1. Identificatiegegevens: 2. Doel van de functie: competentiegerichte functiebeschrijving administratief medewerk(st)er bibliotheek

Transcriptie

1 competentiegerichte functiebeschrijving administratief medewerk(st)er bibliotheek 1. Identificatiegegevens: Functiebenaming: Graadbenaming: Sector/Dienst: Niveau/weddeschaal: Categorie (duid aan) Administratief Medewerk(st)er bibliotheek Administratief medewerk(st)er Vrije tijd C1 C3 Administratief kader x Technisch en werklieden kader Bibliotheek personeel 2. Doel van de functie: Klantvriendelijk opvangen van klanten en zorgvuldig uitvoeren van administratieve taken binnen de bibliotheek om een kwaliteitsvolle dienstverlening en klanttevredenheid te creëren en te behouden. Functiebeschrijving Administratief Medewerk(st)er bibliotheek Pagina 1 van 6

2 3. Resultaatgebieden en taken 3.1 Generieke resultaatgebieden 1. Dienstverlening Opvangen en verder helpen van klanten om te komen tot een efficiënte, effectieve en klantgerichte dienstverlening. - ontvangen en opvolgen van de rechtstreeks door de burgers aangebrachte meldingen en aanvragen - beantwoorden van mail - beantwoorden van vragen en informatie verstrekken aan interne en externe diensten - zelf informatie verschaffen om een klacht of vraag op te lossen of desgevallend de klacht of vraag voorleggen aan de juiste persoon of dienst - interne en externe klanten optimaal begeleiden, hen een zo optimale service bieden - telefonisch onthaal ( eerstelijns): informatie verschaffen en/of correct doorgeven - verlenen van informatie m.b.t. de dossiers van de dienst(en) - informatie, documenten doorgeven en opvragen aan externen die zich aanbieden aan het loket 2. Administratie Uitvoeren van administratieve taken binnen de dienst in een streven naar een correcte en kwalitatieve dienstverlening. - verzamelen van informatie en motiveringsgronden vanuit het loketwerk bij het opmaken van een dossier voor schepencollege en gemeenteraad - inbrengen van agendapunten voor schepencollege en gemeenteraad in het informaticasysteem - verwerken van de door het schepencollege en gemeenteraad behandelde dossiers - opmaken en versturen van brieven en documenten - administratief opmaken van lastenboeken - opvragen en oplijsten van prijsbestekken - opzoeken van gegevens - administratief voorbereiden, afhandelen en opvolgen van dossiers - opmaken van bestelbons - klasseren en archiveren van gegevens en dossiers 3. Polyvalentie Ondersteunen en vervangen van medewerkers zodat een continuïteit in de dienstverlening, blijvend kan worden verzekerd. - uitvoeren van administratieve, tot de materie van de sector behorende taken, waarbij geen specifieke deskundigheid is vereist - inspringen bij administratieve taken van de collega s - afhandelen van dringende taken binnen de sector - vervangen van collega s bij afwezigheid - zorgen voor een eerste lijnsopvang van de inkomende zaken, problemen of vragen van de ganse sector - doorverwijzen van de inkomende zaken, problemen of vragen naar de deskundige binnen de sector - regelen van een afspraak tussen de burger/vraagsteller en de deskundige binnen de sector - goede informatiedoorstroming naar de collega( s) toe verzekeren - inlichten van de collega( s) bij terugkeer uit afwezigheid over de stand van zaken van dossiers Functiebeschrijving Administratief Medewerk(st)er bibliotheek Pagina 2 van 6

3 3.2 Functie resultaatgebieden 4. Collectiebeheer Beheren van de bibliotheekcollectie en materialen in de bibliotheek aan de burgers continu en optimaal een verzorgde en actuele collectie kan worden aangeboden. - Uitleenklaar maken van bibliotheekmaterialen (boeken, DVD s,...) - aankopen van bibliotheekmaterialen (boeken, DVD s,...) - inbrengen van titelbeschrijvingen in de bibliotheektoepassingen - voorzien van de nodige klassementsgegevens op de bibliotheekmaterialen - opzoeken van beschrijvingen in bibliotheekmaterialen - controleren van de bestellingen - wieden van de collectie ( verwijderen van verouderde, versleten materialen,...) - reinigen en onderhouden van bibliotheekmaterialen - kastklaar maken van materialen 5. Uitlenen Verzorgen van de verschillende uitleningen (schooluitleningen, full en low service) om een efficiënte, effectieve en klantgerichte dienstverlening aan de bevolking te kunnen verzorgen. - aanleren aan de gebruikers van zelfuitleensysteem op een klantvriendelijke wijze - bijsturen van gebruikers bij problemen in gebruik van zelfuitleensysteem - op een vlotte en natuurlijke wijze begeleiden van de gebruikers in vinden van gevraagde of geschikte materialen en informatie - registreren van de uitgeleende en teruggebrachte bibliotheekmaterialen - klasseren van teruggebrachte bibliotheekmaterialen - ordentelijk houden van de bibliotheek - aantrekkelijk presenteren van nieuwe materialen of specifieke collectieonderdelen - opruimen van de bibliotheekruimte na de uitlening - opvangen en wegwijs maken van nieuwe bezoekers - toezien, opvolgen en begeleiden van de gebruikers in gebruik van internet - verzorgen van interbibliotheekverkeer ( IBL) - samenstellen van boekenboxen voor onthaalmoeders, de buitenschoolse kinderopvang, 6. Promotie Leveren van ondersteuning bij de organisatie van extern gerichte activiteiten die tot doel hebben de bibliotheek te promoten en de werking ervan te stimuleren en te optimaliseren. - ondersteunen en aansturen van de diverse vrijwilligerswerkingen - ondersteunen in opzetten, uitwerken en begeleiden van promotie -activiteiten rond de bibliotheekwerking - ondersteunen in organiseren van auteurslezingen en andere activiteiten voor jong en oud - ondersteunen in organiseren van thematafels - ondersteunen in organiseren van groepsrondleidingen in de bibliotheek - sociale media en andere communicatie naar leden en bevolking mee verzorgen Functiebeschrijving Administratief Medewerk(st)er bibliotheek Pagina 3 van 6

4 7. Bibliotheek administratie Uitvoeren van specifieke administratieve bibliotheekgerelateerde taken bij de werking van de bibliotheek met oog op een correcte en kwalitatieve dienstverlening. - nakijken van de bestellijsten - beheren en opvolgen van de besteladministratie - beheren van boetesysteem voor te laat ingeleverde bibliotheekmaterialen - beheren en opvolgen van de IBL s, aankoopsuggesties en reservaties - opmaken van bestelbons en werkopdrachten, financieel beheer, 4. Positionering en situering van de functie Visueel (zie uitgewerkt organogram) Algemeen directeur Beleidsmanager mens Bibliotheek (bibliothecaris) Adm. medewerk(st)er Krijgt leiding van: Geeft leiding aan: 1 e evaluator: 2 e evaluator : Beleidsmanager mens niet van toepassing Beleidsmanager mens Beleidsmanager interne zaken Functiebeschrijving Administratief Medewerk(st)er bibliotheek Pagina 4 van 6

5 5. Competentieprofiel (voor de bijhorende gedragsindicatoren verwijzen we naar competentiewoordenboek) 5.1. Gedragscompetenties KERN competenties op organisatieniveau Een positieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is Samenwerken en zich inzetten om samen met anderen doelen te bereiken Resultaatgerichtheid Helpt anderen en pleegt overleg Concrete doelen formuleren en actie ondernemen om de resultaten tijdig en volgens de afspraken te realiseren Werkt gericht en actief aan bereiken van de vooropgestelde doelen GENERIEKE competenties op functiefamilie niveau Binnen de regels, acties afstemmen op de gevoeligheden, behoeften en wensen van de klanten, ook wanneer die niet Klantgerichtheid rechtstreeks geuit worden Onderzoekt actief de noden van klanten. Onderneemt acties om de Niveau 2 dienstverlening naar klanten te optimaliseren Taken nauwgezet en met zin voor kwaliteit en detail volbrengen. De mate waarin de medewerker aandacht heeft en zich engageert voor zorgvuldig en correct uitvoeren van Kwaliteitsgericht werken een opdracht door o.a. hoge eisen te stellen aan de output van de opdracht en dienstverlening. De medewerker is fier op goede resultaten Flexibiliteit Zelfstandig werken FUNCTIE competenties op functie niveau Initiatief nemen Probleemoplossend vermogen Niveau 2 Niveau 2 Voert werk kwaliteitsvol uit Eigen gedrag/aanpak/meningen aanpassen in functie van de situaties waarin men zich bevindt, om een bepaald doel/proces te bereiken Past zich aan de situatie aan Binnen de grenzen van de eigen verantwoordelijkheid zonder begeleiding of toezicht een takenpakket en/of opdrachten kunnen organiseren en uitvoeren Werkt zelfstandig de eigen taken af die men kan verwachten, maar heeft nog ondersteuning nodig in onbekende situaties Kansen zien en uit eigen beweging acties en ideeën voorstellen en/of ondernemen die de dienst/organisatie ten goede komen en bijdragen tot een betere dienstverlening Neemt initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen. In staat zijn mogelijke problemen te herkennen, te zoeken naar mogelijke oorzaken en haalbare oplossingen voor te stellen. Inventariseert oorzaken en zoekt naar oplossingen. Functiebeschrijving Administratief Medewerk(st)er bibliotheek Pagina 5 van 6

6 5.2. Kennis gebonden competenties Basiskennis en/of inzicht hebben Gemeentewetgeving Rechtspositieregeling Niveau 2 Kennis of inzicht kunnen toepassen MS Office Organisatie soft- en hardware Interne structuren, procedures en organisatieprocessen Niveau 3 Nieuwe kennis en inzichten kunnen ontwikkelen (expert) Functie specifieke regelgeving Functie specifieke soft- en hardware 6. Bijkomende opmerkingen Validatie Datum: Handtekening titularis: Functiebeschrijving Administratief Medewerk(st)er bibliotheek Pagina 6 van 6