Competentiegerichte functiebeschrijving Beleidsmanager Mens

Transcriptie

1 1. Identificatiegegevens: Competentiegerichte functiebeschrijving Beleidsmanager Mens Functiebenaming: Sector/Dienst: Niveau/weddeschaal: Categorie (duid aan) Beleidsmanager Mens Mens/ onthaal, burgerzaken en vrije tijd A1 A3 Administratief kader X Technisch en werklieden kader Bibliotheek personeel 2. Doel van de functie: Leiden (plannen, organiseren, opvolgen en coördineren) van alle activiteiten binnen het departement mens zodat de vooropgestelde doelstellingen worden gerealiseerd en een adequate dienstverlening aan de bevolking wordt verzekerd. Competentiegerichte functiebeschrijving beleidsmanager Mens Pagina 1 van 7

2 3. Resultaatgebieden en taken 3.1 Generieke resultaatgebieden 1. Beleidsvoorbereiding en beleidsondersteuning Verrichten van beleidsvoorbereidend en beleidsondersteunend werk binnen het specifieke vakdomein van het beleidsdepartement om een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen en het bestuur toe te laten op dit vlak een gefundeerd en onderbouwd beleid te voeren. - fungeren als (eerste) beleidsadviseur met betrekking tot de materies eigen aan het beleidsdepartement - inhoudelijke studie van dossiers - beleidsondersteunend onderzoek n.a.v. vragen van de beleidsorganen, de algemeen directeur of het MAT (managementteam) - advies geven aan de beleidsorganen en opvolgen van de ontwikkelingen - zelf voorstellen of adviezen formuleren om het eigen beleidsdomein te verbeteren - verantwoordelijk voor de goede voorbereiding van de dossiers voor de beleidsorganen en zorgen voor een efficiënte en correcte uitvoering ervan - voorbereiding, planning, opstellen van beleidsnota s - voorbereiden en evalueren van de genomen beslissingen - opstellen van gedocumenteerde, verduidelijkende nota s die problemen of noodzakelijke wijzigingen aankaarten - analyseren van de behoeftes van het beleidsdepartement - ontwikkelen van een strategische visie op het niveau van het beleidsdepartement - omschrijven van prioriteiten en doelstellingen die voortvloeien uit het beleid - opmaken van een plan waarin de strategische doelstellingen worden omgezet in operationele doelstellingen - opvolgen van beleidsevoluties en ontwikkelingen als input voor het beleidsplan - signaleren van ontwikkelingen en trends 2. Beleidsuitvoering en dienstverlening Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van het beleidsdepartement/dienst zodat de korte en lange termijndoelstellingen van het bestuur gerealiseerd worden en een efficiënte, effectieve en klantgerichte dienstverlening wordt verzekerd. - opvolgen van de uitvoering van de beslissingen en beleidsprioriteiten gesteld door het bestuur - leiding geven aan de (sub)diensten van het beleidsdepartement - verantwoordelijk voor de organisatie, de coördinatie, de (werk)planning en de resultaten - verdelen van taken en vastleggen prioriteiten - coördineren en aansturen van de werkzaamheden van de medewerkers - zorgen voor een voldoende hoge graad van performantie en het sturen op resultaten zodat doelstellingen worden behaald - de toepassing van beslissingen evalueren (effecten, kosten-baten, bevragingen verwerken, aanbevelingen formuleren, ) - verantwoordelijk voor de eindcontrole van de werkzaamheden binnen het beleidsdepartement - het nemen van alle nodige maatregelen, op niveau van het beleidsdepartement, om de gestelde objectieven te bereiken - de activiteiten en acties volgen van de (sub)diensten en medewerkers zodat het beleidsdepartement de gestelde objectieven haalt - vertalen van beleidsopties naar medewerkers zodat klantgerichte uitvoering mogelijk wordt - verantwoordelijkheid nemen voor de dienstverlening van het ganse departement - stimuleren van klantvriendelijkheid bij het personeel - toepassen van veranderingsmanagement Competentiegerichte functiebeschrijving beleidsmanager Mens Pagina 2 van 7

3 3. Organiseren en beheren van de werkingsprocessen van het beleidsdepartement Organiseren en sturen van het beleidsdepartement door het efficiënt en effectief beheren van tijd, kosten, activiteiten, middelen en processen, om de werkzaamheden en opdrachten van het beleidsdepartement optimaal op elkaar af te stemmen en uit te voeren. - bepalen van de werkorganisatie en planning van het beleidsdepartement - activiteiten optimaal op elkaar afstemmen - toewijzen van de activiteiten aan de medewerkers op basis van het belang van de activiteit, de vereiste kennis en de beschikbaarheid - sturen van het beleidsdepartement, delegeren van alle mogelijke activiteiten en opvolgen van de uitvoering - waken over de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde diensten en hieromtrent verbetervoorstellen formuleren - bepalen van de prioriteit van de activiteiten en acties die moeten genomen worden - het gebruik van de middelen (mensen, budget) binnen het beleidsdepartement optimaliseren - uitwerken en verbeteren van interne procedures en overleg - meewerken en voorstellen uitwerken voor het opzetten en onderhouden van systemen om de kwaliteit van de dienstverlening te volgen en te verbeteren (front-office, back office) - organiseren en leiden van het interne werkoverleg 4. Personeelsmanagement Instaan voor de prestaties en ontwikkeling van de medewerkers en het personeelsmanagement binnen het beleidsdepartement, om de medewerkers hun efficiëntie in de loop der jaren te maximaliseren en hun competenties verder te ontwikkelen zodat het beleidsdepartement kan beschikken over voldoende competente en gemotiveerde medewerkers. - coachen en motiveren van de medewerkers - opvolgen en bijsturen van de prestaties van de medewerkers - zorgen voor voldoende empowerment binnen het beleidsdepartement zodat inspraak, participatie en betrokkenheid van de medewerkers wordt beoogd - detectie van de vormingsbehoeften op het niveau van de medewerker en het beleidsdepartement als inbreng in het vormingsplan - eindverantwoordelijke voor de personeelsaangelegenheden binnen het beleidsdepartement (dienstregeling, ziekte, verlof, ) - uitvoeren van het personeelsbeleid op het niveau van het beleidsdepartement - zorg dragen voor onthaal en begeleiding nieuwe medewerkers - aandacht hebben voor welzijn op het werk binnen het beleidsdepartement (veiligheid, gezondheid, stress, pesten, ) 5. Dossierbeheer en administratie Verwerken van (complexe) dossiers conform de opgelegde reglementering en verzorgen van de nodige informatie, administratie en taken met het oog op een efficiënte afhandeling en beslissing. - aanpak van de niet courante zaken en probleemdossiers - beheer van belangrijke projecten en dossiers (departementsgebonden of dienstoverschrijdend) - superviseren van de samenstelling en de opvolging van dossiers van de diverse (sub)diensten van het beleidsdepartement - opvolgen, opzoeken, verwerken, interpreteren en vertalen naar anderen van toepasselijke wetgeving - verstrekken van inlichtingen waarbij wordt gewaakt over de actualiteit van de gegevens - behandelen van klachten - toezien op het correct plannen, uitvoeren en opvolgen van de beleidsdoelstellingen binnen het beleidsdepartement Competentiegerichte functiebeschrijving beleidsmanager Mens Pagina 3 van 7

4 6. Financieel management Beheren van de budgetten van het beleidsdepartement zodat de geldmiddelen efficiënt besteed worden. - opstellen van het budget voor de eigen dienst en mede opstellen (begeleiding) van het budget voor het beleidsdepartement - voorstellen doen voor budgetwijziging - verantwoordelijk voor het beheer van de aan het beleidsdepartement/dienst toevertrouwde budgetten - verantwoordelijk voor de bestelbons van het beleidsdepartement, opvolgen dat de procedures correct worden toegepast - nagaan of leveringen voor het beleidsdepartement correct worden geleverd en gefactureerd ( conformverklaring ) - opmaak lastenboeken en opvragen en evalueren van prijsoffertes - gebruik maken van subsidiemogelijkheden 7. Communicatie en samenwerking Onderhouden van goede interne en externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen op evenementen of fora, om de werking van het beleidsdepartement te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. - zorg dragen voor en bevorderen van de communicatie en informatie uitwisseling binnen het beleidsdepartement - op regelmatige basis overleg plegen over de werkorganisatie - vertegenwoordigen van het beleidsdepartement binnen het managementteam - procedures vertalen naar medewerkers - vergaderen, mee discussiëren, voorstellen verdedigen (argumenteren, onderbouwen) en vergadering leiden - overleggen met opinieleiders, beleidsvoerders, diensthoofden en personeel - omgaan/samenwerken met andere diensten en(advies)raden - burgers te woord staan en helpen bij het oplossen van problemen die niet door de medewerkers kunnen opgelost worden (unieke of moeilijke problemen) - informatie en ervaring uitwisselen met collega s of zaken op elkaar afstemmen. - omgaan, samenwerken, overleggen, vergaderen en onderhandelen met externe instanties/actoren en politici - netwerken binnen en buiten de organisatie - bench marking met andere organisaties - afsluiten van samenwerkingsverbanden 8. Lid zijn van het managementteam (MAT) Opnemen van alle interne (binnen het MAT) en externe (naar de organisatie toe) verantwoordelijkheden en taken eigen aan het lid zijn van het managementteam om het managementteam als tussenschakel tussen personeel en bestuur toe te laten de organisatie optimaal te sturen, te coördineren en te adviseren zodat een kwalitatieve dienstverlening aan de burger kan gegarandeerd worden. - een trekkersrol opnemen naar de ganse organisatie toe, een positieve en constructieve rol spelen binnen de werking van het MAT - loyaal zijn aan het MAT, de nodige discretie kunnen bewaren - het mee helpen bewaken van de missie van het MAT - een ondersteunende, creatieve en adviserende denktank zijn binnen het MAT en de organisatie - opnemen, voorbereiden en uitwerken van dossiers binnen het MAT die breder zijn dan de eigen sector en organisatie overschrijdend zijn - aanbrengen agendapunten, verantwoordelijkheid opnemen binnen het MAT, mee onderbouwen en uitdragen beslissingen MAT - het mee helpen bewaken en zorgen voor een goede teamgeest binnen het MAT, zich houden aan de afspraken die worden gemaakt binnen het MAT - departement overschrijdend en organisatiegericht denken en sector overschrijdende items aanpakken, verantwoordelijkheid opnemen voor de ganse organisatie als geheel, tegengaan van verkokering Competentiegerichte functiebeschrijving beleidsmanager Mens Pagina 4 van 7

5 - kunnen sturen en inspireren van het eigen departement, maar ook binnen het MAT een inspirerende rol opnemen - informeren en communiceren tussen MAT en eigen sector (zowel top-down als bottum-up), opzetten van een duidelijke en efficiënte communicatiestructuur - mee helpen bewaken van de interne informatiedoorstroming en communicatie - ondersteunen en inbreng leveren bij de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en evaluatie - mee helpen bewaken van de eenheid van leiding, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten - verantwoordelijkheid opnemen voor het gemeenschappelijke belang van de organisatie en dit te allen tijde uitdragen naar buiten toe 3.2 Functie resultaatgebieden 1. Inhoudelijke ondersteuning van de dienst burgerzaken De collega s van de dienst burgerzaken informeren over wetgeving en regels op vlak van bevolking, burgerzaken, begraafplaatsen en verkiezingen - coördinator begraafplaatsen (bv. opmaak reglementen,.) - verantwoordelijke gemeentelijke, provinciale, federale, verkiezingen - secretaris van de adviesraden binnen burgerzaken Positionering en situering van de functie Visueel (zie uitgewerkt organogram) Krijgt leiding van Algemeen directeur Geeft leiding aan 1 e evaluator 2 e evaluator Medewerkers onthaal, burgerzaken en vrije tijd (excl. zaalwachters) Algemeen directeur NVT Competentiegerichte functiebeschrijving beleidsmanager Mens Pagina 5 van 7

6 5. Competentieprofiel (voor de bijhorende gedragsindicatoren verwijzen we naar het competentiewoordenboek) 5.1. Gedragscompetenties KERN competenties op organisatieniveau Een positieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is Samenwerken en zich inzetten om samen met anderen doelen te bereiken Resultaatgerichtheid Creëert samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten Concrete doelen formuleren en actie ondernemen om de resultaten tijdig en volgens de afspraken te realiseren Werkt resultaatsgericht en draagt dit uit naar de eigen omgeving GENERIEKE competenties op functiefamilie niveau Zaken neutraal en rationeel bekijken van op een afstand en ze in een ruimere context en langetermijnperspectief Visie ontwikkelen plaatsen Brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit/organisatie op lange termijn beïnvloedt Klantgerichtheid Binnen de regels, acties afstemmen op de gevoeligheden, behoeften en wensen van de klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden Besluitvaardigheid Leiderschap Plannen en organiseren Omgaan met verandering Coachen Anticipeert op mogelijke toekomstige noden van klanten Zich eenduidig uitspreken over een bepaald standpunt of actie en verzamelen van voldoende informatie, kennis en andere factoren/elementen om tot een besluit te komen Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is Medewerkers aansturen zodat zij hun doelstellingen kunnen realiseren Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen. Acties, tijd en middelen aangeven om deze te bereiken Geeft sturing en ondersteuning Open staan voor veranderingen met het oog op verbetering en zich effectief aanpassen aan nieuwe denkkaders Voert de verandering door Medewerkers begeleiden tot optimale prestaties en professionele en/of persoonlijke groei Verkent nieuwe ontwikkelingsmogelijkheden 5.2. Kennis gebonden competenties Niveau 1 basiskennis en/of inzicht hebben Niveau 2 kennis of inzicht kunnen toepassen nieuwe kennis en inzichten kunnen ontwikkelen (expert) Competentiegerichte functiebeschrijving beleidsmanager Mens Pagina 6 van 7

7 - De voor het departement relevante regelgeving - Decreet lokaal bestuur - MS Office - Overheidsopdrachten - Functie specifieke soft- en hardware - Functie specifieke regelgeving - Functie specifieke soft- en hardware - Organisatie structuren, procedures en processen 6. Bijkomende opmerkingen Validatie Datum: Handtekening titularis: Competentiegerichte functiebeschrijving beleidsmanager Mens Pagina 7 van 7