succesfactoren over organisatie, processen, software en portfolio nummer 14 Acto Informatisering

Transcriptie

1 succesfactoren over organisatie, processen, software en portfolio nummer 14 Acto Informatisering MAGAZINE Thema: Ketenintegratie doe je samen Werk- en reisuren helder en betrouwbaar in beeld Efficiencyverbetering dankzij digitale factuur verwerking Mobiele softwareoplossingen leiden tot wel 25% meer declarabele uren De voordelen van integratie van DMS & ERP

2 Home > Voorwoord Voorwoord Acto als spil in de keten Rob Groen, senior accountmanager bij Acto Informatisering B.V. Samenwerken in de keten Ketenintegratie is al lang geen modewoord meer. Wil je werk leveren met hoge kwaliteit, snelheid én lage kosten, dan moet je eenvoudig weg samenwerken met betrouwbare en deskundige partners uit de logistieke keten. Die keten betreft iedereen die bij de dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf betrokken is: leveran ciers, eindklanten, opdracht gevers, onderaan nemers en boven dien je eigen mede werkers. Succesfactoren voor samenwerking in de keten zijn transparantie, branchestandaarden en integra tie. Informatie over de logistiek van uw projecten moet betrouwbaar en makkelijk inzichtelijk zijn. Het ERP-systeem van Acto (ActoProject en ActoService) vormt daarbij het middelpunt, de spil in de keten. Wij zorgen voor de integratie van de verschillende systemen die de keten bedienen en samen versterken. Een eerste voorbeeld van integratie is de geautomatiseerde uitwisseling van artikelbestanden met uw leveranciers. Dankzij deze integratie heeft uw organisatie (calculatie, werkvoorberei ding en inkoop) actuele artikel- en prijs informatie binnen handbereik. Voor de uitwisseling gebruiken wij de branchestandaarden van in de Bouw en ETIM. Vanuit de calculatie en werkvoorbereiding is precies helder wat er moet besteld en wanneer. Binnen de Acto-software kunnen bestellingen automatisch en op het juiste moment worden verstuurd naar uw leveranciers. Verder is er een integratie aanwezig met webshops van uw leveranciers. Ook via deze route komt de bestelbevestiging direct in de Actosoftware. De integratie naar het systeem van de opdrachtgever is gedekt. Acto ondersteunt het versturen van elektronisch verkoopfacturen, waarbij de bijlagen automatisch meegestuurd worden. Ook hier wordt gewerkt via de standaarden van les in de Bouw en ETIM. Klanten vragen steeds meer transparantie en integratie. Acto heeft daarvoor een klantportaal ontwikkeld. Uw klant kan in dat portaal zelf meldingen doen en de status van die meldingen volgen. Daarnaast heeft hij inzicht en overzicht in zijn installaties, objecten, contracten en meldingen. Dat biedt trans parantie die waardevol is in de relatie met uw klant. Acto-partners in de spotlights In het licht van transparantie en integratie zetten we in deze editie van Succes factoren graag een aantal van onze partners in de spotlights. Deze partners zijn ISProjects, IDB Groep, ITmobile en PCA Mobile. Zij vertellen op de volgende pagina s over hun klant ervaringen en over de integratie met de software van Acto. Verwerken van inkoopfacturen Inkoop facturen kunt u nu volledig auto matisch en met vrijwel 100% dekking verwerken dankzij de oplossing die is ontstaan uit de samenwerking met ISProjects. Papieren inkoopfacturen worden razendsnel gescand, automatisch herkend en vergeleken met de inkooporder in de Acto-software. Matchende facturen worden zonder menselijke tussenkomst verwerkt. Uitlopende inkoopfacturen gaan de digitale goedkeuringsworkflow in, zodat de juiste budget houders de facturen alsnog kunnen goed keuren (of afkeuren uiteraard). Hierna volgt weer een automatische verwerking in het ERP-systeem. Deze oplossing geeft veel administratieve verlichting. 2 Succesfactoren editie 14

3 Document Management Om te zorgen dat u uw documenten goed kunt beheren, is Acto een samenwerking aan gegaan met de IDB Groep uit Woerden. De software van beide partners zijn op bepaalde punten volledig geïntegreerd. Dankij deze oplossing voor huisstijlbeheer kunt u documenten (zoals verkoopfacturen en inkoop orders) vanuit het ERP-systeem opmaken in uw huisstijl. Met het zogenaamde DMS, Document Management Systeem kunt u documenten opslaan, terugzoeken en delen vanuit een (project) portal, vanuit het ERP-systeem. Optimalisatie van uw buitendienst Speciaal voor bedrijven met een buitendienst werkt Acto samen met ITmobile. dat een rit registratie-oplossing levert. Een boordcomputer in de auto registreert de ritten. De projectplanning verrijkt de informatie vanuit de boordcomputer o.a. met projectgegevens, om zo een vooringevulde urenstaat te creëren in de Digitale Urenverantwoording van Acto. Verder is er een door de Belastingdienst goedgekeurde rittenrapportage voor de monteur. Digitale servicewerkbon Aansturing van de monteur vanuit uw service organisatie kunt u nu regelen met de Digitale Werkbon. Wij hebben samen met onze partner PCA Mobile een volledig integrale oplossing beschikbaar, vanaf de melding van een storing tot en met het versturen van de factuur. Alle stappen daartussen zijn beschikbaar: digitale planning van monteurs, het aansturen van de monteur met een PDA, tablet of laptop, de gereedmelding van de werkbon, en daarbij de continue statusuitwisseling tussen monteur en kantoor. Samenwerking Zoals u ziet, heeft Acto door de samenwerking met deze partners en het integreren van hun oplossingen met ActoProject en ActoService veel verschillende dimensies van keten integratie gerealiseerd. Ik wens u veel leesplezier met deze partnerversie van onze Succesfactoren. Succesfactoren editie 14 3

4 Home > Onze partners > ISProjects Acto Efficiencyverbetering dankzij digitale factuurverwerking IBK Groep bespaart fors aan tijd Het verwerken en controleren van binnenkomende facturen kost vaak veel tijd. Dit probleem speelde ook bij IBK Groep, specialist op het gebied van airconditioning, luchtbehandeling en koudetechniek. ISProjects hielp IBK Groep met een webbased oplossing van een systeem voor digitale factuurverwerking in combinatie met de ERP-oplossing van Acto. Het leverde een forse tijdbesparing op. Arie van Arkel, controller bij IBK Groep, vertelt over de selectie en de behaalde voordelen. Tijdwinst en controle Omdat de medewerker van de crediteurenadministratie met pensioen ging, besloot IBK dit op te vangen met behulp van automatisering van de verwerking van de inkomende facturen. Arie van Arkel, controller bij IBK Groep: Dit was in eerste instantie de reden om de factuurstroom te digitaliseren. In tweede instantie beseften wij dat wij veel tijd kwijt waren met het achterhalen van facturen en dat er soms ook facturen kwijtraakten gedurende het proces, om nog maar te zwijgen over het benodigde archiveringswerk. Facturen werden door de receptie verwerkt in een register Inkomende facturen binnen Acto Project en er werd een kopie van de inkoopfactuur bewaard. Het origineel werd vervolgens voor akkoord verstuurd naar de afdelingshoofden/projectleiders die over drie locaties zijn verdeeld. Na controle kwamen de facturen voorzien van een handtekening retour en werden ze ingeboekt en verwerkt in de administraties. Eén keer per maand trokken we het register leeg en soms bleek dat we facturen moesten verwerken aan de hand van de kopie, omdat het origineel zoek was. Keuzetraject Vanwege de bovenstaande beweegredenen heeft IBK besloten een project op te starten voor digitalisering van de inkomende factuur stroom. Van Arkel: Via Acto zijn wij in contact gekomen met ISProjects. Om tot 4 Succesfactoren editie 14

5 een goede benchmark te komen hadden wij besloten de prijs en performance van ISProjects te toetsen in de markt. In het voorstadium waren we door een zestal mogelijke aanbieders benaderd. Met drie partijen zijn we uiteindelijk aan tafel beland. Koppeling met ActoProject Gevraagd naar de reden van de keuze voor ISProjects noemt van Arkel prijs en functionaliteit. Dankzij de volledige integratie van ISP-Invoice in de Acto-software was de keuze duidelijk voor ons. Ik heb vooral gehamerd op de interfaces met Acto Project. Ik wilde zeker weten dat de partijen vergelijkbare offertes voorlegden. Daarin was het eventueel bouwen van een nieuwe koppeling een belangrijk onderdeel. ISProjects had, samen met Acto, gelukkig het meeste voorwerk al verricht, omdat zij de koppeling met de Acto-software al hadden gerealiseerd, gaat Van Arkel verder. Gebruikersgroep IBK zag direct de voordelen Nadat van Arkel zelf een aantal demonstraties had bekeken, heeft hij een Acto Project gebruikersgroep binnen IBK in het leven geroepen en die nadrukkelijk in het keuzeproces betrokken. Binnen de administratie waren er op dat moment vier medewerkers die met het systeem zouden gaan werken. Van de destijds in totaal 85 medewerkers van IBK waren er ongeveer 35 projectmanagers en afdelingshoofden betrokken bij het goedkeuringsproces. Van Arkel vervolgt: Uiteraard hebben wij de gebruikersgroep ook naar demonstraties van aanbieders laten kijken. Zij waren unaniem in hun keuze voor de oplossing van ISProjects. De webbased interface zag er goed uit en ze konden concreet zien hoe de goedkeuring en vervolgens de boeking in ActoProject ging verlopen. De medewerkers van de administratie zagen direct de voordelen Succesfactoren editie 14 5

6 Home > Onze partners > ISProjects van deze oplossing met de volledig geïntegreerde koppeling met ActoProject. Doordat de projectmanagers destijds nog in het papieren archief moesten duiken om facturen in te zien, was het voordeel voor hen ook duidelijk zichtbaar. Wie is IBK Groep? IBK Groep is de specialist op het gebied van airconditioning, luchtbehandeling en koudetechniek en de enige onafhankelijke aanbieder in de Top 4 van Nederland. Zij bieden totaaloplossingen voor zowel MKB, Utiliteit als Industrie. Praktijkervaring Na een korte, maar grondige testfase zijn wij live gegaan met de inkoopfacturen. Daarbij hebben wij gemerkt dat een goede instructie voor de medewerkers haar vruchten afwerpt. Ook de inrichting van de workflowinstellingen is zeer belangrijk. Wij hebben gekozen voor een gefaseerde implementatie, zodat wij het logistieke gedeelte eerst nog uitgebreid konden testen en toch al aan de gang konden met de kostenfacturen. Inmiddels gaan de logistieke facturen al weer geruime tijd via een 3-way match door het systeem. ISP-Invoice matcht daarbij de inkomende factuur met het ordernummer en de ontvangstregistratie in ActoProject op prijs en aantal. Als dit met elkaar overeenkomt, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld zonder dat de crediteurenadministratie hier nog veel tijd aan hoeft te besteden. Wat uiteraard een forse besparing in arbeidstijd betekent. Doordat wij de collega die met pensioen ging, niet hoefden te vervangen, hebben wij in totaal 1 fte bespaard; nu verwerkt 0,6 fte de facturen die door de receptioniste worden ingescand! De besparing bij de inkopers en projectleiders schat ik op 10%. Daarnaast kunnen wij nu direct de status van de lopende facturen opvragen en is er een betere bewaking van de uitstaande verplichtingen. De inkoopfacturen zijn nu ook direct opvraagbaar via ActoProject voorzien van Audit trail en boekingsgang. Dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden in ISP-Invoice kunnen zowel de administrateurs als de inkopers en projectleiders snel facturen terugvinden, wat voor iedereen zeer prettig werkt en tijdbesparing oplevert! vertelt van Arkel ter afsluiting. ISProjects is een Nederlands soft warebedrijf dat standaardoplossingen biedt op het gebied van elektronische factuurverwerking en e-procurement. De software biedt uitgebreide functionaliteit voor het end-to-end volledig geïntegreerd automatiseren van het complete Procure- To-Pay proces. De oplossingen van ISProjects ken mer ken zich door hun flexibiliteit. De schermen, processen en workflows zijn volledig flexibel te parametriseren. Hierdoor kan men met standaard software toch een 100% klantspecifieke oplossing realiseren. Op basis van de uitgebreide ervaring biedt ISProjects de mogelijkheid van een template-implementatie gebaseerd op best practice processen. Deze aanpak minimaliseert de project risico s, verlaagt de implementatiekosten en levert een optimale ROI. De interfaces zijn ontwikkeld met Acto. ISProjects garandeert de compatibiliteit met nieuwe versies en heeft inmiddels ruim zeven jaar ervaring met de Actosoftware. Meer informatie: 6 Succesfactoren editie 14

7 Home > Onze partners > IDB Groep Al uw documentenstromen optimaal onder controle De voordelen van integratie van DMS & ERP IDB Groep en Acto Informatisering zijn gestart met een verregaande integratie van respectievelijk het document management systeem DigiOffice en de ERP-oplossingen ActoProject en ActoService. Door deze samenwerking ontstaat een van de meest krachtige en flexibele platformen voor bedrijven uit de bouw en installatiebranche. Efficiencyvoordelen ERP-functionaliteiten zijn niet meer weg te denken uit de bedrijfsvoering van ondernemingen. Oplossingen voor finance, human resource management, supply chain management, en project- en servicemanagement bieden bedrijven de tools om produc tief te kunnen werken, snel in te kunnen spelen op veranderingen en hiervan te profiteren. Het combineren van een ERP-systeem met een Document Management Systeem (DMS) levert u nog meer efficiency voordelen op. Eigenschappen zoals huisstijlautomatisering, document management en workflow management stellen u in staat om bedrijfsprocessen optimaal te automatiseren. Met al deze voordelen in het achterhoofd zijn IDB Groep en Acto Informatisering gestart met een verregaande integratie van de systemen Digi Office (DMS) en de ERP-oplossing van Acto, Acto Project en ActoService. Digitale samenwerking Om als bedrijf soepel mee te kunnen bewegen met de veranderende markt en de wensen van de klant, is digitale samenwerking van levensbelang. Zowel binnen een bedrijf als met partners en klanten. Tijdens de gehele projectfase vormen zich allerlei documenten en contactmomenten die geregistreerd, geraadpleegd en bewerkt worden door de projectteamleden intern, maar ook bij de betreffende klant of zelfs de eindklant. Dankzij de integratie van het DMS van IDB met de Acto-software kunnen documenten centraal worden opgeslagen en snel en eenvoudig worden teruggevonden aan de hand van diverse kenmerken (metadata). Naast het kunnen terugvinden en delen van informatie speelt ook de opmaak van documenten een belangrijk rol. Onderstaand een overzicht van de uitgebreide mogelijkheden die het DMS van IDB in combinatie met de ERP-software van Acto biedt. Alle documenten in de juiste huisstijl DigiOffice Huisstijl geeft uw documenten, berichten en presentaties eenduidig en herkenbaar in dezelfde huisstijl weer. Hierbij worden variabele gegevens als adres, afdeling, referentienummer en tekstblokken automatisch op de juiste plek in het document geplaatst. Ook kunt u in uw correspondentie eenvoudig wisselen van afzender en bedrijfsonderdeel, en kunnen Succesfactoren editie 14 7

8 Home > Onze partners > IDB Groep wijzigingen in uw basisgegevens direct doorgevoerd worden in alle documenten. Met behulp van de multitaal-functie stelt u uw en andere documenten daarnaast eenvoudig in verschillende talen op. Digi Office Huisstijl is geïntegreerd met de ERPoplossing van Acto, zodat u over alle adresgegevens van uw relaties en contactpersonen binnen DigiOffice Huisstijl beschikt. Zo maakt u ook vanuit Acto snel en eenvoudig correspondentie conform uw huisstijl. In combinatie met DigiOffice DMS worden deze documenten automatisch geregistreerd, beveiligd, opgeslagen en eventueel voorzien van een benodigde werkstroom (binnen en/of buiten uw organisatie). Genereer uw documenten uit de brondata (ERP) Met de DocumentGenerator genereert u vanuit het ERP-systeem op basis van XML automatisch mail-, pdf- en Word-documenten in uw huisstijl. Deze documenten worden op de achtergrond automatisch opgemaakt conform uw huisstijl en zijn hierna gereed voor verzending. Denk hierbij aan pakbonnen, contracten, opdracht beves tigingen, arbeidsovereenkomsten en facturen. In combinatie met DigiOffice DMS worden deze documenten automatisch geregistreerd, beveiligd, opgeslagen en eventueel voorzien van een benodigde werk stroom (binnen en/of buiten uw organisatie). Documenten altijd en overal beschikbaar Offertes, (inkoop)facturen, brieven en andere documenten registreert, beveiligt, routeert en archiveert u eenvoudig met DigiOffice DMS. De opgeslagen documenten zijn via uw browser altijd en overal beschikbaar. Bij de registratie van een document worden aan de hand van meta data gegevens als referentienummer, auteur, datum, locatie en NAW-gegevens automatisch op SharePoint of op uw filesysteem opgeslagen. Elk document kunt u koppelen aan bijvoorbeeld een relatie, persoon, dossier, actie en/of project. Op 8 Succesfactoren editie 14

9 gescande documenten, contracten, offertes, brieven en mailberichten. Ook documenten vanuit uw Microsoft Dynamics omgeving kunt u dus eenvoudig voorzien van een automatische werkstroom. basis van ingevoerde gegevens en full text search zijn de documenten gemakkelijk in het DMS terug te vinden. Daarnaast kunt u via geavanceerde zoek- en filtermogelijk heden eenvoudig allerhande overzichten creëren. Ook een goede beveiliging van de documenten is noodzakelijk. Met DigiOffice DMS bakent u de toegang per document met beveiligingsregels af. Zo kunnen alleen geautoriseerden de informatie benaderen. search doorzoekbaar. DigiOffice DMS kan gescande documenten in een automatische werkstroom ter (goed)keuring of ter infor matie aanbieden aan de juiste in- en externe personen. Binnenkomende stukken registreren Contracten, pakbonnen, facturen, offertes en andere documenten kunt u digitaliseren door deze te scannen. De scansoftware kan met behulp van tekstherkenning de metadata van het document herkennen en zorgdragen voor een zo geautomati seerd mogelijk registratieproces in Digi Office DMS. Na het scannen en herkennen is een document op basis van full text Organiseer de werkzaamheden met de juiste workflow Door de hoeveelheid aan document- en informatiestromen binnen uw organisatie kan het moeilijk zijn om het overzicht te houden. Met workflow management van DigiOffice stroomlijnt u alle documenten met werkstromen. Hierin staat exact vastgelegd welke route een document moet doorlopen en wie op welk moment een taak moet uitvoeren. Processen worden inzichtelijk, taken sneller afgehandeld en er wordt geen stap meer overgeslagen. Werkstromen kunnen aan alle soorten documenten worden toegekend, zoals IDB Groep is al 25 jaar een solide en open onderneming gespecialiseerd in de optimali sering van ICT-bedrijfsprocessen. Naast de DigiOffice-suite die bestaat uit specifieke software voor relatie-, correspondentieen documentmanagement ontwikkelt IDB Groep unieke software voor de bouwsector en ERP-software voor de groothandel. Als Microsoft Gold Partner beschikt IDB over een professioneel team van specialisten dat een complete software-, netwerk- en Lyncomgeving kan inrichten en bewaken. Meer informatie: en f ice.nl Deel informatie met externe partijen DigiOffice Extranet maakt het mogelijk om documenten binnen DigiOffice DMS voor externe partijen inzichtelijk te maken. Externe partijen kunnen toegang krijgen tot DigiOffice Extranet en hier hun docu menten up- of downloaden. Al naar gelang hun rechten mogen zij een pdf-versie of het originele bronbestand downloaden. Digi Office houdt een uitgebreide logging bij van de activiteiten op de Extranet omgeving. Ook kunt u uw relaties verzoeken om hun eigen adresgegevens en contactpersonen op het Extranet te onderhouden. SharePoint Connector De DigiOffice SharePoint Connector com bineert de kracht van DigiOffice met de specifieke functionaliteiten van SharePoint. Geregistreerde documenten worden aan de hand van metadata en bedrijfsregels auto matisch in de juiste SharePoint-structuur opgeslagen. Indien nodig creëert SharePoint nieuwe sites en bibliotheken volledig in uw huisstijl. Succesfactoren editie 14 9

10 Home > Onze partners > ITmobile Acto Transparantie van de buitendienst Werk- en reisuren helder en betrouwbaar in beeld Al meer dan tien jaar zorgt ITmobile dat bedrijven met een buitendienst hun tijd maximaal kunnen benutten en dat ze betrouwbare informatie krijgen over de verrichte werk- en reisuren. ITmobile levert gebruiksvriendelijke systemen die helpen om de buitendienst optimaal te managen, o.a. aan Fri-Jado Retail (sinds kort de nieuwe naam voor Frimex). We spreken met Klaas Collet, directeur bij ITmobile, en Geert Giskens, controller bij Fri-Jado Retail. door betere informatie te verstrekken aan opdrachtgevers. Door uw produc tiviteit Transparantie centraal Voor Klaas Collet is transparantie een kernbegrip in de dienstverlening van ITmobile: Onze doelstelling is om bedrijven met een uitvoerende buitendienst te faciliteren, zodat zij die buiten dienst optimaal kunnen mana gen. te verhogen. Door de efficiëntie op de bouwplaats te vergroten. Transparantie is iets fundamenteel anders dan mensen controleren en corrigeren! Als ondernemer heb je over zicht Dat doen we door transparantie mogelijk te maken, want dat is de sleutel tot verbetering. Door trans parantie wordt zichtbaar waar een organisatie zich nog kan Transparantie is iets fundamenteel anders dan mensen controleren en corrigeren! nodig over de operatio nele processen, aldus Collet. De grote uitdaging daarbij is: hoofd- en bijzaak onderscheiden. Hoe voorkom je dat je onder gesneeuwd raakt in de verbeteren. Het laat zien waar kansen liggen om je te onderscheiden. Bijvoorbeeld dagelijkse gang van zaken? De systemen van ITmobile bieden voortdurend het beoogde inzicht, zonder dat je bedolven raakt onder 10 Succesfactoren editie 14

11 detailinformatie. Onze systemen vergelijken continu doelstelling en realisatie met elkaar, de planning en de uitvoering. Ze geven zonder zoekinspanning direct informatie die werkelijke waarde heeft. Fri-Jado Retail (Frimex), Acto en ITmobile Frimex is al jaren actief in een markt die een enorme hectiek kent. Het bedrijf is kort geleden samengegaan met Fri-Jado onder de naam Fri-Jado Retail. Geert Giskes, controller bij het bedrijf vertelt: We richten retailbedrijven in op het gebied van elektrotechniek, telematica, brandbeveiliging en koeling. Een totaalconcept dus. De hectiek bestaat uit het organisatorisch inspringen op de vele disciplines binnen ons bedrijf en de noodzaak onze klanten zo snel mogelijk operationeel te hebben. Klanten zitten voor het overgrote deel in de retail. Elke minuut dat ze geen klanten kunnen ontvangen, kost veel geld. Er staat dus altijd grote druk op onze planning. Sturen op afwijkingen Gelet op deze hoge druk is het voor de organisatie van Fri-Jado van extra groot belang om zaken foutloos te regelen. Fri-Jado heeft wat dat betreft een aantal duidelijke eisen en wensen. Giskens: We willen niet alleen achteraf, maar ook vooraf inzicht in de begrote, verkochte uren versus de geplande uren. We moeten kunnen sturen op afwijkingen en dus niet bezig zijn met het continu handmatig verzamelen van gedetailleerde informatie, waar vervolgens weer conclusies uit moeten worden getrokken. De informatie verzamelen we niet alleen voor de operationele afhandeling van het project, maar ook voor de administratie van werkuren en reisuren. We streven naar transparantie in alle processen, naar zowel medewerkers als eindgebruikers. We willen informatie be schik baar stellen en binnen spelregels aan pas baar maken. Vooral internet brengt hierbij een uitkomst. Nacalculatie is cruciaal Frimex gebruikt al jaren de ERP-software van Acto. Giskes: Die voeden we via de oplossing van ITmobile met abso luut betrouwbare gegevens ten behoeve van reisuren, de urenverant woor ding en de nacalculatie. Dankzij de Acto-software Fri-Jado is van oudsher actief in de markten van de foodretail, foodservice en non-foodretailsector. Als allround installatie- en service bedrijf en system integrator opereert Fri-Jado voornamelijk in de Nederlandse markt. De belangrijkste vakgebieden zijn koeltechniek, electrotechniek, beveiliging en winkelautomatisering. In augustus 2013 bundelen Fri-Jado en Frimex hun krachten. Fri-Jado Installatiegroep te Etten-Leur is gespecialiseerd in koeltechnische winkelinrichting. Frimex Retail Services B.V. te Moordrecht, is gespecialiseerd in zowel koeltechniek, alsook elektrotechniek, data, telecom en winkelautomatisering. Samen gaan zij verder onder de naam Fri-Jado Retail. Meer informatie: Succesfactoren editie 14 11

12 Home > Onze partners > ITmobile kunnen wij onze kosten aan onze projecten toe rekenen ten behoeve van de nacalculatie. Gezien de hectiek binnen ons bedrijf is die nacalculatie voor ons cruciaal. Met de Urenverantwoording van Acto kunnen medewerkers via internet hun urenadministratie voeren. Automatische reis- en werktijden Giskes: Met de software van ITmobile leggen we automatisch de reis- en werktijd per medewerker en per project vast. Die informatie passen we toe binnen de Actosoftware. Zo bereiken we een aantal belangrijke voordelen. De projectnacalculatie is altijd online gevuld met actuele gegevens. De salarisadministratie hoeft niet meer gevuld te worden op basis van handmatig ingevulde urenstaten, want die is al automatisch gevuld met de volledig objectieve werktijd, zoals vastgelegd door de software van ITmobile. De medewerker krijgt de automatisch ingevulde urenstaat en hoeft die eigenlijk alleen nog te controleren en waar nodig handmatig aan te passen. Goed afgestemd Giskes vertelt over de selectie van de software: Wij hadden met diverse partijen gesproken over de door ons gewenste toepassing en we werden helaas vaak geconfronteerd met het bekende riedeltje van veel beloven en weinig doen. In ITmobile en Acto vonden we partners die op de eerste plaats onze behoefte begrepen. ITmobile en Acto durfden het aan en wisten op korte termijn een goed werkende oplossing te realiseren. De bedrijven waren bovendien bereid in gezamenlijkheid en goed afgestemd de aangedragen oplossingen te bewijzen. ITmobile verschaft organisaties al meer dan tien jaar 100% betrouwbare, feitelijke informatie over hun buitendienst. Het bedrijf onderscheidt zich door gebruiksvriendelijke sys te men die u helpen om uw buitendienst optimaal te managen. ITmobile helpt uw organisatie een volgende stap te zetten met een aantal tools die ervoor zorgen dat uw buitendienst nóg beter wordt. Efficiënter, sneller, groener en transparanter. ITmobile biedt een totaal oplossing, maar individuele tools kunnen ook los afgenomen worden. Meer informatie: 12 Succesfactoren editie 14

13 Home > Onze partners > PCA Mobile Meer efficiency dankzij mobiel werken Mobiele softwareoplossingen leiden tot wel 25% meer declarabele uren Een aantal jaren geleden hebben Acto Informatisering en PCA Mobile de handen ineengeslagen op het gebied van mobiele softwareoplossingen. PCA Mobile is markt leider op het gebied van buitendienst automatisering in de woningbranche en de installatiebranche. Het bedrijf biedt mobiele softwareoplossingen aan vanuit de cloud en vormt een uitstekende aanvulling op de producten van Acto Informatisering. We spreken met Cas Reefman, directeur van PCA Mobile, over de status, trends en verwachtingen in de snel veranderende wereld van de mobiele oplossingen. Steeds slimmere hulpmiddelen De smartphone maakt al enige jaren deel uit van de vaste uitrusting van servicemonteurs, inspecteurs en vaklieden. Ook de tablet doet meer en meer zijn intrede. Cas Reefman begrijpt heel goed waarom: De concurrentie neemt overal toe, ook in de vastgoedsector. Bedrijven moeten dus steeds slimmer opereren om ook in de toekomst succesvol te kunnen zijn. Een belangrijke manier om je te onderscheiden is via mobiele automatisering. Uit onderzoek is gebleken dat met name organisaties met veel buitendienstmedewerkers de grootste slag kunnen slaan met verbeteringen op het gebied van efficiency, kwaliteit en snelheid, bijvoorbeeld met de zogenaamde digitale werkbon. Ook kleinere organisaties kunnen hiermee een aanzienlijke productiviteitsverbetering realiseren. Minder rompslomp, meer tijd voor de kerntaken Bij PCA Mobile leveren wij een systeem speciaal voor buitendienstmedewerkers, legt Reefman uit. Op een PDA, tablet en smartphone kunnen zij alle dagelijkse registraties verwerken en communiceren naar ieder gewenst computersysteem. Dankzij onze oplossingen vermindert de papierstroom binnen een organisatie sterk en we zorgen dat medewerkers altijd en overal hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. De administratieve rompslomp en de afstemming met de planner houden veel buitendienstmedewerkers nu nog te lang van hun Succesfactoren editie 14 13

14 Home > Onze partners > PCA Mobile kerntaken. In plaats van hun echte werk moeten ze werkbonnen invullen, die men op kantoor weer handmatig moet invoeren in het administratiesysteem. De kans op fouten door slecht te lezen of niet ingevulde werkbonnen is daarbij groot. Facturen naar opdrachtgevers laten hierdoor al snel weken op zich wachten, waardoor je simpelweg inkomsten mist. PCA Mobile ontwikkelde een handige oplossing die aansluit op de servicesoftware van Acto, met op kantoor een digitaal planbord en in het veld mobiele devices, zoals smartphones, PDA s en tablets. Reefman: Deze devices vervangen de papieren werkbonnen. Buitendienst medewerkers kunnen er snel en gemakkelijk via UMTS digitaal informatie met het hoofdkantoor mee uitwisselen. Daardoor neemt de kans op fouten en tijdverlies drastisch af, terwijl de efficiency sterk toeneemt. Je kunt desgewenst ook nog standaard formulieren maken die stand-alone of als aanvulling op de werkbon kunnen dienen. Tot 25% meer declarabele uren met dezelfde medewerkers! Mobiel werken wordt steeds normaler en is zelfs een noodzakelijke efficiencyslag om in de huidige economie bij te kunnen blijven. Reefman ziet dat sommigen het nog wel een grote stap vinden om mobiel te gaan werken: Ze weten niet zo goed waar ze het beste kunnen beginnen. Toch wordt de drempel steeds lager, omdat men zelfs privé al ervaringen opdoet met smartphones. Je hoort ook wel eens dat medewerkers bezorgd zijn dat ze een deel van hun vrijheid zouden moeten inleveren. In de praktijk blijkt dat altijd mee te vallen en hebben ze er juist veel plezier en voordeel bij! Ze zijn immers aanzienlijk minder tijd kwijt aan hun dagelijkse administratie en 14 Succesfactoren editie 14