Tennisvereniging Geuzenveld - Amsterdam Verenigingsbeleidsplan. versie d.d van 10

Transcriptie

1 Tennisvereniging Geuzenveld - Amsterdam Verenigingsbeleidsplan 1 van 10

2 HET VERENIGINGSBELEIDSPLAN VAN TENNISVERENIGING GEUZENVELD Een opslag naar 2008 Inhoudsopgave: 1. INLEIDING DE MISSIE VAN TENNISVERENIGING GEUZENVELD DE ORGANISATIE Het Bestuur De commissies DE FINANCIËN Een gezond financieel beleid Interne toernooien en financiën Middelen DE CONTRIBUTIES Algemeen Betaling Soorten lidmaatschap Opzegging lidmaatschap LEDENTAL EN AANTAL BANEN HET VRIJWILLIGERSBELEID DE KANTINE-ACTIVITEITEN TECHNISCHE ZAKEN Ons tennisniveau en spelen in competitieverband Het jeugdbeleid De jeugdopleiding De organisatie: HET SPONSORBELEID DE ACCOMMODATIE Aandachtspunten Verbouwing clubhuis Banenonderhoud DE COMMUNICATIE ACTIVITEITEN van 10

3 1. INLEIDING Een opslag naar 2008 Onder deze naam presenteert Tennisvereniging Geuzenveld een verenigingsplan, waarin zij zich richt op de toekomst. Middels dit plan wil de 12-jarige vereniging inhoud en sturing geven aan toekomstige ontwikkelingen op het gebied van sport en recreatie. Onze ambitie is dat ook in de toekomst TV Geuzenveld een florerende tennisvereniging zal zijn, die tegemoet komt aan de (sportieve) vraag van haar leden en de omgeving, waarin zij functioneert. 2. DE MISSIE VAN TENNISVERENIGING GEUZENVELD TV Geuzenveld biedt aan verschillende groepen de tennissport die een ieder op zijn of haar niveau kan beoefenen. TV Geuzenveld wil voor haar leden en achterban een thuishaven zijn met als uitgangspunt gezelligheid en onderlinge betrokkenheid. Het is echter een gezamenlijke doelstelling. Dat wil zeggen dat ook de beoefenaars zich hebben te houden aan regels en normen om te kunnen sporten in een vereniging, waar een goede sfeer heerst en waar daadwerkelijk de tennissport centraal staat. Respect voor elkaar, m.n. voor de vrijwilligers, de tegenstanders en officials in en om wedstrijden, dient centraal te staan. De vereniging is toegankelijk voor iedereen, maar heeft vooral een ledenbestand onder de inwoners van Geuzenveld, Slotermeer, Osdorp, Halfweg en Zwanenburg. Een belangrijk uitgangspunt is dat stelselmatig aan de saamhorigheid binnen de vereniging gewerkt zal worden. Clubgeest mag zich niet beperken tot een team of tot bepaalde groepen, maar moet van toepassing zijn op de gehele vereniging. TV Geuzenveld dient met behoud van het recreatieve karakter te streven naar een verhoging van het spelpeil middels voldoende aandacht voor lessen en competitie. De organisatie dient, ofschoon de invulling door vrijwilligers geschiedt, een professioneler karakter te hebben, waarbij taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk zijn vastgelegd. Om deze missie te ondersteunen worden een aantal regels en normen schriftelijk vastgelegd. Elk lid van de vereniging kan over deze informatie beschikken. Het bestuur en de leden zorgen samen voor de juiste naleving ervan. 3. DE ORGANISATIE 3.1 Het Bestuur Het besturen van een tennisvereniging is vandaag de dag anders dan in het verleden. Door allerlei maatschappelijke ontwikkelingen en veranderingen in de wet- en regelgeving, m.n. op het gebied van veiligheid en milieueisen waaruit veel nieuwe taken en verantwoordelijkheden voor bestuursleden voortvloeien, zal slagvaardig moeten worden gewerkt met korte communicatielijnen. Onderstaande organisatiestructuur gaat uit van heldere taakverdeling met eigen verantwoordelijkheden, uit te voeren binnen de kaders, vastgesteld door het bestuur. De leden van de commissies zullen met grote zelfstandigheid en verantwoordelijkheid kunnen en moeten werken. De commissies worden vertegenwoordigd naar het bestuur door een coördinator. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een penningmeester, een secretaris en overige bestuursleden. 3 van 10

4 Het bestuur vergadert gemiddeld 1 x per maand, zo nodig kan hiervan worden afgeweken. Driemaal per jaar hebben het bestuur en de commissies een werkbespreking. Ad hoc beslissingen worden door het bestuur genomen, indien nodig in overleg met de betreffende coördinator. De coördinatoren zijn verantwoordelijk voor het overleg met hun commissieleden en de terugkoppeling naar het bestuur. De coördinatoren hebben echter binnen de commissies geen zwaardere stem dan de overige commissieleden. Alle leden kunnen altijd direct contact opnemen/overleggen met het bestuur. De ledenadministratie en de trainer vallen onder directe verantwoordelijkheid van het bestuur. ledenadministratie bestuur trainer І І І commissies met coördinatoren leden 3.2 De commissies Onze vereniging kent de volgende commissies: Technische commissie Jeugdcommissie Toernooicommissie P.R./sponsorcommissie Website-beheer Kantinecommissie Park/bouwcommissie Redactiecommissie Verzendcommissie Evenementencommissie Pasjesavondorganisatie 4. DE FINANCIËN 4.1 Een gezond financieel beleid Om aan de missie te kunnen voldoen, is een gezond financieel beleid noodzakelijk. Onder een gezond financieel beleid wordt verstaan een evenwichtige balans tussen de inkomsten en uitgaven van de vereniging. De basis van het financiële beleid wordt vastgelegd in de begroting. Deze begroting dient te worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering. De begroting geeft een gedetailleerd beeld van alle te verwachten inkomsten en uitgaven van de vereniging. Het uitgangspunt bij het opstellen van de begroting zal zijn dat de kosten die door de vereniging worden gemaakt, in principe moeten worden opgebracht door alle leden, waarvoor deze kosten worden gemaakt. Binnen de vereniging geldt immers het solidariteitsprincipe. TV Geuzenveld is een vereniging zonder winstoogmerk. Alle ontvangsten worden gebruikt om aan onze verplichtingen te kunnen voldoen. Tevens worden de ontvangsten gebruikt om onze noodzakelijke investeringen en/of verbouwingen te kunnen uitvoeren en om de contributie zo laag mogelijk te houden. 4 van 10

5 4.2 Interne toernooien en financiën Uitgangspunt is dat interne toernooien kostendekkend dienen te zijn en geen bron van inkomsten vormen voor de vereniging. Op basis van de ervaringen voorgaande jaren zal elk jaar de bijdrage van de deelnemers voor deze toernooien door het bestuur worden vastgesteld. Eventuele afrekening van een toernooi met financieel overzicht volgt in de eerstvolgende kalendermaand na afloop van het evenement. 4.3 Middelen Het beleid dient financieel te worden gedekt. Hiervoor beschikt de vereniging over de volgende middelen: Contributies kantine-inkomsten Inschrijfgeld open toernooi Introducés Baanverhuur ballenverkoop sponsoring, w.o. advertenties clubblad diversen: - verloting - acties subsidies 5. DE CONTRIBUTIES 5.1 Algemeen De contributie-inkomsten vormen de basis van de inkomsten van de vereniging. Het beleid is erop gericht contributieverhogingen zoveel mogelijk te beperken i.v.m. de laagdrempeligheid voor nieuwe en bestaande leden. Dagelijks moet inzicht gegeven kunnen worden over het ledenbestand, geïnde contributies en achterstallige contributies. Tevens moet inzicht kunnen worden gegeven in de afwijking van deze gegevens ten opzichte van de door de Algemene Ledenvergadering goedgekeurde begroting. De hoogte van de contributie is afhankelijk van de leeftijd. De peildatum voor de leeftijd is 30 september van het jaar. Dit wil zeggen dat iemand die voor of op 30 september 18 jaar wordt, voor dat hele jaar wordt aangemerkt als Senior. De contributie is inclusief de aan de KNLTB verschuldigde jaarlijkse bijdrage. 5.2 Betaling De contributies worden per acceptgirokaart geïnd. Leden die niet voor 1 april hebben betaald, worden van deelneming aan verenigingsactiviteiten uitgesloten tot het moment, waarop de verschuldigde bijdrage is voldaan. Bij het ontbreken van betaling wordt per 1 mei een herinnering verzonden, waarbij de contributie met 10,- wordt verhoogd. Wanneer voor 1 oktober geen betaling heeft plaatsgevonden, wordt betrokkene van de ledenlijst geschrapt en wordt hiervan melding gemaakt aan de K.N.L.T.B. Bij herinschrijving blijft de niet-betaalde contributie verschuldigd. Voor boetes die door de K.N.L.T.B. aan een lid van TV Geuzenveld worden opgelegd, ontvangt het betreffende lid van ons een rekening, welke door het lid binnen een maand moet worden betaald. Na deze tijdslimiet krijgt het betreffende lid een brief dat deze is uitgesloten van alle tennisactiviteiten van 5 van 10

6 TV Geuzenveld tot het moment waarop de opgelegde boete is betaald. Het bestuur ziet erop toe dat het betreffende lid niet aan de activiteiten van de vereniging deelneemt. 5.3 Soorten lidmaatschap Op dit moment bestaan er bij TV Geuzenveld een 11-tal soorten lidmaatschap. Dat is vergeleken bij vele andere verenigingen vrij veel en zorgt bij de administratie en de controle op de naleving van de speelrechten voor onoverzichtelijkheid. Het bestuur heeft zich ten doel gesteld om het aantal soorten lidmaatschap te verminderen, teneinde tot een goede beheersing van het geheel te kunnen komen en duidelijkheid voor alle leden te scheppen. Deze reductie betekent dat, onder voorbehoud van goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering 2004, m.i.v het daglid-plus lidmaatschap zal komen te vervallen. Tevens zullen in 2005 de verhoudingen in contributies tussen daglid en volledig lid in alle leeftijdscategorieën gelijk worden getrokken 5.4 Opzegging lidmaatschap Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk voorafgaand aan het nieuwe tennisseizoen vóór 1 december te geschieden. De opzegging dient te worden verstuurd naar de ledenadministratie. Bij opzegging na 1 december blijft de bondsbijdrage verschuldigd. 6. LEDENTAL EN AANTAL BANEN Het bestuur wil, uitgaande van een maximale capaciteit van 90 leden per baan, bij onze zes banen streven naar een ledenaantal van 510; en wel 460 leden per , 475 leden per , 490 leden per en 510 leden per Hierbij wordt uitgegaan van een verhouding tussen dagleden en volledige leden van 2 staat tot 3, teneinde overbezetting van de banen te voorkomen, maar wel de meest optimale bezetting te bereiken. Bij een continue dreiging van overschrijding van het maximale aantal leden zal onderzoek naar een mogelijke uitbreiding van het aantal banen plaatsvinden. 7. HET VRIJWILLIGERSBELEID Het vrijwilligersbeleid vormt een integraal en belangrijk onderdeel van de vereniging. De vereniging streeft naar een vrijwilligersbestand, dat een afspiegeling is van de leden van de vereniging. Het bestuur ziet erop toe dat bij het beleid op het gebied van vrijwilligers het belang van de vereniging voorop staat. Doelstelling is om in 2005 een beleidsplan op het gebied van vrijwilligers op te stellen. Visie op het vrijwilligersbeleid: Het vrijwilligersbeleid binnen TV Geuzenveld wil een structurele invulling geven aan een goede en open organisatie, waarin recreatief tennis, prestatietennis, een goede accommodatie en een goed gastheerschap centraal staat. Onder een vrijwilliger wordt verstaan: Iemand die onbetaald werk doet gedurende een bepaalde periode. Deze werkzaamheden hebben meestal geen incidenteel karakter en zijn niet vrijblijvend. Daarom worden met de vrijwilligers afspraken gemaakt. Door planmatig met vrijwilligers om te gaan zal worden getracht: 6 van 10

7 Het voortbestaan van de vereniging te waarborgen; de vrijwilligers zo goed mogelijk te laten functioneren door hen in voldoende mate te ondersteunen, begeleiden en informeren; de vrijwilligers een plaats te geven binnen de vereniging die zij verdienen; de deskundigheid bij de vrijwilligers te vergroten; goede afspraken te maken met de vrijwilligers; de betrokkenheid van de vrijwilligers bij de vereniging te bevorderen; het wij-gevoel, zowel bij de vrijwilligers als bij de leden en de achterban te bevorderen. Aan vrijwilligers moet de mogelijkheid worden geboden om gewenste opleidingen te volgen, teneinde het functioneren mogelijk te maken of te verbeteren. TV Geuzenveld is een vereniging die volledig draait op vrijwilligers en dat ook in de toekomst wil blijven doen. Daarom willen wij een tennisvereniging zijn met uitsluitend speelmogelijkheid van 1 april tot 1 oktober. De vrijwilligers kunnen hierdoor gemotiveerd worden gehouden en zodoende hoeft er geen onnodige druk op deze mensen te worden uitgeoefend. 8. DE KANTINE-ACTIVITEITEN Naast het exploiteren van de door ons gehuurde tennisbanen is het van groot belang om over een goed lopende kantine te beschikken. De kantine is niet alleen van betekenis om onze leden na hun inspanningen van een drankje te voorzien, maar vormt tevens een bindend element binnen onze vereniging. Daarnaast levert de kantine een niet onaanzienlijke bijdrage aan onze clubkas, waardoor de contributie zo laag mogelijk kan worden gehouden. Daarom is er in 2002 gestart met het vervangen van apparatuur, t.w. in 2002 het koffieapparaat, in 2003 de diepvriezer en een koelkast en in 2004 is een vaatwasser aangeschaft. In 2005 staat gepland om, indien dit financieel verantwoord is, een tapinstallatie aan te schaffen. Indien noodzakelijk zal defect geraakte apparatuur direct worden hersteld of vervangen. Naast de inrichting van de keuken is ook de inrichting van de kantine een belangrijk aandachtspunt, aangezien dit ook bijdraagt aan het thuis voelen binnen de vereniging. In 2004 wordt gestart met het vervangen van het meubilair. In de navolgende zal worden bekeken, wat er nog meer aan vervanging toe is en zonodig zal daarnaar worden gehandeld, indien de financiën dit toelaten. Het bestuur draagt zorg voor de vereiste vergunningen voor de exploitatie van de kantine en voor de daarvoor benodigde scholing van kantinemedewerkers. 9. TECHNISCHE ZAKEN 9.1 Ons tennisniveau en spelen in competitieverband In de missie van TV Geuzenveld staat dat ieder lid op het door hem of haar gewenste niveau moet kunnen tennissen. Om dit te kunnen bereiken zal aandacht moeten worden besteed aan het mogelijk maken van het volgen van training en aan de begeleiding van de spelers. Voor het verhogen van het spelpeil is het belangrijk dat er zoveel mogelijk mensen deel kunnen nemen aan de competitie van de KNLTB. Uitgangspunt is dat spelen in competitieverband voor alle leden mogelijk moet zijn. De Technische Commissie is hiervoor verantwoordelijk. Er dient voldoende aandacht te zijn voor het bevorderen van de teamprestaties van de competitieteams door het mogelijk maken van competitietraining en het beschikbaar stellen van de hiervoor benodigde tennisbanen. 7 van 10

8 9.2 Het jeugdbeleid Het doel van jeugdbeleid is de jeugd in staat te stellen zich individueel op een positieve en verantwoorde wijze te ontwikkelen en voor de toekomst te behouden voor onze vereniging De jeugdopleiding De opleiding van een jeugdlid is gericht op een vast opleidingsniveau, vastgelegd in een technisch beleidsplan. Om bij wisseling van trainer de continuïteit te bewerkstelligen zal het technisch beleid, dat nodig is om de doelstellingen te halen, door het bestuur worden vastgesteld. Bij eventuele sollicitatiegesprekken met nieuwe trainers zal dit technisch beleidsplan het uitgangspunt zijn. Doelstelling is om in 2005 te starten met het opstellen van het jeugdbeleidsplan De organisatie: Om de aanpak van de jeugd goed vorm te geven, is het noodzakelijk om een jeugdcommissie te hebben. Doelstelling is om deze in 2004 te formeren. Wenselijk zou zijn om daarin ook een vertegenwoordiging van de jeugdleden een plek te geven. De samenstelling van de jeugdcommissie zou er als volgt uit kunnen zien: Jeugdcommissie І І І І І coördinator trainer commissieleden vertegenwoordiging jeugd Taken: De jeugdcommissieleden bereiden het te voeren beleid voor; de coördinator stemt het beleidsplan af met het bestuur; de commissieleden voeren het vastgestelde beleid uit; de coördinator is verantwoordelijk voor het bewaken van het vastgestelde beleid; de commissie draagt zorg voor een goede communicatie en een open informatie-uitwisseling met trainer(s), begeleiders, jeugdleden en, indien nodig, ouders van jeugdleden. 10. HET SPONSORBELEID Sponsoring in geld en/of natura geeft een extra financiële injectie aan een aantal activiteiten. Voor het realiseren van deze extra financiën is de sponsorcommissie verantwoordelijk. De sponsorcommissie stelt een sponsorplan op. In dit plan zijn de doelstellingen beschreven en de mogelijkheden van sponsoring binnen de vereniging. Het uitgangspunt dient hierbij te zijn dat het commerciële belang niet ten koste gaat van het recreatieve belang van de vereniging. Uiteraard dient dit plan te worden geaccordeerd door het bestuur. Een sponsorplan dient antwoord te geven op de vragen: 1. Wat is de doelstelling? 2. Wie zijn onze sponsors? 3. Wat hebben wij onze sponsors te bieden? 4. Wat willen/kunnen we onze potentiële sponsors de komende jaren bieden? 5. Hoe gaan we onze potentiële sponsors benaderen? 6. Welke acties moeten worden uitgevoerd, wanneer en door wie? Het sponsorbeleid van TV Geuzenveld is erop gericht dat ieder lid sponsors kan aanbrengen, echter in samenspraak en overleg met de sponsorcommissie. Voor de uitvoering en verdere contacten met de potentiële sponsor is de sponsorcommissie verantwoordelijk. 8 van 10

9 De vormen van sponsoring dienen aan te sluiten bij het karakter van de door ons georganiseerde activiteiten. Voor 2004 is het doel om een sponsorcommissie te formeren en de in 2003 aangeboden sponsoring te behouden. Vóór 2005 dient er een concreet sponsorplan aanwezig te zijn. 11. DE ACCOMMODATIE In 2004 zal vanuit het Stadsdeel worden gestart met het project Sportpark Eendracht Nieuwe Stijl (SENS). Hierin zal worden onderzocht in hoeverre een optimalisering van het Sportpark De Eendracht mogelijk is en de sportbeoefening van de bewoners van dit stadsdeel kan worden bevorderd. TV Geuzenveld zal zich openstellen voor deze ontwikkelingen. Waar we dit project kunnen en willen ondersteunen, zullen wij dit doen. Tevens zal worden onderzocht in hoeverre SENS de vereniging kan ondersteunen bij haar activiteiten. Voorop staat dat de vereniging haar identiteit zal behouden Aandachtspunten Door het aanbieden van een goed sportproduct en een kwalitatief goede accommodatie wil de vereniging ook de vluchtige consument voor langere tijd aan zich binden. Dit is belangrijk omdat een vereniging afhankelijk is van de inzet van vrijwilligers. Hoe groter de vijver des te meer kans om vrijwilligers te vissen. Maar ook de huidige leden hebben recht op een goede accommodatie die kan worden ingezet om bepaalde doelstellingen zoals een grotere betrokkenheid te kunnen behalen. De volgende aandachtspunten zullen daarbij moeten worden meegenomen: brandveiligheid vandalismebestendigheid het voldoen aan de milieu-, drank- en horecawetten het goed instrueren van de vrijwilligers het tegengaan van onnodige schade aan banen en verdere accommodatie (juist schoeisel, e.d.) 11.2 Verbouwing clubhuis Gedeeltes van het clubhuis zijn aan vernieuwing toe. Vandaar is er in 2002 al gestart met het verbouwen van de dameskleedkamer en in 2003 met de herenkleedkamer. Tevens zijn in 2003 alle geisers verwijderd en vervangen door een centrale warmwater installatie. Verder is het plan om, indien de financiën dit toelaten, in 2004 te starten met het vernieuwen van het plafond in de kantine en in 2005 met de toiletten. Na deze aanpassingen voldoet ons clubhuis aan de eisen die mogen worden verwacht van onze accommodatie Banenonderhoud TV Geuzenveld huurt de banen van het Stadsdeel en is dus niet direct verantwoordelijk voor het onderhoud van de banen. Echter voor kleine mankementen is het wenselijk dat de vereniging zelf zorg kan dragen voor het onderhoud. Het bestuur zal in 2004 de benodigde inspanning leveren om oplossingen hiervoor te vinden. Daarnaast zal het bestuur het contact met de beheerder onderhouden om zorg te dragen voor een goed onderhoud van de banen en het omliggende terrein. Dit om het spelplezier en de veiligheid van de leden te bevorderen. 9 van 10

10 12. DE COMMUNICATIE Zoals bij elke vereniging is het ook bij TV Geuzenveld noodzakelijk dat er effectief en/of efficiënt wordt gecommuniceerd, zowel intern, als extern. Binnen het bestuur dient een lid de bevordering van de communicatie in zijn/haar takenpakket te hebben. Voor een goede communicatie zal op een planmatige manier gekeken moeten worden welke "boodschappen" aan welke "doelgroepen" moeten worden "uitgezonden" en welke middelen hiervoor nodig zijn. Hierbij kan worden gedacht aan het gebruik van clubblad en nieuwsbrief, de algemene ledenvergadering, het overleg met klankbordgroepen en artikelen in week-/buurtbladen. De rol van het internet neemt hierbij een steeds belangrijkere plaats in.voor communicatie, intern naar alle leden, maar ook extern, is een website opgezet. Alle informatie die nodig is voor de leden kan daar snel op worden geplaatst. In 2004 en 2005 zal de nodige aandacht worden besteed aan de continuïteit van het websitebeheer. Teneinde de communicatie te bevorderen stelt het bestuur voor om op vrijwillige basis adressen van de leden op te nemen in het ledenbestand. Op die manier kunnen clubontwikkelingen snel onder de aandacht van de leden worden gebracht. Dit is een onderwerp, waar m.n. in 2005 de aandacht op zal worden gevestigd. 13. ACTIVITEITEN Reeds eerder is gesignaleerd, dat om de saamhorigheid tussen de leden en de betrokkenheid van de leden bij de vereniging te vergroten, activiteiten gericht moeten zijn op de verschillende doelgroepen binnen de vereniging. Bij het uitwerken van het beleidsplan door de verschillende commissies en het bestuur zal hiermee rekening worden gehouden. Activiteiten zijn een meerwaarde van een vereniging. Dit stukje "extra" kan het individu doen besluiten om voor TV Geuzenveld te kiezen. Nevenactiviteiten, als spelletjesavonden tijdens het winterseizoen, e.d. dienen aan te sluiten bij de wensen van de leden. Een goede inventarisatie is dan ook op zijn plaats. Deze inventarisatie zal steeds in de oneven jaren plaatsvinden. 10 van 10