NOTULEN JAARVERGADERING (ALV) NKBV REGIO RIJNLAND

Transcriptie

1 NOTULEN JAARVERGADERING (ALV) NKBV REGIO RIJNLAND Ingevolge de Regio Statuten artikel 12 lid 1, gehouden op 23 maart 2016, in het DOS sportcomplex te Alphen a/d Rijn 1. Opening, vaststelling aanwezigheid, machtigingen, afmeldingen, vaststellen agenda De voorzitter opent om 19:09 uur de Jaarvergadering en heet iedereen van harte welkom De secretaris stelt vast dat er bij aanvang 21 leden aanwezig zijn, waaronder 4 bestuursleden, een lid van de kascommissie en twee van onze ereleden: Joop van der Leede en Sid Houtman. Gedurende de vergadering komen nog enkele leden binnen. Van 25 leden is een afmelding ontvangen (vrijwilligers die waren uitgenodigd). Er zijn geen machtigingen tot stemmen verleend. De presentielijst is getekend door 24 leden. De agenda wordt vastgesteld zoals gepubliceerd via de Regio website. 2. Mededelingen en ingekomen stukken De secretaris meldt als belangrijkste ingekomen stukken: - stukken van NKBV betreffende de VvA s op 13 juni en 21 november 2015; - twee stuks KVB/OV, doorgestuurd naar betreffende leden; - correspondentie met gemeente Leiden betreffende klimwand evenementen stadhuisplein - stukken van NKBV betreffende toetreding tot instituut sportrechtspraak (w/o dopingregels WADA en beleid seksuele intimidatie); - 25 VOG verklaringen voor de vrijwilligers bij het jeugdklimmen; - informatie betreffende wijziging klimkaderstructuur (w/o onderscheid single- en multipitch); - diverse stukken voorzittersoverleg; - diverse commercieel getinte regionale sportactiviteiten. Naar aanleiding van het tweede punt vraagt Stefan van der Leede of in het vervolg de KVBs altijd via secretariaat worden verzonden. Het bestuur steunt dit en zal het dan doen vergezellen van een felicitatiebrief. Peter Boogaart meldt dat het mogelijk is voor kader om de VoG status te uploaden via de Mijn_NKBV site. 3. Vaststellen notulen Jaarvergadering 18 maart 2015 De Jaarvergadering stelt de notulen van de Jaarvergadering 2015 ongewijzigd vast, met dank aan de secretaris. Notulen worden getekend door voorzitter en secretaris. De notulen zijn ook beschikbaar op de regiowebsite. 4. Goedkeuring Jaarverslag 2015 De voorzitter geeft een korte toelichting op de diverse paragrafen van het jaarverslag. Hij dankt de diverse activiteiten-coordinatoren voor hun inbreng in het jaarverslag. Op enkele punten is er discussie of toelichting: 1

2 Punt 6: Sid Houtman meldt dat de Alpiene Week 2016 zal plaatsvinden in het Ortler gebied, Prato allo Stelvio, op camping grenzend aan het locale zwembad. Punt 7: Annette Kuijpers geeft korte toelichting bij het halklimmen op (meestal) donderdag. Er zijn regelmatig nieuwe aansluiters. De relatie met medewerkers klimhal Haarlem is soepel en is zonder problemen om eigen instructie te mogen geven, mits in goed overleg. We verwachten dat de nieuwe boulderhal in Leiden een extra activiteit en kontaktpunt tussen regioleden zal worden. Punt 8. Werrie Leunissen licht toe dat het clubje dat meegaat met weekeinden nogal variabel is. De weekeinden gaan wel altijd door. Vorig jaar mei is een vijftal klimmers als prive groepje in Kalymnos geweest. Punt 9: Sid Houtman: de cursus bergredding ging niet door dit jaar. De cursus wandelen met GPS vervalt omdat die tegenwoordig niet meer zo belangrijk is met alle smartphones en GPSen die al door velen prive gebruikt worden. De cursus Nieuw de bergen in is niet doorgegaan door lastige samenwerking met Bever. In 2016 zal nieuwe pilot gepoogd worden. Het Premium lidmaatschap (korting cursusgeld en vrije deelname aan alle klimweekeinden bij inschrijving op de gecombineerde beginners- en vervolgcursus rotsklimmen) dat miv 2016 is ingesteld op initiatief van Marlene is een succes gebleken met 5 deelnemers in We hopen dat dit leidt tot een actievere deelname van deze leden aan regio activiteiten. Punt 10: Marlene Veerman licht toe dat 20 jeugdklimmers meedoen. Er zijn nog meer vrijwilligers welkom om te helpen. Peter Boogaart meldt dat ouders kunnen helpen met zekeren nadat ze hem gebben gedemonstreerd voldoende vaardigheid te hebben. Punt 11. De regio beschikt nu over 2 leercoaches (Peter en Stefan), 1 beoordelaar (Marie- Jose), divers SKIs en SKBs en 3 SKB/OV-in-opeleiding, en Stefan is nu ook landelijk Auditor voor de diverse opleidings centra. Peter Bogaart meldt dat met de invoering van het nieuwe licentie syteem alle licenties verlengd zijn tot eind Behalen van voldoende licentie punten is relatief eenvoudig door b.v. deelname aan regio-kaderdagen en regiokaderweekeinden (zoals reeds georganiseerd in januari 2016 door Annette). Joop doet de suggestie dat de Regio zich zo spoedig mogelijk opwerpt voor een audit; dit heeft voordelen omdat de eerste audits meestal relatief welwillend zijn en er een betere kans is om er goed door te komen. Punt 12. Wilfred vermeld de inbreng van Marie-Jose and Paul Wijntjes als nieuwe wandelcommissie leden. Bovendien zijn er twee gast-wandelleiders. Punt 13: Marlene noemt het succesvolle klimwand evenement in Leiden in November, met 2 klimpieten. Punt 14: De zoektocht naar een eigen accommodatie wordt beëindigd. We zullen zien of de boulderhal in Leiden zo n functie kan vervullen want er is reeds een min of meer vaste avond op dinsdag aan het ontstaan. De vergadering keurt daarna het jaarverslag goed. 2

3 5. Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2014 De penningmeester geeft een toelichting. Dit jaar is een winst geboekt van ruim 2800 Euro, met enkele nog verwachtte nakomende kosten voor 2015 in aanmerking genomen. Dit resultaat komt o/a door het goedkoper uitvallen van de regiokalender en het niet doorgaan van de EHBBO cursus. De Kascommissie bestaande uit Pieter Bouma en Peter Dukker heeft op 16 maart 2016 haar onderzoek uitgevoerd en verklaart geen opmerkingen te hebben; de financiële administratie zag er goed uit en het juiste vermogen was aanwezig op de ING rekening. De Kascommissie adviseert de Jaarvergadering het bestuur décharge te verlenen. De verklaring van de Kascommissie is gevoegd bij het Financieel Jaarverslag De Jaarvergadering, gehoord de verklaring van de Kascommissie, keurt het Financieel Jaarverslag 2015 goed en verleent het bestuur décharge voor het gevoerde beheer, conform de Regio Statuten art. 11 lid 4. Peter Boogaart meldt nog dat voor jeugdklimmen extra kosten verwacht worden: de helmen moeten worden vervangen en de Safebiners verdwijnen regelmatig. Controle op inlevering na afloop van de activiteit zou nuttig zijn. 6. Update 2016 van Meerjaren Beleidsplan (MJBP) De voorzitter geeft een toelichting op de wijzigingen in het MJBP zoals gepubliceerd op de regiowebsite. Discussies volgen over : Deelname aan regionaal jeugd klim competities: Erik Kleiss vraagt of dit een goede aanleiding is om met gerichte technische klimtraining te starten. Reindert Lenselink zegt dat er vele goede jonge halklimmers zijn zonder binding met NKBV of Regio en er zou meer samengewerkt kunnen worden met de hallen. Hij biedt zich aan als vrijwilliger om hiermee te helpen. De voorzitter zal hem uitnodigen voor een volgende bestuursvergadering om hierover verder te praten. John Val zegt dat initiatieven vanuit de hallen lijken te zijn doodgebloed. De centrale NKBV organisatie kan dit wellicht verbeteren. Kaderbeleid: In juni wordt er weer een kaderweekeinde gepland in de Ardennen voor licentie punten. Peter Bogaart meldt dat de USAC en de Klimwinkel een cursus maken over juist gebruik van nieuw klimmateriaal, ook voor licentiepunten. Wellicht kan Rijnland hier gebruik van maken. Halklimmen: John Val zegt ander regioklimmers te zullen verwelkomen op zijn klimavonden in Haarlem op maandag en vrijdag. Marcella vraagt op er al iets gebeurd in de Leidse boulderhal. Antwoord: Ja, dinsdag lijkt een soort vaste avond te worden. Na deze discussie keurt de vergadering het gewijzigde MJBP goed. 3

4 7. Goedkeuring Begroting 2016 De penningmeester licht toe dat het verwachte begrotingstekort 1500 euro bedraagt. Onzekere posten zijn nog de bijdrage website beheer (500 euro); bijdrage instructeurs weekeinden (30 Euro per instructeur) en extra regio klimmateriaal. De Jaarvergadering keurt de Begroting voor 2016 goed. 8. Voordragen en verkiezen Kascommissie 2016 De huidige leden van de kascommissie voor 2015, Peter Dukker en Pieter Bouma, zijn bereid dit ook komend jaar te doen. Het bestuur draagt hen daarop voor als leden van de Kascommissie De Jaarvergadering verkiest hen bij acclamatie conform de voordracht, onder dankzegging voor het door hen reeds dit jaar verrichte werk. 9. Voordragen en verkiezen afgevaardigden VvA 2015 Peter Dukker, Bert Zandbergen en Loes Maurits hebben aan gegeven in 2016 niet weer als VvA-afgevaardigde respectievelijk reserve-vva afgevaardigden op te willen treden. Het bestuur dankt hen voor de representatie in Sid Houtman is bereid de plaats van Peter als VvAer over te nemen. Peter Dukker wil wel reserve-vvaer zijn. Andere VvAers zijn bereid nog een jaar door te gaan, hun maximum termijn van 3 jaar verstrijkt eind van Gedurende de vergadering biedt Reindert Lenselink zich aan als reserve-vvaer. Hierna gaat de vergadering akkoord met de benoeming tot VvA afgevaardigde van Marcella de Baat, Karin Ansink, Thilou Reens, Sid Houtman en Erik Kleiss, en tot reserve-vva afgevaardigde Peter Dukker en Reindert Lenselink. De secretaris zal dit aan het NKBV buro doorgeven. 10. Nieuwe uitvoering Regio activiteiten kalender De voorzitter licht toe hoe in 2015 een nieuwe vorm van de regio kalender is uitgeprobeerd, met als doel kosten voor drukwerk en verzending te beperken. In 2015 is een kleinere papieren versie ontworpen op A4 formaat die verzonden is per aan de regioleden in december 2015, en in papieren vorm met een iets andere lay-out is meezonden met de Hoogtelijn van februari Middels een bijgevoegde enquête werd de mening van de regioleden gepeild. Circa 140 reacties zijn gekomen, digitaal ( Surveymonkey ) en één per post. De voorzitter vat de resultaten van de enquête samen, en de resultaten zullen ook worden gepubliceerd op de regiowebsite. Een meerderheid van de reacties lijkt de 2015 aanpak van een gereduceerde papieren kalender en tevens een digitale versie te waarderen. Naast de (eenmalig gepubliceerde) kalender zal de agenda van regioactiviteiten op de website up-todate gehouden worden. 4

5 De vergadering gaat akkoord met het voorstel van de voorzitter om ook in 2016 weer een gemengde vorm van papieren kalender en digitaal jaarprogramma te verzenden. Ursula Fisscher (nieuwe webmaster) geeft aan dat de digitale kalender geen hyperlinks naar de website zal bevatten, omdat het veel werk is om te maken en up-to-date te houden. Wel zal op de regiowebsite een up-to-date gehouden agenda met de geplande activiteiten staan. Wilfred Boersma raadt aan om in 2016 de layout van de papieren en digitale versie gelijk te maken. Dit is ook het plan van het bestuur maar in de overgangsfase in 2015 met verschillende ontwerpers en webmasters was dit helaas nog niet gelukt. 11. Samenstelling Regiobestuur Karin Ansink heeft aangegeven niet langer van het regiobestuur deel uit te willen maken om privé redenen. De voorzitter dankt haar voor de inzet in het afgelopen jaar. Met instemming van de vergadering continueert de rest van het bestuur in 2016 hun functies : Dick Ooms (voorzitter), Erwin van der Hulst (penningmeester), Erik Kleiss (secretaris) en Marlene Veerman (commissaris activiteiten). Sid Houtman en Karin Ansink blijven het bestuur ondersteunen en zullen regelmatig deelnemen aan bestuursvergaderingen. 12. Rondvraag, sluiting Peter Boogaart meldt dat hij op 10 april vertrekt naar Tibet voor zijn 3 e expeditie naar de Mount Everest. Het materiaal depot wordt dan beheerd door zijn familie. Peter verzoekt ook dat geleend materiaal snel wordt teruggebracht naar het depot (en niet pas na een jaar, zoals onlangs gebeurde). Voorzitter dankt Wilfred Boersma die de afgelopen jaren als webmaster en als redacteur van onze nieuwsbrief De Route van Rijnland heeft opgetreden, met een cadeaubon en een bloemetje voor zijn echtgenote. Ursula Fisscher heeft Wilfred s rol van webmaster, en gedeeltelijk redacteur, overgenomen, waarvoor het bestuur haar zeer erkentelijk is. Voorzitter heeft verder enkele presentjes voor de meest actieve vrijwilligers. Er zijn verder geen punten voor de rondvraag. De voorzitter sluit om 20:30 uur het formele deel van de vergadering. Na de pauze volgt het informele deel, met een presentatie door de blinde klimmers Daniel Knegt en Patrick van Gelderen die met veel humor vertelden over hun Kilimanjaro beklimming (ook bekend van het TV programma Blind naar de top), en met een drankje na afloop. 5