nieuwsbrief welke gemiddeld eens in de twee weken uitkomt. Hierin is een aparte rubriek van en voor vrijwilligers opgenomen. De vrijwilligerscoördinatoren leveren de tekst aan voor de rubriek. Daarnaast ontvangen vrijwilligers eventuele lokale nieuwsbrieven van de locatie(s) waar ze actief zijn. Het bieden van gelegenheid tot inspraak en erkenning van opgedane ervaringen: Het onderzoeken van de mogelijkheden tot het oprichten van een vrijwilligersraad: Een onafhankelijk en zelfstandig orgaan dat de vrijwilligers van Vilente vertegenwoordigt en waarin de vrijwilligers van de organisatie zitting hebben. De vrijwilligersraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de vrijwilligers. Zij vertegenwoordigt de vrijwilligers van Vilente in het besluit- en beleidsvormingsproces van Vilente, daar waar het vrijwilligerswerk betreft. Eens in de vijf jaar doet Vilente een onderzoek onder vrijwilligers naar de tevredenheid over de activiteiten en de waardering ervoor door de organisatie. Daarnaast wordt ook eens per vijf jaar geïnventariseerd bij de beroepskrachten hoe de samenwerking met vrijwilligers ervaren wordt (WIFA-scan). De uitkomsten van deze onderzoeken worden gebruikt om het beleid eventueel verder aan te scherpen. Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 20 van 42

21 5.3 Waardering Waardering houdt in dat de erkenning van vrijwilligers zichtbaar wordt gemaakt. Dit kan ondermeer gebeuren door: Het complimenteren van een vrijwilliger als dit aan de orde is in een individueel gesprek, al of niet in de wandelgangen. Het complimenteren van vrijwilligers in het openbaar. Er een gewoonte van maken successen in gezamenlijke bijeenkomsten expliciet te benoemen. Het aanbieden van scholing in de vorm van cursussen en trainingen. Zie hiervoor ook hoofdstuk 4. Het aandacht besteden aan het belang van het vrijwilligerswerk in de eigen nieuwsbrieven en in andere media, zoals de lokale kranten. Het (helpen bij het) voordragen van een vrijwilliger met bijzondere verdienste voor een (gemeentelijke of Koninklijke) onderscheiding. De vrijwilligers ontvangen, evenals de medewerkers een kerstattentie aan het einde van het jaar. Bij het afscheid ontvangt een vrijwilliger desgewenst een getuigschrift. Attenties Door Vilente wordt uiteraard aandacht besteed aan bijzondere gebeurtenissen in het leven van de vrijwilliger. Als bijlage bij dit document is een protocol bijzondere gebeurtenissen voor vrijwilligers opgenomen waarin vermeld staat wat Vilente doet voor vrijwilligers bij verjaardagen, jubilea, afscheid, huwelijk, ziekte, geboorte van een kind of overlijden van vrijwilligers. Activiteiten Activiteiten voor vrijwilligers Jaarlijks is er een feestelijke activiteit voor de vrijwilligers, per locatie of Vilentebreed (dag van de vrijwilliger). Daarnaast worden zo nu en dan themabijeenkomsten georganiseerd. De kosten van deze activiteiten rusten op het locatiebudget en worden georganiseerd/gecoördineerd door de vrijwilligerscoördinator. Consumptie tijdens activiteiten Tijdens activiteiten kunnen de vrijwilligers gratis consumpties nuttigen, mits dit geen alcoholische dranken zijn. Vrijwilligers die helpen bij de maaltijden, kunnen zelf, zonder kosten, eveneens een maaltijd nuttigen, indien dit binnen de kaders past. Als vrijwilligers gedurende een hele dag actief zijn voor Vilente, zorgt de organisatie voor drinken en een maaltijd. Bijlagen: 12. Getuigschrift 13. Protocol Bijzondere gebeurtenissen voor vrijwilligers Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 21 van 42

22 Bijlage 1 Taakomschrijving Vrijwilligerscoördinator Taken Voorwaardenscheppende taken Ontwikkelen van randvoorwaarden vrijwilligerswerk: De coördinator zorgt ervoor dat vrijwilligers onder goede condities hun werkzaamheden kunnen blijven verrichten en bevordert samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilliger. Administratie van het vrijwilligerswerk De coördinator: Voert een nauwkeurige administratie rondom vrijwilligerswerk. Stelt een jaarverslag van het vrijwilligerswerk op. Stelt een begroting op voor het vrijwilligerswerk. Beheert het beschikbare budget voor vrijwilligers. Werkt samen met Kenniscentrum wat betreft fondsenwerving voor vrijwilligerswerk Actief bijdragen aan overleg De coördinator denkt binnen verschillende overlegvormen actief mee over het vrijwilligerswerk. Ontwikkelen netwerk De coördinator kent de sociale omgeving van Vilente en legt contacten met regionale netwerken van relevante organisaties en personen. Begeleidt en organiseert (eventueel) maatschappelijke stages en onderhoudt contacten met de school/scholen. Opzetten kengetallen De coördinator verzamelt periodiek vrijwilligersgegevens zoals kosten voor werving en selectie, frequentie en locatie van inzet vrijwilligers. Met deze ken- en stuurgetallen kan het MT de doelstellingen en de bereikte resultaten meetbaar maken en bij sturen. Operationele taken In-, uit- en doorstroom van vrijwilligers De coördinator inventariseert de behoeften van en heeft zicht op de ontwikkelingen en problematiek van Vilente. - Draagt door middel van het werven en selecteren, op geleide van de vraag, zorg voor een passend aanbod van vrijwilligers in kwalitatieve en kwantitatieve zin. - Draagt zorg voor een passende inzet van vrijwilligers bij door afdelingen aangevraagde activiteiten. - Zorgt voor vervanging bij (langdurige) ziekte en vakantie van vrijwilligers, op verzoek van de locatie. - Formuleert de vrijwilligerstaken (taakomschrijving) in overleg met de contactpersoon en vrijwilliger. - Stelt, in overleg met de afdeling, vast voor welke activiteiten wel of geen vrijwilligers ingezet worden. - Maakt vrijwilligerscontracten op en draagt zorg voor een juiste administratieve verwerking van de beëindiging daarvan. - Registreert persoonsgegevens en verwerkt mutaties met betrekking tot vrijwilligers. - Vraagt badges aan voor vrijwilligers. - Draagt zorg voor het verstrekken van reis- en onkostenvergoeding formulieren ten behoeve van vrijwilligers. Begeleiding vrijwilligers De begeleiding van vrijwilligers hoort primair thuis bij de contactpersoon. Als er zich problemen voordoen kan de coördinator ingezet worden. Vrijwilligersbeleid Vilente pagina 22 van 42