HANDLEIDING. Konnect voor ouders. Ouderportaal en app

Transcriptie

1 HANDLEIDING Konnect voor ouders Ouderportaal en app De ouderapp U kunt de ouderapp downloaden in de Google Play Store (voor Android) en in de Apple Store (voor ios), deze kunt u vinden onder de naam Kinderopvang Langedijk. Wanneer de app is geïnstalleerd kunt u als ouder met de inloggegevens die u heeft ontvangen inloggen op de app. Wanneer u voor de eerste keer inlogt in de app dient u drie velden in te vullen: De URL: Kinderopvanglangedijk.ouderportaal.nl Gebruikersnaam (dit is uw adres zoals bekend bij ons) Wachtwoord Heeft u de gegevens niet ontvangen? Stuur dan een mail naar plaatsing@kinderopvanglangedijk.nl, dan sturen wij u nieuwe gegevens. Mijn opvangkalender Helaas is deze functie niet beschikbaar in de App. U vindt Mijn opvangkalender in het Ouderportaal via de website, te vinden onder Mijn gegevens. Op deze pagina ziet u een overzicht van de maand, met daarin aangegeven op welke dagen uw kind(eren) verwacht wordt(worden). Onderaan de kaart staat de legenda, die de kleuren van de dagen verklaart. U kunt door de verschillende maanden heen bladeren met behulp van de pijltjestoetsen bovenaan de kalender naast de naam van de maand. Houd er rekening mee dat u 3 maanden vooruit kunt kijken en inplannen. Uitleg termen De dagen waarop een kind verwacht wordt volgens het contract, komen terug in de agenda. De dagen die u heeft aangevraagd, maar nog niet beoordeeld zijn, herkent u aan de woorden optie extra tussen haakjes achter het kind-naam. De dagen die u los van het contract heeft aangevraagd, welke al zijn goedgekeurd, herkent u aan het woord extra tussen haakjes achter de kind-naam. De dagen waarop uw kind is afgemeld zijn herkenbaar aan de doorgehaalde tijden en het woord afwezig achter de kind-naam.

2 Wanneer u op de dag klikt, opent de dag en worden mogelijke opties aan u getoond. Uitgangspunt is altijd het planning- en plaatsingsbeleid van onze organisatie. Ziet u op een bepaald moment niet de gewenste optie, dan is de wens niet mogelijk. Gebruik kalenderdag Wanneer u klikt op de betreffende dag op de kalender, dan ziet u alleen de opties die voor u van toepassing zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld op een dag waarop uw kind verwacht wordt, een afwezigheid melden. Op een dag dat uw kind niet verwacht wordt, zult u deze optie niet zien. Wanneer u op een kalenderdag drukt en (een van) uw kind(eren) de BSO bezoekt, ziet u wat voor soort dag het is: een schooldag, een vakantiedag of een schoolsluitingsdag. In combinatie met uw contract, bepaalt dit of een dag voor u aan te vragen is. Staat een dag volgens u ten onrechte aangeschreven als een schooldag, een vakantiedag of een schoolsluitingsdag, dan kunt u dit melden aan onze afdeling planning en plaatsing. De Ouderapp Door op de menuknop linksboven te klikken kunt u een menu openen waar u de keuzes in het menu te zien krijgt. Binnen dit menu kun je navigeren naar de diverse onderdelen van de app. Op deze plek kunt u vanaf alle onderliggende pagina s navigeren naar het menu of voorgaande pagina. Fotoalbum Na inloggen ziet u als eerste een overzicht van recent gemaakte foto s waar uw kind op staat. Wanneer u naar beneden scrolt, kunt u meer foto s bekijken van je kind. Oudere foto s komen dan tevoorschijn. Door een foto aan te klikken vergroot u deze op uw scherm. Linksonder ziet u de datum waarop de foto is genomen. Via de knop downloaden kunt u vervolgens een foto op uw apparaat opslaan. Onder details kunt u opvragen welk kind of welke kinderen op de foto staan. Via de app kunt u per keer één foto downloaden. Op het ouderportaal via de website kunt u meerdere foto s in één keer downloaden. Wij hanteren een streng foto- en filmbeleid in het kader van de AVG. Dat betekent dat wij geen foto s plaatsen van kinderen en medewerkers waarop gezichten herkenbaar zijn op onze website en Facebook. Wij vragen ouders met klem zelf ook geen foto s vanuit het ouderportaal te verspreiden op social media. Aanvragen Onder knop aanvragen kunt u het overzicht met de goed- en afgekeurde aanvragen bekijken. Ook zijn de aanvragen zichtbaar die nog in behandeling zijn. Daarnaast kunt u vanaf deze pagina een aanvraag voor opvang doen voor uw kind. Dit kan een extra dag zijn welke u betaalt vanuit uw tegoed of extra opvang tegen betaling. Dan ontvangt u van deze extra opvang een factuur. Om de details van een goedgekeurde of afgekeurde aanvraag te bekijken, drukt u op een aanvraag waarna er een nieuw scherm opent met de details van de aanvraag. Hier ziet u wie de aanvraag heeft gedaan, het tijdstip en voor welke locatie de aanvraag is. Tevens ziet u of deze aanvraag is goedgekeurd en het tijdstip van goed- of afkeuren Handleiding app voor ouders december 2018

3 Wanneer u in het overzicht met aanvragen een nieuwe aanvraag wilt doen, drukt u onderin op Nieuwe aanvraag in de oranje balk. Er opent zich een nieuw scherm waar u een nieuwe aanvraag voor een extra dag kunt doen. U mag maximaal 90 dagen en tot 2 dagen voor de gewenste dag een dag aanvragen. Het is belangrijk dat u uw flexibele en extra dagen15 dagen van te voren aanvraagt via de app. Dit in verband met onze personeelsplanning. Heeft u onverwachts op kortere termijn opvang nodig? Dan verzoeken wij u om telefonisch contact op te nemen met afdeling Planning en plaatsing op het Centraal Bureau. Wij kijken dan graag voor u wat mogelijk is en plannen indien mogelijk de gewenste opvang voor u in. Wanneer u een extra aanvraag wilt doen, kunt u aangeven voor welk kind u dit wilt doen. Vervolgens geeft u aan welke data en dagdelen u aan wilt vragen voor het desbetreffende kind. Overzicht aanvragen Nieuwe aanvraag Extra Omdat wij voor meerdere scholen opvang aanbieden op dezelfde locatie is het belangrijk dat u bij een aanvraag voor BSO opvang de juiste eindtijd kiest van de school. De eindtijd is gelijk aan de begintijd van de opvang. Mijn tegoeden, via de app U neemt op contractbasis één of meerdere vaste dagen opvang af. Op basis van het aantal dagen per week wat u afneemt aan opvang, krijgt u een aantal inzetdagen toegewezen die u kunt inzetten voor extra opvang. Dit houdt in dat u het aantal contracturen per week maal 2 krijgt om te gebruiken als inzetdagen. Als u bijvoorbeeld 2 dagen kinderdagopvang afneemt, krijgt u 4 dagen als inzetdagen. U kunt inzetdagen en/of uren aanvragen via het Ouderportaal. Uw aanvraag wordt beoordeeld op vrije kindplaatsen op uw groep. Spelregels voor het aanvragen voor een inzetdag: Een inzetdag dient u altijd aan te vragen via het ouderportaal. Deze dag wordt dan een aanvraagdag genoemd. Vanaf 2 weken voor aanvraagdag wordt uw aanvraag in behandeling genomen. U krijgt uiterlijk een week voor de aanvraagdag bericht of uw inzetdag Handleiding app voor ouders december 2018

4 goedgekeurd wordt. Indien uw aanvraag niet wordt goedgekeurd blijft de inzetdag staan en kunt u het op een andere dag opnieuw aanvragen. Een inzetdag gebruiken is mogelijk indien de bezetting op de groep het toelaat en er geen extra medewerker of extra vervoer hoeft te worden ingezet. Uw aanvraag kan dus helaas niet altijd goedgekeurd worden. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend. U kunt éénmaal uw inzetdag inzetten; het is niet mogelijk de extra ingezette dag later om te zetten voor wéér een andere dag. Het aantal inzetdagen vervalt bij de overstap van productsoort, bijvoorbeeld van het kinderdagverblijf naar de BSO of van een vaste opvang naar flexibele opvang. U krijgt dan naar rato nieuwe inzetdagen die een jaar geldig zijn. Voor de continuïteit en structuur van alle kinderen kunt u de inzetdag alleen op de eigen groep aangevraagd worden. Een inzetdag aanvragen Wanneer u een inzetdag wilt gebruiken, gaat u in de app naar Aanvragen en daar kiest u voor Nieuwe aanvraag. U vult de datum in waarin u opvang nodig heeft. Dan selecteert voor het betreffende kind welke optie u wenst. Bij Betaling kiest u hoe u deze extra opvang wilt vergoeden. Klik op Kies voor betaalwijze en kies daar voor Met tegoed voldoen. Daar klikt u de gewenste inzetdag aan. Tot slot krijgt u nog de optie of u, bij aanvraag van meer kinderen, de aanvragen los wil laten beoordelen of als geheel. Als u kiest voor als geheel en de opvang voor 1 kind is niet mogelijk, dan wordt de hele aanvraag afgekeurd. Heeft u alles ingevuld? Dan kunt u de aanvraag doorzetten. In het Ouderportaal kunt u een extra dag als volgt aanvragen. Ga naar Mijn gegevens en kies dan voor Aanvragen. Ga naar het tabblad Mijn opvangkalender. Wanneer u op de dag op de kalender een dag aanklikt en vervolgens kiest voor dag aanvragen, kunt u 1 dag aanvragen of een aaneengesloten periode. Wanneer de kinderen op de bewuste dag al verwacht worden, staat er achter de dagdelen de tekst reeds gepland en ziet u de reeds geplande tijden staan. Wanneer kinderen niet verwacht worden, selecteert u de gewenste dagdelen uit de lijst met mogelijke opties. Voor een periode geldt in principe hetzelfde. Het systeem berekent wat de mogelijkheden voor deze dag zijn en het mogelijk te selecteren dagdeel verschijnt in beeld. Daarna gelden de stappen zoals eerder beschreven. Mijn tegoeden, via de website Als u kiest voor Mijn tegoeden in de Ouderapp onder Mijn gegevens ziet u hoeveel inzetdagen u nog heeft. De achtergrond van een verbruikte inzetdag is grijs gekleurd en kunt u niet meer kiezen. Onder Geldigheid leest u tot wanneer u het tegoed kunt inzetten en op welk soort dagen. Afwezigheid doorgeven U kunt als ouder ook de afwezigheid van uw kind doorgeven. U dient dit via het ouderportaal te doen tot 08:00 uur s morgens op dezelfde dag. Na die tijd is het noodzakelijk dat u de groep of het centraal bureau belt. Afwezig melden doet u door in het menu naar Afwezigheid te gaan. U ziet hier een overzicht van eerder Handleiding app voor ouders december 2018

5 doorgegeven afwezigheden. Afwezigheden worden standaard goedgekeurd in het systeem. Klikt u op een regel in het overzicht, dan ziet u de details van de melding. Wanneer u een afwezigheid wilt doorgeven, klikt u op Afwezigheid doorgeven. Hiermee komt u in een nieuw scherm waar u kunt aangeven voor wie u de afwezigheid wilt doorgeven. Ook kunt u een datum aangeven en er zal gevraagd worden om een reden van afwezigheid door te geven. In het hiervoor bestemde tekst vak kunt desgewenst ook zelf een notitie toevoegen. Bijvoorbeeld de exacte reden van afwezigheid. Wanneer u alles heeft ingevuld en gecontroleerd of de data kloppend zijn, drukt u op verzenden om de afwezigheid door te voeren. Hiermee wordt de doorgegeven melding verzonden en doorgevoerd in ons systeem. Reden afwezigheid doorgeven Details afwezigheid Mijn tegoeden bij een flexibel opvangcontract Heeft u bij ons een flexibel opvangcontract dan betaalt u met uw kwartaal tegoed (KDV 90 uur per kwartaal, BSO 30 uur per kwartaal en VSO 9 uur per kwartaal). Wanneer u op tegoeden klikt in het menu krijgt u allereerst een overzicht te zien van laatst toegekende tegoeden. Wanneer u op een tegoed klikt, verschijnen de details van het tegoed. Voor wie is het, voor welke dag is het tegoed verkregen en wat zijn de restricties met betrekking tot het inzetten van dit tegoed. Onderin het scherm, midden in de oranje balk, kunt u wanneer u meerdere kinderen heeft wisselen van kind en zo een overzicht van de tegoeden per kind raadplegen. Wanneer u drukt op het icoontje met de drie poppetjes ziet u dat deze uitklapt en in een menuvorm de namen van de diverse kinderen toont. Zo kunt u wisselen van gekozen kind. Niet afgenomen uren vervallen aan het eind van het kwartaal, extra afgenomen uren worden iedere maand in rekening gebracht. Aanvragen flexopvang Als u flex opvang aanvraagt, is het belangrijk dat u eerst uw tegoed opmaakt. Let dus goed op hoe u deze extra opvang wilt betalen. Als uw tegoed voor het betreffende kwartaal op is, kiest u pas voor Op rekening Handleiding app voor ouders december 2018

6 Heeft u onvoldoende tegoed om de aanvraag te kunnen vergoeden, dan kunt u alvast een voorschot nemen op de uw tegoed van het volgende kwartaal indien deze reeds zijn bijgeschreven. Zo maakt u uw tegoed helemaal op en kunt u de aanvraag daarna betalen door Op rekening te kiezen. Let op: heeft u nog voldoende tegoed, maar u kiest toch voor Op rekening, dan wordt deze aanvraag ook daadwerkelijk extra in rekening gebracht. Dit wordt niet gecontroleerd. Overzicht tegoeden Nieuws Onder de Nieuws -button in het menu ziet u welke nieuwsberichten zijn verzonden vanuit de organisatie. U ziet een overzicht van de berichten die recent zijn verzonden en u kunt naar beneden scrollen om nieuwe berichten te laden. Wanneer u op een bericht klikt zal deze volledig leesbaar worden. U kunt met de pijl links bovenin terug naar het overzicht. Verder kunt u op deze nieuwspagina geen teksten bewerken of antwoorden sturen. Contact en mijn gegevens Onder Contact treft u onze contactgegevens aan van de groep van uw kind. Vanuit dit scherm is het mogelijk om direct telefonisch contact op te nemen. Dit kan door op het oranje telefoontje te klikken. Contact Handleiding app voor ouders december 2018

7 Mijn gegevens, via de app Hier ziet u uw gebruikersnaam, kunt u het wachtwoord wijzigen en ziet u op welke locaties uw kinderen opvang hebben. Overzicht gegevens Mijn gegevens, via de website Via de website kunt uw gegevens wijzigen en aanvullen. Zoals de toestemmingen en noodnummers. Indien een wijziging heeft doorgevoerd dan worden deze eerst via het systeem ter controle aangeboden aan de afdeling Planning en Plaatsing. Pas daarna worden de gegevens weer getoond. Dit proces duurt maximaal 2 werkdagen. Mijn toestemmingen, via de website Onder mijn toestemmingen ziet u welke toestemmingen afgegeven zijn voor uw kind op de opvang. Dit vindt u in het Ouderportaal onder Mijn gegevens. Toestemming kunt u wijzigen voor: - Mag uw kind op de foto in het ouderportaal - Toestemming voor gebruik van het dagboek - Toestemming uitstapjes en vervoer Wij hanteren een streng foto- en filmbeleid in het kader van de AVG. Dat betekent dat wij geen foto s plaatsen van kinderen en medewerkers waarop gezichten herkenbaar zijn op onze website en Facebook. Wij vragen ouders met klem zelf ook geen foto s vanuit het ouderportaal te verspreiden op social media. Naar het portaal, via de app Met de knop Meer kunt u het webportaal van de organisatie bezoeken. Er zijn een aantal functionaliteiten die op dit moment alleen in het portaal te raadplegen zijn. Te denken valt aan het bekijken van nieuwsbrieven en het downloaden van het schriftje in PDF. Konnect werkt eraan om uiteindelijk te komen tot gelijke functionaliteit, zowel in de app als het portaal Handleiding app voor ouders december 2018