Werken in de pool Informatiegids

Transcriptie

1 Werken in de pool Informatiegids

2 Welkom Beste pooler, Graag heet ik je welkom bij IPPON. Wij zijn partner van besturen, scholen en leerkrachten in het primair onderwijs. Wij kijken uit naar onze samenwerking en vertrouwen erop dat je een plezierige tijd tegemoet gaat. Om je in je nieuwe omgeving enigszins vertrouwd te maken, is deze gids samengesteld. Als pooler fungeer je in een netwerk van zo n 500 basisscholen en verschillende besturen. Waarschijnlijk zal je op veel van deze scholen met open armen ontvangen worden. Jouw kennis en expertise is van grote waarde voor de klassen en scholen die je bezoekt. Ondanks het feit dat je als vaste pooler niet elke dag hetzelfde team om je heen hebt, maak je toch deel uit van een groter geheel. Samen met de andere poolers fungeren jullie in het IPPON netwerk. Als pooler is het netwerken niet het verzamelen van contacten, maar het planten van relaties! In deze gids worden alle facetten die horen bij het pooler zijn nog eens op een rijtje gezet. Hoewel deze notitie met grote zorg is samengesteld, kan het zijn dat zaken in de praktijk toch anders gaan of dat wet- en regelgeving wijzigt. Wij wensen je mooie ervaringen toe de komende tijd in onze invalpool! Sandra Tubbing Directeur IPPON Telefoon: planning@ippon-personeelsdiensten.nl 2

3 Dienstverlening IPPON Onze visie Mensgerichte dienstverlening om zo alle leerkrachten en scholen te verbinden, te ontzorgen en te inspireren om een verantwoord personeelsbeleid te garanderen ten behoeve van goed onderwijs. Onze missie IPPON is partner voor scholen, besturen en overkoepelende onderwijsorganisaties in het primair onderwijs voor het voeren van een verantwoord personeelsbeleid. Dat betekent dat wij invallers op scholen inplannen als deze vervanging nodig hebben, bijvoorbeeld voor een ziekte of zwangerschapsverlof. Tevens zorgt IPPON in samenwerking met de deelnemende besturen dat boventallig personeel met voorrang kan worden ingepland. IPPON biedt aan leerkrachten en overig onderwijspersoneel mogelijkheden voor het opbouwen van eigen competenties en loopbaanmogelijkheden. De Pool De vervangingspool is een team van professionals die vanuit een bestuur zijn aangesteld om het invalwerk in te vullen. Met de grote vervangingsvraag is dit een onmisbare groep binnen het onderwijs. Leerkrachten die bij de bij IPPON aangesloten scholen werken, bouwen iedere dag aan het ontwikkelen van een innovatieve en inspirerende omgeving voor alle leerlingen. Om dit elke dag waar te kunnen maken is een mate van continuïteit noodzakelijk. Onder andere plotselinge ziekte zet de continuïteit onder druk, waardoor vaak op korte termijn vervanging georganiseerd moet worden. Inmiddels zijn meer dan 70 schoolbesturen bij IPPON aangesloten en is het mogelijk dat ze samenwerken in een gezamenlijke pool. Bij het invullen van zowel de korte als de langdurende vervanging op een school, draagt IPPON er zorg voor dat deze vervanging kwalitatief goed wordt ingevuld. Dat is alleen mogelijk met leerkrachten die bevoegd en bekwaam zijn om als leerkracht uit de vervangingspool een groep goed over te nemen, maar die ook verbonden zijn met een bestuur en de bijbehorende scholen. De verantwoordelijkheid om bevoegd en bekwaam te zijn, ligt echter niet alleen bij de leerkracht uit de vervangingspool, deze verantwoordelijkheid ligt ook bij het bestuur en de scholen waar een invaller wordt ingezet. Zaken als een goede ontvangst, zorgvuldige overdracht en ook praktische zaken als het beschikken over een plattegrond en de juiste wachtwoorden zijn hierbij cruciaal. Vanuit deze visie geven de aangesloten besturen samen met IPPON vorm aan het poolbeleid binnen een bestuur. Dit betekent dat de aangesloten besturen al hun vervangingsvragen laten verlopen via IPPON en ook specifieke eisen stellen aan leerkrachten die binnen de vervangingspool werkzaam zijn of te werk worden gesteld. 3

4 De werkgever Leerkrachten die binnen de vervangingspool werken, blijven in dienst van het bestuur waar zij een contract hebben. Deze werkgever is verantwoordelijk voor het waarborgen van de beoogde kwaliteit van zijn onderwijs, en het functioneren van zijn onderwijs, en het functioneren van zijn leerkrachten. De werkgever kan dit proces op eigen wijze invullen. Dat wil zeggen dat het bijvoorbeeld mogelijk is om de pooler deel te laten nemen aan de studiedagen, de bestuur academie of andere vormen van bijscholing. Uitgangspunten: Hieronder zijn enkele algemene uitgangspunten beschreven voor het werken als leerkracht binnen de vervangingspool van IPPON: Als leerkracht binnen de vervangingspool met een aanstelling, ben je ten minste binnen alle scholen van het eigen bestuur inzetbaar, tenzij anders overeengekomen met de werkgever. Als leerkracht binnen de vervangingspool kun je ingezet worden op alle scholen, locaties en groepen binnen het bestuur en eventueel op scholen van andere besturen die zijn aangesloten bij IPPON. Er wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met voorkeuren t.a.v. de inzet op een school, locatie en/of groep, hier kunnen echter geen rechten aan ontleend worden. Afgezien van het feit dat een school vaak blij is dat een leerkracht uit de vervangingspool helpt om een continuïteitsprobleem op te lossen, kan een school ook veel opsteken van leerkrachten die vanuit de vervangingspool ervaring hebben opgedaan binnen diverse scholen en, indien van toepassing, schoolbesturen. IPPON nodigt leerkrachten uit de vervangingspool dan ook van harte uit om hun inzichten t.a.v. het werken binnen onze scholen met ons en de scholen te delen, zodat we gezamenlijk kunnen blijven ontwikkelen en verbeteren. Aansturing De aansturing van de inzet loopt via de planners van IPPON. De aansturing vanuit de werkgever is per bestuur vastgelegd. Dit kan de aangestelde P&O er, directeur van de stamschool of een andere medewerker binnen het bestuur zijn. Het bestuur draagt zorg voor: Uitvoering van de afspraken uit de gesprekkencyclus (POP, klassenbezoek, functioneren, beoordelen). Het bestuur ontvangt hiervoor van IPPON tevens een terugkoppeling vanuit evaluaties Professionalisering en scholing Toestemming voor verlof e.d. Besluitvorming over inzet bij onenigheid tussen IPPON en de leerkracht in de vervangingspool Begeleiding als casemanager bij verzuim Begeleiding Zowel IPPON als de aangesloten besturen vinden het belangrijk dat alle leerkrachten zo optimaal mogelijk aan de slag kunnen (blijven). Goede begeleiding vinden wij belangrijk. Binnen het bestuur kan dit zijn in de vorm van een directeur die je eerste aanpreekpunt is voor zaken die je bezighouden. Daarnaast zijn de planners van IPPON ook altijd geïnteresseerd in jouw ervaringen als pooler. We denken met je mee en zoeken naar een optimale samenwerking tussen alle partijen. Daarnaast organiseert IPPON één keer per jaar een pooldag. Deze pooldag heeft een thema en er is ruimte om kennis te maken met collega s en ervaringen uit te wisselen. 4

5 Rechtspositie De rechtspositie van leerkrachten en invallers ligt vast in de cao PO (collectieve arbeidsovereenkomst van het primair onderwijs). De cao is terug te vinden op de website van IPPON. Als je op de hoogte wilt blijven van nieuwe ontwikkelingen, kun je de website van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen bezoeken. Het Vervangingsfonds In Nederland kunnen scholen ervoor kiezen om zich te verzekeren voor ziekteverzuim bij het vervangingsfonds. Via het vervangingsfonds wordt per schooljaar een pool opgestart of voortgezet. In de pool geplaatst personeel kan vervangingen invullen bij afwezigheidsgronden ziekte en schorsing. Het vervangingsfonds betaalt het salaris voor de personeelsleden die in de vervangingspool zijn geplaatst, gerelateerd aan de werktijdfactor. Het schoolbestuur bepaalt welke mensen in de pool komen. De poolportal Verantwoording van de poolinzet vindt plaats via de poolportal. Hier wordt, per kwartaal, de vervanging door de poolers verantwoord. De werkgever declareert de loonkosten via een door het vervangingsfonds geaccepteerd salarissysteem. Aan de hand van de poolportal bepalen we het bezettingspercentage. De aanstelling Leerkrachten kunnen aangesteld worden in de vervangingspool voor een werktijdfactor die door het schoolbestuur wordt bepaald. Wanneer tijdens piekmomenten de vraag het aanbod bij IPPON overstijgt, kan in overleg met pooler en bestuur aan de pooler gevraagd worden om bovenop de aanstellingsfactor extra ingezet te worden. Deze uren kunnen in overleg worden gecompenseerd of worden uitbetaald. Salarisadministratie Als pooler ben je in dienst van een schoolbestuur. Je salaris zal door dit bestuur worden betaald. Als je naast je aanstellingsomvang in de pool invalt als losse invaller, ontvang je meerdere salarisbetalingen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen werkdagen in de pool, tlv het vervangingsfonds en werkdagen die niet vallen binnen het reglement van het vervangingsfonds. Als je structureel meer invalt dan je aanstelling, bespreek je met je bestuur of deze dagen gecompenseerd mogen worden of dat ze uitbetaald kunnen worden. Aanstellingsduur Leerkrachten in de vervangingspool worden over het algemeen aangesteld voor de duur van 1 jaar. Dit kan echter bij sommige besturen afwijkend zijn. Na een jaar vindt een beoordelingsgesprek plaats, op basis waarvan wordt besloten of de inzet in de pool met nog een jaar wordt verlengd. Werktijden De pooler vervult zijn/haar taak tijdens de invaldag volgens de takenlijst. IPPON berekent aan de hand van de werktijdfactoren het percentage in de poolportal. Deze zullen worden gecommuniceerd met het bestuur. In overleg met het bestuur zal dan worden bekeken of extra uren worden uitbetaald, omgezet in vrije tijd en/of te kort gekomen uren moeten worden ingehaald. 5

6 Verzuim en verlof Je werkdagen worden in overeenstemming met je bestuur bepaald. Het opnemen van vrije dagen zal altijd in overleg met je bestuur en IPPON gaan. Wanneer een pooler ziek is op de dag dat hij/zij staat ingepland op een invalverzoek, meldt de pooler dit telefonisch (vanaf 7 uur) bij IPPON en via de mail aan het bestuur. Betermelden gaat via de mail naar het schoolbestuur en IPPON. Samenwerking IPPON Bereikbaarheid IPPON communiceert met jou via de telefoon, sms of mail. Het is belangrijk dat je goed bereikbaar bent, zodat wij met je kunnen overleggen over de invalaanvragen die binnen komen. Ben je diverse keren niet bereikbaar, dan communiceert IPPON dit met jouw bestuur. Afhankelijk van de afspraken die met jouw werkgever gemaakt zijn, plannen we je direct in op een verzoek of we wachten eerst op jouw terugkoppeling. Je kan bevestigen via de mail of per telefoon. Wanneer je de aanvraag hebt bevestigd, gaat er een automatische mail naar IPPON en naar de school. Heb je vragen over een invaldag of is er iets anders onduidelijk? Mail of bel ons gerust. IPPON is bereikbaar voor jou tijdens onderstaande openingstijden. Dag Servicedesk Servicedesk IPPON Zondag uur Maandag uur uur uur Dinsdag uur uur uur Woensdag uur uur uur Donderdag uur uur uur Vrijdag uur uur De servicedesk is alleen bereikbaar wanneer er urgente planningsvragen zijn voor de volgende dag. Werkafspraken Voordat de pooler begint met het werken in de pool, zal er een gesprek plaatsvinden met de betrokken partijen: de pooler, het schoolbestuur en IPPON. Tijdens dit gesprek zal de werkwijze van IPPON worden besproken, het doel van de inzet van de pooler in de pool en zullen er concrete werkafspraken worden opgesteld. In deze werkafspraken worden de volgende voorkeuren afgestemd: Periode van inzet in de pool Werktijdfactor Welke vakantiedagen worden aangehouden Verlofdagen (BAPO/ADV) Inzetbaarheid in groepen Inzetbaarheid in onderwijssoorten Affiniteit met bijzonder onderwijs (PC/RK/Openbaar) 6

7 Maximale reistijd Reiskostenvergoeding Deskundigheidsbevordering Contactpersoon binnen het schoolbestuur Flexibiliteit Als leerkracht in de vervangingspool moet je over een bepaalde mate van flexibiliteit beschikken t.a.v.: Werkdagen, hierbij is de beschikbaarheidsregeling uit de cao-po (art. 2a. 11) van toepassing. Inzetbaarheid in groepen. Je moet bereid zijn om zowel binnen de onderbouw als de bovenbouw ingezet te worden, tenzij ander afgestemd met het bestuur. Je wordt zoveel mogelijk op de scholen van het eigen bestuur ingezet. Wanneer dit niet mogelijk is, moet je bereid zijn om ingezet te worden bij andere schoolbesturen in de regio. Hierbij wordt een enkele reistijd van maximaal een uur als grens gehanteerd, tenzij anders afgestemd met het schoolbestuur. Het planningssysteem Inloggen: Nadat je het gesprek hebt gehad met IPPON, kun je inloggen met de inloggegevens in het planningssysteem. Je komt daar door naar onze website te navigeren en op de knop Login te klikken. Je wordt nu doorgestuurd naar de inlogpagina van het planningssysteem. 7

8 Hoofdpagina planningssysteem: Op de hoofdpagina van het planningssysteem vind je onder andere de openingstijden en belangrijke mededelingen die door IPPON worden gedaan. Daarnaast staan er een aantal doorverwijzingen die we kort toelichten. Evalueer een school: IPPON zorgt ervoor dat je op basis van jouw agenda en jouw voorkeuren aan de slag gaat op diverse scholen. Wij willen graag jouw ervaring van de invaldag terugkrijgen middels een korte vragenlijst. Deze korte vragenlijst vind je onder de actieknop Geef je mening!. Het helpt ons om de kwaliteit van de scholen te monitoren en om, indien van toepassing, jouw voorkeuren te wijzigen. Dit is puur ter informatie voor IPPON. Jouw evaluaties worden niet met naam doorgestuurd aan de scholen. Veel gestelde vragen: Wij begrijpen dat je soms vragen hebt en daarom hebben we de meeste gestelde vragen op een rij gezet. Mocht jouw vraag niet beantwoord worden bij de veel gestelde vragen, schroom dan niet om ons te mailen of te bellen tijdens kantooruren ( ). Heb je een vraag over de planning, dan mag je deze sturen naar 8

9 Downloads: Als pooler komt er veel op je af. Daarom willen wij jou helpen met een paar handige documenten, deze documenten vind je onder de actieknop Downloads. Hoofdmenu-items Besturen en Scholen Besturen: Onder het hoofdmenu-item Besturen vind je een overzicht van de besturen die zijn aangesloten bij IPPON. Wanneer je contact op wilt nemen met een bepaald bestuur, vind je op deze plek de contactgegevens. Scholen: Onder het hoofdmenu-item Scholen vind je een overzicht van de scholen die zijn aangesloten bij IPPON. Wanneer je contact op wilt nemen met een bepaalde school, vind je op deze plek de contactgegevens. Ook vind je hier eventuele aanvullende informatie van een school. Deze informatie wordt ook meegestuurd per mail. Hoofdmenu-item Mijn gegevens Je kunt jouw gegevens wijzigen in het hoofdmenu-item Mijn gegevens. Met de actieknop kun je jouw gegevens te allen tijde aanpassen. Onder de actieknop kun je jouw inlogcodes veranderen. Op deze plek kun je ook de kalender weergave veranderen. 9

10 Hoofdmenu-item Planning: Bij het kennismakingsgesprek met IPPON worden jouw werkdagen besproken. IPPON vult in het begin jouw agenda in. Daarna houd je zelf jouw beschikbaarheid bij. Dit kan via de computer, maar ook via de applicatie, zoals later in deze handleiding beschreven. Zoals in onderstaande afbeelding te zien. Het is de bedoeling dat je zelf jouw agenda bijhoudt. Dit kun je doen door eerst op de eerste dag te klikken en dan op de laatste dag. Er verschijnt direct een pop-up menu naast de cursor. Om de beschikbaarheid te wijzigen, klik je op de regel wijzig beschikbaarheid. Je komt in een nieuw scherm terecht, waar je kunt aangeven welke dag(en) je wilt veranderen. Dit kun je doen door de vinkjes in de betreffende dagdelen aan of uit te zetten. Je kunt ook hele dagen direct beschikbaar maken door op de afkortingen van de dagen te klikken, of een week beschikbaar maken door op ochtend en middag te klikken. Wanneer je de betreffende dagen hebt aangegeven, klik je op opslaan. Je komt nu terug in de kalender en ziet de betreffende dagen groen gekleurd. Op dezelfde manier kun je ook dagen weer op niet beschikbaar zetten. Onderaan in de agenda vind je een legenda van de kalender. Wanneer je bent ingepland voor een school, kun je in jouw agenda precies zien waar het om gaat, door eerst op de eerste dag te klikken en daarna op de laatste dag. Er verschijnt direct weer een pop-up en je klikt op Bekijk details. In een nieuw scherm worden nu de gegevens van deze dag(en) getoond. 10

11 Hoofdmenu-items Weekstaat en Reiskosten: Voor jouw eigen administratie is het mogelijk om uit het systeem overzichten te genereren van jouw invaldagen. Middels het hoofdmenu-item Weekstaat vind je een overzicht van de door jou gewerkte dagen. Dit is een handig overzicht voor jouw eigen administratie. Onder de knop reiskosten vind je een overzicht van de gemaakte reiskosten. Het bestuur betaalt maandelijks de reiskosten uit. Het is afhankelijk van de gemaakte werkafspraken hoe de reiskosten gedeclareerd dienen te worden. Applicatie: Voor het bijhouden van jouw agenda en het bekijken van jouw planning, kun je de applicatie van InvalPool downloaden in de applicatiestore. De naam van de applicatie: InvalPool (blauw puzzelstukje). Bij het inloggen wordt er gevraagd om de naam van de InvalPool, dat is in dit geval: ippon. Log verder in met de inloggegevens waarmee je ook online inlogt. Wanneer je inlogt, kom je direct in het hoofdmenu terecht. Hier kunnen mededelingen vanuit IPPON geplaatst worden. Je vindt onder deze actieknop een overzicht met alle scholen en de specifieke informatie van een bepaalde school. De planning vind je onder de actieknop. Hier kun je precies bekijken waar jij staat ingepland en er is een doorlink naar de volgende actieknop waar jij je beschikbaarheid aan kunt passen. Met de knop log je weer uit uit de applicatie. Werkwijze IPPON Verzoek voor invalwerk: IPPON plant jou in volgens de afspraken die zijn gemaakt met het bestuur. Het kan zijn dat je direct wordt ingepland, maar het kan ook zijn dat je eerst een mail ontvangt over het betreffende invalverzoek waar wij een bevestiging voor vragen. Wanneer wij jou benaderen voor invalwerk, krijg je hierover een mail. In de mail staat de uitgebreide informatie van het betreffende invalverzoek. In de mail staat ook duidelijk tot wanneer je op het verzoek kunt reageren. Accepteren of weigeren kan middels de actieknop in de mail. Je kunt nu aangeven of je het verzoek wil accepteren of weigeren. Er wordt altijd om een dubbele bevestiging gevraagd, zoals in de afbeelding te zien is. Wanneer je het verzoek niet bevestigt, vragen wij om een toelichting. Dit kan van alles zijn, maar het is voor ons handige informatie om zo goed mogelijk te kunnen plannen. 11

12 Wanneer je bevestigd hebt, komt deze dag in jouw planning te staan en wordt er een bevestiging naar de school gestuurd. De invaldag Het invalverzoek IPPON plant jou in aan de hand van de gemaakte werkafspraken. Bij de mail van het invalverzoek worden de schooltijden en eventuele extra schoolinformatie meegestuurd. Deze informatie is ook terug te vinden onder het hoofmenu-item scholen in het planningsysteem. Overdracht formulier en evaluatie Na een invaldag is het de bedoeling om een overdracht formulier in te vullen. Daarnaast vragen wij jou om een evaluatie in te vullen over de invaldag op een school. Dit kan door op de hoofdpagina van het planningssysteem op de blauwe knop evalueer een school te klikken. De stamschool Sommige besturen kiezen ervoor de pooler te koppelen aan een stamschool. Als er geen invalwerk is aangeboden aan de pooler op de werkdag, gaat de pooler naar de stamschool. De pooler stuurt hierover een bericht aan IPPON, zodat de gewerkte uren in de agenda kunnen worden opgenomen. Op de stamschool kan de pooler extra ondersteuning bieden. Als een pooler geen stamschool toegewezen heeft gekregen is de pooler vrij, het kan zijn dat de pooler dan op een andere werkdag de gemiste uren in moet halen. 12