COMMISSIEREGLEMENT Rijswijkse Golf Club

Transcriptie

1 COMMISSIEREGLEMENT Rijswijkse Golf Club Op grond van artikel 27 van het huishoudelijk reglement is door het bestuur van de Rijswijkse Golfclub het navolgende commissiereglement vastgesteld. ALGEMEEN Daar waar in het navolgende sprake is van bestuur, wordt bedoeld het bestuur van de Rijswijkse Golfclub en daar waar sprake is van het management of de BV, wordt bedoeld de BV Golfbaan Rijswijk. a. Behoudens de wedstrijdcommissie bestaat een door het bestuur benoemde commissie uit minimaal 3 en maximaal 6 leden. Voor de wedstrijdcommissie is het minimum 5 en het maximum 10 leden. b. Commissies kunnen zich door een aantal verenigingsleden doen bijstaan. Bedoelde verenigingsleden zullen in dat kader elk een specifieke taak hebben, zij maken echter geen deel uit van de commissie. c. De commissievoorzitter wordt op voordracht van de betreffende commissie in die functie door het bestuur benoemd. Benoeming door het bestuur geldt eveneens voor de overige commissieleden die echter in onderling overleg de taken verdelen. Aanvragen tot benoemingen (goedkeuring) door het bestuur moeten schriftelijk (per brief of per ) worden ingediend door de voorzitter van de betreffende commissie. Antwoord van het bestuur hierop is te verwachten direct na de eerste reguliere bestuursvergadering. d. Elk commissielid wordt benoemd voor een periode van zesendertig maanden en kan na het verstrijken daarvan, nogmaals voor een periode van zesendertig maanden worden herbenoemd. Vanwege specifieke kennis en ter beoordeling van het bestuur kan een lid langer dan de normaal toegestane periode van 2x 36 maanden zitting hebben in een commissie. e. Behoudens zeer bijzondere omstandigheden en ter beoordeling door het bestuur, kan een verenigingslid niet tegelijkertijd in meer dan één commissie zitting hebben. f. Een commissielid kan te allen tijde voortijdig de werkzaamheden beëindigen. Het bestuur kan te allen tijde een commissielid uit de functie ontheffen. g. Van commissievergaderingen wordt een verslag gemaakt, een kopie gaat naar het voor die commissie verantwoordelijke bestuurslid. h. Kopieën van externe correspondentie gaan naar de secretaris van het bestuur tenzij met het voor de betreffende commissie verantwoordelijke bestuurslid dan wel met de secretaris anders is overeengekomen. i. Ten behoeve van de uitoefening van hun taak zal jaarlijks een door het bestuur vastgesteld bedrag per commissie worden toegekend. Daartoe dient elke commissie voor het einde van de maand oktober een begroting voor het daarop volgende jaar in te dienen. Alle te verwachten kosten en baten dienen in de begroting te worden opgenomen. 1

2 j. In de maand januari leggen alle commissies bij de penningmeester van het bestuur rekening en verantwoording af van de gemaakte kosten en baten over het verstreken jaar. k. In overleg met de penningmeester van het bestuur kan een eventueel batig saldo naar het volgende verenigingsjaar worden overgeheveld. l. Eveneens in de maand januari maakt de commissie een jaarverslag dat naar de secretaris van het bestuur wordt gezonden. m. Voor het werven van sponsors dient de betrokken commissie met het bestuur overleg te plegen. n. Wijziging van dit reglement zal slechts plaatsvinden nadat de commissievoorzitters in vergadering zijn gehoord. COMMISSIES Automatiseringscommissie 1. De commissie adviseert het bestuur en het management met betrekking tot ICT-toepassingen binnen de vereniging op korte en lange termijn. 2. De commissie voert onder auspicien van het management de onderhandelingen bij aanschaf ICT apparatuur en programmatuur. 3. De commissie is de intermediair tussen de vereniging/bv enerzijds en de leveranciers van automatiseringsapparatuur en programmatuur anderzijds bij het oplossen van problemen. 4. De automatiseringscommissie assisteert de andere commissies waar nodig bij het optimaal gebruik van de ICT faciliteiten. 5. De commissie zal de automatisering op een zodanige wijze (laten) inrichten, dat verstoringen door onbevoegd of ondeskundig gebruik tot een minimum beperkt blijven. 6. De reguliere vergaderingen van de automatiseringscommissie worden zoveel mogelijk bijgewoond door het voor de commissie verantwoordelijke bestuurslid. Baancommissie 1. De commissie adviseert het bestuur en het management met betrekking tot het onderhoud van en veranderingen aan de baan, rekening houdend met de veiligheid, eerlijkheid, bespeelbaarheid en verfraaiing, milieuaspecten (flora en fauna) van de baan, met inbegrip van de oefenfaciliteiten zoals de driving range en oefengreens. 2. De commissie functioneert als spreekbuis van de leden naar het bestuur, het management en eventueel de greenkeepers met betrekking tot de baan. 3. De reguliere vergaderingen van de baancommissie worden zoveel mogelijk bijgewoond door het voor de baan verantwoordelijke lid van het bestuur (de baancommissaris), de hoofd-greenkeeper en een voor de baan verantwoordelijke medewerker van de BV. De commissie kan zich in het overleg laten bijstaan door externe adviseurs na consultatie daarover met het bestuur. 4. De commissie maakt een meerjarenplan met betrekking tot het baanonderhoud en eventuele baanveranderingen. 5. De commissie adviseert ten aanzien van aanschaf van baanmeubilair en gereedschap voor de baan. 2

3 7. De commissie is, in overleg met de regelcommissie, verantwoordelijk voor de vaststelling van de plaatselijke regels en de vermelding daarvan, inclusief de course en slope rating op de scorekaarten en op de website. 8. De commissie stelt in overleg met de regelcommissie de droppingzones, markeringen voor Out of Bounds en plaatsing van rode, witte en blauwe paaltjes vast zoals deze door de greenkeepers zullen worden verzorgd. Tevens documenteert de commissie dit t.b.v. de uitvoering door de greenkeepers als onderdeel van het onderhoudscontract. 9. De commissie bemiddelt bij het meten van de baan en is verantwoordelijk voor de gegevens in de courseplanner en betreffende website pagina s. 10. De commissie ziet erop toe dat wat betreft baanzaken de GEO (milieu en duurzaamheid) aspecten worden gerespecteerd. Zij wordt daarin geassisteerd door een toegevoegd lid. Communicatiecommissie 1. De commissie is verantwoordelijk voor zowel de technische inrichting, beveiliging, het beheer en de vormgeving van de website; de inhoud van de publicaties op de website zijn de verantwoordelijkheid van de betreffende commissie. 2. Het bestuur heeft het recht formele zaken de vereniging betreffend op de website te doen opnemen. 3. De commissie adviseert de andere commissies met betrekking tot publicaties op de website. Commissie bedrijfsleden 1. In samenspraak met het bestuur en het management komt de commissie op voor de belangen van de bedrijfsleden. 2. Zaken die het functioneren van de bedrijfsleden binnen het verband van de vereniging aangaan zullen met het voor de commissie verantwoordelijke bestuurslid worden besproken. Damescommissie, herencommissie en seniorencommissie 1. Deze commissies regelen zelfstandig de wekelijkse wedstrijden voor respectievelijk de dames, de heren en de senioren (dames en heren). 2. De commissies zijn bevoegd om met andere clubs te corresponderen over onderlinge wedstrijden en aanverwante zaken, hierbij binnen het kader van het beleid van RGC blijvend. 3. De commissies kunnen voorstellen doen de (club)handicap van een speler aan te passen. 4. De commissie zorgt voor de invoer van de uitslagen van door hun georganiseerde Q-wedstrijden in het daarvoor bestemde computersysteem. Evenementen- en clubhuiscommissie 1. De commissie draagt zorg voor het bevorderen van het sociale contact tussen de leden van de vereniging. Daartoe zal zij in voorkomende gevallen overleggen met het bestuur. 2. De commissie organiseert in het bovengenoemde verband speciale evenementen. Wanneer dit in combinatie met een golfwedstrijd is, wordt overleg met de wedstrijdcommissie gevoerd. 3

4 3. De commissie is tevens verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de Winnaarsborden (dit i.o.m. wedstrijdcommissie en golfweek comité) en de prijzenkast in het clubhuis. Tevens adviseert zij management en bestuur in de aankleding van het clubhuis in geval van bijzondere evenementen, feesten en partijen. Jeugdcommissie 1. De commissie draagt zorg voor de opvang en het stimuleren van leden tot en met 18 jaar. 2. De commissie begeleidt de leden die onder haar ressorteren in het behalen van het golfvaardigheidsbewijs en/dan wel het behalen van een EGA handicap. 3. De commissie regelt zelfstandig de wedstrijden voor de onder punt 1 genoemde leden zoals die zijn vastgesteld en gepubliceerd in de wedstrijdkalender. 4. De commissie is bevoegd om met andere clubs te corresponderen over onderlinge wedstrijden en aanverwante zaken, hierbij binnen het kader van het beleid van RGC blijvend. 5. De commissie begeleidt talentvolle leden tot en met 18 jaar extra en bevordert de doorstroming van deze groep naar de hogere competitieteams. In overleg met het bestuur zijn hiervoor eventueel extra middelen aan te wenden. Wedstrijdcommissie 1. De commissie is verantwoordelijk voor de jaarlijkse wedstrijdkalender, in samenspraak en samenwerking met bestuur/management. Daarbij dient ook rekening gehouden te worden met de wedstrijdkalender van de NGF en competitiedata. In december overlegt de commissie het conceptprogramma voor het daaropvolgende jaar aan het bestuur/management. 2. De commissie is verantwoordelijk voor een goed verloop van de door haar georganiseerde clubwedstrijden (onder meer indeling, wedstrijdverloop en prijzen, uitslagen en klassementen). Daartoe stelt de commissie een algemeen wedstrijdreglement op en de specifieke wedstrijdvoorwaarden. 3. De commissie kan een voorstel doen aan de handicapcommissie de (club) handicap van een speler aan te passen. 4. De commissie is verantwoordelijk voor de organisatie van de clubkampioenschappen. De gemaakte kosten (prijzen en lunches op speeldagen) zijn voor rekening van de vereniging. De commissie is verantwoordelijk voor het (mede) organiseren van de NGF competitie, andere NGF wedstrijden en kampioenschappen op de baan en wordt daarin geassisteerd door de competitiecoördinator. 5. De commissie c.q. de door de commissie aangewezen wedstrijdleiding is verantwoordelijk voor de beslissing en bekendmaking daarvan om de lokale regel met betrekking tot out of bounds en/of verloren bal voor een specifieke wedstrijd buiten toepassing te verklaren. Handicapcommissie 1. De commissie is verantwoordelijk voor het bijhouden van de EGA handicaps en de club handicaps. 2. De commissie volgt het verloop van de handicaps. 4

5 3. De commissie is verantwoordelijk voor het vaststellen van de stroke-index op de scorekaarten in overleg met de baancommissie. 4. De commissie kan besluiten - na verzoek van en in overleg met de dames-, heren-, senioren-, jeugd- of wedstrijdcommissie - de (club)handicap van een speler aan te passen. Indien nodig wordt het bestuur hierover geconsulteerd. Regel- en Hcp-54-commissie 1. De commissie zal kennis van de regels en etiquette onderhouden en (bij wijzigingen daarvan) de leden door middel van het clubblad en/of de website informeren over de toepassing daarvan. 2. De commissie begeleidt leden qua regelkennis onder meer wanneer die zich voorbereiden op het theorie-examen golfvaardigheid, competities, etc. 3. De commissie stelt haar kennis beschikbaar waar nodig tijdens wedstrijden (bijvoorbeeld de clubkampioenschappen, NGF competitie wedstrijden, andere door de NGF georganiseerde wedstrijden en het Jeugd Open) en zal daarbij optreden als officiële referee. 4. De commissie wordt door de baancommise betrokken bij de vaststelling van lokale regels, droppingzones, markeringen voor Out of Bounds en plaatsing van rode, witte en blauwe paaltjes. 5. De commissie organiseert de schriftelijke examens die afgelegd worden ter verkrijging van het golfvaardigheidsbewijs (handicap 54), voor eigen leden alsmede eventueel voor derden. 6. De commissie bewaakt i.o.m. het management en de Pro s een correcte verstrekking van baanpermissie. Marshalcommissie 1. De commissie - onder auspicien van het management - stuurt de marshals aan in hun serviceverlenende en controlerende taak op het gehele complex (golfbaan en oefenfaciliteiten) van de Rijswijkse Golf Club. 2. De commissie draagt zorg voor het bereiken en onderhouden van de voor de marshals benodigde kennis en vaardigheden. Vastgesteld april