Bijgaand het (concept) verslag van de laatste ledenvergadering.

Transcriptie

1 Bijgaand het (concept) verslag van de laatste ledenvergadering. Met vriendelijke groet, namens het bestuur Ida-Marie ter Bogt secretaris Engelenburg Golf & Country Club Postbus AB Brummen T: E:

2 (concept) Notulen Algemene Ledenvergadering 27 november 2012 Aanwezig: 65 leden Afwezig met kennisgeving: 28 leden. Allen met dank voor de kennisgeving. 1. Opening Voorzitter Jan Verbeek heet iedereen van harte welkom. Geen wijzigingen in de agenda: agenda vastgesteld. De voorzitter geeft aan dat we een bewogen jaar achter de rug hebben, met name door het plotselinge overlijden van 2 clubleden: Lourens Donk Marlin en Lilian Eefting. 2. Mededelingen 2.1 In 2012 (tot nu toe) hebben 29 leden hun lidmaatschap opgezegd en zijn er 31 nieuwe leden bijgekomen. 2.2 Pro Michael Unsworth vertrekt per De gesprekken met een beoogde opvolger zijn in een afrondende fase. De Vereniging (Bestuur, Jeugdcie. en R&Hcapcie.) heeft kennis kunnen maken met deze kandidaat en een positief advies uitgebracht aan dhr. Agricola. 2.3 Harmonisatie Huishoudelijk Reglement en Statuten. Tijdens de voorbereiding van de voorjaarsvergadering 2012 bleek het Huishoudelijk Reglement niet op alle punten overeen te komen met de Statuten. Een "commissie van wijze mannen", Ad Bontje, Cees Groot en Martin Schneider, zullen deze documenten tegen het licht houden en hun bevindingen voorleggen aan de (voorjaars) leden vergadering De Gemeenteraad (Brummen/Eerbeek) heeft een positief besluit genomen t.a.v. een mogelijke uitbreiding van de Golfbaan. Dhr. Vink (exploitant), heeft gemeld dat hij positief verrast is over het besluit van de Raad, maar overigens op dit moment in het geheel geen haast heeft tot verdere actie over te gaan. 3. Notulen Algemene ledenvergadering 3 april 2012 Notulen worden ongewijzigd vastgesteld en zullen op de verenigingswebsite geplaatst worden. 4. Begroting 2013 Tsjalling Beetstra verwacht een toelichting van het Bestuur over het gewijzigde bedrag op de begroting voor het Clubblad: van 3.500,- naar 1.000,- in De voorzitter geeft aan dat er vorig jaar al een discussie in de ALV heeft plaatsgevonden over het voortbestaan van het papieren Clubblad door de hoge kosten die dit met zich meebrengt, met name door de portokosten. In 2013 zal het Clubblad als pdf document worden g d naar alle clubleden. Leden die niet de beschikking hebben over een adres (op dit moment 5 leden), en leden die daartoe een verzoek indienen bij de redactiecie. zullen het Clubblad per post toegestuurd krijgen. Dit zal een grote kostenbesparing opleveren. Bovendien biedt een digitale versie de mogelijkheid om het Clubblad vaker te laten verschijnen en daardoor actueler te zijn. Overigens geeft de voorzitter aan, het werk dat Tsjalling 6 jaar heeft gedaan voor het Clubblad door leden en bestuur zeer gewaardeerd is. Dit wordt met applaus bekrachtigd. Op de vraag van Tsjalling of dit besluit niet door de ALV moet worden goedgekeurd, antwoordt de voorzitter dat het bestuur (formeel) deze beslissing zelf kan nemen. Er is uitgebreid over gesproken en de leden die prijs stellen op een papieren versie kunnen dit aangeven. Henk Zweers geeft aan dat de huidige kosten voor het Clubblad buiten proportioneel zijn in vergelijking tot de overige kosten op de begroting.

3 Wessel van Soest merkt op dat de besparing op het Clubblad is toegevoegd aan het bedrag dat is gereserveerd voor de Lustrumactiviteiten. Als voorzitter van de Lustrumcie. zegt hij toe dat ook dit extra bedrag besteed zal worden aan activiteiten voor alle leden. Karel Schuiling stelt een vraag over de raming Overige kosten Deze vallen hoger uit dan begroot o.a. door het overlijden van 2 clubleden (advertentie en bloemen). Karel Schuiling merkt op dat het bedrag voor de R&Hcapcie. verlaagd is naar 300,- en het bedrag voor Kosten/cursussen AED gelijk is gebleven ( 600,-). Dit is, kijkend naar de raming 2012 niet logisch. Hij stelt voor het bedrag voor de R&Hcapcie. te handhaven op 400,- (ten koste van AED) omdat er ook in 2013 commissieleden naar een cursus gaan. De penningmeester gaat hiermee akkoord en zal de bedragen aanpassen. Henk Zweers merkt op dat het budget voor de Jeugdcie. in 2013 gehandhaafd blijft, terwijl de raming 2012 hoger uitvalt dan begroot. De penningmeester antwoordt dat het budget voor de Jeugdcie. wordt bepaald naar het aantal jeugdleden. ( 40,- van de 60,- jeugdcontributie is beschikbaar voor de Jeugdcie.). Overigens zal de raming 2012 van de Jeugdcie. nog naar beneden worden bijgesteld door een dubbelboeking. Dick Kijlstra merkt op dat de Rente in ,- lager begroot wordt. De penningmeester legt uit dat dit te maken heeft met de uitgave voor de Lustrumviering in De daarvoor gereserveerde gelden zullen in 2013 uitgegeven worden en geen rente meer opleveren. De genoemde wijzigingen zullen door de penningmeester worden meegenomen en verwerkt. Begroting wordt vastgesteld. 5. Mededelingen uit de commissies 5.1 Damescommissie (Gerda) Activiteiten in 2012: Febr.:Erwtensoep eten bij de "Vroolijke Frans" Apr.: Damesochtend met aansluiten lunch. Nicolas heeft de aanwezige dames les gegeven in het repareren van pitchmarks. Mei: Damesavond met diner (enigszins teleurstellende opkomst, dames). Juni: Dames- Herendag, georganiseerd door de dames. De Heren wonnen voor de 2de keer de beker. Juli: Dames uitwisseling in 2012 op 't Zelle, mede georganiseerd door de Engelenburg Damescommissie omdat er niet op Engelenburg gespeeld kan worden: te weinig starttijden op 9 holesbaan. Aug.: Damesavond (12 personen). Okt.: Damesochtend (afsluiting) met aansluitend lunch. Grote opkomst: 30 dames. Er zijn in 2012 iets meer Q-kaarten gelopen dan in het vorige jaar. Er zijn plannen om in 2013 wél weer "op locatie" te gaan. Nieuw commissielid: Els van Braam. In 2013 wordt Ali Wolsink voorzitter van de damescie., Gerda blijft nog 1 jaar commissielid, mede omdat zij in de Lustrumcie zit. De Damescie. kijkt terug op een heel geslaagd jaar. In de wintermaanden wordt er een speciale spelvorm gespeeld Vanuit de Dames is er geen belangstelling voor deelname aan de NGF competitie. 5.2 Jeugdcommissie (Frank) In het voorjaar is een nieuwe Jeugdcommissie aangetreden. Als eerste hebben zij de doelstelling van de commissie geformuleerd: 1. Meer instroom van jeugdleden vanaf 6 jaar. Hiervoor zijn de commissieleden o.a. aanwezig geweest bij sportdagen. 2. Verlagen van de handicap van jeugdleden. 3. Vaker spelen in de baan:"meer kilometers maken". Er zijn 4 qualifying wedstrijden georganiseerd, daarnaast de jaarbekerwedstrijd en

4 spontane inloopdagen. 4. De ouders er meer bij betrekken door contacten en ouderavonden. 5. Het zoeken van een sponsor. 6. De Pro actief betrekken bij het programma Commited to Jeugd. Naast de vaste wedstrijden waren de 2 uitstapjes naar pitch- en puttbanen: Bussloo en Elst een groot succes. Vorige week heeft de jeugd gespeeld op de Lochemse golfbaan. De jeugd kon hier spelen voor 2,50. Plannen 2013 (Roelyan) Als vervolg op het behalen van het certificaat Commited to Jeugd heeft de NGF aangekondigd in 2013 een audit te doen. Ze komen kijken bij de trainingen die gegeven worden door de jeugdcoaches. Mede daardoor is de jeugdcie. op zoek naar nieuwe jeugdcoaches. Belangstellenden kunnen zich melden bij de leden van de jeugdcie. Jeroen van Triest meldt zich als jeugdcoach en merkt op dat de jeugdsite niet up-todate is. Zie: Internetcommissie. Martin Schneider merkt op dat een goede Pro essentieel is voor een goede jeugdopleiding. De voorzitter antwoordt dat dit uiteraard heeft meegespeeld bij de beoordeling van de kandidaat Pro. 5.3 Herencommissie (Marcel) Succesvol jaar met een gemiddelde deelname boven de 30 heren. Er is een enquête gehouden over de invulling van de Herenmiddag ( 44 reacties). Een grote meerderheid (65%) heeft gekozen voor handhaving van de Herenmiddag op de woensdag. Dit wordt ook aan dhr.agricola doorgegeven. Om e.e.a. goed te laten verlopen worden mede in overleg met de marshal, strakkere regels gehanteerd. De Herenavonden: qualifying met diner hebben gemiddeld 20 deelnemers. Heren op locatie naar Muehlenhof en Moyland: 22 deelnemers. Op 19 dec. wordt tijdens de jaarafsluiting van de Herenmiddag de speler van het jaar bekend gemaakt. In 2013 gaan de Heren niet (meerdere dagen) "op locatie". Er komt een 4 banencompetitie op de Hospitality chain banen (Engelenburg, 't Zelle, Lochemse en de Scherpenberg) met een slotdiner. Onderzocht wordt of er voldoende belangstelling is om in 2014 deel te gaan nemen aan de NGF seniorencompetitie op de vrijdag. 5.4 Wedstrijdcommissie (Marcel) Door het vertrek van Anneke Visser is er per 2013 is er een vacature (bij voorkeur een dame). De commissie kijkt terug op een geslaagd seizoen met een grote deelname aan m.n. de Openingswedstrijd, de Oranjewedstrijd, de Matchplaykampioenschappen, Echtparenwedstrijd en de Herfstwedstrijd die allemaal "volgeboekt" waren. ook de Zaterdagavondcompetitie werd druk bezocht. Het NGF team doet ook in 2013 mee aan de competitie. Het seizoen is geëvalueerd, het wedstrijdprogramma voor 2013 wordt hierop aangepast. Maandbekerwedstrijd: het spelen in 2 divisies heeft niet geleid tot extra deelnemers. In 2013 wordt dit nog een keer geprobeerd. Dauwtrapwedstrijd wordt, door gebrek aan belangstelling, geannuleerd. Gezelligheidswedstrijden (3) met "regels in de baan" worden, door gebrek aan belangstelling, geannuleerd. Matchplaywedstrijden: om hier meer ruimte voor te geven wordt de finale ná de zomervakantie gespeeld. Strokeplaywedstrijd wordt vóór de zomervakantie op 2 verschillende zondagen in juni

5 gespeeld. Vanaf september 2013 tot november worden 3 teamwedstrijden georganiseerd op de zaterdag. Maandagavond qualifying inloopwedstrijden (vanaf uur): in 2013 gehandhaafd. Jeroen van Triest: kan de afwijkende spelvorm die gespeeld wordt bij o.a. de Herfsten Winterwedstrijd vooraf bekend worden gemaakt op de site. Marcel geeft als antwoord dat dit naast de reglementaire wedstrijden, speciale verrassingswedstrijden zijn. Tot slot bedankt Marcel zijn commissieleden voor de fijne samenwerking in het afgelopen jaar. 5.5 Regel- en Handicapcommissie (Karel) De commissie heeft een groot verlies geleden door het overlijden van Lilian. De commissie mist haar nog steeds bij het organiseren van activiteiten. Ada van Heijningen en Gerda de Vries verlaten de commissie en worden opgevolgd door Riky van Vulpen (secretaris) en Joché Verschuren (examens en regellessen). De regelochtenden in de baan op zaterdagochtend worden goed bezocht. Ook voor de jeugdleden zijn speciale regelochtenden georganiseerd. Voor regelavonden is weinig belangstelling. In 2013 wordt gekeken naar een aantrekkelijker programma. Door de nieuwe regeling van de NGF zijn de praktijkexamens vervallen. De Pro geeft de Baanpermissie af voor de eigen baan. Het theorie examen wordt nog wel afgenomen door de R&Hcapcie. Daarna moet 1 qualifying kaart (Hcap 54) worden gelopen met iemand die minimaal handicap 54 heeft. Dit levert een NGF Clubhandicap 54 kaart op waarmee op de meeste banen mag worden gespeeld. In 2012 heeft de commissie 14 theorie examens afgenomen. In 2012 heeft de commissie veel aandacht besteed aan de baaninrichting: mogelijkheid af te slaan van verschillende tees (kleuren), vaststelling baan-rating, aanpassing stroke index, op basis van honderden ingeleverde kaarten. De commissie heeft meegewerkt aan de totstandkoming van het caddyboekje en de nieuwe borden bij de afslagen. In 2012 zijn 1350 Q-kaarten verwerkt, een toename van 12%. De gemiddelde EGA handicap van de heren is voor het eerst iets opgelopen: van 25.7 naar Bij de dames is de gemiddelde EGA handicap gedaald van: 29.3 naar Internetcommissie (Carla) In mei is Koos van Meggelen aan de commissie toegevoegd. De commissie heeft zich met name bezig gehouden met het formuleren van haar taken en verantwoordelijkheden. De taak van de Internetcie. is adviserend en coördinerend (bestuur vs. commissies). De commissie heeft zich, met ondersteuning van Ernst-Jan en Emiel, gebogen over de problemen van het bijwerken van de website. Met name de koppeling van de ledenlijst op de site, het toekennen van autorisaties aan leden van de commissies, het opstellen van richtlijnen: hoe de site te gebruiken. De commissie heeft een (concept) protocol opgesteld m.b.t. het gebruik van social media en gewerkt aan het aanpassen / verbeteren van de site. Inmiddels heeft Koos de commissie door drukke werkzaamheden moeten verlaten waardoor er een vacature is ontstaan. Inmiddels heeft Jan van den Boom aangegeven de commissie te komen versterken. Carla richt een woord van dank aan de ondersteuners: Ernst-Jan en Emiel. Voor klantcontacten is Andreesoft bereikbaar via het adres van Sybiel Bakker: s.bakker@andreesoft.nl. De commissie heeft plannen om in 2013 regelmatig overleg te voeren met de gebruikers van de website. In de voorjaars ALV 2013 komen zij hierop terug.

6 De commissie heeft een verzoek gekregen van de Jeugdcommissie over aanpassingen van de jeugdsite. Grote wens is: het integreren van de jeugdwebsite in de algemene website. Het bestuur gaat hiermee akkoord, mits dit niet met hoge kosten gepaard gaat. De activiteiten van de jeugd(commissie) zullen hierdoor beter zichtbaar worden. De Internetcommissie en de Jeugdcommissie gaan dit verder uitwerken. 5.7 Handicartcommissie (Harry) Reanimatie en AED training zijn ook in 2012 gehouden. In april 2013 zal deze training met name voor de Marshals worden georganiseerd. In 2012 zijn 2 nieuwe handicarts gekomen, waarvan 1 ter vervanging van een oud exemplaar. In totaal zijn er nu 3 handicarts, waarvoor de vereniging 1.500,- per handicart moet afdragen aan de Stichting Handicart. Opbrengst donaties zijn 2.400,-, opbrengst Handicartwedstrijd: 630,- en opbrengst gebruikers: 1.489,-. Samen ruim 4.600,-. Handicartwedstrijd 2012: winnaars Roelyan Mammen en Wim de Vries. Harry Uijen en Jan Cobelens verlaten de commissie. De nieuwe consul wordt Henk van Vulpen. Harry dankt alle leden voor hun ondersteuning van de Stichting Handicart en roept degenen die nog geen donateur zijn van de Stichting op, dit alsnog te worden. 5.8 Redactiecommissie (Tsjalling) Begin december verschijnt het 3de Clubblad van Het aantal advertenties is redelijk op niveau gebleven. De bijdragen van bestuur en commissies zijn altijd tijdig aangeleverd. Tsjalling verlaat ( na 6 jaar) de commissie, waardoor er een vacature is ontstaan. Tsjalling biedt aan de overige commissieleden voorlopig zo goed mogelijk te blijven ondersteunen. 5.9 Lustrumcommissie (Wessel) De Lustrumcommissie bestaat uit een vertegenwoordiging van bestuur en commissies. In een goed overleg met dhr. Agricola zijn de tijden m.b.t. de lustrumviering vastgesteld. De activiteiten vinden plaats op zondag 25 augustus, maandag 26, woensdag 28, vrijdag 30 augustus en zondag 1 september. De commissie bruist van de ideeën en zal met een aantrekkelijk programma komen. 6. Jaarschalen Winnaars Jaarschalen 2012: 1ste divisie: tot hcap 26 2de divisie: hcap Heren: Emiel van ter Beek Heren: Jan Heebink Dames: Inge Groot Dames: Wil Betaubun Zij ontvangen de jaarschaal, bloemen en een cadeaubon van de voorzitter. 7. Bestuursverkiezing Voorafgaand aan de bestuursverkiezing komt de voorzitter terug op de tumultueuze voorjaarsvergadering, waarin afscheid genomen is van onze vorige voorzitter: Ad Bontje. Tijdens deze ALV is geen ruimte geweest om dit afscheid op een passende wijze te doen. De voorzitter memoreert de vele werkzaamheden en verdiensten die Ad t.b.v. de vereniging heeft verricht: 9 jaar bestuurslid, waarvan 6 jaar voorzitter. Hij heeft te maken gehad met 3 exploitanten waarbij o.a. een aantal financiële "hobbels" t.b.v. de leden moesten worden genomen.

7 Het bestuur heeft daarom gemeend vanwege deze inspanningen en buitengewone verdiensten voor de vereniging, om Ad voor te dragen voor het erelidmaatschap van de vereniging. Dit wordt door de leden met applaus bekrachtigd. Bestuursvacature: Bestuurskandidaat is Cees Groot. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld waardoor Cees benoemd is in de functie van vice-voorzitter. 8. Rondvraag Martin Schneider vraagt of het op simpele wijze verkrijgen van het handicap 54 kaartje (via een "spoedcursus") als vereniging nog aan te passen is in een betere opleiding. Dit zijn regels van de NGF. De Pro bepaalt of iemand baanpermissie krijgt. Daarna moet een handicap 54 kaart worden gelopen. Hierover is ook gesproken met de kandidaat Pro. De verantwoordelijkheid ligt in principe bij de Pro. Dirk Wolsink meldt dat de Marshals er op zullen toezien dat het naleven van de regels in de baan wordt gewaarborgd.. Frank Gieteling: vraagt met klem aandacht voor de vacature in de redactiecommissie. Ad Bontje: bedankt de leden voor het vertrouwen dat hij tijdens zijn bestuursjaren heeft ontvangen. Hij heeft het werk altijd met veel plezier gedaan ook al waren er soms pittige gesprekken. Ad is onder de indruk van zijn benoeming tot erelid van de vereniging en zal op enigerlei wijze zijn steentje blijven bijdragen. Marnix Eefting: dankt de leden en het bestuur voor de warme wijze waarop zij naar hem hebben gereageerd na het overlijden van Lilian. 9. Sluiting De voorzitter sluit om uur de vergadering en nodigt de leden uit voor een drankje in de golfbar.

8 Begroting Engelenburg Golf- & Country Club 2013: raming begroting begroting Omschrijving INKOMSTEN: Contributies , , ,00 Entreegelden 850,00 750,00 750,00 Advertenties clubblad 1.300, , ,00 Inschrijfgeld wedstrijden #VERW! 1.000, ,00 Rente 500,00 500,00 400,00 Totaal inkomsten #VERW! , ,00 raming begroting begroting Omschrijving UITGAVEN: Contributie NGF 4.264, , ,00 Administratie/porti/drukwerk 345,00 450,00 450,00 Ledenwerving - 200,00 200,00 Licentie automatisering 1.953, , ,00 Kosten website 976,33 900,00 910,00 Vergaderkosten bestuur 437,95 500,00 500,00 Ledenvergaderingen 1.569, , ,00 Commissiedag 1.900, , ,00 Nieuwjaarsreceptie 867, ,00 900,00 Vademecum 476,00 400,00 480,00 Kosten/cursussen AED 297,50 600,00 600,00 Bankkosten 84,01 70,00 85,00 Assuranties 28,15 30,00 30,00 Afschrijvingen 600,00 611,90 600,00 Commissies: Clubblad/mailings 3.653, , ,00 Reservering lustrum 1.500, , ,00 Regel & handicap 259,55 400,00 400,00 Jeugd 1.115,22 750,00 750,00 Wedstrijd 500, , ,00 Handicart 301,50 75,00 300,00 Overige kosten 931,78 500,00 500,00 Resultaat 285,99 389, ,00 Totaal uitgaven , , ,00